Как в 1С ввести график сменности

График сменности в 1С — это основа для расчёта зарплаты сотрудников, работающих посменно: охранников, операторов производства, медперсонала, сотрудников круглосуточных точек. Без корректно заполненного графика программа не сможет правильно посчитать отработанное время, ночные часы, переработки и оплату праздничных дней.

В типовых конфигурациях 1С:ЗУП и 1С:ERP графики сменности ведутся в справочнике «Графики работы сотрудников» (в некоторых версиях — «Графики работы»). Принцип один: сначала создаётся шаблон цикла смен, затем он заполняется на конкретный период, после чего график назначается сотрудникам кадровым документом.

Ниже — практическая последовательность действий для 1С:ЗУП 3.1, как наиболее распространённой конфигурации. В 1С:ERP и 1С:КА логика аналогична, отличается только расположение команд в меню.

Где в 1С находится справочник графиков работы

В 1С:ЗУП 3.1 откройте раздел Настройка → Графики работы сотрудников. Если пункт не виден, проверьте, что в настройках учётной политики включён учёт рабочего времени: Настройка → Реквизиты организации → Учётная политика либо общие настройки зарплаты. В некоторых релизах доступ к графикам есть также из карточки сотрудника и из документа приёма на работу.

В 1С:ERP 2 путь обычно такой: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Зарплата и кадры → Графики работы. Интерфейс заполнения цикла смен там практически идентичен ЗУП, поскольку используется тот же механизм.

Перед созданием нового графика посмотрите список существующих: часто нужный график уже заведён кадровиком, и достаточно продлить его заполнение на новый период. Дубли графиков с одинаковым расписанием засоряют отчёты и путают при назначении.

Создание нового графика сменности

Нажмите «Создать» в списке графиков. Задайте понятное наименование — например, «Сутки через трое» или «Две смены по 12 часов». Наименование увидят кадровики и руководители, поэтому избегайте аббревиатур вроде «Гр-1».

Далее откройте ссылку «Изменить свойства графика» (или «Настройка графика»). Здесь задаются ключевые параметры:

• Способ заполнения — для сменных режимов выбирайте «По циклам произвольной длины» (для пятидневки используется «По дням недели»);
• Дата отсчёта — день, с которого начинается первый цикл графика; от неё программа рассчитывает все последующие смены;
• Учитывать праздники — флаг влияет на то, как считается норма времени и как отображаются предпраздничные дни;
• Суммированный учёт рабочего времени — включайте, если по графику возможны переработки в отдельные недели, компенсируемые в рамках учётного периода.

Настройка цикла смен и времени работы

После выбора способа «По циклам произвольной длины» в таблице цикла заполните строки: каждая строка — один день цикла, в колонке указывается вид времени и количество часов. Для сменного графика типично используют виды времени «Явка» (дневные часы) и «Ночные часы» для времени с 22:00 до 6:00.

Пример для графика «сутки через трое»: цикл из 4 дней, где первый день — 24 часа (или 22 часа явки плюс ночные, в зависимости от того, как ведётся учёт на предприятии), остальные три дня — выходные. Для графика «2/2 по 12 часов» цикл из 4 дней: два рабочих дня по 12 часов, два выходных.

Если смена переходит через полночь, внимательно разбейте часы: часть смены до 24:00 относится к одному календарному дню, часть после — к следующему. В карточке видов времени ночные часы должны быть выделены отдельно, иначе доплата за ночное время не рассчитается автоматически.

Точное расписание с указанием часов начала и окончания задаётся в табличной части «Расписание работы»: там указываются интервалы, например с 8:00 до 20:00 с перерывом. Перерывы в норму времени не включаются — проверьте, что обеденный перерыв выделен отдельной строкой с нулевой оплатой, если это предусмотрено правилами организации.

1. 1
   Откройте Настройка → Графики работы сотрудников и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите наименование и откройте «Изменить свойства графика»
3. 3
   Выберите способ заполнения «По циклам произвольной длины», задайте дату отсчёта
4. 4
   Заполните дни цикла: рабочие смены с видами времени и часами, выходные — пустые
5. 5
   При необходимости включите суммированный учёт и укажите учётный период
6. 6
   Запишите график и проверьте автоматическое заполнение календаря
7. 7
   Назначьте график сотрудникам кадровым документом

Назначение графика сотрудникам

Сам по себе созданный график ни на что не влияет — его нужно назначить сотруднику. При приёме нового работника график указывается прямо в документе «Приём на работу» на вкладке с условиями труда. Для действующего сотрудника смена графика оформляется документом «Кадровый перевод» (Кадры → Кадровые переводы) с установкой нового графика работы.

Если график меняется у группы сотрудников, удобнее использовать «Кадровый перевод списком» — так изменение оформляется одним документом на всех. Дата документа определяет, с какого момента начнёт действовать новый график: расчёт времени до этой даты пойдёт по старому графику, после — по новому.

