Как в 1С начислить доход не сотруднику

Начислить доход человеку, который не состоит в штате организации, — типовая задача в 1С. Речь идет о выплатах по договорам гражданско-правового характера (ГПХ), дивидендах учредителям, призах и подарках физическим лицам, авторских вознаграждениях, выплатах самозанятым и бывшим работникам после увольнения. В каждом случае программа требует правильно завести физическое лицо, выбрать подходящий вид начисления и корректно настроить налогообложение.

Главная сложность — не в самом проведении документа, а в выборе правильного инструмента. От того, как оформлено начисление, зависят расчет НДФЛ, страховых взносов, попадание суммы в отчетность 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения. Ошибка в настройке вида начисления приводит к искажению отчетности и доначислениям при проверке.

Ниже разобраны основные сценарии для двух конфигураций: 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия. Порядок действий отличается, поэтому сначала определите, в какой программе ведется расчет.

Определите статус получателя дохода

Прежде чем заводить документ, ответьте на три вопроса: кто получает доход, на каком основании и облагается ли выплата взносами. От ответов зависит выбор документа и настроек.

Типовые варианты получателей:

• подрядчик или исполнитель по договору ГПХ — облагается НДФЛ и взносами на ОПС и ОМС, но не на ВНиМ и травматизм (если иное не прописано в договоре);
• учредитель-физлицо, получающий дивиденды, — только НДФЛ по повышенной ставке для дивидендов, взносов нет;
• самозанятый (плательщик НПД) — организация не удерживает ни налог, ни взносы, важно только получить чек;
• бывший сотрудник, которому выплачивают премию или матпомощь после увольнения;
• стороннее физлицо, получившее приз, подарок или выигрыш в рекламной акции.

Для каждого физлица в программе должен быть заведен элемент справочника «Физические лица» с ФИО, ИНН (если известен), датой рождения и данными документа. Без карточки физлица доход не попадет в регистры НДФЛ и отчетность.

Маршрут решения

Как выбрать способ начисления

Выплата за работы или услуги по договору ГПХИспользуйте документ по договору подряда с начислением, облагаемым НДФЛ и взносами на ОПС и ОМС

Выплата дивидендов учредителюИспользуйте документ «Дивиденды» (ЗУП) или «Начисление дивидендов» (Бухгалтерия), взносы не начисляются

Получатель — самозанятый с чеком из «Мой налог»Отразите только расчеты через бухгалтерский документ, зарплатные регистры не используйте

Подарок, приз или матпомощь стороннему лицуСоздайте прочее начисление с кодом дохода НДФЛ 2720 или 2740 и признаком «не является объектом взносов»

Начисление по договору ГПХ в 1С:ЗУП

Стандартный путь для подрядчиков в ЗУП — документы раздела «Зарплата» или «Кадры»: «Договор подряда», «Договор (услуги)», «Акт приема-передачи выполненных работ (услуг)». Если этих документов нет в интерфейсе, включите в настройках состава начислений и удержаний (раздел «Настройка» — «Расчет зарплаты») флажок «Договоры ГПХ».

Порядок работы следующий. Сначала заведите физлицо в справочнике «Физические лица» и при необходимости сотрудника с видом договора «Договор ГПХ» — в ЗУП подрядчиков часто оформляют как сотрудников особого вида, чтобы они попадали в персонифицированную отчетность. Затем создайте документ «Договор подряда»: укажите период действия договора, сумму и вид расчета.

Вид расчета для ГПХ должен иметь назначение «Оплата по договору ГПХ» (или аналогичное), код дохода НДФЛ — как правило, 2010 (выплаты по договорам ГПХ, кроме авторских), а в настройках взносов — обложение ОПС и ОМС без ВНиМ. Проверьте эти параметры в справочнике «Начисления» до проведения документа.

НДФЛ и взносы по договорам ГПХ рассчитываются либо сразу в документе договора, либо в общем документе «Начисление зарплаты и взносов» за месяц — это зависит от настроек учетной политики и релиза конфигурации. После расчета сверьте суммы: налог должен попасть в регистр по НДФЛ, а взносы — в расчет по страховым взносам.

1. 1
   Включите договоры ГПХ в настройках расчета зарплаты
2. 2
   Заведите физическое лицо и при необходимости сотрудника с договором ГПХ
3. 3
   Создайте документ «Договор подряда» или «Договор (услуги)», укажите сумму и период
4. 4
   Проверьте вид расчета: код дохода НДФЛ 2010, взносы ОПС и ОМС
5. 5
   Рассчитайте НДФЛ и взносы в документе или в «Начислении зарплаты и взносов»
6. 6
   Проверьте попадание сумм в регистры и в отчетность 6-НДФЛ и РСВ

Дивиденды учредителю

Дивиденды — особый вид дохода: они не облагаются страховыми взносами, а НДФЛ считается по ставке для дивидендов с кодом дохода 1010. В ЗУП для этого есть отдельный документ «Дивиденды» (раздел «Зарплата» или «Налоги и взносы» в зависимости от релиза). В нем указывают получателя-физлицо, сумму и дату выплаты — от даты зависит период отражения в 6-НДФЛ.

В 1С:Бухгалтерии используется документ «Начисление дивидендов» (раздел «Зарплата и кадры» или «Операции»). Он формирует проводки по дебету счета 84 и кредиту счетов 75.02 или 70 (если учредитель — сотрудник), а также регистрирует НДФЛ. Выплата оформляется отдельно — через списание с расчетного счета или выдачу из кассы.

Частая ошибка — начислять дивиденды как обычную премию через зарплатные документы. В этом случае на сумму начислятся взносы, а код дохода в отчетности будет неверным, что гарантированно вызовет вопросы налоговой.

