Как в 1С создать отпуск по уходу за ребенком до 3 лет

Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет в 1С:Зарплата и управление персоналом оформляется одним кадровым документом, который одновременно приостанавливает основные начисления сотрудника и назначает пособия. Ошибки на этом этапе приводят к тому, что сотруднику продолжает начисляться зарплата, не считается пособие или неверно формируются сведения для СФР. Поэтому важно не просто создать документ, а правильно заполнить даты, виды пособий и проверить результат.

Инструкция ниже ориентирована на 1С:ЗУП 3.1 — наиболее распространённую конфигурацию для расчёта зарплаты и кадрового учёта. В 1С:Бухгалтерии 8 механика отличается: там отпуск по уходу фиксируется кадровым приказом, а пособия назначаются отдельно. Оба сценария разобраны в статье.

Перед оформлением убедитесь, что у вас есть заявление сотрудника, свидетельство о рождении ребёнка и справка от второго родителя о том, что он не использует этот отпуск. Эти документы не вводятся в программу напрямую, но даты и реквизиты из них понадобятся при заполнении.

Что подготовить перед созданием документа

Документ в 1С отражает уже принятое кадровое решение, поэтому сначала соберите основания. Минимальный комплект: заявление сотрудника с указанием даты начала отпуска, свидетельство о рождении ребёнка (или решение суда об усыновлении), справка с места работы второго родителя о неиспользовании отпуска и неполучении пособия. Если отпуск оформляет не мать, а отец, бабушка или другой родственник, фактически ухаживающий за ребёнком, справки потребуются от обоих родителей.

Проверьте в программе, что карточка сотрудника заполнена корректно: в справочнике «Сотрудники» должны быть указаны актуальные данные, а в базе — введены сведения о ребёнке. Данные о детях хранятся в карточке физического лица на закладке «Семья». Если ребёнка там нет, добавьте его до создания документа — тогда в отпуске по уходу ребёнок подставится автоматически.

Также убедитесь, что в настройках учётной политики и видах начислений присутствуют пособия: «Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет» и «Пособие по уходу за ребенком до 3 лет». В типовой поставке 1С:ЗУП они предопределены, но если база создавалась давно или начисления редактировались, проверьте их наличие в разделе «Настройка» → «Начисления».

Создание документа «Отпуск по уходу за ребенком» в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» (в некоторых релизах — «Кадры» → «Отпуска по уходу за ребенком») и нажмите «Создать» → «Отпуск по уходу за ребенком». Заполните шапку документа: организацию, дату документа и сотрудника. Если в базе одна организация, она подставится автоматически.

В поле «Дата начала» укажите первый день отпуска — обычно это день, следующий за окончанием отпуска по беременности и родам. В поле «Дата окончания» — день, когда ребёнку исполняется 3 года. Программа автоматически разобьёт период на два интервала: до 1,5 лет и от 1,5 до 3 лет, потому что к ним применяются разные пособия.

На закладке «Пособия» включите флажки назначения пособий. Для пособия до 1,5 лет укажите дату выплаты по и количество детей — от этого зависит расчёт. Если ребёнок первый, флажок «Это первый ребенок» влияет на применение минимального размера пособия. Для пособия до 3 лет укажите период с даты, следующей за достижением 1,5 лет, по день исполнения 3 лет.

После заполнения нажмите «Провести». Документ делает сразу несколько вещей: регистрирует отсутствие сотрудника, прекращает действие его плановых начислений (оклад, надбавки) с даты начала отпуска и назначает пособия как плановые начисления на указанные периоды.

1. 1
   Кадры → Все отсутствия сотрудников → Создать → Отпуск по уходу за ребенком
2. 2
   Выберите организацию и сотрудника
3. 3
   Укажите дату начала и дату окончания (день исполнения 3 лет)
4. 4
   На закладке «Пособия» включите пособие до 1,5 лет и укажите данные о ребёнке
5. 5
   Включите пособие до 3 лет и проверьте период
6. 6
   Проведите документ и проверьте начисления в карточке сотрудника

Настройка пособий: до 1,5 лет и до 3 лет

Пособие до 1,5 лет рассчитывается как 40% среднего заработка сотрудника, но не ниже установленного минимума и не выше максимума. В типовой 1С:ЗУП расчёт среднего заработка выполняется автоматически на основании данных о доходах за два предшествующих календарных года. Если сотрудник работал у вас не весь расчётный период, введите справки о заработке с предыдущих мест работы через документ «Справка о заработке для расчета пособий (входящая)».

