Другое · 10 мин
Как в 1С внести повышение квалификации сотрудника
Как внести сведения о повышении квалификации сотрудника в 1С:ЗУП и 1С:КАМИН: куда вносить документ, как заполнить карточку, учесть обучение в стаже и отчётах.
Повышение квалификации сотрудника нужно отражать в программе 1С, чтобы данные попадали в личную карточку, учитывались при формировании отчётов и при необходимости влияли на кадровые документы. В зависимости от конфигурации — 1С:ЗУП, 1С:КАМИН, 1С:Комплексная автоматизация — порядок действий немного отличается, но общая логика одинакова: сведения об обучении вносятся в карточку физического лица или специальным документом.
Прежде чем вносить данные, подготовьте документ об обучении: удостоверение о повышении квалификации или диплом о профессиональной переподготовке. Из него понадобятся серия и номер, дата выдачи, наименование образовательной организации, название программы и количество часов. Если обучение проходило в рабочее время, дополнительно потребуется оформить отсутствие сотрудника, чтобы табель и расчёт зарплаты были корректными.
Ниже разобраны типовые сценарии для 1С:ЗУП 3.1 как самой распространённой конфигурации, а также особенности для других решений и типичные ошибки, которые приводят к расхождениям в учёте.
Что понадобится перед внесением данных
Откройте документ, подтверждающий обучение, и выпишите из него ключевые реквизиты. Обычно это удостоверение о повышении квалификации установленного образца. Проверьте, что в документе указаны наименование образовательной организации, название дополнительной профессиональной программы, объём обучения в часах, даты начала и окончания, серия, номер и дата выдачи.
Убедитесь, что у вас есть права на редактирование кадровых данных. В типовой 1С:ЗУП вносить сведения может пользователь с ролью кадровика или старшего кадровика. Если нужные поля недоступны или кнопки неактивны, обратитесь к администратору системы за назначением прав — самостоятельно расширять доступ не стоит.
Как внести повышение квалификации в карточку сотрудника в 1С:ЗУП
Основной способ — заполнение данных в карточке сотрудника. Откройте раздел «Кадры», перейдите в список «Сотрудники» и найдите нужного человека через поиск. Откройте его карточку двойным щелчком.
В шапке карточки найдите группу ссылок «Личные данные» и перейдите по ссылке «Образование, квалификация». Откроется форма с табличными частями: «Образование», «Повышение квалификации», «Профессиональная переподготовка». Нажмите «Добавить» в таблице «Повышение квалификации» и заполните строку.
- 1Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного человека
- 2В карточке перейдите по ссылке «Образование, квалификация»
- 3В таблице «Повышение квалификации» нажмите «Добавить»
- 4Укажите вид документа, серию, номер, дату выдачи
- 5Впишите образовательную организацию, программу и количество часов
- 6Заполните даты начала и окончания обучения, при необходимости — дату окончания действия удостоверения
- 7Нажмите «ОК» и запишите карточку сотрудника
В строке укажите вид документа (удостоверение о повышении квалификации), его серию, номер и дату выдачи. Затем внесите наименование учебного заведения, название программы обучения и объём в часах. Поля с датами начала и окончания обучения заполняйте по документу — они важны, если обучение нужно сопоставить с периодом отсутствия на работе.
После заполнения нажмите «ОК» в форме образования и затем «Записать и закрыть» в карточке сотрудника. Если не записать карточку, данные не сохранятся — это одна из самых частых причин «пропавших» сведений.
Как оформить период обучения, если сотрудник отсутствовал на работе
Если сотрудник проходил обучение с отрывом от работы, одного внесения сведений в карточку недостаточно — нужно отразить отсутствие, иначе табель покажет рабочие дни, а зарплата рассчитается неверно. В 1С:ЗУП для этого используется документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск, командировка)» из раздела «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников».
Создайте документ, выберите сотрудника и укажите вид отсутствия «Повышение квалификации». Задайте период обучения. В зависимости от условий договора с работником за время обучения может сохраняться средний заработок — программа рассчитает его автоматически по правилам, заданным для этого вида отсутствия.
После проведения документа проверьте табель (раздел «Зарплата» → «Отчёты» → «Табель учёта рабочего времени Т-13»): дни обучения должны отразиться соответствующим кодом, а не как явка. Если вид отсутствия «Повышение квалификации» в списке отсутствует, его нужно добавить в настройках видов отсутствий — это делает администратор или кадровик с расширенными правами.
