Другое · 10 мин
Как оформить отпуск донору в 1С
Как в 1С:ЗУП оформить день отдыха донору: настройка вида отсутствия, документ «Отсутствие», оплата по среднему заработку, учёт справки и типичные ошибки.
Донору по статье 186 ТК РФ полагаются два вида гарантий: освобождение от работы в день сдачи крови и дополнительный день отдыха после каждого дня донации. Оба дня оплачиваются по среднему заработку, и задача бухгалтера или кадровика — корректно отразить эти отсутствия в 1С, чтобы табель, расчёт зарплаты и отчётность сошлись без ручных правок.
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого используется документ «Отсутствие» (в некоторых релизах — «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)») с предопределённым видом расчёта «Отсутствие по болезни» нет — а именно вид «Дополнительный отпуск донорам» или «Отсутствие по другим причинам» в зависимости от настройки. Ниже разобран полный цикл: от настройки вида начисления до проверки табеля.
Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1 — самую распространённую конфигурацию для кадрового учёта. В 1С:Бухгалтерии 8 возможности ограничены, там донорские дни чаще оформляют через документ «Отсутствие с сохранением оплаты» или ручным начислением.
Какие дни положены донору и как они оплачиваются
За день сдачи крови работник освобождается от работы с сохранением среднего заработка. Если он в этот день вышел на работу по согласованию с работодателем, ему предоставляется другой день отдыха. Дополнительный день отдыха после донации работник может использовать сразу, перенести на другую дату или присоединить к ежегодному отпуску в течение года.
Оплата считается по среднему заработку за расчётный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу отсутствия. В табеле донорские дни отражаются кодом «ОВ» или цифровым кодом 27 — «дополнительные выходные дни (оплачиваемые)». Важно не путать их с отпуском без сохранения зарплаты и с отгулом за свой счёт: это разные основания и разные коды.
Подготовительная настройка: вид начисления для донорских дней
Перед первым оформлением проверьте, есть ли в программе нужный вид расчёта. Откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и найдите начисление с назначением «Оплата времени отсутствия» и видом времени «Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)». В типовой поставке ЗУП 3.1 начисление «Дополнительный отпуск донорам» обычно присутствует, но может быть неактивно.
Если начисления нет, создайте его копированием похожего вида расчёта: назначение — «Повременная оплата труда и надбавки» либо «Оплата отсутствий», расчёт — по среднему заработку, вид времени для табеля — «Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)». На вкладке «Налоги и взносы» убедитесь, что доход облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке — донорские выплаты не входят в перечень необлагаемых.
Также проверьте настройку учётной политики: в разделе «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика» должен быть включён учёт отсутствий по среднему заработку. В большинстве баз это активно по умолчанию.
Оформление отсутствия документом «Отсутствие»
Основной рабочий инструмент — документ «Отсутствие» в разделе «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» (или «Зарплата» → «Отсутствия», в зависимости от настроек интерфейса). Создайте новый документ и заполните поля: организация, сотрудник, месяц начисления.
В поле «Вид отсутствия» выберите «Дополнительный отпуск донорам». Если такого варианта нет в списке, значит, вид начисления не создан или не привязан к виду отсутствия — вернитесь к предыдущему разделу. Укажите дату или период отсутствия: день сдачи крови и дополнительный день отдыха можно оформить одним документом, если они идут подряд, или двумя отдельными документами, если дни разнесены.
При проведении документа программа автоматически рассчитает оплату по среднему заработку. Сумму можно посмотреть на вкладке «Оплата» или в печатной форме расчёта среднего заработка. Если сотрудник отработал расчётный период не полностью или у него были исключаемые периоды, программа учтёт это по данным базы.
- 1Получите от сотрудника справку по форме № 402/у и заявление с выбранной датой отдыха
- 2Проверьте наличие вида начисления «Дополнительный отпуск донорам» в разделе «Настройка» → «Начисления»
- 3Создайте документ «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» → «Отсутствие»
- 4Выберите сотрудника, вид отсутствия «Дополнительный отпуск донорам», укажите даты
- 5Проверьте расчёт среднего заработка на вкладке «Оплата»
- 6Проведите документ и убедитесь, что в табеле появился код «ОВ»
Если день сдачи крови сотрудник работал
Ситуация: сотрудник сдал кровь, но в день донации вышел на работу по согласованию с руководителем. Тогда день донации оплачивается как обычный рабочий день, а взамен ему предоставляется другой день отдыха — плюс положенный дополнительный день. Итого у работника два оплачиваемых по среднему заработку дня, которые он может выбрать позже.
В 1С это оформляется двумя документами «Отсутствие» на фактические даты отдыха. День донации в табеле остаётся рабочим (код «Я»), двойной оплаты за него не начисляйте. Ошибка здесь — оформить отсутствие задним числом на день донации, когда сотрудник фактически работал: это создаст расхождение с табелем и лишнюю выплату.
