Другое · 11 мин
Как ввести больничный в 1С: пошаговая инструкция
Как ввести больничный лист в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: создание документа, расчёт пособия, ЭЛН, проверка начислений и типичные ошибки при оформлении.
Больничный лист в 1С оформляется документом «Больничный лист», который одновременно фиксирует отсутствие сотрудника и рассчитывает пособие по временной нетрудоспособности. От корректности этого документа зависят начисления за месяц, данные для СФР (бывшие ФСС и ПФР) и отчётность по НДФЛ и взносам.
Порядок ввода зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП расчёт пособия встроен в документ, в 1С:Бухгалтерии 8 документ доступен при включённом учёте зарплаты, а пособие за счёт фонда при прямых выплатах рассчитывает сам СФР. Ниже разобраны оба сценария, работа с электронным больничным (ЭЛН) и проверка результата.
Перед вводом убедитесь, что в программе заполнены данные сотрудника: стаж для пособий, сведения о заработке за расчётный период, Районный коэффициент при наличии. Без этих данных пособие рассчитается по МРОТ или неверно.
Что проверить перед вводом документа
Расчёт пособия опирается на данные, введённые раньше. Если они не заполнены, программа либо посчитает пособие по МРОТ, либо выдаст неверную сумму. Проверьте три вещи до создания документа.
Во-первых, страховой стаж сотрудника. В ЗУП он хранится в карточке сотрудника по ссылке «Трудовая деятельность» (или в физическом лице — «Страховые стажи»). От стажа зависит процент оплаты: до 5 лет — 60 %, от 5 до 8 лет — 80 %, 8 лет и более — 100 % среднего заработка.
Во-вторых, сведения о заработке за два предшествующих календарных года. Если сотрудник работает у вас давно и зарплата начислялась в этой же базе — данные подтянутся автоматически. Если сотрудник новый, потребуется справка о заработке с предыдущего места работы (в ЗУП вводится документом «Справка о заработке для расчёта пособий» из раздела «Отчётность, справки»).
В-третьих, настройки учётной политики: применяется ли районный коэффициент, работает ли сотрудник на неполной ставке. Эти параметры влияют на сравнение пособия с МРОТ.
Карточка сотрудника → Трудовая деятельность
Заполните стаж до ввода больничного
Запросите справку у сотрудника и введите её
Проверьте обмен с СФР
Ввод больничного в 1С:ЗУП
Основной путь: раздел «Зарплата» → «Больничные листы» → кнопка «Создать». Также документ можно создать из раздела «Кадры», если используется журнал «Отсутствия сотрудников».
В документе заполните поля последовательно. Укажите организацию (если их несколько), сотрудника и месяц начисления — это месяц, в котором пособие попадёт в расчёт. Затем введите номер листка нетрудоспособности: для ЭЛН это 12-значный номер из личного кабинета СФР или от сотрудника, для бумажного (редкие исключения) — серия и номер бланка.
Выберите причину нетрудоспособности из списка: заболевание, травма, уход за больным ребёнком, карантин и т.д. От причины зависят ограничения по оплачиваемым дням и источник финансирования. Например, при уходе за ребёнком пособие с первого дня платит СФР, а при заболевании самого работника первые три дня оплачивает работодатель.
Укажите период нетрудоспособности — даты «с» и «по» из больничного. После заполнения основных полей программа автоматически рассчитает средний заработок и сумму пособия. Расшифровку расчёта можно посмотреть по кнопке с изображением калькулятора или на закладке «Оплата».
- 1Зарплата → Больничные листы → Создать
- 2Укажите месяц начисления и сотрудника
- 3Введите номер ЭЛН или загрузите данные из СФР
- 4Выберите причину нетрудоспособности и период
- 5Проверьте расчёт среднего заработка и процента оплаты
- 6Проведите документ и сверьте суммы в расчётном листке
Ввод больничного в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии документ доступен, если в настройках учёта зарплаты включён соответствующий функционал. Путь: раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Больничный лист». Если пункта нет, проверьте раздел «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройки зарплаты» — там должна быть включена возможность учёта больничных.
Заполнение аналогично ЗУП: сотрудник, месяц, номер и период больничного, причина. Средний заработок рассчитывается по начислениям в программе; для новых сотрудников заработок за прошлые годы вводится вручную через ссылку в самом документе (кнопка «Изменить» рядом с полем среднего заработка или отдельная форма ввода данных для расчёта).
После проведения документ формирует проводки: пособие за счёт работодателя (первые три дня) относится на счёт затрат (20, 25, 26, 44 — по месту работы сотрудника), пособие за счёт СФР отражается на счёте 69. При прямых выплатах сумма за счёт фонда работодателем не выплачивается — сотрудник получает её напрямую из СФР.
Загрузка электронного больничного (ЭЛН) из СФР
Сейчас больничные оформляются в электронном виде, и данные можно не вводить вручную, а загрузить из СФР. Для этого в программе должен быть настроен обмен с фондом: в ЗУП это раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или сервис «1С:Отчётность» с действующим сертификатом.
В документе «Больничный лист» нажмите «Загрузить из ФСС» (или «Получить из СФР») и введите номер ЭЛН и СНИЛС сотрудника. Программа подтянет период, причину нетрудоспособности, коды и данные медучреждения. Это исключает ошибки ручного ввода дат и номеров.
