Как в 1С внести дополнительный отпуск

Дополнительный отпуск в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) оформляется не одним действием, а цепочкой: сначала проверяется или создаётся вид отпуска, затем сотруднику назначается право на дополнительные дни, и только после этого документ «Отпуск» корректно рассчитывает и оплачивает период. Если пропустить настройку права на отпуск, программа не будет накапливать дни, и в отчётах по остаткам отпусков дополнительные дни не появятся.

Инструкция ниже ориентирована на 1С:ЗУП редакции 3.1 — именно там чаще всего возникают вопросы. В 1С:Бухгалтерии 8 механизм проще и ограниченнее: дополнительный отпуск обычно вносится непосредственно в документ «Отпуск» вручную, без автоматического учёта остатков.

Типичные ситуации: отпуск за ненормированный рабочий день, за вредные или опасные условия труда, за стаж, районные отпуска (например, для работников Крайнего Севера), учебные и отпуска без сохранения зарплаты. Для каждого случая последовательность похожа, отличаются настройки вида отпуска и способ предоставления дней.

Проверьте, существует ли нужный вид отпуска

Перед внесением данных убедитесь, что в программе есть соответствующий вид отпуска. Откройте раздел «Настройка» → «Виды отпусков» (в некоторых релизах путь: «Настройка» → «Реквизиты и справочники» → «Виды отпусков»). В типовой поставке уже присутствуют основные виды: «Отпуск за ненормированный рабочий день», «Отпуск за вредные (опасные) условия труда», «Дополнительный отпуск», «Отпуск без сохранения оплаты» и другие.

Если нужного вида нет, создайте его кнопкой «Создать». Укажите наименование, способ расчёта (по календарным дням или по рабочим дням — например, отпуск за вредность по старым правилам иногда считается в рабочих днях), признак оплачиваемости и вид стажа, который даёт право на отпуск. От корректности этих настроек зависит расчёт среднего заработка и накопление дней.

Назначьте сотруднику право на дополнительные дни

Чтобы программа накапливала дни дополнительного отпуска, право на них должно быть зафиксировано в кадровом документе. Для нового сотрудника это делается в документе «Приём на работу» на закладке «Отпуска»: добавьте строку, выберите вид отпуска и укажите количество дней в год.

Если сотрудник уже работает, а право появилось позже (например, по результатам спецоценки условий труда или изменением трудового договора), используйте документ «Кадровый перевод» или «Изменение условий оплаты отпуска» (в некоторых релизах — «Изменение оплаты труда» с флагом изменения отпусков). Укажите дату, с которой действует право, и количество дней.

1. 1
   Откройте документ «Приём на работу» или создайте «Кадровый перевод»
2. 2
   Перейдите на закладку «Отпуска»
3. 3
   Добавьте строку: вид отпуска и количество дней в год
4. 4
   Укажите дату начала действия права
5. 5
   Проведите документ и проверьте остатки отчётом «Остатки отпусков»

Для отпуска за вредные условия труда в ЗУП предусмотрен отдельный механизм: дни рассчитываются пропорционально отработанному во вредных условиях времени. Убедитесь, что в штатном расписании для позиции указан вид отпуска за вредность и заполнены данные спецоценки, иначе расчёт придётся корректировать вручную.

Оформите документ «Отпуск»

Само предоставление дополнительного отпуска оформляется документом «Отпуск» (раздел «Кадры» → «Все отсутствия» или «Зарплата» → «Отпуска»). Создайте документ, выберите сотрудника и период.

На закладке «Отпуска» (или в табличной части видов отпусков) добавьте строку с нужным видом дополнительного отпуска. Программа позволяет в одном документе объединить основной и дополнительный отпуска — тогда средний заработок считается один раз на весь период. Либо оформите отдельный документ только на дополнительные дни, если отпуск предоставляется отдельно.

После проведения проверьте начисление на закладке «Оплата»: для оплачиваемого отпуска должно появиться начисление «Отпуск дополнительный» (или аналогичное) с расчётом по среднему заработку. Сумма должна совпадать с расчётом по форме Т-60, которую можно вывести печатной формой «Записка-расчёт о предоставлении отпуска».

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки отпусков

Норма

В отчёте «Остатки отпусков» по сотруднику виден дополнительный вид отпуска и накопленные дни

Тревожный признак

Строки с видом отпуска нет — право не назначено в кадровом документе

Начисление в документе «Отпуск»

Норма

Закладка «Оплата» содержит начисление с суммой по среднему заработку

Тревожный признак

Начисление отсутствует или сумма нулевая — проверьте вид отпуска и стаж

Табель и расчётный листок

Норма

Дни отпуска отражены в табеле, сумма видна в расчётном листке

Тревожный признак

Период отсутствует в табеле — документ не проведён или отменён

Отдельные сценарии внесения

Отпуск без сохранения заработной платы

Неоплачиваемый отпуск оформляется тем же документом «Отпуск» с видом «Отпуск без сохранения оплаты». Начисление при этом не формируется — только отклонение от графика. Право на такой отпуск назначать не обязательно, но для льготных категорий (например, участников боевых действий, пенсионеров) удобно зафиксировать годовое количество дней для контроля.

