Другое · 10 мин
Как в 1С удержать отпускные за неотработанные дни отпуска при увольнении
Как в 1С:ЗУП удержать отпускные за неотработанные дни отпуска при увольнении: настройки, расчёт, проверка НДФЛ и взносов, типичные ошибки и FAQ.
Если сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется, не отработав полный рабочий год, у работодателя возникает право удержать излишне выплаченные отпускные из расчёта при увольнении. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) эта операция выполняется автоматически в документе «Увольнение», но только при корректных данных об отпусках и правильных настройках удержаний. Ошибки здесь приводят к неверной сумме к выплате, искажённому НДФЛ и вопросам со стороны сотрудника или проверяющих.
Ключевой нюанс: удержание за неотработанные дни отпуска — это не «штраф», а сторнирование ранее начисленного дохода. В 1С оно отражается отдельным видом расчёта со знаком минус, уменьшает базу по НДФЛ и страховым взносам, а не создаёт «долг» сотрудника в обычном смысле. При этом законодательство ограничивает сумму таких удержаний и запрещает их в ряде случаев увольнения — программа эти ограничения полностью не контролирует, поэтому ответственность за проверку основания лежит на расчётчике.
Когда удержание допустимо, а когда запрещено
Право удержать отпускные возникает, когда сотрудник увольняется до окончания рабочего года, за который он уже полностью использовал ежегодный оплачиваемый отпуск. Пример: рабочий год сотрудника — с 1 февраля по 31 января, в июне он сходил в отпуск на 28 дней, а в сентябре увольняется. За фактически отработанное время ему положено меньше дней отпуска, чем он использовал, — разница и есть неотработанные дни.
Однако удержание не производится при увольнении по ряду оснований: сокращение штата, ликвидация организации, призыв на военную службу, признание сотрудника полностью нетрудоспособным, смерть работника, отказ от перевода по медицинским показаниям и некоторые другие случаи, перечисленные в статье 137 ТК РФ. Прежде чем оформлять удержание в программе, сверьте основание увольнения с этим перечнем.
Дополнительно действует ограничение по размеру: общая сумма удержаний при каждой выплате, как правило, не может превышать 20% от суммы, причитающейся сотруднику. Если задолженность больше, с сотрудником можно договориться о добровольном возврате в кассу или на расчётный счёт — принудительно взыскать разницу через суд на практике сложно.
Подготовка: что проверить в программе до расчёта
Корректность автоматического расчёта удержания полностью зависит от качества кадровых данных. Программа определяет количество неотработанных дней отпуска по остаткам, поэтому сначала убедитесь, что все фактические отпуска сотрудника введены документами «Отпуск», а не только отражены в приказах на бумаге.
Проверьте справку «Остатки отпусков» (Кадры → Остатки отпусков или отчёт из карточки сотрудника). Если остатки ведутся с даты приёма на работу и все отпуска проведены, программа покажет отрицательный остаток на дату увольнения — это и есть количество дней к удержанию. Если остатки не заполнены или дата начала учёта остатков позже даты приёма, расчёт будет неверным.
Также убедитесь, что в настройках учётной политики и видах расчёта присутствует предопределённое начисление для сторнирования отпускных при увольнении (обычно оно называется «Отпуск за свой счёт при увольнении» или «Удержание за неотработанные дни отпуска», в типовой поставке ЗУП оно уже настроено с корректными кодами доходов по НДФЛ и взносам).
Как проверить готовность учёта
Справка показывает отрицательный остаток на дату увольнения
Остаток нулевой или положительный, хотя отпуск был использован авансом
Все отпуска проведены документами «Отпуск» с начислением
Отпуска оформлены только приказами, в базе документов нет
В списке начислений есть сторнирующий вид расчёта с верными кодами доходов
Вид расчёта создан вручную с произвольными настройками НДФЛ
Оформление удержания в документе «Увольнение»
Создайте документ «Увольнение» (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения) и заполните дату увольнения, сотрудника и основание. После заполнения основных данных перейдите на вкладку «Начисления и удержания» — программа автоматически рассчитает зарплату за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск и, если остаток отпуска отрицательный, удержание за неотработанные дни.
Удержание появится в табличной части начислений со знаком минус — это сторно ранее начисленных отпускных. Сумма рассчитывается исходя из среднего заработка, который действовал на момент начисления «авансового» отпуска, а не на дату увольнения. Это важный момент: если средний заработок с тех пор вырос, удержание всё равно считается по старому среднему.
Если автоматический расчёт не сработал или сумма вызывает сомнения, нажмите кнопку пересчёта или откройте расшифровку расчёта по ссылке в строке начисления. Проверьте количество дней удержания, средний заработок и период, за который берётся расчёт.