Временная смена графика (например, на один месяц) оформляется документом «Смена графика работы списком» либо индивидуальным графиком через документ «Индивидуальный график» (Зарплата → Отчётность, справки либо Кадры, в зависимости от релиза). Индивидуальный график действует только в указанном месяце, потом программа возвращается к основному.

Проверка заполнения и нормы часов

После записи графика программа автоматически заполняет календарь на текущий и следующий год (период заполнения виден в карточке графика). Откройте график и визуально проверьте календарь: смены должны чередоваться по заданному циклу, выходные и праздничные дни отображаться корректно.

Сверьте норму часов с производственным календарём и с ожидаемой продолжительностью рабочего времени по договору. Несовпадение нормы — первый признак ошибки в цикле: лишний рабочий день, неверная длительность смены или неучтённый перерыв.

Дополнительная проверка — отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» по сотруднику с новым графиком за будущий месяц. Если табель заполняется плановыми явками в нужные дни и ночные часы выделяются отдельно, график настроен правильно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Календарь графика заполнен

Норма

Смены чередуются по циклу на весь период

Тревожный признак

Пустые месяцы — график не заполнен на этот период

Норма часов за месяц

Норма

Соответствует расчёту по циклу и производственному календарю

Тревожный признак

Завышена или занижена — ошибка в длительности смен или цикле

Табель Т-13 по сотруднику

Норма

Явки и ночные часы стоят в нужные дни

Тревожный признак

Все дни пустые или смены смещены относительно фактического расписания

Начисление зарплаты

Норма

Ночные и праздничные доплаты считаются автоматически

Тревожный признак

Доплат нет — проверьте виды времени в цикле графика

Типичные ошибки при вводе графика сменности

Самая частая ошибка — неверная дата отсчёта. Если цикл начинается не с того дня, весь график оказывается сдвинут: сотрудник по документам работает в дни, когда фактически отдыхает, и наоборот. Лечится корректировкой даты отсчёта до назначения графика либо индивидуальным графиком на переходный период.

Вторая типичная проблема — ночные часы не выделены отдельным видом времени. Внешне график выглядит правильно, норма часов сходится, но доплата за ночную работу не начисляется. Проверяйте состав видов времени в каждой строке цикла.

Третья ошибка — забытое заполнение графика на новый год. В конце декабря проверяйте, что все действующие графики заполнены на следующий год, иначе в январе табель и расчёт зарплаты по сменным сотрудникам окажутся пустыми.

Особенности и альтернативные варианты

Если в организации несколько бригад работают по одному циклу, но со сдвигом (например, четыре бригады «сутки через трое»), заводится четыре отдельных графика с разными датами отсчёта. Назначая сотрудника на конкретный график, вы фактически определяете его бригаду.

Для графиков с плавающими переработками включайте суммированный учёт рабочего времени и задавайте учётный период (месяц, квартал, год). Тогда переработка в одну неделю компенсируется недоработкой в другую, а программа корректно определит сверхурочные часы по итогам периода.

Разовые отклонения от графика (подмена, перенос смены) не требуют правки самого графика — они оформляются документами «Индивидуальный график», «Работа сверхурочно» или «Работа в выходные и праздничные дни». Правьте шаблон графика только при постоянном изменении режима.

Частые вопросы

Можно ли скопировать существующий график, чтобы не настраивать заново?

Да. В списке графиков выделите нужный элемент и используйте копирование (F9 или кнопка «Скопировать»). Затем откройте копию, измените наименование и при необходимости скорректируйте дату отсчёта или цикл. Это удобно при создании графиков для нескольких бригад с одинаковым режимом.

Что делать, если график не заполнился на следующий год?

Откройте карточку графика и проверьте дату «Заполнен по» — обычно достаточно перезаписать график или выполнить команду заполнения, чтобы календарь продлился. Если автоматическое заполнение не срабатывает, проверьте, что обновлён производственный календарь: без него программа не может рассчитать праздничные дни и норму времени.

Как оформить подмену сотрудника в чужую смену?

Шаблон графика менять не нужно. Оформите документ «Индивидуальный график» на конкретный месяц для сотрудника-подменщика или зарегистрируйте работу сверхурочно соответствующим документом. Основной график при этом остаётся неизменным и продолжит действовать в следующих периодах.

Почему не начисляется доплата за ночные часы?

Проверьте три вещи: выделены ли ночные часы отдельным видом времени в цикле графика, заведён ли в программе вид начисления за работу ночью и установлен ли процент доплаты в настройках организации или трудовом договоре. Чаще всего причина именно в том, что в графике все часы записаны как обычная явка.

Нужен ли отдельный график для каждого сотрудника?

Нет. Один график назначается любому количеству сотрудников с одинаковым режимом. Отдельные графики заводятся только под разные режимы или разные даты отсчёта цикла — например, по одному на каждую бригаду при работе «сутки через трое».

Как перевести сотрудника с пятидневки на сменный график?

Оформите документ «Кадровый перевод» с даты перехода, указав в нём новый график работы. Если меняются и другие условия (оплата, доплаты за сменность), их отражают в том же документе. До даты перевода расчёт пойдёт по старому графику, после — по новому, никакие периоды не «потеряются».