Другое · 10 мин
Как уволить сотрудника по собственному желанию в 1С
Пошаговая инструкция по увольнению сотрудника по собственному желанию в 1С:ЗУП: приказ, расчёт компенсации, выплата, отчёты и типичные ошибки кадровика.
Увольнение по собственному желанию — самая частая кадровая операция в 1С:ЗУП, и при этом одна из самых чувствительных к ошибкам. Неверная дата увольнения, незакрытый отпуск или пропущенный расчёт компенсации приводят к искажению зарплаты, отчётности и персональных данных сотрудника. Программа автоматизирует большую часть действий, но контролировать каждый этап приходится пользователю.
Инструкция ниже ориентирована на конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом» (редакция 3.1) с типовыми настройками. В других конфигурациях — например, в «1С:Бухгалтерии» с модулем зарплаты — логика та же, но расположение документов отличается. Перед началом убедитесь, что у вас есть права на кадровые документы и расчёт зарплаты, а период расчёта зарплаты за нужный месяц ещё не закрыт.
Подготовка: что проверить до оформления приказа
До создания документа увольнения убедитесь, что по сотруднику нет «висящих» данных, которые исказят расчёт. Проверьте, что все отсутствия (больничные, отпуска, командировки) введены и рассчитаны, а начисления за месяц увольнения будут учтены. Если сотрудник увольняется в середине месяца, программа рассчитает зарплату за фактически отработанное время при окончательном расчёте.
Второй важный момент — остаток отпуска. Откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и посмотрите остатки отпусков: программа покажет, сколько дней компенсации положено или, наоборот, сколько дней отпуска использовано авансом и подлежит удержанию. Если остаток выглядит неверно, разберитесь с ним до увольнения — после проведения документа исправлять сложнее.
Карточка сотрудника → ссылка «Остатки отпусков»
Все документы отсутствий проведены и рассчитаны
Совпадает с заявлением сотрудника
Доступны документы «Увольнение» и «Ведомость»
Создание документа «Увольнение»
Перейдите в раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» и нажмите «Создать» → «Увольнение». Если увольняется один сотрудник, выберите простое «Увольнение»; для группового оформления существует «Увольнение списком», но при увольнении по собственному желанию чаще работают с отдельным документом — так проще контролировать расчёт.
В документе укажите организацию, сотрудника и дату увольнения. Дата увольнения — это последний рабочий день сотрудника, именно с неё программа прекращает начисление зарплаты и формирует стаж. Основание увольнения выберите из справочника: для увольнения по собственному желанию это пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ. Проверьте формулировку — она попадёт в печатную форму приказа и в сведения о трудовой деятельности.
- 1Откройте «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Создать» → «Увольнение»
- 2Укажите организацию, сотрудника и дату увольнения (последний рабочий день)
- 3Выберите основание: п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (собственное желание)
- 4Проверьте автоматически рассчитанные начисления и компенсацию отпуска
- 5Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-8 или самостоятельной форме
Расчёт компенсации и окончательного расчёта
Документ «Увольнение» в ЗУП 3.1 — это одновременно кадровый и расчётный документ. На вкладке с начислениями программа автоматически показывает зарплату за отработанные дни месяца, компенсацию за неиспользованный отпуск и, при необходимости, удержание за отпуск, использованный авансом. Все суммы можно развернуть и проверить по кнопке с расшифровкой расчёта.
Компенсация рассчитывается исходя из среднего заработка за последние 12 календарных месяцев. Если сотрудник отработал меньше, берётся фактический период. При сомнениях в сумме откройте детализацию среднего заработка прямо из документа — там видно, какие начисления и дни вошли в расчёт, и можно вручную скорректировать период при особых ситуациях.
НДФЛ и взносы с компенсации рассчитываются в том же документе. Обратите внимание: компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме — программа сделает это автоматически, но сверить итоговые суммы стоит всегда.
Выплата при увольнении
После проведения документа «Увольнение» создайте ведомость на выплату: раздел «Выплаты» → «Все ведомости» → «Создать». Удобнее всего воспользоваться кнопкой «Выплатить» прямо из документа увольнения — тогда программа сама сформирует ведомость с нужной суммой и характером выплаты «Увольнение».
По Трудовому кодексу все суммы должны быть выплачены в день увольнения. Дата ведомости влияет на отчётность по НДФЛ (дата фактического получения дохода), поэтому ставьте реальную дату выплаты, а не дату формирования документа. Если выплата идёт через банк, проверьте, что в обмен с банком ушла корректная сумма.
