Как в 1С убрать уволенных сотрудников из списков и отчётов

Уволенный сотрудник в 1С не удаляется из базы автоматически: на него завязаны документы начисления зарплаты, кадровые приказы, отчёты в фонды и регистры учёта. Поэтому «убрать уволенных» можно по-разному — скрыть из списка справочника, исключить из отчётов и подборов или вовсе удалить из базы, если на человека нет ссылок. Правильный способ зависит от того, чего вы хотите добиться: порядка в интерфейсе или физического удаления данных.

Важно понимать, что приказ об увольнении и отсутствие сотрудника в списках — разные вещи. Если документ «Увольнение» проведён, программа уже не предлагает человека для новых начислений, но карточка остаётся в справочнике «Сотрудники» и «Физические лица». Дальше разберём все рабочие варианты на примере 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, где механика практически одинаковая.

Почему уволенных нельзя просто удалить

Карточка сотрудника в 1С — это элемент справочника, на который ссылаются приказы о приёме, переводах и увольнении, ведомости на выплату, начисления, больничные, отчёты СЗВ-ТД, 6-НДФЛ и десятки регистров. Если удалить человека физически, все эти документы потеряют ссылку, а отчётность за прошлые периоды перестанет формироваться корректно.

Поэтому в типовых конфигурациях основной механизм — не удаление, а архивирование и скрытие. Уволенный сотрудник помечается признаком «В архиве» (в ЗУП) и перестаёт участвовать в подборах, но его данные остаются доступны для отчётов и проверок. Это соответствует и требованиям хранения кадровых документов: данные о работнике должны сохраняться годами после увольнения.

Как скрыть уволенных в списке сотрудников

Самая частая задача — убрать уволенных из формы списка справочника «Сотрудники», чтобы кадровик и руководители видели только действующих. В 1С:ЗУП для этого есть штатный механизм.

Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники». В форме списка найдите кнопку «Ещё» или панель отбора. В актуальных версиях ЗУП над списком есть переключатель или флажок, управляющий показом архивных сотрудников. Если его нет на виду, используйте настройку списка: «Ещё» → «Настроить список» → добавьте отбор по полю «В архиве» со значением «Нет».

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники» (в Бухгалтерии: «Зарплата и кадры» → «Сотрудники»).
2. 2
   Нажмите «Ещё» → «Настроить список».
3. 3
   Добавьте отбор: поле «В архиве» (или «Сотрудник в архиве»), вид сравнения «Равно», значение «Нет».
4. 4
   Примените настройку — в списке останутся только действующие сотрудники.
5. 5
   Сохраните вариант настройки, чтобы отбор применялся при каждом открытии.

В 1С:Бухгалтерии механика похожая: в списке сотрудников есть команда показа/скрытия уволенных, а через «Настроить список» можно задать постоянный отбор. После сохранения настройки список будет открываться уже отфильтрованным для вашего пользователя.

Как уволенные попадают в архив

Чтобы отбор «В архиве = Нет» работал корректно, сотрудник должен получить этот признак. В 1С:ЗУП перевод в архив происходит автоматически при проведении документа «Увольнение» — программа помечает сотрудника как архивного после даты увольнения. Если документ проведён, а человек всё ещё виден, проверьте, не заведён ли он как вторая карточка (дубликат) или не оформлен ли у него другой активный трудовой договор.

Типичная ситуация: сотрудник уволен с одного места работы, но продолжает числиться как внешний совместитель или по другому договору. В этом случае он не уйдёт в архив, пока не будут закрыты все рабочие места. Проверьте в карточке сотрудника список его трудовых договоров и увольните по каждому.

Как убрать уволенных из подборов и отчётов

Даже если в списке справочника всё чисто, уволенные могут «всплывать» в других местах: при подборе сотрудника в документы, в отчётах по подразделениям, в списках для печати приказов. В типовых конфигурациях поля подбора по умолчанию не предлагают архивных сотрудников, но если дату документа поставить в период, когда человек ещё работал, он появится — и это правильное поведение.

В отчётах (например, «Списки сотрудников», «Штатная расстановка», «Остатки отпусков») уволенные исключаются автоматически на текущую дату. Если отчёт формируется за прошлый период, уволенные в нём будут — их нельзя убрать, не исказив данные. Для произвольных отчётов на СКД можно добавить отбор «Сотрудник.В архиве = Нет» в настройках варианта отчёта.

Как удалить сотрудника из базы полностью

Полное удаление оправдано только для ошибочно заведённых карточек и дублей, по которым не было ни одного документа. Порядок стандартный для управляемых приложений 1С: сначала пометка на удаление, затем контролируемое удаление помеченных объектов.

