Другое · 10 мин
Как в 1С создать учебный оплачиваемый отпуск
Пошаговая инструкция, как оформить учебный оплачиваемый отпуск в 1С:ЗУП: документ «Отпуск», настройка вида расчета, средний заработок, табель и типичные ошибки.
Учебный отпуск — это дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка, который предоставляется сотруднику на основании справки-вызова из учебного заведения. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) он оформляется документом «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» или «Отпуск» в зависимости от версии конфигурации, а оплата рассчитывается по среднему заработку аналогично основному отпуску.
Главная сложность для кадровика и расчетчика — правильно выбрать вид отпуска, чтобы программа корректно посчитала средний заработок, отразила дни в табеле кодом «У» и не исказила остатки ежегодного отпуска. Ошибка в настройке приводит к неверному расчету НДФЛ, страховых взносов и к проблемам при проверках.
Ниже разобран полный цикл оформления: от проверки документов сотрудника до проверки расчетного листка и табеля. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1, но общая логика применима и к 1С:Комплексной автоматизации 2 и 1С:ERP.
Что проверить до оформления документа
Основание для учебного отпуска — справка-вызов из образовательного учреждения, разделенная на две части: справку-вызов и справку-подтверждение. Первая часть поступает до отпуска, вторая — после его окончания и подтверждает, что сотрудник действительно находился на сессии.
Проверьте в справке-вызове период отпуска, форму обучения (оплачиваемый учебный отпуск положен при заочной и очно-заочной форме) и наличие у вуза государственной аккредитации по данной программе. Если программа не аккредитована, оплата отпуска возможна только если это предусмотрено коллективным или трудовым договором.
Также убедитесь, что сотрудник получает образование соответствующего уровня впервые или направлен работодателем. Эти условия влияют на обязанность оплатить отпуск, но не на механику ввода в 1С — программа начислит оплату в любом случае, если выбран оплачиваемый вид отпуска.
Как настроить вид расчета для учебного отпуска
В типовой поставке 1С:ЗУП вид расчета «Отпуск учебный оплачиваемый» уже создан. Проверьте его настройки по пути «Настройка — Начисления». Начисление должно иметь назначение «Оплата отпуска», способ расчета — по среднему заработку, и входить в облагаемую базу по НДФЛ (код дохода 2012) и страховым взносам.
Если вид расчета отсутствует или был изменен, создайте его копированием типового начисления по основному отпуску и измените назначение. Обратите внимание на код дохода по НДФЛ: для учебного отпуска применяется код 2012, а не 2000, как для обычной зарплаты. От этого зависят даты признания дохода и корректность отчета 6-НДФЛ.
Проверьте также, что вид отсутствия «Учебный отпуск» присутствует в классификаторе использования рабочего времени: «Настройка — Виды рабочего времени». Ему должен соответствовать буквенный код «У» или цифровой «11» — именно эти обозначения попадут в табель формы Т-13.
Как создать документ на учебный отпуск
Перейдите в раздел «Зарплата» (или «Кадры») и откройте журнал «Все отсутствия сотрудников». Создайте новый документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)». Укажите организацию, сотрудника и месяц начисления — от него зависит, в каком расчетном периоде отразится оплата.
В поле «Вид отсутствия» выберите «Отпуск учебный оплачиваемый». Задайте даты начала и окончания по справке-вызову — программа автоматически посчитает количество календарных дней. Учебный отпуск предоставляется в календарных днях, включая выходные, но не нерабочие праздничные дни.
На закладке «Оплата» программа покажет расчет среднего заработка. Раскройте его по кнопке с изображением карандаша и сверьте расчетный период (12 календарных месяцев, предшествующих месяцу отпуска) и заработок, принятый в расчет. Если сотрудник недавно принят, данные подтянутся за фактически отработанное время.
- 1Получите от сотрудника справку-вызов и заявление, проверьте даты и аккредитацию программы
- 2Откройте «Зарплата — Все отсутствия сотрудников» и создайте документ «Отсутствие»
- 3Выберите вид «Отпуск учебный оплачиваемый», укажите период по справке-вызову
- 4Проверьте расчет среднего заработка на закладке «Оплата»
- 5Проведите документ и сформируйте расчетный листок сотрудника
- 6После окончания отпуска получите справку-подтверждение и подшейте ее в личное дело
Как проверить расчет среднего заработка и выплату
Оплата учебного отпуска рассчитывается исходя из среднего дневного заработка: начисленная зарплата за расчетный период делится на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Если месяцы отработаны не полностью, программа пересчитывает дни пропорционально. Сверьте сумму, открыв печатную форму «Расчет среднего заработка» из документа.
Оплата должна быть произведена не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. В документе проверьте поле «Дата выплаты» — по умолчанию оно подставляется по графику выплат, при необходимости измените его вручную, чтобы соблюсти срок. Нарушение срока грозит штрафом и компенсацией сотруднику.
