Как создать должность в 1С 8.3

Должность в 1С 8.3 — это элемент справочника, без которого невозможно оформить приём сотрудника на работу, кадровый перевод или сформировать штатное расписание. В зависимости от конфигурации (1С:ЗУП, 1С:ERP, 1С:Бухгалтерия) создание должности может быть простым добавлением записи в справочник или полноценным заведением позиции штатного расписания с условиями оплаты труда.

Ошибки на этом этапе приводят к дублям в справочниках, неверным начислениям и проблемам в отчётности — например, когда одна и та же должность заведена несколько раз с разным написанием и сотрудники «размазаны» по разным позициям. Поэтому важно понимать, где именно создаётся должность, какие реквизиты обязательны и как проверить результат.

Материал ориентирован на управляемые формы платформы 8.3: интерфейс «Такси», типовые конфигурации 1С:ЗУП 3.1 и 1С:ERP 2. Для 1С:Бухгалтерии 8.3 порядок проще и описан отдельным разделом.

Где в 1С 8.3 хранятся должности

В типовых конфигурациях существует два разных объекта, которые часто путают. Первый — справочник «Должности»: это просто перечень наименований профессий и должностей компании (менеджер, бухгалтер, слесарь). Второй — «Штатное расписание» и его позиции: это связка «подразделение + должность + количество ставок + условия оплаты».

Если в настройках программы штатное расписание отключено, при приёме сотрудника выбирается просто должность из справочника. Если штатное расписание ведётся, приём возможен только на существующую позицию штатного расписания, и «голую» должность без позиции использовать не получится.

Проверить текущий режим можно так: «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Настройка кадрового учёта». Там находится флаг использования штатного расписания и флаг проверки соответствия штатному расписанию при кадровых документах.

Создание должности в справочнике 1С:ЗУП 8.3

Базовый способ подходит, когда штатное расписание не ведётся или нужно просто пополнить перечень должностей. Откройте раздел «Настройка» и найдите ссылку «Должности» в группе «Предприятие». Альтернативный путь — раздел «Кадры» → «Должности» либо быстрый поиск по слову «Должности» в строке навигации.

Нажмите кнопку «Создать». В форме элемента заполните наименование должности — оно будет отображаться в кадровых документах и печатных формах, поэтому пишите его так, как принято в локальных нормативных документах организации. При необходимости укажите краткое наименование и дополнительные реквизиты, если они выведены в вашей конфигурации.

После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Должность сразу становится доступной для выбора в документах приёма, перевода и в кадровых отчётах. Никаких дополнительных действий для активации не требуется.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Должности» (или «Кадры» → «Должности»)
2. 2
   Нажмите «Создать» и введите наименование должности
3. 3
   Заполните дополнительные реквизиты, если они используются
4. 4
   Нажмите «Записать и закрыть»
5. 5
   Проверьте, что должность выбирается в документе «Приём на работу»

Создание позиции штатного расписания

Если в программе ведётся штатное расписание, должность вводится вместе с позицией. Перейдите в раздел «Кадры» → «Штатное расписание» или «Кадры» → «Изменения штатного расписания». Для первичного заполнения используется документ «Утверждение штатного расписания», для последующих изменений — «Изменение штатного расписания».

В документе нажмите «Добавить позицию». В открывшейся форме выберите подразделение и должность — если нужной должности ещё нет, её можно создать прямо из поля выбора кнопкой «Создать», не покидая документ. Затем укажите количество ставок, дату ввода позиции в действие и график работы.

Вкладка «Оплата труда» определяет начисления позиции: оклад, надбавки, премии. Здесь же задаётся тарифная группа, если она используется. Заполненные начисления автоматически подставятся при приёме сотрудника на эту позицию, что избавляет от ручного ввода условий оплаты в каждом кадровом документе.

После заполнения проведите документ. Позиция появится в отчёте «Штатное расписание» и станет доступной для подбора при приёме на работу.

Создание должности в 1С:Бухгалтерии 8.3

В 1С:Бухгалтерии кадровый блок проще, и штатное расписание в полном виде не ведётся. Должность создаётся в разделе «Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки» → «Должности». Нажмите «Создать», введите наименование и запишите элемент.