Откройте карточку сотрудника, нажмите «Ещё» → «Пометить на удаление». Затем перейдите в «Администрирование» → «Обслуживание» → «Удаление помеченных объектов» и запустите удаление. Программа проверит ссылки: если на сотрудника ссылается хоть один документ, удаление будет заблокировано, и вы увидите список объектов, которые мешают.

1. 1
   Убедитесь, что по сотруднику нет проведённых документов и начислений.
2. 2
   Сделайте резервную копию базы.
3. 3
   Пометьте сотрудника на удаление через «Ещё» в карточке.
4. 4
   Откройте «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов».
5. 5
   Запустите удаление и проверьте список препятствующих объектов, если они появятся.

Если удаление заблокировано, но карточка всё же мешает, альтернатива — переименовать сотрудника с префиксом «НЕ ИСПОЛЬЗОВАТЬ» и пометить на удаление без физического удаления: помеченные объекты не показываются в стандартных подборах. Для дублей физических лиц в ЗУП есть специальная обработка объединения дублей в разделе администрирования.

Уволенные в списке физических лиц и пользователей

Справочник «Физические лица» живёт отдельно от «Сотрудников»: увольнение не архивирует физлицо, поскольку оно может быть контрагентом, подотчётным лицом или снова устроиться в компанию. Убирать людей из этого справочника обычно не нужно — он не используется в повседневных подборах по кадрам.

Отдельный случай — учётная запись пользователя 1С уволенного сотрудника. Её нужно не просто скрыть, а отключить: откройте «Администрирование» → «Пользователи и права» → «Пользователи», найдите уволенного и снимите флажок «Вход в программу разрешён» (или пометьте пользователя на удаление). Это вопрос безопасности: действующий доступ бывшего работника к базе — прямой риск утечки данных.

Контрольные точки

Как проверить результат

Список «Сотрудники» после настройки отбора

Норма

Видны только действующие, уволенные появляются при снятии отбора

Тревожный признак

Уволенные видны без отбора или пропали и действующие

Подбор сотрудника в новом документе

Норма

Архивные сотрудники не предлагаются

Тревожный признак

Уволенный доступен для начисления зарплаты

Пользователи с доступом к базе

Норма

У уволенных вход запрещён

Тревожный признак

Бывший сотрудник может войти в программу

Типичные ошибки и ограничения

Самая распространённая ошибка — попытка удалить сотрудника, по которому есть история, и последующая борьба с битыми ссылками. Вторая — создание новой карточки при повторном приёме вместо использования существующей карточки физлица, из-за чего в базе плодятся дубли и «лишние» люди в списках.

Также учтите ограничение: настройка списка сохраняется для конкретного пользователя. Если уволенных видит другой сотрудник, ему нужно применить отбор отдельно, либо администратор настраивает общий вариант списка. В файловых базах с ограниченными правами часть описанных операций (удаление помеченных, настройка пользователей) доступна только с правами администратора.

Частые вопросы

Почему уволенный сотрудник всё ещё виден в списке после проведения увольнения?

Проверьте три момента: проведён ли сам документ «Увольнение», нет ли у человека второго действующего договора (совместительство), и не настроен ли список на показ архивных. Если всё проведено, а сотрудник виден — примените отбор «В архиве = Нет» через «Ещё» → «Настроить список».

Можно ли удалить сотрудника, если по нему уже сдана отчётность?

Нет, и программа этого не позволит: при удалении помеченных объектов будут найдены ссылки из документов и регистров. Даже обходными способами удалять такие карточки нельзя — это разрушит отчётность за прошлые периоды и нарушит требования к хранению кадровых данных.

Как убрать дубликаты сотрудников, появившиеся после загрузки данных?

Для физических лиц в 1С:ЗУП есть штатная обработка поиска и объединения дублей (раздел администрирования). Для сотрудников сначала выясните, какая карточка используется в документах, а лишнюю пометьте на удаление. Перед объединением дублей сделайте резервную копию базы.

Уволенный сотрудник снова устраивается — создавать новую карточку?

Нет. Оформляйте приём на существующее физическое лицо через документ «Приём на работу» — программа сама подтянет карточку из архива. Иначе получите дубликат, из-за которого некорректно посчитаются стаж, вычеты по НДФЛ и отчётность.

Как скрыть уволенных для всех пользователей сразу?

Настройка списка по умолчанию индивидуальна для каждого пользователя. Администратор может сохранить настройку отбора как общий вариант списка (через управление вариантами настроек) или пройти по пользователям и задать отбор каждому. В большинстве случаев достаточно показать сотрудникам, как включить отбор самостоятельно.

Пропадут ли данные уволенного из расчётных листков и отчётов?

Нет. Скрытие через отбор влияет только на отображение списка справочника. Все начисления, расчётные листки, справки 2-НДФЛ и кадровые отчёты за периоды работы сотрудника остаются доступными и формируются в полном объёме.