Другое · 9 мин
Как в 1С создать заявление на электронную трудовую книжку
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП оформить заявление работника о ведении трудовой книжки в электронном виде, подать форму СЗВ-ТД в ПФР и проверить результат.
С 2020 года работники вправе выбрать, как вести трудовую книжку: в бумажном виде или в электронном. Выбор оформляется заявлением, а работодатель обязан передать сведения о кадровых событиях в ПФР (ныне Социальный фонд России) по форме СЗВ-ТД. В программах 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия весь цикл — от регистрации заявления до отправки отчёта — автоматизирован.
Заявление работника фиксируется в программе документом, который влияет на дальнейший учёт: если сотрудник перешёл на ЭТК, бумажная книжка выдаётся ему на руки, а все последующие кадровые события (приём, перевод, увольнение) отражаются только в отчётах СЗВ-ТД. Если сотрудник решил сохранить бумажную книжку, сведения в фонд всё равно передаются, но параллельно ведётся и бумажный документ.
Ниже разобран порядок действий в типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1: где находится нужный документ, как его заполнить, как сформировать и отправить СЗВ-ТД и как проверить, что сведения приняты фондом. Отдельно рассмотрены типичные ошибки и особые ситуации.
Что нужно подготовить перед оформлением
Прежде чем регистрировать заявление в программе, убедитесь, что выполнены базовые условия. Во-первых, от сотрудника должно быть получено письменное заявление по установленной форме — о переходе на электронную книжку либо о сохранении бумажной. Бумажный оригинал подшивается в личное дело, а в 1С вносится только отражение этого факта.
Во-вторых, проверьте актуальность конфигурации: документы по электронным трудовым книжкам появились в 1С:ЗУП начиная с релизов, поддерживающих законодательство об ЭТК. Если в меню нет нужных пунктов, обновите конфигурацию до актуальной версии. В-третьих, для отправки СЗВ-ТД прямо из программы должна быть настроена и действующая электронная подпись организации и подключён сервис 1С-Отчётность либо иной способ обмена с фондом.
Регистрация заявления в 1С:ЗУП
Основной документ находится в разделе Кадры → Электронные трудовые книжки → Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности. В некоторых релизах путь может называться «Заявления о ведении трудовых книжек». Создайте новый документ кнопкой «Создать».
В документе укажите организацию, сотрудника и дату заявления. Ключевое поле — вид заявления: «О предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (переход на ЭТК) или «О ведении трудовой книжки в бумажном виде» (сохранение бумажной). Дату берите из письменного заявления сотрудника — именно она определяет, с какого момента меняется порядок учёта.
После заполнения проведите документ. Программа зафиксирует выбор сотрудника в регистре сведений, и дальнейшие кадровые документы будут учитывать этот статус. Если заявление о переходе на ЭТК — это основание выдать сотруднику бумажную книжку на руки с соответствующей записью.
- 1Получите письменное заявление от сотрудника и подшейте его в личное дело
- 2Откройте Кадры → Электронные трудовые книжки → Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности
- 3Создайте документ, укажите сотрудника, дату и вид заявления
- 4Проведите документ и проверьте, что статус сотрудника изменился в карточке
- 5При переходе на ЭТК выдайте бумажную книжку сотруднику под подпись
Особые сценарии оформления
Групповая регистрация заявлений
Если заявления подали сразу несколько сотрудников, в документе можно заполнить табличную часть списком, подобрав работников через кнопку «Подбор». Это удобно при массовом сборе заявлений по подразделению. Каждый сотрудник в списке регистрируется со своим видом заявления, поэтому в одном документе можно отразить и «электронщиков», и тех, кто сохранил бумажную книжку.
Заявление от нового сотрудника при приёме
Для впервые трудоустраивающихся работников заявление не требуется: если у человека никогда не было бумажной трудовой книжки, сведения ведутся только в электронном виде автоматически. В 1С по такому сотруднику просто оформляется приём на работу, а данные попадут в СЗВ-ТД в обычном порядке. Проверить, есть ли у новичка бумажная история, можно по его заявлению или по справке о трудовой деятельности от прежнего работодателя.
Ошибочно зарегистрированное заявление
Если документ внесён с ошибкой — неверная дата, вид или сотрудник — пометьте его на удаление и создайте корректный. Удалять проведённый документ без отмены проведения нельзя: сначала отмените проведение. Учтите, что если по ошибочному заявлению уже ушёл СЗВ-ТД, потребуется подать отменяющий или корректирующий отчёт.
