Как уволить сотрудника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком, в 1С

Увольнение сотрудника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком, — нестандартная кадровая операция, но в 1С:ЗУП она выполняется штатными документами, если соблюдать правильную последовательность. Главная сложность в том, что на дату увольнения у сотрудника действует отпуск, начисляется пособие, а в программе могут быть оформлены связанные документы: отпуск по уходу, отпуск без сохранения, работа на условиях неполного времени.

По законодательству уволить такого сотрудника по инициативе работодателя в общем случае нельзя, но допустимы увольнение по собственному желанию, по соглашению сторон, в связи с ликвидацией организации или истечением срочного трудового договора. В программе это влияет на выбор основания увольнения, но не на саму технику оформления.

Типовая ошибка — просто создать документ «Увольнение» и не закрыть отпуск по уходу. В результате пособие продолжает начисляться, отчеты в СФР формируются с ошибками, а стажевые периоды отражаются некорректно. Ниже разобран полный порядок действий с проверкой результата.

Когда увольнение в отпуске по уходу допустимо

Прежде чем оформлять что-либо в программе, убедитесь, что основание увольнения законно. Расторжение договора по инициативе работодателя с работником, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им полутора или трех лет, как правило, запрещено. Исключение — ликвидация организации либо прекращение деятельности индивидуального предпринимателя.

Без ограничений оформляются: увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ), по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ), в связи с истечением срочного трудового договора, а также перевод к другому работодателю. Именно основание выбирается в документе «Увольнение» и влияет на формулировку в приказе и трудовой книжке (сведениях о трудовой деятельности).

Подготовка: что проверить в программе до увольнения

Откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и проверьте текущее состояние. В типовой ситуации там будет отражено состояние «Отпуск по уходу за ребенком». Заодно выясните, какими документами оформлен отпуск: стандартно это «Отпуск по уходу за ребенком», но встречаются цепочки документов-исправлений.

Дополнительно проверьте:

• нет ли у сотрудника оформленной работы на условиях неполного рабочего времени во время отпуска по уходу — тогда в программе есть кадровый перевод, который тоже нужно учесть;
• не оформлен ли отпуск без сохранения зарплаты поверх отпуска по уходу;
• есть ли незакрытые начисления: остатки отпусков, премии, материальная помощь, задолженность перед сотрудником или сотрудником перед организацией;
• подавались ли сведения в СФР (бывший ПФР/ФСС) о нахождении в отпуске — при увольнении потребуется подать сведения о прекращении.

Шаг 1. Прекращаем отпуск по уходу за ребенком

Отпуск по уходу прекращается автоматически датой увольнения, если документ увольнения введен корректно, однако надежнее явно закрыть отпуск отдельным документом — это исключает ошибки в расчете пособия и в отчетности. В 1С:ЗУП 3.1 для этого используется документ «Изменение условий отпуска по уходу за ребенком» (раздел «Кадры» → «Отпуска по уходу за ребенком» → ссылка «Изменение условий…») либо «Возврат из отпуска по уходу за ребенком» — состав документов зависит от версии конфигурации.

В документе укажите сотрудника и дату прекращения отпуска — как правило, день увольнения или день, предшествующий ему, в зависимости от методологии вашей версии программы. Снимите флажки начисления пособий, если они устанавливаются в этом документе. Проведите документ.

Если сотрудник работал на условиях неполного времени во время отпуска, отдельного «возврата» может не потребоваться — достаточно увольнения, но проверьте, что после проведения всех документов состояние сотрудника сменилось на «Уволен».

1. 1
   Проверьте основание увольнения и получите заявление или соглашение сторон
2. 2
   Откройте карточку сотрудника и зафиксируйте действующие отпуска и начисления
3. 3
   Оформите прекращение отпуска по уходу документом изменения условий или возврата из отпуска датой увольнения
4. 4
   Создайте документ «Увольнение», укажите дату, основание и статью ТК РФ
5. 5
   Проверьте начисления при увольнении: компенсацию за неиспользованный отпуск, долги
6. 6
   Проведите документы и сформируйте приказ по форме Т-8
7. 7
   Проверьте расчетный листок и состояние сотрудника, подайте сведения в СФР

Шаг 2. Оформляем документ «Увольнение»

Перейдите в раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение». Укажите организацию, сотрудника и дату увольнения. Дата увольнения — последний день действия трудового договора; при увольнении по собственному желанию она определяется заявлением с учетом срока предупреждения, если он не отменен соглашением сторон.

В поле основания выберите соответствующую статью ТК РФ. От основания зависит текст приказа и запись в сведениях о трудовой деятельности (ЭТК). Если увольнение по соглашению сторон — укажите реквизиты соглашения, если предусмотрено формой документа.