Донорский день, присоединённый к отпуску
Работник вправе присоединить дополнительный день отдыха к ежегодному оплачиваемому отпуску. В ЗУП это оформляется двумя документами: «Отпуск» на дни ежегодного отпуска и «Отсутствие» с видом «Дополнительный отпуск донорам» на смежную дату. Объединять их в один документ не нужно — у них разные основания и порядок расчёта.
Обратите внимание: отпускные считаются по среднему заработку с учётом отпускных правил, а донорский день — по общим правилам среднего заработка. Суммы за смежные дни могут отличаться, это нормально и не является ошибкой расчёта.
Проверка результата: табель, расчётный листок, отчёты
После проведения документа проверьте три места. Во-первых, табель учёта рабочего времени (раздел «Зарплата» → «Отчёты» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»): дни отсутствия должны быть отмечены кодом «ОВ» с указанием количества оплачиваемых часов. Во-вторых, расчётный листок сотрудника: в нём появится строка «Дополнительный отпуск донорам» с суммой по среднему.
В-третьих, проверьте, что сумма попала в расчёт страховых взносов и НДФЛ — она должна увеличить облагаемую базу месяца. Если вид начисления настроен корректно, отчёты 6-НДФЛ и РСВ сформируются без ручных корректировок.
Как проверить результат
Дни отмечены кодом «ОВ» с оплачиваемыми часами
Код «Я» или пустая ячейка в день отсутствия
Строка «Дополнительный отпуск донорам» с суммой по среднему
Строки нет или сумма равна нулю
Расчёт за 12 месяцев, исключаемые периоды учтены
Расчётный период пуст или сумма явно не соответствует окладу
Сумма включена в облагаемую базу месяца
Доход отражён как необлагаемый
Ограничения и особые ситуации
Если сотрудник работает по совместительству, донорские дни оформляются по каждому месту работы отдельно на основании той же справки — в ЗУП создайте документ «Отсутствие» по каждому сотруднику (основному и совместителю). При сдаче крови в выходной день работнику полагаются два дня отдыха по его выбору, оплачиваемых по среднему.
В 1С:Бухгалтерии 8, где нет полноценного кадрового блока, донорский день оформляется документом «Отсутствие с сохранением оплаты» (Зарплата и кадры → Все начисления → Отсутствие с сохранением оплаты) либо ручным начислением по среднему заработку с последующей ручной корректировкой табеля. Точность расчёта в этом случае полностью на бухгалтере — программа не всегда сама подтянет средний заработок.
Что важно запомнить
Донорские дни оформляются документом «Отсутствие» с видом «Дополнительный отпуск донорам», оплачиваются по среднему заработку, облагаются НДФЛ и взносами и отражаются в табеле кодом «ОВ». Основание — справка № 402/у, без неё выплату не начисляйте.
Частые вопросы
Нужно ли оформлять приказ на донорский день отдыха?
Отдельный приказ закон не требует: достаточно заявления работника и справки № 402/у. На практике многие организации издают приказ в произвольной форме для внутреннего контроля — в ЗУП его можно сформировать из документа «Отсутствие» или хранить скан в присоединённых файлах.
Сотрудник принёс справку через полгода — можно ли оформить день отдыха?
Да, дополнительный день отдыха можно использовать в течение года после дня сдачи крови, сроки давности для справки законом не установлены. Оформите документ «Отсутствие» текущей датой на выбранный сотрудником день — средний заработок будет рассчитан по расчётному периоду, предшествующему месяцу отдыха.
Как оформить, если сотрудник сдал кровь во время ежегодного отпуска?
Оплачиваемый отпуск в день донации не продлевается автоматически, но работнику полагаются два дня отдыха (за день донации и дополнительный), которые он использует позже. В ЗУП оформите два документа «Отсутствие» на выбранные даты; пересчитывать сам отпуск не нужно.
Почему в документе «Отсутствие» нет вида «Дополнительный отпуск донорам»?
Скорее всего, в базе не создан или не активен соответствующий вид начисления. Откройте «Настройка» → «Начисления», найдите начисление с видом времени «Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)» и включите его. Если его нет совсем — создайте копированием аналогичного начисления по среднему заработку.
Облагается ли оплата донорских дней НДФЛ и взносами?
Да, в полном объёме: эта выплата не входит в перечни необлагаемых доходов ни по НДФЛ, ни по страховым взносам. Проверьте, чтобы в настройках вида начисления был указан обычный код дохода по НДФЛ и категория дохода, облагаемая взносами.
Можно ли заменить день отдыха денежной компенсацией?
Закон такой замены не предусматривает: гарантия дона в виде именно дня отдыха. Исключение — при увольнении неиспользованные донорские дни в компенсацию не входят, они просто «сгорают», если работник их не использовал до расторжения договора.