Ещё один способ — создать должность на лету: в документе «Приём на работу» в поле «Должность» нажмите кнопку выбора, затем «Создать» в открывшемся списке справочника. Программа предложит ввести наименование и сразу подставит новую должность в документ.

Учтите, что в «Бухгалтерии» должность — это фактически только наименование для кадровых документов и печатных форм. Условия оплаты (оклад, надбавки) задаются в самом документе приёма, а не в карточке должности.

Дополнительные реквизиты и настройки должности

В 1С:ЗУП карточка должности может содержать больше данных, чем кажется на первый взгляд. В зависимости от настроек функциональности доступны: ОКПДТР (код по общероссийскому классификатору), категория должности для статистической отчётности, признаки вредных и особых условий труда для персонифицированного учёта.

Эти сведения важны для отчётов в фонды: например, сведения о стаже с особыми условиями труда формируются на основании данных должности или позиции штатного расписания. Если организация сдаёт персонифицированную отчётность, заполняйте соответствующие поля сразу при создании должности, чтобы не возвращаться к ним перед сдачей отчётов.

Дополнительные сведения настраиваются через «Настройка» → «Общие настройки» → «Дополнительные реквизиты и сведения», если типовых полей не хватает под специфику компании.

Проверка результата и типичные ошибки

После создания должности или позиции убедитесь, что она корректно работает в документах. Создайте черновик «Приёма на работу» и проверьте: должность выбирается из списка, при выборе позиции штатного расписания подставляются начисления и график работы, программа не выдаёт предупреждений о превышении числа ставок.

Для штатного расписания дополнительно сформируйте одноимённый отчёт («Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатное расписание») и сверьте: новая позиция отображается с верным подразделением, количеством ставок и датой ввода.

Наиболее частые проблемы связаны не с самим созданием, а с организацией справочника: дубли должностей, отличающиеся одной буквой; создание должности вместо позиции штатного расписания (или наоборот); отсутствие даты ввода позиции, из-за чего она недоступна на нужное число.

Контрольные точки

Как проверить результат

Выбор в документе приёма

Норма

Должность/позиция выбирается, начисления подставляются

Тревожный признак

Позиция отсутствует в списке или документ ругается на отсутствие ставок

Отчёт «Штатное расписание»

Норма

Новая позиция видна с верным подразделением и ставками

Тревожный признак

Позиции нет или дата ввода позднее даты приёма

Список справочника

Норма

Одна запись на должность, наименование без дублей

Тревожный признак

Несколько похожих записей с разным написанием

Частые вопросы

Чем должность отличается от позиции штатного расписания?

Должность — это просто наименование из справочника (например, «менеджер по продажам»). Позиция штатного расписания — это должность в конкретном подразделении с указанием числа ставок, оклада и надбавок. Одна должность может соответствовать нескольким позициям в разных подразделениях.

Почему созданная должность не видна при приёме на работу?

Чаще всего в программе включено ведение штатного расписания с контролем соответствия: тогда приём возможен только на позицию, введённую документом «Утверждение штатного расписания». Создайте позицию и убедитесь, что дата её ввода не позже даты приёма.

Можно ли переименовать должность, если по ней уже есть сотрудники?

Да, наименование элемента справочника можно изменить — в документах отобразится новое название, так как хранится ссылка, а не текст. Но для официального переименования должности в кадровом учёте корректнее оформить изменение штатного расписания и кадровые переводы, чтобы сохранить юридически значимую историю.

Как удалить ошибочно созданную должность?

Если должность не используется в документах, выделите её в списке и нажмите «Удалить» (или пометьте на удаление, затем выполните «Удаление помеченных объектов»). Если есть ссылки из документов, программа не даст удалить элемент — сначала замените должность в документах или оставьте пометку на удаление как признак неиспользуемой записи.

Можно ли создать несколько должностей сразу загрузкой из файла?

Да, в типовых конфигурациях доступна обработка «Загрузка данных из табличного документа» (раздел «Администрирование»), которой можно загрузить список наименований из Excel. Перед загрузкой сверьте наименования с уже существующими, чтобы не создать дубли.

Нужно ли заполнять ОКПДТР у должности?

Это поле не обязательно, но желательно, если организация сдаёт статистическую и персонифицированную отчётность: код классификатора используется в ряде форм. Заполните его сразу при создании должности, чтобы не дорабатывать справочник перед сдачей отчётов.