Как в 1С провести компенсацию при увольнении по соглашению сторон

Увольнение по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) часто сопровождается выплатой сотруднику выходного пособия — так называемой компенсации или «отступных». В отличие от компенсации за неиспользованный отпуск, эта выплата не предусмотрена Трудовым кодексом напрямую: её размер и условия фиксируются в соглашении о расторжении договора, трудовом или коллективном договоре. Поэтому в 1С:ЗУП её нельзя провести «стандартной кнопкой» — требуется отдельный вид начисления с правильными настройками налогов и взносов.

Ошибки в оформлении такой выплаты обходятся дорого: неверный код дохода по НДФЛ приведёт к претензиям налоговой, а неправильная настройка взносов — к доначислениям и штрафам по расчёту РСВ. При этом необлагаемый лимит (три средних месячных заработка, для работников Крайнего Севера — шесть) программа контролирует только при корректной настройке вида расчета.

Ниже разобран полный цикл: от создания вида начисления до проверки проводок и отчётности. Инструкция ориентирована на 1С:Зарплату и управление персоналом 8 (ред. 3.1), но логика применима и к другим конфигурациям на базе БСП.

Что должно быть оформлено до расчёта в программе

Прежде чем что-либо начислять в 1С, убедитесь, что есть документальное основание. Компенсация при увольнении по соглашению сторон выплачивается, только если она предусмотрена соглашением о расторжении трудового договора, самим трудовым договором или локальным нормативным актом (коллективным договором, положением об оплате труда). Без этого основания выплата может быть признана необоснованной, а расходы — не принятыми в налоговом учёте.

В соглашении фиксируются: дата увольнения, сумма компенсации (фиксированная или в виде формулы, например «три должностных оклада»), срок выплаты. Именно эти данные бухгалтер будет вводить в программу. Если сумма задана формулой через средний заработок, расчёт среднего выполняется по правилам для выходных пособий.

Настройка вида начисления для компенсации

Стандартного предопределённого вида расчета «Компенсация по соглашению сторон» в типовой ЗУП может не быть — его создают вручную. Перейдите в раздел «Настройка — Начисления» и создайте новый элемент. На вкладке «Основное» укажите способ расчёта: если сумма фиксированная по соглашению, выбирайте «Фиксированной суммой»; если через средний заработок — формулу с показателем среднего заработка и количества дней/месяцев.

Ключевая вкладка — «Налоги, взносы, учет». Для НДФЛ укажите код дохода 2014 («Сумма выплаты в виде выходного пособия... в части превышения») — программа сама разделит облагаемую и необлагаемую части по лимиту. Для страховых взносов выберите вид дохода, соответствующий выходным пособиям с обложением сверх лимита. В налоговом учёте по налогу на прибыль такие выплаты обычно отражаются по п. 9 ст. 255 НК РФ, если предусмотрены договором.

Проверьте, что начисление не включено в базу для расчёта отпускных и больничных там, где это не требуется, и что оно не участвует в расчёте аванса. Сохраните элемент и при необходимости назначьте его как плановое в шаблонах — чаще всего это разовая выплата, поэтому плановым его делать не нужно.

1. 1
   Откройте «Настройка — Начисления» и создайте новый вид расчета
2. 2
   Задайте способ расчёта: фиксированная сумма или по среднему заработку
3. 3
   На вкладке налогов укажите код НДФЛ 2014 и обложение взносами сверх лимита
4. 4
   Настройте отражение в бухучёте (способ отражения, статья затрат)
5. 5
   Сохраните и проверьте начисление на тестовом сотруднике

Оформление увольнения и начисление компенсации

Создайте документ «Кадры — Увольнение» (или «Увольнение списком» при массовом сокращении штата). Укажите сотрудника, дату увольнения и основание — пункт 1 части 1 статьи 77 ТК РФ. Программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск и заработную плату за отработанные дни — это стандартные обязательные выплаты, они не зависят от соглашения.

Выходное пособие по соглашению добавляется на соответствующей вкладке документа. Если вид начисления настроен по среднему заработку, укажите количество дней или месяцев — ЗУП рассчитает сумму из среднего заработка, который виден по ссылке в документе. Если сумма фиксированная, введите её вручную через добавленное начисление. Проверьте колонку результата: сумма должна совпасть с соглашением.

Если компенсация выплачивается частями

Иногда соглашение предусматривает выплату частями — например, половина в день увольнения, остальное через месяц. В этом случае вторую часть начисляют отдельным документом «Зарплата — Разовые начисления» тем же видом расчета уже после увольнения. Учтите, что лимит необлагаемой суммы считается суммарно по всем выплатам, связанным с увольнением, — программа отслеживает это, если обе части проходят одним видом начисления с корректными настройками.

