Как в 1С создать сотрудника по договору ГПХ

Договор гражданско-правового характера (ГПХ) в 1С оформляется иначе, чем обычный трудовой договор: для исполнителя не создаётся приём на работу, а вознаграждение начисляется отдельным документом и облагается взносами по особым правилам. Если завести подрядчика как штатного сотрудника, программа начислит лишние взносы и включит его в кадровые отчёты, что приведёт к ошибкам в РСВ и персонифицированной отчётности.

Дальше разобран порядок действий в 1С:ЗУП 3.1 — от создания физического лица до выплаты вознаграждения и проверки взносов. В конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8» логика похожая, но часть документов называется иначе; отличия указаны отдельно.

Чем договор ГПХ отличается от трудового в учёте 1С

Для программы принципиальна разница в трёх вещах: кадровый статус, состав взносов и отражение в отчётности. Сотрудник по трудовому договору принимается приказом, получает зарплату по графику и облагается всеми взносами, включая взносы на травматизм и пособия по временной нетрудоспособности.

Исполнитель по ГПХ не включается в штат, не получает отпускных и больничных за счёт работодателя, а его вознаграждение облагается только взносами на пенсионное и медицинское страхование (и на ВНиМ — только если это прямо предусмотрено настройками и законодательством для конкретного случая). Взносы на травматизм начисляются, только если это прописано в самом договоре.

Подготовка: настройки программы и данные исполнителя

Перед созданием договора проверьте, что в программе включён учёт договоров ГПХ. В 1С:ЗУП 3.1 откройте «Настройка» → «Реквизиты и настройки учёта» (или «Настройка состава начислений и удержаний» в разделе зарплаты) и убедитесь, что используются договоры подряда и начисления по ним. В типовой поставке эта возможность обычно включена, но в доработанных базах её иногда отключают.

Также подготовьте данные физического лица: ФИО, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адрес регистрации. ИНН и СНИЛС обязательны для отчётности — без них РСВ и персонифицированные сведения не пройдут форматно-логический контроль.

Шаг 1. Создание физического лица и сотрудника

Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». В форме нового сотрудника укажите организацию и ФИО. Если физлицо уже есть в базе, программа предложит выбрать его из списка — соглашайтесь, чтобы не плодить дубликаты.

Заполните карточку физлица по ссылке из шапки: дата рождения, ИНН, СНИЛС, документ, удостоверяющий личность, адрес. Эти данные попадут в отчётность и справки, поэтому сверяйте их с оригиналами документов.

Ключевой момент: для исполнителя по ГПХ не нужно оформлять документ «Приём на работу». Карточка сотрудника создаётся как техническая основа, а само правоотношение фиксируется договором ГПХ. Если случайно провести приём, человек попадёт в штатное расписание и списочную численность — такой документ нужно отменить.

Шаг 2. Оформление договора ГПХ

В 1С:ЗУП 3.1 перейдите в «Зарплата» → «Договоры (включая авторские)» или создайте договор прямо из карточки сотрудника по ссылке «Оформить договор». Доступны два основных вида документа.

• «Договор (работы, услуги)» — для подряда и возмездного оказания услуг. Вознаграждение облагается взносами на ОПС и ОМС.
• «Договор (авторский)» — для лицензионных и авторских договоров. Здесь можно указать вид авторского договора, от которого зависит облагаемая база.

В документе укажите: сотрудника, даты начала и окончания договора, сумму вознаграждения, подразделение и статью расходов (способ отражения в учёте). Даты важны: взносы считаются на выплаты в пределах срока действия договора, а в отчётность период попадает именно из этих полей.

1. 1
   Создайте карточку сотрудника в разделе «Кадры» → «Сотрудники», привязав существующее или новое физлицо
2. 2
   Заполните ИНН, СНИЛС, паспортные данные и адрес в карточке физлица
3. 3
   Оформите документ «Договор (работы, услуги)» или «Договор (авторский)»: даты, сумма, подразделение, способ отражения
4. 4
   Начислите вознаграждение документом «Начисление по договорам» по факту подписания акта
5. 5
   Проверьте взносы в документе начисления зарплаты или в отчёте «Анализ взносов в фонды»
6. 6
   Выплатите вознаграждение ведомостью и удержите НДФЛ при выплате

Шаг 3. Начисление и выплата вознаграждения

Начисление по договору ГПХ выполняется не общим документом «Начисление зарплаты и взносов», а отдельным документом «Начисление по договорам (включая авторские)» в разделе «Зарплата». Основание — подписанный акт выполненных работ: в типовом учёте вознаграждение начисляется по факту выполнения, а не помесячно.