- 1Проверьте остатки отпусков сотрудника и наличие всех документов «Отпуск»
- 2Создайте документ «Увольнение», укажите дату и основание увольнения
- 3Откройте вкладку «Начисления и удержания» и выполните автоматический расчёт
- 4Проверьте строку сторно отпускных: количество дней, средний заработок, сумму
- 5Проверьте вкладку «НДФЛ» и «Взносы» — суммы должны уменьшиться на налог со сторнированных отпускных
- 6Проведите документ и сформируйте расчётный листок и записку-расчёт по форме Т-61
Как удержание влияет на НДФЛ и страховые взносы
Сторнирование отпускных уменьшает облагаемый доход сотрудника, поэтому НДФЛ пересчитывается автоматически: в документе «Увольнение» на вкладке «НДФЛ» появится отрицательная сумма налога по сторнированному доходу. Итоговый НДФЛ к удержанию при выплате уменьшится соответственно.
Аналогично пересчитываются страховые взносы: база за месяц увольнения уменьшается на сумму сторно. Если взносы за период, когда был начислен отпуск, уже уплачены, переплата отразится в расчёте по взносам текущего периода как уменьшение базы. В персонифицированной отчётности это отражается в месяце увольнения, а не задним числом.
Проверьте, что вид расчёта сторно использует тот же код дохода по НДФЛ, что и исходный отпуск (как правило, код 2012 для отпускных). Несоответствие кодов приводит к тому, что доход сторнируется по одному коду, а был начислен по другому — в 6-НДФЛ возникнут расхождения.
Если суммы к выплате не хватает на удержание
Частая ситуация: сотрудник отработал в месяце увольнения мало дней, и начисленная зарплата меньше суммы удержания за отпуск. Программа проведёт документ с отрицательной итоговой суммой к выплате, но фактически удержать больше, чем начислено, нельзя.
В этом случае действуйте так: удержите только сумму в пределах 20% от причитающейся выплаты (либо всю выплату, если сотрудник не возражает и подал заявление). Оставшуюся задолженность предложите погасить добровольно через кассу или расчётный счёт. В 1С добровольный возврат оформляется отдельно — через операцию по кассе/банку с корректным отражением в учёте, а не через документ «Увольнение».
Как выбрать действие
Проверка результата и отчётность
После проведения документа сформируйте расчётный листок сотрудника: в нём должна быть видна строка сторно отпускных с минусом, итоговая сумма к выплате и удержанный НДФЛ. Сверьте сумму удержания с ручным расчётом: количество неотработанных дней × среднедневной заработок на дату начала отпуска.
Далее проверьте записку-расчёт по форме Т-61 (печатная форма из документа «Увольнение»): в ней отражаются использованные авансом дни отпуска и сумма удержания. Этот документ подписывается кадровиком и бухгалтером и служит обоснованием удержания при проверке.
В отчётности убедитесь, что 6-НДФЛ за квартал увольнения отражает уменьшенный доход и налог, а расчёт по страховым взносам — уменьшенную базу. Если удержание оформили уже после сдачи отчётности за период увольнения, потребуется уточнённый расчёт.
Частые вопросы
Почему 1С не рассчитывает удержание, хотя сотрудник был в отпуске авансом?
Чаще всего отпуск оформлен не документом «Отпуск», а только приказом на бумаге, либо остатки отпусков не заполнены на дату приёма сотрудника. Проверьте справку «Остатки отпусков»: если отрицательного остатка там нет, автоматический расчёт невозможен — сначала введите недостающие документы или скорректируйте остатки.
По какому среднему заработку считается удержание?
По среднему заработку, который был рассчитан при начислении «авансового» отпуска, а не по среднему на дату увольнения. Логика в том, что сторнируется конкретная ранее выплаченная сумма. Если средний заработок вырос, удерживать разницу по новому среднему нельзя.
Что делать, если зарплаты при увольнении не хватает на удержание?
Удержать можно только сумму в пределах установленного лимита (как правило, 20% от причитающейся выплаты). Остаток задолженности предложите сотруднику вернуть добровольно — в кассу или на расчётный счёт. Принудительное взыскание остатка через суд по таким основаниям на практике обычно не удаётся.
Нужно ли подавать уточнённый 6-НДФЛ после удержания?
Если удержание оформлено в том же отчётном периоде, что и увольнение, уточнёнка не нужна — данные просто попадут в расчёт с учётом сторно. Уточнённый расчёт потребуется, только если отчётность за период увольнения уже сдана, а удержание проведено позже.
Можно ли вообще не удерживать отпускные, если сумма небольшая?
Да, работодатель вправе простить задолженность — это его право, а не обязанность. В этом случае сторно в документе «Увольнение» просто не оформляется. Учтите, что прощённая сумма остаётся доходом сотрудника с соответствующим налогообложением, а для организации могут возникнуть нюансы по налогу на прибыль.
Удержание оформлено как «удержание», а не сторно начисления — чем это грозит?
НДФЛ и взносы не уменьшатся: сотрудник заплатит налог с дохода, который фактически вернул. Это приведёт к переплате налога, жалобам сотрудника и расхождениям в отчётности. Исправьте настройку вида расчёта или используйте типовое сторно в документе «Увольнение».
Что важно запомнить
Удержание отпускных при увольнении в 1С:ЗУП выполняется автоматически в документе «Увольнение» при условии корректных остатков отпусков. Перед расчётом проверьте основание увольнения по ст. 137 ТК РФ, лимит 20% от выплаты и коды доходов в виде расчёта. После проведения сверьте расчётный листок, форму Т-61 и данные по НДФЛ и взносам.