Призы, подарки и матпомощь сторонним лицам

Если организация вручает приз победителю акции, подарок партнеру-физлицу или выплачивает материальную помощь бывшему работнику, в ЗУП используют документы группы «Прочие доходы» — например, «Прочие доходы физлиц» или «Премия» с ручной настройкой, в зависимости от версии программы. В Бухгалтерии такие выплаты оформляют операцией с ручным отражением в регистрах НДФЛ.

Ключевой момент — правильный код дохода. Для подарков и призов применяют код 2720 (стоимость подарков) с вычетом в пределах необлагаемого лимита или 2740 (выигрыши в рекламных акциях). Материальная помощь бывшим сотрудникам отражается кодом 2760 с учетом необлагаемого лимита. Точные коды и лимиты сверяйте с актуальными справочниками кодов доходов в самой программе — они обновляются вместе с релизами.

Взносами такие выплаты обычно не облагаются, если человек не связан с организацией трудовым или гражданско-правовым договором. В настройках вида начисления должен стоять признак, исключающий сумму из базы по взносам.

Выплаты самозанятым и бывшим сотрудникам

Самозанятый (плательщик налога на профессиональный доход) сам платит свой налог, поэтому организация не начисляет ни НДФЛ, ни взносы. В 1С такие расчеты отражают только в бухгалтерском учете: документ «Поступление услуг» или ручная операция с проводкой по расчетам с контрагентом. Заводить самозанятого в зарплатные регистры не нужно — это распространенная ошибка, которая создает лишние обязанности налогового агента.

Обязательно проверяйте статус самозанятого на дату оплаты и сохраняйте чек из приложения «Мой налог». Если статус утрачен, а чек не выдан, выплата переквалифицируется в доход, с которого организация должна удержать НДФЛ.

Бывшим сотрудникам после увольнения премии и иные выплаты начисляют в ЗУП штатными документами — уволенный сотрудник остается в базе, и по нему можно создать разовое начисление. Главное — проверить, что взносы и НДФЛ рассчитаны по правилам, действующим на дату выплаты, и что доход попал в нужный период отчетности.

Проверка результата и отчетность

После проведения документов убедитесь, что доход корректно отразился в учете. Контрольные точки зависят от вида выплаты, но общий принцип один: сумма должна попасть в регистры НДФЛ с правильным кодом дохода, в базу по взносам (если облагается) и в соответствующие отчеты.

Проверочные действия:

• сформируйте справку о доходах физлица (2-НДФЛ в разрезе сотрудника) — доход должен быть виден с нужным кодом;
• проверьте 6-НДФЛ: выплата отражается в периоде фактической выплаты, а не начисления;
• для договоров ГПХ убедитесь, что сумма вошла в РСВ (подразделы по взносам на ОПС и ОМС) и в персонифицированные сведения;
• для дивидендов проверьте, что суммы не попали в РСВ, но отражены в 6-НДФЛ с кодом 1010;
• сверьте проводки: начисление, удержание НДФЛ и задолженность перед получателем.

Контрольные точки

Как проверить результат

Справка о доходах физлица

Норма

Доход виден с правильным кодом

Тревожный признак

Дохода нет или код неверный — проверьте вид начисления

РСВ по договору ГПХ

Норма

Сумма в базе ОПС и ОМС, без ВНиМ

Тревожный признак

Взносы начислены полностью или не начислены вовсе

6-НДФЛ

Норма

Выплата в периоде фактической оплаты

Тревожный признак

Сумма попала не в тот квартал — проверьте дату выплаты в ведомости

Проводки по дивидендам

Норма

Дт 84 Кт 75.02 (70), НДФЛ на 68.01

Тревожный признак

Выплата прошла через 70 счет как зарплата с взносами

Часто задаваемые вопросы

Можно ли начислить доход физлицу, не заводя его как сотрудника?

Да. В ЗУП достаточно карточки в справочнике «Физические лица» — ее используют документы «Дивиденды» и «Прочие доходы». Для договоров ГПХ в ряде релизов удобнее завести сотрудника с видом договора ГПХ, чтобы лицо корректно попало в персонифицированную отчетность.

Нужно ли платить взносы с выплаты по договору ГПХ?

Да, на выплаты по договорам ГПХ начисляются взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование. Взносы на случай временной нетрудоспособности не начисляются, а взносы на травматизм — только если это прямо предусмотрено договором. Проверьте настройку вида начисления, чтобы база считалась правильно.

Как отразить выплату, если НДФЛ удержать не из чего?

Если доход выдан в натуральной форме (подарок, приз) и денежных выплат этому лицу не будет, налоговый агент сообщает о невозможности удержания через отчетность: сумма отражается в 6-НДФЛ с признаком неудержанного налога. Далее налог уплачивает само физлицо по уведомлению из инспекции.

В какой период попадает выплата в 6-НДФЛ?

Доход отражается в периоде фактической выплаты, а не начисления. Поэтому важно, чтобы ведомость на выплату (или документ выплаты дивидендов) имела корректную дату. Если начислили в одном квартале, а выплатили в другом, — в отчетность сумма попадет в квартале выплаты.

Чем отличается отражение самозанятого от подрядчика ГПХ?

Подрядчику ГПХ организация начисляет НДФЛ и взносы и отчитывается по нему как налоговый агент. Самозанятый платит налог сам, организация лишь отражает расчеты в бухучете и хранит чек из «Мой налог». Зарплатные регистры и отчетность по НДФЛ для самозанятого не используются.

Что делать, если нужного вида начисления нет в списке?

Создайте новый элемент в справочнике «Начисления»: укажите назначение выплаты, код дохода НДФЛ, категорию для взносов и способ отражения в бухучете. Перед использованием проверьте расчет на тестовой сумме и сверьте налог и взносы вручную.