Другое · 12 мин
Как в 1С узнать численность работников
Как узнать численность работников в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: отчёты Численность и текучесть, Остатки и обороты, списочный состав, среднесписочная численность.
Численность работников — один из базовых показателей кадрового учёта: её запрашивают для отчётности в Росстат, для проверки права на спецрежимы, для внутренней аналитики и планирования фонда оплаты труда. В программах 1С эта информация собирается автоматически из кадровых документов — приёмов, переводов и увольнений, — но получить её можно несколькими способами, и результат будет отличаться в зависимости от того, что именно вы хотите посчитать.
Сразу важно различать два понятия. Списочная численность — это количество сотрудников, состоящих в штате на конкретную дату, включая временно отсутствующих (в отпуске, на больничном). Среднесписочная численность — расчётный показатель за период, который учитывает фактически отработанное время и нужен для статистической отчётности. Внешние совместители и работники по договорам ГПХ в эти показатели включаются по особым правилам.
Ниже разобраны конкретные способы получения численности в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 (ЗУП) и в 1С:Бухгалтерии 8.3, а также типичные ошибки, из-за которых цифры расходятся с реальностью.
Какие показатели численности считает 1С
Прежде чем искать отчёт, определите, какой именно показатель вам нужен, потому что программа различает их, и цифры будут разными. Списочная численность на дату — простой срез: сколько действующих трудовых отношений зарегистрировано на конкретное число. Сюда входят сотрудники в отпуске, на больничном, в командировке.
Среднесписочная численность рассчитывается за период (месяц, квартал, год) и используется для статистической отчётности и проверки лимитов по спецрежимам. Сотрудники, работающие неполное время по соглашению, учитываются пропорционально отработанному времени, а некоторые категории (например, женщины в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком) в среднесписочную не включаются вовсе.
Отдельно программа может показать численность с учётом совместителей и подрядчиков по договорам ГПХ. Внешние совместители в среднесписочную численность не входят, но учитываются отдельной строкой. Если вы готовите отчёт для конкретного ведомства, уточните в форме отчёта, какой показатель требуется — это избавит от пересчёта.
Отчёт «Численность и текучесть кадров» в 1С:ЗУП
Основной инструмент в конфигурации «Зарплата и управление персоналом 8.3» — отчёт «Численность и текучесть кадров». Он находится в разделе «Кадры» → «Отчёты по кадрам». Отчёт универсален: показывает списочную численность на начало и конец периода, среднесписочную численность, количество принятых и уволенных, коэффициент текучести.
Порядок работы простой: откройте отчёт, задайте период (например, месяц или год), выберите организацию и при необходимости подразделение, нажмите «Сформировать». В результате вы получите таблицу с разбивкой по периодам и подразделениям. Если нужна численность на конкретную дату, установите период из одного дня или смотрите колонку «на конец периода».
В настройках отчёта (кнопка «Настройки» или «Ещё — Изменить вариант») можно включить или отключить учёт совместителей, сгруппировать данные по должностям, добавить отбор по конкретному подразделению. Это полезно, когда численность нужна не по всей организации, а по отдельному филиалу или обособленному подразделению.
- 1Откройте раздел «Кадры» — «Отчёты по кадрам»
- 2Выберите отчёт «Численность и текучесть кадров»
- 3Укажите период и организацию, при необходимости — подразделение
- 4Нажмите «Сформировать» и найдите строки «Списочная численность» и «Среднесписочная численность»
- 5Проверьте настройки: включён ли учёт совместителей и работников ГПХ
Отчёт «Остатки и обороты» и другие инструменты ЗУП
Альтернатива — отчёт «Остатки и обороты» в том же разделе «Отчёты по кадрам». Он показывает движение сотрудников: сколько было на начало периода, сколько принято, переведено, уволено и сколько осталось на конец. Этот отчёт удобен, когда нужно не только узнать численность, но и понять, за счёт чего она изменилась.
Для быстрой справки подойдёт отчёт «Списочный состав» (или «Списки сотрудников» в зависимости от версии). Он выводит перечень сотрудников на дату с возможностью группировки — количество строк в итоге и есть списочная численность. Удобно, когда нужно не просто число, а поимённый список для проверки.
Если ведётся штатное расписание, полезен отчёт «Штатное расписание» с показателем занятых и вакантных позиций: он покажет, сколько ставок предусмотрено и сколько фактически занято. Учтите, что штатная численность (плановая) и фактическая списочная — разные вещи, и расхождение между ними означает вакансии или сверхштатные позиции.
Сравнение отчётов по численности в ЗУП
Лучший выбор для среднесписочной численности и анализа динамики за период
Подходит, когда нужно увидеть движение: приёмы, переводы, увольнения
Даёт поимённый список на дату — удобно для сверки с реальностью
Показывает плановые ставки и вакансии, а не фактическую численность
Как узнать численность в 1С:Бухгалтерии 8.3
В «1С:Бухгалтерии 8.3» кадровый блок проще, чем в ЗУП, но базовую численность получить можно. Самый быстрый способ — раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Откроется список работников; действующие сотрудники отображаются по умолчанию, уволенные скрыты. Количество строк в списке — текущая списочная численность. Для точности проверьте, что в отборе не установлены лишние фильтры.
