Другое · 9 мин
Как в 1С установить сроки выплаты зарплаты и аванса
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП установить даты выплаты аванса и зарплаты, где меняются настройки, как проверить ведомости и исправить ошибки.
Сроки выплаты заработной платы в 1С:ЗУП (и в других конфигурациях с расчётом зарплаты) задаются в настройках учётной политики организации и напрямую влияют на даты ведомостей, сроки уплаты НДФЛ и страховых взносов, а также на контрольные проверки программы. Если даты не заданы или заданы неверно, программа не сможет корректно предлагать дату выплаты в документах «Ведомость…», а отчёты по НДФЛ могут формироваться с ошибками.
По Трудовому кодексу зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, а конкретные даты устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором. Окончательный расчёт должен быть выплачен не позднее 15 календарных дней после окончания периода, за который он начислен. Эти же даты и нужно отразить в программе.
Ниже разобрано, где именно в 1С:ЗУП 3.1 указываются даты аванса и расчёта, как изменить их для уже работающей базы, как программа использует эти сведения и какие ошибки встречаются чаще всего.
Где в 1С хранятся сроки выплаты зарплаты
В 1С:ЗУП 3.1 сведения о датах выплаты относятся к настройкам организации, а не к глобальным параметрам программы. Это значит, что для каждой организации в базе даты задаются отдельно — удобно, если в одной базе ведётся несколько юридических лиц с разными графиками выплат.
Путь к настройке: раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» (или «Организации» → открыть нужную карточку). В форме организации перейдите на вкладку «Учётная политика и другие настройки» и откройте ссылку «Выплата зарплаты» (в некоторых релизах — «Учётная политика» → блок про выплату зарплаты).
В открывшейся форме два ключевых поля: «Дата выплаты аванса» и «Дата выплаты зарплаты» — в каждом указывается число месяца. Например, аванс — 20-го числа текущего месяца, зарплата — 5-го числа следующего месяца.
Пошаговая установка дат аванса и зарплаты
Перед изменением убедитесь, что у вас есть права на редактирование настроек организации (обычно это роли «Настройка зарплаты» или полные права). Изменение дат не пересчитывает уже проведённые документы, но влияет на все новые ведомости.
- 1Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» и выберите нужную организацию.
- 2Перейдите на вкладку «Учётная политика и другие настройки» и откройте настройку «Выплата зарплаты».
- 3В поле «Дата выплаты аванса» укажите число месяца, например 20.
- 4В поле «Дата выплаты зарплаты» укажите число месяца окончательного расчёта, например 5.
- 5Запишите и закройте форму, затем создайте тестовую ведомость и проверьте, какую дату подставила программа.
После записи настроек программа будет автоматически предлагать эти даты в документах «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» и других формах выплаты. Дату в конкретной ведомости можно изменить вручную — настройка лишь задаёт значение по умолчанию.
Что делать, если день выплаты выпадает на выходной
По законодательству, если день выплаты совпадает с выходным или нерабочим праздничным днём, зарплату нужно выплатить накануне. 1С:ЗУП учитывает производственный календарь и в ряде случаев предлагает скорректированную дату, но автоматическая корректировка зависит от релиза и заполненности календаря. Проверяйте даты ведомостей в такие месяцы вручную — особенно в январе и мае.
Настройка характера выплаты: аванс, зарплата, межрасчётные выплаты
Помимо дат, в настройках выплаты зарплаты можно уточнить, как именно выплачивается аванс: фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за первую половину месяца. Этот параметр задаётся в настройках расчёта зарплаты (раздел «Настройка» → «Расчёт зарплаты») и влияет на документ «Начисление за первую половину месяца».
Если в организации аванс считается по фактически отработанному времени, включите соответствующий вариант расчёта — тогда сумма аванса будет формироваться документом начисления, а не произвольной суммой в ведомости. Это снижает риск переплаты и вопросов при проверках.
Межрасчётные выплаты (отпускные, премии, увольнения) датами из настройки не регулируются: для них действуют свои сроки. Например, отпускные выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отпуска, а расчёт при увольнении — в день увольнения. Программа подставляет эти даты из соответствующих документов-оснований.
Как изменить даты выплаты в уже работающей базе
Если организация меняет график выплат (например, переносит зарплату с 10-го на 5-е число), порядок действий в программе простой, но есть организационные предпосылки: сначала нужно оформить изменение в локальных нормативных актах — правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре, уведомив сотрудников в установленном порядке.
