Как утвердить новое штатное расписание в 1С

Утверждение нового штатного расписания в 1С — это не просто создание документа, а цепочка действий: настройка учётной политики, ввод позиций, назначение начислений и фиксация приказа руководителя. Если пропустить один из шагов, кадровые документы начнут ссылаться на неактуальные данные, а расчёт зарплаты может пойти с ошибками.

Дальнейшая инструкция ориентирована на 1С:Зарплату и управление персоналом (ред. 3.1) — именно там штатное расписание ведётся в полном объёме. В 1С:Бухгалтерии возможности ограничены, поэтому отдельно разберём, что делать, если у вас именно она.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права кадровика или полные права, а в базе корректно заполнены организация, подразделения и должности. Без этого документ штатного расписания просто не удастся заполнить.

Проверьте, включено ли ведение штатного расписания

Документы штатного расписания доступны только при включённой соответствующей настройке. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» (или «Настройка» → «Кадровый учёт» в зависимости от версии) и найдите блок «Штатное расписание». Установите флажок «Ведется штатное расписание».

Рядом обычно находятся связанные опции: «Ведется история изменений штатного расписания» и «Используется вилка ставок». Историю изменений рекомендуется включать сразу — без неё каждое изменение перезаписывает данные, и восстановить, какая позиция действовала на прошлую дату, будет невозможно.

Если флажок истории включить после того, как штатное расписание уже велось, программа предложит выполнить начальное заполнение. Это штатная процедура, но перед ней стоит сделать резервную копию базы.

Подготовьте справочники: подразделения, должности, начисления

Каждая строка штатного расписания — это связка «подразделение + должность». Поэтому сначала проверьте, что все нужные подразделения созданы в справочнике «Подразделения», а должности — в справочнике «Должности». Дубли и устаревшие элементы лучше пометить на удаление до утверждения расписания, а не после.

Для каждой позиции потребуется указать начисления (оклад, надбавки, доплаты). Если нужного начисления нет в плане видов расчёта, создайте его заранее через «Настройка» → «Начисления». У начисления должен быть корректный способ расчёта и назначение — иначе при расчёте зарплаты оно будет работать неправильно.

Полезно заранее выгрузить действующее расписание в печатную форму и сверить с реальным положением дел: какие позиции заняты, какие вакантны, какие ставки фактически используются. Это сократит количество правок после утверждения.

Создайте документ утверждения штатного расписания

Если штатное расписание вводится впервые, используйте документ «Штатное расписание» (раздел «Кадры» → «Штатное расписание» → кнопка «Создать» или ссылка «Утвердить штатное расписание»). Если расписание уже действует и нужно утвердить новую редакцию, создавайте документ «Изменение штатного расписания».

В шапке документа укажите организацию, дату документа и месяц, с которого изменения вступают в силу. Дата вступления в силу критична: все кадровые документы с более ранней датой будут ссылаться на старую редакцию, с более поздней — на новую.

Поля «Номер приказа» и «Дата утверждения» заполните по бумажному приказу руководителя. Эти реквизиты попадают в печатную форму Т-3 и в отчёты, поэтому они должны совпадать с реальным приказом.

1. 1
   Включите ведение штатного расписания и истории изменений в настройках организации
2. 2
   Проверьте справочники подразделений, должностей и начислений
3. 3
   Создайте документ «Изменение штатного расписания» из раздела «Кадры»
4. 4
   Укажите организацию, дату вступления в силу, номер и дату приказа
5. 5
   Заполните табличную часть позициями: подразделение, должность, количество ставок, начисления
6. 6
   Проведите документ и сформируйте отчёт «Штатное расписание» для проверки

Заполните позиции штатного расписания

В табличной части добавьте строки по каждой позиции. Для каждой строки укажите подразделение, должность, количество ставок (можно дробное, например 0,5) и график работы, если он отличается от общего. Во вкладке с начислениями задайте оклад или тарифную ставку и постоянные надбавки с размерами.

Если позиция уже существует и меняется только оклад или количество ставок, не создавайте новую строку — откройте существующую позицию в документе изменения и скорректируйте значения. Создание дубля позиции приведёт к тому, что в списке появятся две одинаковые строки, и кадровые документы начнут путаться.

Для закрываемых позиций используйте действие «Закрыть позицию» в документе изменения. Закрытая позиция перестаёт быть доступной для приёмов и переводов с даты вступления изменений в силу, но история по ней сохраняется.