НДФЛ с суммы отпускных удерживается при выплате, а перечисляется в бюджет не позднее последнего числа месяца выплаты. Проверьте, что в документе корректно заполнены дата выплаты и код дохода 2012 — от этого зависит попадание сумм в правильные строки 6-НДФЛ.
Как проверить результат
Отдельная строка с оплатой учебного отпуска по среднему заработку
Сумма отсутствует или начислена как обычная зарплата по окладу
Дни отпуска отмечены кодом «У» или «11»
Дни пустые, стоит «Я» или «ОТ»
Остаток основного отпуска не изменился
Учебные дни списались из остатка ежегодного отпуска
Как отразить отпуск в табеле и отчетности
После проведения документа дни учебного отпуска автоматически попадают в табель учета рабочего времени с кодом «У». Сформируйте табель через «Зарплата — Табели» или отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)» и убедитесь, что период закрыт правильным обозначением.
В отчетности по страховым взносам и НДФЛ суммы учебного отпуска отражаются в общем порядке: в РСВ — в облагаемой базе, в 6-НДФЛ — с кодом дохода 2012. В разделе 3 расчета по взносам на травматизм суммы также включаются в базу.
Если учебный отпуск приходится на два месяца (переходящий), программа корректно распределит дни и суммы между периодами при формировании табеля. Оплата при этом начисляется единым документом в месяце начала отпуска, если не включена настройка раздельного начисления переходящих отпусков.
Как оформить неоплачиваемый учебный отпуск и совмещение
Для некоторых случаев (например, сдача вступительных экзаменов, обучение по неаккредитованной программе без гарантий работодателя) законодательство предусматривает отпуск без сохранения зарплаты. В 1С он оформляется тем же документом «Отсутствие», но с видом «Отпуск учебный неоплачиваемый» — в табеле это код «УД».
Если сотрудник просит присоединить учебный отпуск к ежегодному, оформляйте два отдельных документа. Объединять их в один нельзя: у них разный порядок расчета, разные коды в табеле и разное влияние на остатки отпусков. Сначала введите документ на один вид отпуска, затем на второй.
FAQ: частые вопросы по учебному отпуску в 1С
Что делать, если сотрудник принес справку-вызов после начала отпуска?
Оформите документ тем периодом, когда справка получена, указав фактические даты отсутствия. Если расчетный период уже закрыт, используйте механизм доначисления: создайте документ отсутствия текущей датой с периодом прошлого месяца — программа выполнит перерасчет. На время до получения справки отсутствие лучше оформить как отпуск без сохранения, а затем скорректировать.
Как оформить учебный отпуск, если сотрудник работает по совместительству?
По внутреннему совместительству в ЗУП отпуск оформляется отдельным документом на каждое место работы — выберите соответствующего сотрудника (основного или совместителя) в поле документа. По внешнему совместительству работодатель не обязан предоставлять оплачиваемый учебный отпуск — это право возникает только по основному месту работы.
Почему программа не рассчитывает оплату в документе отсутствия?
Чаще всего выбран неоплачиваемый вид отсутствия либо у вида начисления снят признак расчета по среднему заработку. Проверьте настройки начисления в разделе «Настройка — Начисления». Также убедитесь, что у сотрудника есть начисления за расчетный период — если сотрудник только принят и данных нет, программа рассчитает оплату из оклада.
Нужно ли продлевать учебный отпуск, если в него попал больничный?
Нет, учебный отпуск не продлевается и не переносится на период временной нетрудоспособности — это правило действует только для ежегодного отпуска. Пособие по больничному за дни учебного отпуска обычно не назначается, так как за этот период уже сохранен средний заработок. В 1С достаточно ввести больничный лист — программа сама разведет периоды и начисления.
Как увидеть, сколько дней учебного отпуска использовано за год?
В типовой ЗУП отдельного счетчика лимита учебных отпусков нет — контроль длительности (например, ограничения по числу дней на сессию) ведется по справкам-вызовам вручную. Для анализа используйте отчет «Остатки отпусков» не подойдет, а вот «Анализ отсутствий» или универсальный отчет по документам «Отсутствия» с отбором по виду отпуска покажет все периоды за выбранный год.
Облагается ли оплата учебного отпуска НДФЛ и взносами?
Да, оплата учебного отпуска облагается НДФЛ (код дохода 2012) и страховыми взносами в полном объеме, включая взносы на травматизм. Освобождение не применяется, даже если обучение связано с профессиональной деятельностью сотрудника. В расходы по налогу на прибыль суммы включаются при наличии справки-вызова и соблюдении условий законодательства.
Что важно запомнить
Учебный оплачиваемый отпуск оформляется документом «Отсутствие» с соответствующим видом, оплачивается по среднему заработку не позднее чем за три дня до начала и отражается в табеле кодом «У». Основание — справка-вызов, код дохода по НДФЛ — 2012, остаток ежегодного отпуска не затрагивается. После отпуска получите справку-подтверждение и проверьте расчетный листок и табель.