Если обмен не настроен или сертификат истёк, больничный вводится вручную по номеру ЭЛН, который сотрудник узнаёт в личном кабинете на сайте СФР или в приложении. Ручной ввод допустим, но требует внимательности: неверная дата или причина исказят расчёт и отчётность.
Расчёт пособия и контроль сумм
Пособие считается по формуле: средний дневной заработок × процент по стажу × количество дней. Средний дневной заработок — это заработок за два предшествующих календарных года, делённый на 730. Заработок ограничен предельной базой по взносам за соответствующие годы.
Есть два важных ограничения. Первое: пособие за полный календарный месяц не может быть ниже МРОТ (с учётом районного коэффициента и неполной ставки). Второе: при стаже менее 6 месяцев пособие также ограничено МРОТ. Программа применяет эти ограничения автоматически, но проверить результат стоит.
Откройте расшифровку расчёта в документе и сверьте: расчётный период (два года), сумму учтённого заработка, число дней нетрудоспособности, процент оплаты. Если средний заработок равен нулю или явно занижен — почти всегда причина в незаполненной справке о заработке с прошлого места работы.
Как проверить результат
Два предшествующих календарных года
Текущий год или один год
Соответствует стажу: 60 / 80 / 100 %
60 % при стаже более 8 лет
Три дня при заболевании работника, ноль при уходе за ребёнком
Работодатель оплачивает весь период ухода
Отсутствие совпадает с периодом больничного
Дни стоят как явка или отпуск
Особые сценарии: продолжение, стационар, уход за ребёнком
Продолжение больничного
Если больничный продлен, второй листок оформляется отдельным документом с признаком «Продолжение листка нетрудоспособности» и ссылкой на первичный. Тогда расчётный период и средний заработок берутся из первого больничного, а первые три дня за счёт работодателя не выделяются повторно — они уже оплачены по первичному листку.
Уход за больным ребёнком
При выборе причины «Уход за больным ребёнком» укажите возраст ребёнка и вид лечения (амбулаторный или стационарный) — от этого зависят лимиты оплачиваемых дней в году и порядок расчёта. Весь период оплачивает СФР, поэтому сумма за счёт работодателя будет нулевой — это норма, а не ошибка.
Длительный больничный, переходящий на другой месяц
Если период нетрудоспособности захватывает два месяца, программа распределяет пособие по месяцам автоматически. В расчётном листке каждого месяца отразится своя часть. Важно указать правильный «месяц начисления» — тот, в котором документ проводится и пособие выплачивается.
Как выбрать действие
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая ошибка — неверный месяц начисления. Больничный за прошлый месяц вводят текущим месяцем, и пособие попадает не в тот расчётный период, искажая НДФЛ и отчётность. Исправление: отмените проведение, измените месяц, проведите заново и пересчитайте зарплату.
Вторая ошибка — двойной учёт дней: больничный введён, но за эти же дни сотруднику начислена зарплата по табелю. В ЗУП документ «Больничный лист» при проведении вытесняет начисления за дни болезни автоматически, но только если он проведён до расчёта зарплаты за месяц. Если зарплата уже начислена, перепроведите «Начисление зарплаты и взносов» после больничного.
Третья группа ошибок — отчётность в СФР. После ввода больничного по ЭЛН нужно отправить в фонд сведения для назначения пособия (реестр или проактивные сведения — в зависимости от сценария). Если этого не сделать, сотрудник не получит выплату от фонда, а работодатель рискует получить штраф за непредставление сведений.
Частые вопросы
Можно ли ввести больничный, если сотрудник ещё не закрыл его?
Да, но правильнее дождаться закрытия ЭЛН: до закрытия неизвестна конечная дата, и пособие придётся пересчитывать. Если нужно отразить отсутствие до получения листка, в ЗУП используют документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск без сохранения)», а после получения ЭЛН вводят полноценный больничный.
Как исправить уже проведённый больничный?
Откройте документ, нажмите «Отменить проведение», исправьте данные и проведите снова. Если период уже закрыт и по нему сдана отчётность, оцените необходимость уточнённых расчётов по НДФЛ и взносам. В ЗУП для исправления пособий есть отдельный документ «Перерасчёт пособия».
Почему программа не считает пособие за счёт СФР?
При прямых выплатах сумма за счёт фонда в документе может быть справочной или не отражаться вовсе — это нормально. Работодатель начисляет только первые три дня при заболевании самого работника. Остальное СФР платит сотруднику напрямую на основании переданных вами сведений.
Что делать, если сотрудник принёс больничный за прошлый месяц?
Введите документ текущим месяцем начисления — пособие попадёт в ближайшую выплату. Проверьте, не начислена ли за дни болезни зарплата: если да, перепроведите начисление зарплаты за тот месяц, чтобы программа сторнировала лишние дни. НДФЛ и взносы пересчитаются автоматически.
Нужно ли вводить больничный совместителю отдельно?
Да, пособие оформляется по каждому месту работы, где сотрудник имеет право на выплату. В ЗУП создайте отдельный документ по внутреннему совместительству, указав тот же номер ЭЛН. Заработок для расчёта берётся по данным соответствующего места работы.
Что важно запомнить
Больничный вводится документом «Больничный лист» до расчёта зарплаты за месяц. Ключевые данные — номер ЭЛН, период, причина, стаж и заработок за два предшествующих года. Проверяйте месяц начисления, процент оплаты и отправку сведений в СФР — на этих трёх точках возникает большинство ошибок.