Печать приказа и сведения о трудовой деятельности
Из документа «Увольнение» доступна печать приказа по унифицированной форме Т-8 или по форме, утверждённой в организации. Проверьте в печатной форме дату приказа, дату увольнения и формулировку основания — именно эти данные увидит сотрудник и проверяющие органы.
При увольнении программа автоматически формирует сведения о трудовой деятельности (форма СЗВ-ТД или её актуальный аналог) для передачи в фонд. Проверьте, что мероприятие «Увольнение» появилось в подготовке данных для отчётности: раздел «Отчетность, справки» → соответствующий отчёт. Срок подачи сведений ограничен, поэтому не откладывайте формирование.
Также сотруднику выдаются справки о заработке и страховых взносах, выписки из отчётов. Большинство из них формируется из раздела «Отчетность, справки» → «Исходящие документы» по сотруднику.
Проверка результата и типичные ошибки
После всех действий сверьте итоги через отчёты. Откройте «Расчётный листок» сотрудника за месяц увольнения: там должны быть зарплата за отработанное время, компенсация отпуска, НДФЛ и итог к выплате, совпадающий с ведомостью. Затем проверьте «Полное свод начислений, удержаний и выплат» — сальдо по сотруднику после выплаты должно быть нулевым.
Как проверить результат
Равно нулю после выплаты
Остаток долга за организацией или сотрудником
Зарплата, компенсация, НДФЛ, итог совпадает с ведомостью
Пропущена компенсация или двойное начисление
Дата увольнения = последний рабочий день
Период работы оборван раньше или позже
Мероприятие «Увольнение» включено в отчёт
Сотрудник отсутствует в подготовленных данных
Особые сценарии увольнения
Увольнение в последний день месяца
Если последний рабочий день приходится на конец месяца, решите, где удобнее считать: в документе «Увольнение» или в общем документе «Начисление зарплаты и взносов». Типовая практика — рассчитывать всё в «Увольнении», а в общем начислении месяца сотрудник уже не участвует.
Увольнение внешнего совместителя
Для совместителя порядок тот же, но проверьте, что выбран правильный сотрудник (у одного физлица может быть несколько сотрудников в базе). Компенсация отпуска считается по каждому месту работы отдельно.
Отмена ошибочного увольнения
Если документ проведён ошибочно, не удаляйте его в закрытом периоде. В открытом периоде документ можно распровести и пометить на удаление; в закрытом — создайте сторнирующие кадровые документы и скорректируйте расчёт. При сомнениях сделайте копию базы и отработайте сценарий на ней.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Увольнение по собственному желанию в 1С:ЗУП делается одним документом «Увольнение», который сам считает зарплату, компенсацию отпуска, НДФЛ и взносы. Ключевые точки контроля: дата увольнения, остаток отпуска, совпадение суммы ведомости с расчётом и своевременная отправка сведений о трудовой деятельности. Проверяйте результат отчётами до закрытия месяца.
Частые вопросы
Можно ли уволить сотрудника, если месяц уже закрыт и зарплата выплачена?
Технически можно, но придётся отменить закрытие месяца, ввести увольнение и пересчитать период. Если увольнение относится к уже сданному в отчётность периоду, потребуются уточнённые расчёты. По возможности оформляйте увольнение до закрытия месяца.
Что делать, если компенсация отпуска рассчиталась с минусом?
Отрицательная компенсация означает, что сотрудник использовал отпуск авансом. Программа автоматически оформит удержание за неотработанные дни отпуска. Проверьте остаток отпуска в карточке сотрудника и сумму удержания — она ограничена размером окончательного расчёта.
Нужен ли отдельный документ для расчёта НДФЛ при увольнении?
Нет, в 1С:ЗУП 3.1 НДФЛ и страховые взносы рассчитываются прямо в документе «Увольнение». Отдельные документы понадобятся только для операций, не связанных с расчётом, — например, для возврата НДФЛ.
Как распечатать приказ по форме Т-8?
Откройте проведённый документ «Увольнение» и нажмите кнопку «Печать» — в списке будет приказ о прекращении трудового договора (форма Т-8) и, при наличии в конфигурации, форма, утверждённая организацией. Дату и номер приказа программа подставит из документа.
Сотрудник передумал увольняться, а документ уже проведён. Что делать?
Если период открыт, распроведите и пометьте документ «Увольнение» на удаление, затем удалите связанные ведомости, если они не оплачены. Если выплата уже прошла или период закрыт, потребуется корректировка: отмена увольнения отдельным кадровым решением и сторнирование выплат.
Где посмотреть, все ли суммы выплачены уволенному сотруднику?
Используйте отчёт «Полное свод начислений, удержаний и выплат» (раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате») с отбором по сотруднику. Нулевое сальдо на конец периода означает, что расчёты закрыты полностью.