Если используется вилка ставок

При включённой опции «вилка ставок» в позиции вместо одного размера оклада задаются минимальное и максимальное значения. Конкретный оклад сотруднику тогда назначается в кадровом документе приёма или перевода. Это удобно для коммерческих организаций, но усложняет контроль фонда оплаты труда — отчёты будут показывать диапазон, а не точную сумму.

Если применяется индексация

Массовое повышение окладов оформляйте не ручной правкой каждой строки, а документом «Изменение штатного расписания» с механизмом индексации или специализированным документом «Изменение плановых начислений», в зависимости от задачи. Индексация штатного расписания сама по себе не меняет начисления уже принятым сотрудникам — для них может потребоваться отдельный документ изменения оплаты труда.

Проведите документ и проверьте результат

После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Если программа выдала ошибки проверки заполнения — чаще всего это незаполненное начисление, нулевое количество ставок или отсутствующий график работы — исправьте указанные строки и проведите снова.

Сформируйте печатную форму: в документе доступна унифицированная форма Т-3. Сверьте её с приказом руководителя: даты, номера, список позиций и суммы должны совпадать. Расхождения между бумажным приказом и данными программы — типичный источник проблем при проверках.

Затем откройте отчёт «Штатное расписание» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты») на дату вступления изменений в силу и проверьте, что новые позиции видны, закрытые — не отображаются как действующие, а размеры начислений корректны.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатное расписание» на дату вступления в силу

Норма

Новые позиции отображаются с верными ставками и начислениями

Тревожный признак

Позиции дублируются, отсутствуют или показывают старые оклады

Создание пробного приёма на работу

Норма

Новая позиция доступна для выбора в кадровом документе

Тревожный признак

Позиция не выбирается или выбирается старая редакция

Печатная форма Т-3

Норма

Номер и дата приказа совпадают с бумажным документом

Тревожный признак

Реквизиты пустые или отличаются от приказа

Особенности для 1С:Бухгалтерии и частые ошибки

В 1С:Бухгалтерии 8 полноценного документооборота штатного расписания нет: доступен лишь справочник «Штатное расписание» (раздел «Зарплата и кадры»), где можно вести список позиций для подстановки в кадровые документы. История изменений, вилка ставок и контроль расстановки там не поддерживаются. Если организации нужен полноценный кадровый учёт, потребуется 1С:ЗУП.

Наиболее частые ошибки при утверждении: утверждение задним числом без анализа уже проведённых кадровых документов, создание дублей позиций вместо изменения существующих, забытой заполнение реквизитов приказа и несогласованные изменения окладов — когда расписание обновили, а начисления сотрудникам нет.

Частые вопросы

Можно ли утвердить штатное расписание задним числом?

Технически документ проведётся с любой датой, но если на этот период уже есть кадровые документы, они могут ссылаться на другую редакцию. Перед ретроспективным утверждением проверьте приёмы и переводы за затрагиваемый период и при необходимости перепроведите их. Безопаснее утверждать расписание текущей или будущей датой.

Чем «Изменение штатного расписания» отличается от «Изменения плановых начислений»?

Первый документ меняет структуру и условия самого расписания: позиции, ставки, оклады в штатке. Второй меняет плановые начисления конкретных сотрудников. Для полной индексации обычно нужны оба документа на одну дату.

Как закрыть позицию, если по ней есть работающие сотрудники?

Сначала оформите переводы или увольнения сотрудников, занимающих позицию. Программа позволит закрыть занятую позицию, но это приведёт к расхождению штатной расстановки — контрольные отчёты покажут превышение штата.

Почему новая позиция не видна в документе приёма на работу?

Чаще всего документ утверждения не проведён, либо дата приёма раньше даты вступления изменений в силу. Проверьте также, что позиция не закрыта и относится к той же организации, что и приём.

Нужно ли заново утверждать всё расписание при изменении одной позиции?

Нет. Документ «Изменение штатного расписания» может содержать только изменяемые строки. Остальные позиции продолжают действовать в прежней редакции, а отчёт на дату покажет актуальное состояние с учётом всех изменений.

Как распечатать действующее штатное расписание на произвольную дату?

Используйте отчёт «Штатное расписание» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты»: установите нужную дату в параметрах, и отчёт покажет редакцию, действовавшую на этот момент, если включена история изменений.