Особенности в других конфигурациях 1С
В 1С:КАМИН:Зарплата сведения об обучении вносятся в карточку сотрудника на закладке, связанной с образованием и квалификацией, а период обучения оформляется отдельным приказом или документом отклонения. Логика та же: сначала сведения о документе, затем — при необходимости — отражение отсутствия.
В 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP кадровый блок повторяет механизмы ЗУП, поэтому инструкция выше применима почти без изменений: карточка сотрудника, ссылка на образование и квалификацию, таблица повышения квалификации.
В старых конфигурациях, например 1С:ЗУП 2.5, сведения вносятся в карточку физического лица на вкладке «Образование» через добавление строки с указанием вида обучения. Если в вашей программе нет нужной таблицы, проверьте, не используется ли доработанная конфигурация — в таком случае ориентируйтесь на внутренние инструкции организации.
Как выбрать действие
Как проверить, что данные внесены корректно
Откройте личную карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники» → ссылка «Личная карточка» в карточке) и сформируйте печатную форму. В разделе об образовании и повышении квалификации должна появиться новая строка с реквизитами удостоверения. Сверьте серию, номер, даты и часы с бумажным документом.
Если оформлялся период обучения, дополнительно проверьте табель и расчётный листок за соответствующий месяц: дни обучения должны быть отражены отдельным кодом, а начисление — соответствовать условиям (средний заработок либо без оплаты).
Как проверить результат
В форме «Образование, квалификация» видна запись с реквизитами удостоверения
Строка отсутствует или карточка открывается без сохранённых изменений
Сведения о повышении квалификации выводятся в соответствующем разделе
Данные не попадают в печатную форму — запись не сохранена
Дни обучения отмечены кодом повышения квалификации
Дни стоят как явка — документ отсутствия не проведён
Начисление за период обучения соответствует условиям договора
Зарплата начислена как за полный рабочий месяц без учёта обучения
Типичные ошибки при внесении сведений
Самая распространённая ошибка — данные внесены в форму, но карточка не записана. Форма «Образование, квалификация» сохраняет строки только вместе с карточкой сотрудника, поэтому всегда завершайте работу кнопкой «Записать и закрыть».
Вторая частая проблема — путаница между повышением квалификации и профессиональной переподготовкой. Это разные виды обучения с разными документами: удостоверение вносится в таблицу «Повышение квалификации», диплом о переподготовке — в соответствующую таблицу. Неверный выбор таблицы искажает кадровую статистику и сведения в отчётах.
Частые вопросы
Можно ли внести повышение квалификации, если удостоверение получено у предыдущего работодателя?
Да. Сведения о квалификации хранятся в карточке физического лица независимо от того, где и когда получен документ. Внесите их в карточку сотрудника стандартным способом; документ отсутствия при этом не оформляется, так как обучение не связано с текущим местом работы.
Что делать, если в списке видов отсутствий нет «Повышение квалификации»?
Вид отсутствия нужно добавить в настройках. В типовой 1С:ЗУП это делается в разделе настройки расчёта зарплаты через справочник видов отсутствий. Если у вас нет доступа к настройкам, обратитесь к администратору или специалисту, сопровождающему программу.
Попадут ли сведения о повышении квалификации в отчёты СЗВ или ЕФС-1?
Стандартные сведения о повышении квалификации из карточки сотрудника напрямую в персонифицированную отчётность не передаются — туда попадают кадровые события, оформленные документами (приём, перевод, увольнение и ряд других). Данные карточки используются для внутреннего учёта и личной карточки работника.
Как исправить ошибочно внесённую запись?
Откройте карточку сотрудника, перейдите в форму «Образование, квалификация», выделите неверную строку и удалите её кнопкой «Удалить» или отредактируйте двойным щелчком. Затем обязательно запишите карточку. Если ошибка уже ушла в распечатанные документы, переоформите их после исправления.
Нужно ли указывать количество часов обучения?
Поле с часами не всегда обязательно для сохранения записи, но его стоит заполнять: объём программы в часах указан в удостоверении и может понадобиться при проверках, аттестациях и формировании статистики обучения персонала. Заполняйте значение строго по документу.
Сотрудник обучался дистанционно в нерабочее время — что вносить в 1С?
Достаточно внести сведения об удостоверении в карточку сотрудника. Документ отсутствия в этом случае не оформляется, так как рабочее время не затрагивалось, и табель остаётся без изменений.
Что важно запомнить
Сведения о повышении квалификации вносятся в карточку сотрудника через форму «Образование, квалификация» и сохраняются только после записи карточки. Если обучение проходило в рабочее время, дополнительно оформите документ отсутствия, чтобы табель и зарплата были корректными. Перед записью сверьте реквизиты с удостоверением и убедитесь, что выбран правильный сотрудник.