После этого даты меняются в той же форме «Выплата зарплаты» карточки организации. Новые значения начнут действовать для ведомостей, создаваемых после изменения. Уже проведённые ведомости перепроводить не нужно — они отражают фактические выплаты.
Проверка результата и контрольные точки
После настройки стоит убедиться, что программа использует новые даты корректно. Быстрее всего это сделать, создав тестовую ведомость за текущий период и посмотрев предложенную дату выплаты.
Как проверить результат
Подставляется дата из настройки организации
Подставляется старая дата или пустое значение — проверьте, что настройка записана
Даты заданы во всех организациях базы
В части организаций поля пустые — ведомости будут с незаполненной датой
Между авансом и расчётом не более половины месяца, расчёт не позднее 15 дней после конца периода
Интервал больше половины месяца — риск нарушения трудового законодательства
Календарь заполнен на текущий год
Календарь не заполнен — некорректный перенос дат с выходных
Дополнительно проверьте отчёт «Анализ НДФЛ» или «Расчётный листок» за период смены дат: дата получения дохода по зарплате — последний день месяца начисления, а дата удержания налога — день фактической выплаты. Смена графика выплат не должна ломать эту логику.
Типичные ошибки при установке сроков выплаты
Отдельная ситуация — переходный месяц, когда аванс выплачен по старому графику, а расчёт уже по новому. Такие месяцы разбирайте индивидуально: главное, чтобы интервал между выплатами не превышал половины месяца.
Перед массовым изменением настроек сделайте архивную копию базы или хотя бы зафиксируйте прежние значения дат. Это упростит разбор расхождений в отчётах по НДФЛ, если после смены графика появятся вопросы.
Особенности в других конфигурациях 1С
В «1С:Бухгалтерии 8» при включённом расчёте зарплаты дата выплаты вводится непосредственно в документах «Ведомость на выплату зарплаты» — отдельной настройки графика, как в ЗУП, там нет или она минимальна. Поэтому контроль соблюдения сроков ложится на бухгалтера.
В «1С:КАМИН: Зарплата» и отраслевых решениях логика похожа на ЗУП: даты задаются в параметрах организации или в учётной политике зарплатного учёта. Если вы работаете не в ЗУП, ищите настройку по ключевым словам «выплата зарплаты», «даты выплаты» в разделе настроек учёта.
Что важно запомнить
Сроки выплаты аванса и зарплаты в 1С:ЗУП задаются в карточке организации через настройку «Выплата зарплаты». Даты должны соответствовать локальным нормативным актам и требованиям ТК РФ. После изменения проверьте дату в тестовой ведомости и убедитесь, что настройка сделана для всех организаций базы.
Частые вопросы
Можно ли задать разные даты выплаты для разных подразделений?
Штатно в 1С:ЗУП даты выплаты задаются на уровне организации, а не подразделения. Если внутри одного юрлица нужны разные графики, дату придётся корректировать вручную в каждой ведомости. Юридически единые сроки в рамках организации обычно закрепляются в локальных актах.
Что будет, если не заполнить даты выплаты в настройках?
Программа не сможет автоматически подставить дату в ведомости — поле останется пустым, и его придётся заполнять вручную в каждом документе. Это повышает риск ошибок в датах фактической выплаты и, как следствие, в отчётности по НДФЛ.
Как отразить выплату зарплаты раньше срока, например перед праздниками?
Создайте ведомость вручную и укажите в ней фактическую дату выплаты. Настройку организации менять не нужно — она задаёт только значение по умолчанию. Досрочная выплата зарплаты законодательству не противоречит.
Влияет ли смена дат выплаты на расчёт НДФЛ?
Сама настройка не пересчитывает налог. НДФЛ удерживается при фактической выплате, поэтому важно, чтобы даты в ведомостях соответствовали реальным дням перечисления денег. При смене графика проверьте корректность дат удержания в отчётах по НДФЛ за переходный период.
Где посмотреть, все ли сотрудники получили выплату в срок?
Используйте отчёты раздела «Выплаты», например «Задолженность по зарплате» или анализ ведомостей. Сопоставьте даты проведённых ведомостей с установленным графиком: систематические задержки видны по отклонению фактических дат от плановых.
Нужно ли перепроводить старые ведомости после изменения дат в настройках?
Нет. Настройка действует только на новые документы. Старые ведомости отражают уже совершённые выплаты, и их трогать не нужно — перепроведение может исказить данные учёта и отчётность прошлых периодов.