НДФЛ и страховые взносы: как программа считает лимит

Необлагаемый лимит — три средних месячных заработка. В ЗУП 3.1 он вычисляется автоматически при условии, что вид начисления настроен правильно: программа суммирует все выплаты при увольнении, отнесённые к выходным пособиям, сравнивает с трёхкратным средним заработком и облагает НДФЛ (код 2014) и взносами только превышение. Компенсация за неиспользованный отпуск в лимит не входит — она облагается полностью отдельно.

Проверьте расчёт вручную: откройте в документе увольнения расшифровку НДФЛ. Необлагаемая часть должна отражаться без кода дохода либо с вычетом, облагаемая — с кодом 2014. Если вся сумма попала в облагаемую базу — значит, в виде начисления неверно указан вид дохода, и настройку нужно исправить до проведения ведомости.

Выплата и отражение в учёте

Выплата оформляется стандартно: документом «Ведомость» (в банк, кассу или через зарплатный проект) с видом выплаты «Увольнение». Срок — не позднее дня увольнения для обязательных выплат; компенсация по соглашению выплачивается в срок, указанный в соглашении. Если соглашением установлен более поздний срок, ведомость создаётся отдельно на дату фактической выплаты — именно эта дата определит период отражения НДФЛ в 6-НДФЛ.

В бухгалтерском учёте отражение настраивается через способ отражения в виде начисления или в документе «Отражение зарплаты в бухучёте». Типовая проводка — Дт затратного счёта (20, 26, 44) Кт 70. Если ваша учётная политика предусматривает резервы или иной порядок, настройте способ отражения индивидуально. Перед синхронизацией с 1С:Бухгалтерией сверьте суммы в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 70.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Компенсация видна отдельной строкой, НДФЛ удержан только с превышения лимита

Тревожный признак

Налог посчитан со всей суммы или компенсация отсутствует

Отчёт по НДФЛ (регистр)

Норма

Превышение отражено с кодом 2014, дата получения дохода — день выплаты

Тревожный признак

Неверный код дохода или дата

РСВ (проверочный расчёт)

Норма

Необлагаемая часть попала в необлагаемые суммы, превышение — в базу

Тревожный признак

Вся сумма в базе или вся вне базы

Отражение в бухучёте

Норма

Проводка Дт затрат Кт 70 на сумму компенсации

Тревожный признак

Компенсация зависла на неверном счёте или не отражена

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — использование «подходящего» вида начисления вместо специально настроенного. Например, компенсацию проводят как материальную помощь или премию, и вся сумма попадает под НДФЛ и взносы без учёта лимита. Вторая ошибка — ручное редактирование НДФЛ в документе: сумма сходится, но регистры разъезжаются, и 6-НДФЛ формируется с искажениями.

Ещё одна группа ошибок связана с датами: выплату, произведённую позже дня увольнения, отражают датой увольнения, из-за чего нарушается срок перечисления налога в отчётности. Наконец, не стоит забывать, что при увольнении по соглашению сторон компенсация за отпуск и зарплата — обязательные выплаты, а пособие — дополнительная: заменять одно другим нельзя.

Часто задаваемые вопросы

Облагается ли компенсация по соглашению сторон НДФЛ полностью?

Нет. Не облагается сумма в пределах трёхкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для работников районов Крайнего Севера). Превышение облагается НДФЛ с кодом дохода 2014. Компенсация за неиспользованный отпуск в этот лимит не входит и облагается полностью.

Каким документом начислить компенсацию, если сотрудник уже уволен?

Используйте «Зарплата — Разовые начисления»: выберите уволенного сотрудника, вид начисления компенсации и сумму. Выплату оформите отдельной ведомостью. Лимит необлагаемой суммы учитывайте суммарно с тем, что уже было начислено при увольнении.

Почему программа не применяет трёхкратный лимит?

Чаще всего причина в настройке вида начисления: указан неверный код дохода по НДФЛ или вид дохода по страховым взносам. Откройте начисление, вкладку «Налоги, взносы, учет» и убедитесь, что выбраны настройки, соответствующие выходному пособию. После исправления пересчитайте документ.

Можно ли выплатить компенсацию позже дня увольнения?

Да, если такой срок прописан в соглашении о расторжении договора. Обязательные выплаты (зарплата, компенсация отпуска) выдаются в день увольнения, а пособие по соглашению — в срок из соглашения. В 1С это оформляется отдельной ведомостью на фактическую дату выплаты.

Нужно ли начислять взносы на травматизм с компенсации?

Правило то же, что для остальных взносов: в пределах лимита (три средних заработка) выплата не облагается, превышение облагается, включая взносы на травматизм. При корректной настройке вида начисления ЗУП учитывает это автоматически.