Другое · 10 мин
Как в 1С сделать табель рабочего времени
Как сформировать табель учёта рабочего времени в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: настройка графиков, документы отсутствий, отчёт Т-13, проверка и типичные ошибки.
Табель учёта рабочего времени в 1С формируется автоматически на основе графиков работы сотрудников и зарегистрированных документов отклонений — отпусков, больничных, командировок и прогулов. Ручное заполнение табеля «с нуля» не требуется: задача кадровика или расчётчика — корректно настроить графики, вовремя ввести все отсутствия и проверить результат перед расчётом зарплаты.
Основной инструмент — отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП). В «1С:Бухгалтерии» табель также доступен, но с ограниченными возможностями кадрового учёта. Ниже разобран порядок действий для обеих программ, настройка графиков, регистрация отклонений и типичные ошибки, из-за которых в табеле появляются неверные часы.
Где находится табель в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии
В 1С:ЗУП отчёт о табеле находится в разделе «Зарплата» → «Отчёты, справки по зарплате» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Также его можно открыть из раздела «Кадры» через список кадровых отчётов. Отчёт строится по форме Т-13, при необходимости доступна и форма Т-12 с расшифровкой по видам времени.
В 1С:Бухгалтерии 8 путь такой: «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Учтите, что в базовых версиях Бухгалтерии кадровые документы отсутствий ведутся упрощённо, поэтому для компаний со сложными графиками (сменность, суммированный учёт) корректнее использовать ЗУП.
Отчёт формируется за произвольный период — обычно за месяц, но можно построить и за половину месяца для расчёта аванса. Перед формированием укажите организацию и, при необходимости, подразделение, чтобы отфильтровать сотрудников.
Настройка графиков работы — основа корректного табеля
Табель строится по графикам работы, поэтому сначала проверьте их настройку. Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» (в ЗУП) и убедитесь, что для каждого режима работы создан отдельный график: пятидневка, сменный график 2/2, гибкий график и т.д.
При создании графика укажите способ заполнения: по дням недели, по циклам произвольной длины или по шаблону смен. Для стандартной пятидневки достаточно задать рабочие дни с понедельника по пятницу и длительность смены, например 8 часов. Производственный календарь с праздниками программа подтянет автоматически — проверьте, что он заполнен и обновлён.
График назначается сотруднику кадровым документом: «Приём на работу», «Кадровый перевод» или «Изменение графика работы списком». Если сотрудник переведён на другой режим в середине месяца, табель построится с учётом обоих графиков — по датам действия каждого.
Регистрация отсутствий: отпуска, больничные, командировки
Все неявки должны быть введены в программу документами до формирования табеля и расчёта зарплаты. Основные документы находятся в разделе «Кадры» (отпуска, командировки, прогулы) и «Зарплата» (больничные листы, отсутствия с сохранением оплаты).
Отпуск оформляется документом «Отпуск», больничный — «Больничный лист», командировка — «Командировка». Для неоплачиваемых отсутствий используются «Отпуск без сохранения оплаты» и «Прогул, отсутствие». Каждый документ автоматически ставит в табель соответствующий код: «ОТ» для отпуска, «Б» для больничного, «К» для командировки.
Если отсутствие не введено документом, программа считает дни рабочими по графику, и в табеле появятся явки, которых фактически не было. Это приведёт к переплате при расчёте зарплаты. Обратная ситуация — документ введён, но не проведён или проведён неверной датой — тоже искажает табель.
- 1Проверьте и при необходимости обновите производственный календарь
- 2Настройте графики работы и назначьте их сотрудникам
- 3Введите все документы отсутствий за месяц: отпуска, больничные, командировки
- 4Откройте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» и укажите период и организацию
- 5Сформируйте отчёт и сверьте итоговые часы и коды по сотрудникам
- 6При расхождениях найдите и исправьте соответствующий документ или график, затем пересформируйте табель
Формирование и проверка отчёта Т-13
Откройте отчёт, установите период (обычно календарный месяц), выберите организацию и нажмите «Сформировать». Программа выведет табель по всем сотрудникам с кодами явок и неявок по каждому дню, итоговым количеством отработанных дней и часов за первую и вторую половину месяца и за месяц в целом.
Проверьте ключевые показатели: совпадает ли норма часов с производственным календарём, нет ли у сотрудников явок в дни отпуска или больничного, корректно ли отражены выходные. Для сотрудников с неполным рабочим временем сверьте часы с их индивидуальными графиками.
Для печати на бумагу используйте стандартную кнопку печати — форма Т-13 соответствует унифицированному бланку. Если в организации табель утверждают по подразделениям, сформируйте отчёт с отбором по каждому подразделению отдельно.