Формирование и отправка СЗВ-ТД
Регистрация заявления сама по себе не передаёт сведения в фонд — для этого служит отчёт СЗВ-ТД. Формируется он при каждом кадровом событии (приём, перевод, увольнение, переименование должности) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, а при отсутствии событий — не реже одного раза в квартал по состоянию на 15-е число.
В 1С:ЗУП отчёт создаётся в разделе Отчетность, справки → 1С-Отчетность либо через специализированный документ «СЗВ-ТД» в разделе кадровой отчётности. Программа автоматически подбирает сотрудников, по которым в отчётном периоде были кадровые события, включая зарегистрированные заявления о выборе способа ведения книжки — они передаются с соответствующим признаком.
Перед отправкой выполните проверку отчёта встроенным механизмом: программа контролирует СНИЛС, даты и соответствие формату. После успешной проверки отправьте отчёт и дождитесь квитанции о приёме. Положительный протокол — подтверждение того, что сведения приняты фондом.
Проверка результата
После отправки убедитесь, что цикл завершён полностью. В 1С-Отчётности статус отчёта должен смениться на «Принят» с положительным протоколом. Если получен отказ, в протоколе указан код ошибки — чаще всего это несоответствие СНИЛС и ФИО данным фонда или нарушение формата.
Дополнительно проверьте карточку сотрудника: в разделе сведений о трудовой деятельности должен отображаться актуальный статус выбора. По сотрудникам, перешедшим на ЭТК, убедитесь, что факт выдачи бумажной книжки зафиксирован — это защитит организацию при проверке трудовой инспекции.
Как проверить результат
«Принят», есть положительный протокол
«Отклонён» или долго висит «Отправлен» без квитанции
Отображается выбранный способ ведения книжки
Статус пустой или не соответствует заявлению
Включены только сотрудники с кадровыми событиями и заявлениями за период
Лишние сотрудники или пропущены события
Типичные ошибки и ограничения
На практике большинство проблем связано не с самим документом, а с последующей отчётностью. Пропуск срока подачи СЗВ-ТД при кадровом событии — самое распространённое нарушение, за которое предусмотрены штрафы для должностных лиц и организации. Настройте в программе напоминания или контролируйте кадровые приказы ежедневно.
Вторая частая ситуация — расхождение персональных данных. Если СНИЛС или ФИО сотрудника в 1С не совпадают с данными фонда (например, после смены фамилии), отчёт будет отклонён. Актуализируйте данные в карточке сотрудника до формирования отчёта, а при смене фамилии подайте сведения о её изменении.
FAQ
Можно ли оформить заявление на ЭТК в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?
Да, в 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0 есть кадровые документы и отчёт СЗВ-ТД, если ведётся кадровый учёт и расчёт зарплаты. Путь аналогичен: раздел «Зарплата и кадры» → документы по электронным трудовым книжкам. Функциональность уже, чем в ЗУП, но для небольшого штата её достаточно.
Что делать, если сотрудник уволился, не подав заявление о выборе?
Если работник не определился со способом ведения книжки, работодатель продолжает вести бумажную книжку и одновременно передаёт сведения в СЗВ-ТД. При увольнении бумажная книжка выдаётся в обычном порядке, а в отчёте СЗВ-ТД отражается увольнение.
Нужно ли подавать СЗВ-ТД, если за период не было ни событий, ни заявлений?
Да. Даже при отсутствии кадровых событий отчёт подаётся не реже одного раза в квартал — по состоянию на 15-е число последнего месяца квартала. В таком «пустом» отчёте перечисляются сотрудники без указания мероприятий.
Как исправить уже принятый СЗВ-ТД с ошибкой?
Подаётся корректирующий отчёт: сначала отменяющая форма с признаком отмены по ошибочной строке, затем при необходимости — форма с правильными сведениями. В 1С это делается через тот же документ СЗВ-ТД с соответствующим видом корректировки.
Кто подписывает СЗВ-ТД при отправке из 1С?
Отчёт подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации или уполномоченного лица. Подпись должна быть установлена на компьютере и указана в настройках обмена с контролирующими органами.
Что важно запомнить
Заявление на электронную трудовую книжку регистрируется в 1С:ЗУП документом из раздела «Кадры → Электронные трудовые книжки» на основании письменного заявления сотрудника. Сведения передаются в фонд отчётом СЗВ-ТД, который формируется при каждом кадровом событии и минимум раз в квартал. Результат подтверждается положительным протоколом приёма.