В документе выберите сотрудника и договор, укажите сумму и дату выплаты. Программа автоматически рассчитает НДФЛ (по ставке для доходов резидента либо нерезидента — статус берётся из карточки физлица) и страховые взносы. Проверьте вкладку взносов: там должны быть только пенсионные и медицинские взносы, без взносов на травматизм, если в договоре он не предусмотрен.

Выплата оформляется обычной ведомостью («Ведомость в банк», «Ведомость в кассу») с видом выплаты «Договоры (работы, услуги)» или «Зарплата» — в зависимости от настроек. Именно на дату выплаты удерживается НДФЛ и формируются проводки по налогу.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состав взносов в документе начисления

Норма

Только ОПС и ОМС (плюс ВНиМ/травматизм, если предусмотрены договором)

Тревожный признак

Начислены взносы на травматизм без такого условия в договоре

Кадровые отчёты (списочная численность)

Норма

Исполнитель по ГПХ не входит в списочный состав

Тревожный признак

Человек числится как штатный сотрудник — значит, оформлен приём на работу

Отчёт «Анализ взносов в фонды»

Норма

Вознаграждение попало в базу по взносам за месяц начисления

Тревожный признак

Сумма отсутствует или попала не в тот период — проверьте даты договора и выплаты

Налоги, взносы и отчётность по ГПХ

С вознаграждения по договору ГПХ удерживается НДФЛ на общих основаниях: организация выступает налоговым агентом. Исполнитель вправе получить стандартные и профессиональные вычеты — для этого он подаёт заявление, а в программе вычеты регистрируются в карточке физлица или документом «Операция учёта НДФЛ».

По взносам действует правило: ОПС и ОМС начисляются всегда, взносы на случай временной нетрудоспособности — по общему правилу не начисляются, взносы на травматизм — только если прямо указаны в договоре. В 1С:ЗУП эти параметры подставляются автоматически из вида договора, но при нестандартных условиях их стоит проверить вручную.

Исполнитель по ГПХ попадает в РСВ (подраздел 3 персонифицированных сведений), в персонифицированные сведения о физлицах и в отчётность по форме ЕФС-1 с соответствующим кадровым мероприятием (заключение и расторжение договора ГПХ). Убедитесь, что события ЕФС-1 сформированы в разделе отчётности — в типовой ЗУП они создаются автоматически при проведении договора.

Отличия в 1С:Бухгалтерии 8 и типичные ошибки

В «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0 исполнителя также заводят в справочнике «Сотрудники» без приёма на работу, а начисление выполняют документом «Начисление по договорам» (раздел «Зарплата и кадры»). В более ранних релизах использовалась операция «Начисление дивидендов/договоров» или ручные операции — проверьте актуальность релиза, в старых версиях отчётность по ГПХ могла формироваться некорректно.

Если в базе ведётся только бухгалтерский учёт без зарплатного модуля, взносы и НДФЛ по ГПХ иногда отражают ручными операциями. Это допустимо как временная мера, но отчётность (РСВ, перссведения) придётся корректировать вручную, что резко повышает риск ошибок.

FAQ

Нужно ли включать исполнителя по ГПХ в штатное расписание?

Нет. Договор ГПХ не связан со штатным расписанием и должностью. В 1С:ЗУП договор оформляется на сотрудника без позиции штатного расписания, и в отчёты по штату он не попадает.

Как оформить несколько договоров ГПХ с одним человеком?

На одну карточку физлица и сотрудника можно провести несколько документов «Договор (работы, услуги)» с разными датами и суммами. Каждый договор начисляется и закрывается отдельно, а в отчётности суммы по ним суммируются.

Можно ли выплатить вознаграждение авансом до подписания акта?

Да, технически ведомость можно провести и до начисления, но правильнее сначала оформить начисление по договору — тогда НДФЛ и взносы рассчитаются корректно. Если выплатили аванс, НДФЛ удерживается при выплате, а начисление выполняется после подписания акта.

Почему в РСВ не попал исполнитель по ГПХ?

Чаще всего причины: не заполнен СНИЛС или ИНН в карточке физлица, договор не проведён, либо начисление относится к другому периоду. Проверьте даты договора и документа начисления, затем перезаполните отчёт.

Нужно ли подавать ЕФС-1 при заключении договора ГПХ?

Да, заключение и расторжение договора ГПХ отражаются в ЕФС-1 как кадровые события с установленными сроками подачи. В 1С:ЗУП соответствующие документы формируются автоматически при проведении договора — проверьте их в журнале отчётности.

Что делать, если ошибочно приняли исполнителя на работу?

Отмените проведение документа «Приём на работу» (или отметьте его как неиспользуемый), затем оформите договор ГПХ стандартным способом. Если по ошибочному приёму уже начислялась зарплата и взносы, потребуется сторнировать начисления и подать уточнённую отчётность.