Другое · 9 мин
Как в 1С убрать уволенных сотрудников в архив
Как в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии убрать уволенных сотрудников из списков: пометка на удаление, архив, настройка отображения и проверка остатков по расчётам.
Уволенные сотрудники продолжают «мозолить глаза» в списках справочника, замедляют подбор при вводе документов и путают новых кадровиков. Полностью удалить их из базы нельзя, пока по ним есть проведённые документы: начисления, выплаты, кадровые приказы. Поэтому в 1С используются три рабочих приёма — скрытие из списков, пометка на удаление и архивирование, — и выбор зависит от того, завершены ли с сотрудником все расчёты.
Ниже разобраны конкретные действия для типовых конфигураций: 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, 1С:Бухгалтерия 8.3 и 1С:Комплексная автоматизация / ERP. Интерфейсы немного отличаются, но логика везде одинаковая: сначала проверяем задолженность и ссылки на сотрудника, затем убираем его из рабочих списков, и только потом, при необходимости, помечаем на удаление.
Почему уволенного нельзя просто удалить
Сотрудник в 1С — это элемент справочника, на который ссылаются десятки объектов: приказы о приёме и увольнении, начисления зарплаты, больничные, отпуска, ведомости на выплату, налоговые регистры. Если удалить элемент справочника, все эти документы потеряют ссылку, и база станет нецелостной. Именно поэтому платформа блокирует непосредственное удаление объектов, на которые есть ссылки.
Кроме технического запрета есть и учётный: данные о сотруднике нужны для справок 2-НДФЛ/6-НДФЛ, СЗВ-СТАЖ, ответов на запросы бывшего работника и проверок. По законодательству кадровые и расчётные данные хранятся годами, поэтому «архив» в 1С — это не удаление, а сокрытие из оперативной работы при полной сохранности истории.
Подготовка: проверка перед архивированием
Прежде чем убирать сотрудника из списков, убедитесь, что с ним полностью завершены расчёты. В 1С:ЗУП 3.1 откройте отчёт «Зарплата → Отчёты по зарплате → Задолженность по зарплате» и отфильтруйте по нужному сотруднику — остаток должен быть нулевым. В 1С:Бухгалтерии проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 с детализацией по сотрудникам.
Второй шаг — проверить, что оформлен документ «Увольнение» (или «Кадровый перевод» с прекращением), он проведён, а дата увольнения корректна. Именно по этой дате программа определяет, что сотрудник больше не работает, и перестаёт предлагать его в подборе в новые документы.
Третий момент — лицевые счета и страховые взносы. Если год ещё не закрыт, данные уволенного понадобятся для отчётности: убедитесь, что все регистры по нему заполнены корректно, прежде чем скрывать запись.
- 1Сформируйте отчёт по задолженности и убедитесь, что остаток по сотруднику равен нулю
- 2Проверьте, что документ «Увольнение» проведён и дата указана верно
- 3Убедитесь, что все выплаты отражены в учёте и ведомости проведены
- 4Сделайте резервную копию базы перед массовой пометкой на удаление
Скрытие уволенных из списков без удаления
Самый безопасный способ — не трогать сами данные, а настроить отображение. В списке справочника «Сотрудники» в ЗУП 3.1 нажмите «Ещё → Настроить список» и добавьте отбор «В архиве — Нет» или «Дата увольнения — не заполнено». После этого в рабочем списке останутся только действующие сотрудники, а уволенные будут доступны по кнопке снятия отбора.
В ряде типовых форм отбор действующих сотрудников уже встроен: например, при подборе в документы начисления программа по умолчанию не показывает уволенных на дату документа. Если уволенные всё же видны в подборе, проверьте, что в карточке сотрудника корректно заполнена дата увольнения — именно она управляет этим поведением.
Вариант для 1С:Бухгалтерии 8.3
В бухгалтерской конфигурации справочник «Сотрудники» находится в разделе «Зарплата и кадры». Для фильтрации используйте тот же приём: «Ещё → Настроить список», отбор по полю «Дата увольнения». Дополнительно можно создать группу «Уволенные» и переносить туда карточки вручную — это наглядно и не требует настроек отбора у каждого пользователя.
Пометка на удаление и архив в ЗУП 3.1
Когда расчёты завершены и отчётность по сотруднику сдана, карточку можно пометить на удаление. Откройте список «Сотрудники», выделите нужные строки и нажмите Delete или «Ещё → Пометить на удаление». Элементы останутся в базе, но будут визуально отмечены и перестанут участвовать в стандартных отборах.