Для численности на произвольную дату в прошлом используйте отчёт «Штатные сотрудники» (Зарплата и кадры → Отчёты по кадрам, доступность зависит от настроек функциональности). Он показывает, кто работал на выбранную дату, с учётом приёмов и увольнений. Если кадровые документы в бухгалтерии не вводились, а сотрудники создавались вручную без приёмов на работу, отчёт может показать неполные данные.
Для среднесписочной численности в бухгалтерской конфигурации отдельный показатель обычно доступен в регламентированной отчётности: при заполнении статистических форм и сведений о численности программа рассчитывает его автоматически из кадровых данных. Если кадровый учёт в БП ведётся ограниченно, для точного расчёта среднесписочной лучше использовать ЗУП.
Численность для статистической отчётности
Для отчётов в Росстат (например, форма П-4) и сведений о среднесписочной численности данные лучше брать из регламентированных отчётов в разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность». При создании соответствующей формы программа автоматически заполняет показатели численности из кадровых данных, применяя правила статистики: исключая отпуска по беременности и уходу за ребёнком, учитывая неполное время пропорционально.
Если автозаполнение даёт неожиданные цифры, расшифруйте показатель: в большинстве форм по ячейке можно кликнуть и увидеть, из каких данных она сложилась. Это быстрее, чем искать расхождение вручную по спискам.
Помните про ограничения: если часть сотрудников оформлена в другой базе (например, обособленное подразделение ведёт учёт отдельно), консолидированную численность придётся собирать из нескольких источников. Программа не суммирует данные между разными информационными базами автоматически.
Почему цифры не сходятся: типичные причины
Самая частая причина расхождений — непроведённые или отсутствующие кадровые документы. Сотрудник числится в справочнике, но документ «Приём на работу» не создан или не проведён: в отчётах по численности его не будет. Обратная ситуация — уволенный сотрудник без документа увольнения продолжает попадать в списочную численность.
Вторая причина — совместители и договоры ГПХ. Внутренние совместители могут посчитаться как отдельная позиция, внешние — не попасть в среднесписочную, подрядники — учесться не так, как вы ожидали. Проверяйте настройки отчёта и состав показателей.
Третья группа проблем — период и дата формирования. Численность «на конец периода» и «средняя за период» — разные числа, и сравнивать их между собой бессмысленно. Также проверьте, за какую организацию сформирован отчёт, если в базе их несколько.
Как проверить корректность данных перед отчётностью
Перед тем как использовать численность в официальных целях, выполните сверку. Сформируйте «Списочный состав» на отчётную дату и сравните с фактическим списком работающих. Затем проверьте журнал кадровых документов за период: все ли приёмы и увольнения оформлены и проведены.
Полезно сопоставить два отчёта между собой: численность на конец периода из «Остатков и оборотов» должна совпадать со списочной численностью из «Численности и текучести» при одинаковых настройках. Если цифры различаются — ищите разницу в настройках отборов.
Для среднесписочной численности контрольный ориентир — она не может существенно превышать списочную и обычно немного меньше или равна ей при стабильном штате. Резкие скачки между месяцами без массовых приёмов или увольнений — признак ошибки в данных.
Как проверить результат
Совпадает с поимённым списком действующих сотрудников
В отчёте есть уволенные или нет фактически работающих
Близка к списочной при стабильном штате
Сильно выше списочной или скачет без причин
Показатели совпадают при одинаковых отборах
Расхождение — проверяйте настройки и документы
Все приёмы и увольнения проведены
Есть непроведённые или отсутствующие документы
Частые вопросы о численности в 1С
Можно ли узнать численность на прошлую дату?
Да. В отчётах «Численность и текучесть кадров» и «Остатки и обороты» задайте нужный период в прошлом — программа пересчитает показатели по кадровым документам. Условие: документы за тот период не должны были изменяться задним числом, иначе цифры будут актуальными на момент изменений, а не историческими.
Почему в списке сотрудников одно число, а в отчёте другое?
Справочник «Сотрудники» показывает все созданные карточки, включая уволенных (если не включён фильтр). Отчёты считают по кадровым документам. Проверьте отбор в списке и наличие проведённых документов приёма и увольнения.
Входят ли совместители в среднесписочную численность?
Внешние совместители в среднесписочную численность не включаются и учитываются отдельно. Внутренние совместители учитываются как один человек по основному месту работы. В отчётах ЗУП состав учёта регулируется настройками.
Как посчитать численность по конкретному подразделению?
В отчёте «Численность и текучесть кадров» откройте настройки и добавьте отбор по подразделению либо группировку по подразделениям — получите численность по каждому из них отдельно.
Что делать, если среднесписочная считается неверно?
Проверьте графики работы сотрудников с неполным временем, отсутствия (отпуска по беременности и уходу за ребёнком должны быть оформлены кадровыми документами) и полноту кадровых документов. Чаще всего ошибка связана с неоформленными отсутствиями или неверным видом занятости.
Можно ли выгрузить численность в Excel?
Да, любой табличный отчёт в 1С сохраняется через «Файл — Сохранить» или кнопку сохранения в формате Excel. Удобно для дальнейшей обработки, сводных таблиц и передачи данных в другие службы.
Что важно запомнить
Численность в 1С определяется кадровыми документами: в ЗУП используйте «Численность и текучесть кадров» и «Остатки и обороты», в Бухгалтерии — список сотрудников и «Штатные сотрудники». Различайте списочную и среднесписочную численность, проверяйте настройки по совместителям и перед отчётностью сверяйте данные с поимённым списком.