На вкладке начислений программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск, если у сотрудника есть остаток. Обратите внимание: период отпуска по уходу за ребенком не включается в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, поэтому программа должна корректно исключить его из расчета — проверьте остаток отпуска вручную через отчет «Остатки отпусков».

Выплаты при увольнении: что должно начислиться

При увольнении сотруднику положены: заработная плата за отработанное время (если он работал на условиях неполного времени), компенсация за неиспользованный отпуск за периоды до отпуска по уходу, а также пособие по уходу за ребенком за дни месяца увольнения пропорционально — до даты прекращения отпуска.

Компенсацию за отпуск программа считает из среднего заработка. Поскольку в расчетном периоде у сотрудника, скорее всего, нет фактически начисленной зарплаты (весь период — отпуск по уходу), средний заработок определяется по правилам для таких случаев: из ранее отработанных периодов или из оклада. Проверьте расчет через кнопку печати расчета среднего заработка в документе увольнения.

НДФЛ и взносы с компенсации начисляются в общем порядке. Выходное пособие при ликвидации организации также рассчитывается в документе увольнения — укажите количество дней/месяцев пособия, если применимо.

Проверка результата и отчетность

После проведения документов выполните контрольные проверки. Откройте карточку сотрудника: состояние должно быть «Уволен», действующих отпусков и отсутствий нет. Сформируйте расчетный листок за месяц увольнения: в нем не должно быть начисления пособия за полный месяц, только пропорциональная часть при необходимости.

Не забудьте про отчетность: подайте в СФР сведения о кадровых событиях (увольнение) в установленный срок, а также прекращение отпуска по уходу, если сведения подавались отдельно. Сформируйте приказ по форме Т-8 и выдайте сотруднику причитающиеся документы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состояние в карточке сотрудника

Норма

Указано «Уволен» с датой увольнения

Тревожный признак

Осталось «Отпуск по уходу за ребенком» — отпуск не закрыт

Расчетный листок за месяц увольнения

Норма

Пособие начислено только до даты прекращения отпуска

Тревожный признак

Пособие начислено за полный месяц или после даты увольнения

Остаток отпуска

Норма

Компенсация рассчитана без учета периода отпуска по уходу

Тревожный признак

В стаж для отпуска включен период ухода за ребенком

Отчеты в СФР

Норма

Сведения об увольнении и прекращении отпуска сформированы без ошибок

Тревожный признак

Сотрудник числится в отпуске в отчетных данных

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — увольнение без прекращения отпуска. Пособие продолжает планироваться в начислениях, а отчетность расходится с фактом. Вторая ошибка — неверная дата: отпуск закрыт раньше или позже даты увольнения, из-за чего пособие считается непропорционально или документы конфликтуют.

Третья группа ошибок — расчетные: не проверен остаток отпуска, из-за чего компенсация завышена (в стаж ошибочно включен период ухода) или занижена. Четвертая — забытые сведения в СФР: увольнение без подачи кадровых сведений ведет к штрафным рискам и проблемам сотрудника с подтверждением стажа.

FAQ

Можно ли уволить сотрудника в отпуске по уходу по инициативе работодателя?

В общем случае нет. Исключение — ликвидация организации или прекращение деятельности ИП. Во всех остальных ситуациях допустимы собственное желание сотрудника, соглашение сторон или истечение срочного договора.

Нужно ли сотруднику выходить из отпуска перед увольнением?

Нет, фактический выход на работу не требуется. В 1С отпуск прекращается документально — датой увольнения или отдельным документом изменения условий отпуска, без реального выхода сотрудника.

Как считается компенсация отпуска, если сотрудник несколько лет был в отпуске по уходу?

Период отпуска по уходу за ребенком не входит в стаж для ежегодного отпуска, поэтому компенсация рассчитывается за периоды до его начала. Средний заработок при отсутствии начислений в расчетном периоде определяется по более ранним периодам или по окладу — проверьте расчет в документе увольнения.

Что делать, если пособие продолжает начисляться после увольнения?

Проверьте, что отпуск по уходу прекращен документом с датой не позднее даты увольнения и что документ увольнения проведен. Если начисление осталось в плановых, отмените его документом прекращения отпуска и пересчитайте месяц.

Нужно ли подавать сведения в СФР при таком увольнении?

Да. Подаются сведения о кадровом событии (увольнении) в установленный срок, а также сведения о прекращении отпуска по уходу, если его начало ранее отражалось в отчетности. Проверьте комплект исходящих сведений после проведения документов.

Сотрудник работал неполный день во время отпуска по уходу — что-то меняется?

Порядок тот же, но проверьте кадровый перевод на неполное время: увольнение оформляется с текущей должности, а зарплата за отработанные дни месяца увольнения включается в окончательный расчет вместе с компенсацией отпуска.