В ЗУП 3.1 есть отдельный механизм архива: помеченные на удаление сотрудники считаются архивными, и в настройках списка можно включить режим, при котором архивные записи скрываются полностью. Также пометить на удаление можно связанное физическое лицо, но делайте это только если у физлица нет других действующих сотрудников — иначе сломаются отборы по действующим договорам.
Окончательное физическое удаление выполняется через «Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов». Программа покажет, какие объекты можно удалить, а какие заблокированы ссылками. На практике сотрудники почти всегда оказываются в списке заблокированных — и это нормально: пометки на удаление достаточно, чтобы убрать их из рабочей среды.
Способы убрать уволенных
Быстро и обратимо, данные не меняются. Минус — настройка индивидуальна для каждого пользователя.
Наглядно для всех пользователей, работает в любой конфигурации. Минус — переносить карточки нужно вручную.
Стандартный «архив» 1С, скрывает записи из большинства списков. Минус — требует контроля задолженности и осторожности с физлицами.
Массовая обработка при большом количестве уволенных
Если архивировать нужно десятки сотрудников сразу (например, после реорганизации или сокращения), ручная пометка займёт много времени. В списке справочника выделите нужные строки с зажатой клавишей Ctrl или Shift и примените пометку на удаление ко всем выделенным — типовой функционал это поддерживает.
Для регулярной чистки удобно сначала сформировать список кандидатов через отбор «Дата увольнения заполнена» и «В архиве — Нет», проверить его глазами, и только потом помечать. Это защищает от ошибочной пометки действующего сотрудника, у которого в дате увольнения случайно стоит значение.
Проверка результата и восстановление из архива
После архивирования проверьте три вещи: уволенный не предлагается в подборе при создании новых документов, его нет в рабочем списке справочника, но он доступен при снятии отбора или поиске. Сформируйте любой кадровый отчёт за прошлый период — данные по уволенному должны выводиться корректно, ведь история не удалялась.
Если сотрудника пометили ошибочно, восстановление простое: найдите карточку (сняв отбор или включив показ помеченных), откройте её и снимите пометку на удаление через «Ещё → Снять пометку» или повторное нажатие Delete в списке. Все связи и документы останутся на месте, так как физически ничего не удалялось.
Как проверить результат
Уволенный не предлагается к выбору
Уволенный виден — проверьте дату увольнения в карточке
В рабочем списке только действующие, архивные скрыты или помечены
Уволенные отображаются наравне с действующими
Начисления и выплаты выводятся корректно
Данные пропали — вероятно, объект был удалён физически, восстанавливайте из копии
FAQ
Можно ли полностью удалить уволенного сотрудника из базы?
Только если на него нет ни одной ссылки: ни документов, ни записей регистров. На практике после начисления зарплаты это невозможно. Используйте пометку на удаление — она даёт тот же визуальный эффект без разрушения истории.
Уволенный всё равно виден при подборе в документ. Что делать?
Проверьте, что документ «Увольнение» проведён и дата в карточке сотрудника заполнена. Подбор фильтруется по дате увольнения относительно даты документа: если даты нет, программа считает сотрудника действующим.
Чем отличается пометка сотрудника от пометки физического лица?
Сотрудник — это трудовой договор, физлицо — человек. У одного физлица может быть несколько сотрудников (основное место и совместительство). Помечайте сотрудника; физлицо помечайте, только когда по нему не осталось действующих договоров.
Уйдёт ли уволенный из отчётности 6-НДФЛ и СЗВ после архивирования?
Нет. Пометка на удаление и отборы влияют только на отображение в списках. Отчёты формируются по регистрам, и данные уволенного попадут в них за соответствующие периоды, как и положено.
Как вернуть сотрудника из архива при повторном приёме на работу?
Снимите пометку на удаление с карточки и оформите документ «Приём на работу». В ЗУП 3.1 при повторном приёме обычно создаётся новый элемент справочника «Сотрудники» для того же физлица — старую карточку при этом трогать не обязательно.
Нужно ли архивировать уволенных перед обновлением конфигурации?
Нет, обновление не требует чистки справочников. Архивирование делается исключительно для удобства ежедневной работы пользователей.
Что важно запомнить
Уволенного сотрудника нельзя удалить физически, пока на него есть ссылки, и это правильно: история нужна для отчётности. Рабочий порядок такой: закрыть задолженность, проверить документ увольнения, скрыть сотрудника отбором или пометкой на удаление, затем проверить, что он не мешает в подборе, но доступен в отчётах за прошлые периоды.