Учебный отпуск

Учебный отпуск оформляется документом «Отпуск» с соответствующим видом на основании справки-вызова. Проверьте, что вид отпуска настроен как оплачиваемый или неоплачиваемый в зависимости от ситуации (заочная форма и аккредитованная программа — обычно оплачиваемый, вступительные экзамены — нет).

Внесение начальных остатков при переходе на программу

Если учёт только начинается в ЗУП, накопленные за прошлые периоды дни вводятся документом «Начальная штатная расстановка» (закладка «Отпуска») либо специализированным документом ввода остатков отпусков, доступным в разделе помощника перехода. Без этого шага отчёт «Остатки отпусков» покажет заниженные значения, а сотрудникам могут предоставить меньше дней, чем положено.

Как работает механизм в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 нет полноценного кадрового учёта прав на отпуска. Дополнительный отпуск вносится в документ «Отпуск» (раздел «Зарплата и кадры» → «Отпуска»): укажите сотрудника, период и вручную выберите или создайте начисление для дополнительного отпуска. Остатки дней программа автоматически не отслеживает — их ведут во внешнем учёте или в личной карточке.

Если в организации требуется контроль остатков, стажа и автоматический расчёт дней за вредность, функционала Бухгалтерии недостаточно — это признак того, что кадровый учёт стоит вести в ЗУП.

Сравнение вариантов учёта

1С:ЗУП 3.1

Полный контур: права на отпуска, остатки, стаж, расчёт за вредность. Подходит при штате от нескольких сотрудников и наличии разных видов отпусков. Требует корректной первоначальной настройки.

1С:Бухгалтерия 8

Только оформление документа и расчёт отпускных. Остатки и права не учитываются. Подходит для микробизнеса с одним-двумя видами отпусков.

Ручная корректировка дней в ЗУП

В документе «Отпуск» можно вручную изменить количество дней. Быстро, но ломает связь с остатками — используйте только как разовое исключение.

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — в отчёте «Остатки отпусков» нет дополнительного отпуска, хотя сотруднику он положен. Причина почти всегда в том, что право не зафиксировано кадровым документом. Решение: создайте «Кадровый перевод» с закладкой «Отпуска» и датой, с которой действует право.

Вторая типичная ситуация — отрицательные остатки по дополнительному отпуску. Это значит, что дней предоставлено больше, чем накоплено. Проверьте дату начала действия права и корректность ввода начальных остатков при переходе на программу.

Третья ошибка — неверный способ расчёта в виде отпуска (рабочие дни вместо календарных или наоборот). Это искажает средний заработок и продолжительность отпуска. Исправляется в справочнике «Виды отпусков», но уже проведённые документы потребуется перепровести.

Контроль остатков и отчётность

Основной инструмент проверки — отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Отчёты, справки» → «Остатки отпусков»). Он показывает накопленные и использованные дни по каждому виду отпуска на выбранную дату. Формируйте его перед планированием графика отпусков и перед увольнением сотрудника — от корректности остатков зависит компенсация за неиспользованный отпуск.

Дополнительно полезен отчёт «Справка об остатках отпусков» по конкретному сотруднику — он детализирует рабочие годы и периоды, за которые накоплены дни. Если цифры вызывают сомнение, сверьте рабочий год в отчёте с датой приёма и периодами отсутствий, которые не входят в стаж на отпуск (например, длительные отпуска без сохранения оплаты).

Частые вопросы

Почему в документе «Отпуск» не выбирается нужный вид дополнительного отпуска?

Проверьте, что вид отпуска существует в справочнике «Настройка» → «Виды отпусков» и не помечен на удаление. Если вид есть, но не подставляется автоматически — добавьте его вручную в табличную часть документа. Автоматическая подстановка работает только для видов, назначенных сотруднику в кадровых документах.

Можно ли объединить основной и дополнительный отпуск в одном документе?

Да, и это рекомендуемый способ: в документе «Отпуск» добавьте обе строки — основной и дополнительный вид. Средний заработок рассчитается один раз на весь непрерывный период, а записка-расчёт Т-60 сформируется на общую продолжительность.

Как внести дополнительные дни за вредные условия труда?

Убедитесь, что в позиции штатного расписания указан отпуск за вредность и заполнены данные спецоценки. Затем в кадровом документе сотрудника на закладке «Отпуска» задайте годовое количество дней. ЗУП рассчитает фактически заработанные дни пропорционально времени, отработанному во вредных условиях.

Что делать, если остатки отпусков показывают неверные значения после перехода на ЗУП?

Проверьте ввод начальных данных: документ «Начальная штатная расстановка» должен содержать остатки по каждому виду отпуска на дату начала учёта. Если данные введены с ошибкой, скорректируйте документ и перепроведите, затем снова сформируйте отчёт «Остатки отпусков».

Нужно ли назначать право на отпуск без сохранения зарплаты?

Для обычного неоплачиваемого отпуска — не обязательно, документ «Отпуск» оформляется и без назначенного права. Но для льготных категорий работников, которым положено фиксированное число дней в год, назначение права позволяет контролировать использованный лимит через отчёты.