Как проверить результат
Совпадает с производственным календарём по графику сотрудника
Норма больше или меньше — проверьте график и заполнение календаря
Стоит код «ОТ» или «Б» на весь период отсутствия
В дни отсутствия стоят явки — документ не введён или не проведён
Сумма явочных часов равна норме минус отсутствия
Есть «лишние» или недостающие часы — ищите незакрытые отклонения
Особые ситуации: сменные графики, сверхурочные, работа в выходные
Для сменных режимов (2/2, сутки через трое) создайте график с цикличным заполнением и укажите длительность каждой смены, включая ночные часы. Ночное время программа выделит отдельным кодом «Н», если в графике корректно заданы интервалы смен и включён учёт ночных часов.
Сверхурочная работа и работа в выходные регистрируются документами «Работа сверхурочно» и «Работа в выходные и праздничные дни» из раздела «Зарплата». Без этих документов дополнительные часы не попадут в табель и не будут оплачены. В табеле такие дни отражаются кодом «РВ» с указанием часов.
При суммированном учёте рабочего времени табель формируется так же, но контроль переработок выполняется за учётный период (квартал, год), а не за месяц. Убедитесь, что в настройках графика указан признак суммированного учёта и задан учётный период.
Формируйте сводный табель дважды: в середине месяца — для проверки данных перед расчётом аванса, и в конце — перед окончательным расчётом зарплаты. Так проще поймать непроведённые больничные и поздно внесённые отпуска, пока расчёт ещё не закрыт.
Типичные ошибки и как их исправить
Чаще всего табель «ломается» из-за непроведённых или введённых не тем месяцем документов отсутствий. Проверьте журналы «Отпуска», «Больничные листы» и «Все отсутствия сотрудников» — у документов должен быть статус проведения и корректный период.
Вторая частая причина — у сотрудника не назначен график или назначен неверный. Такое бывает при приёме на работу, если в документе не заполнено поле графика. Откройте карточку сотрудника и проверьте историю изменений графиков через кадровые документы.
Третья группа ошибок — незаполненный производственный календарь на новый год. Если в табеле января все праздники выглядят рабочими днями, обновите календарь через сервис обновления или заполните вручную, затем пересчитайте графики.
Что важно запомнить
Табель в 1С — это отчёт, а не вводимый документ: он собирается из графиков работы и документов отсутствий. Настройте графики, введите все неявки до расчёта, сформируйте Т-13 и сверьте норму часов с производственным календарём. Любые расхождения исправляйте в исходных документах, а не в самом табеле.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли в 1С заполнить табель вручную, без графиков?
В типовых конфигурациях табель строится автоматически, и прямого ручного редактирования отчёта нет. Если нужно отразить нестандартную ситуацию, её вводят соответствующим документом — например, «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)» или «Данные для расчёта зарплаты» через настраиваемые шаблоны. Править цифры непосредственно в сформированном отчёте не следует: при следующем формировании изменения исчезнут.
Почему в табеле у сотрудника пустые строки или нули?
Обычно это означает, что сотруднику не назначен график работы или дата приёма на работу позже начала периода отчёта. Проверьте документ «Приём на работу»: поле графика должно быть заполнено. Также убедитесь, что сотрудник не уволен до начала периода формирования отчёта.
Как отразить в табеле работу в праздничный день?
Создайте документ «Работа в выходные и праздничные дни» в разделе «Зарплата», укажите сотрудника, дату и количество часов. После проведения документа в табеле появится код «РВ» с часами, а при расчёте зарплаты начислится оплата в повышенном размере или будет предоставлен день отгула — в зависимости от настроек документа.
Чем форма Т-12 отличается от Т-13 и какую выбрать?
Т-12 содержит дополнительный раздел для расчёта оплаты по видам времени, а Т-13 — только учёт явок и неявок. На практике большинство организаций используют Т-13, так как расчёт оплаты ведётся в расчётных листках. С 2013 года унифицированные формы не обязательны, поэтому организация вправе утвердить собственный бланк, но типовые формы в 1С закрывают стандартные потребности.
Как сформировать табель только по одному подразделению?
В шапке отчёта «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» заполните поле «Подразделение» перед формированием — отчёт отфильтрует сотрудников, числящихся в нём на конец периода. Если нужен табель по нескольким подразделениям, сформируйте отчёт последовательно для каждого или используйте настройки отбора в расширенном режиме.
Больничный внесён, но в табеле всё равно стоят явки. Что делать?
Проверьте, проведён ли документ «Больничный лист» и попадает ли его период в месяц формирования табеля. Частая причина — больничный введён следующим месяцем (переходящий лист нетрудоспособности) или сторнирован. Также убедитесь, что в документе указан тот же сотрудник и та же организация, по которой строится отчёт.