Обратите внимание на документ «Исходящий запрос в СФР о расчете пособия» и механизм прямых выплат: в большинстве регионов пособие до 1,5 лет выплачивает Социальный фонд России на основании сведений, которые работодатель передаёт из 1С. Документ отпуска формирует нужные сведения, но отправить их нужно через подсистему обмена с СФР (раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» или «Обмен электронными документами с СФР»).

Пособие до 3 лет — это ежемесячная выплата, порядок и размер которой определяется региональными правилами и критериями нуждаемости. В программе оно назначается как отдельное начисление на период от 1,5 до 3 лет. Проверьте в настройках начисления, облагается ли оно НДФЛ и взносами в вашей ситуации — в типовой поставке параметры уже заданы, менять их без необходимости не стоит.

Как отпуск отражается в расчёте зарплаты и кадровом учёте

После проведения документа сотрудник в табеле учёта рабочего времени будет отражаться с кодом «ОЖ» на весь период отпуска. Плановые начисления (оклад, премии, надбавки) прекращаются автоматически — в документе «Начисление зарплаты и взносов» сотрудник либо не появится, либо по нему будут рассчитаны только пособия, если выплата пособий возложена на работодателя.

Стаж для ежегодного отпуска в период ухода за ребёнком не накапливается — программа учитывает это автоматически при последующем расчёте остатков отпусков. А вот страховой стаж для больничных и пенсионный стаж продолжают идти, и в отчётах персонифицированного учёта период отразится с соответствующим кодом.

Если сотрудник находится в отпуске по уходу, но работает на условиях неполного рабочего времени с сохранением пособия, это оформляется отдельным документом «Изменение условий отпуска по уходу за ребенком» или кадровым переводом на неполную ставку — в зависимости от релиза конфигурации. Просто изменить график в карточке сотрудника недостаточно: пособие при этом может быть отменено.

Досрочный выход и изменение условий отпуска

Сотрудник вправе прервать отпуск по уходу в любой момент до исполнения ребёнку 3 лет. Для этого в 1С:ЗУП создаётся документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком» (раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» → «Создать»). В нём указывают дату возврата и восстанавливаемые плановые начисления — программа возобновит оклад и надбавки с этой даты и прекратит пособия.

Если сотрудник выходит не полностью, а на неполный рабочий день с сохранением пособия до 1,5 лет, используйте документ «Изменение условий отпуска по уходу за ребенком» (доступен по ссылке «Изменить» из исходного документа отпуска или через журнал отсутствий). В нём назначается новый график неполного времени и указывается, что пособие сохраняется. Это принципиально: при полном выходе пособие до 1,5 лет прекращается, при неполном — сохраняется.

Отдельная ситуация — переход из отпуска по уходу в новый отпуск по беременности и родам. В этом случае сначала оформляется возврат из отпуска по уходу (или изменение его условий), затем больничный по беременности и родам, а после его окончания — новый отпуск по уходу уже за вторым ребёнком. Пособия по двум детям суммируются с учётом ограничений по максимальному размеру.

Оформление в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии нет полноценного кадрового документа отпуска по уходу. Порядок такой: создайте кадровый документ «Отпуск» или используйте раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы», где доступен приказ об отпуске с видом «по уходу за ребенком». Он зафиксирует период отсутствия.

Начисление пособия до 1,5 лет при прямых выплатах в 1С:Бухгалтерии работодателем, как правило, не производится — пособие платит СФР. Ваша задача — передать сведения через раздел «Отчеты» → «Регламентированные отчеты» → сервис обмена с СФР. Если же пособие начисляется в программе, используйте ручную операцию или документ «Начисление зарплаты» с добавленным видом начисления.

Ограничение 1С:Бухгалтерии — отсутствие автоматического расчёта среднего заработка для пособий по уходу в полном объёме. Если у вас несколько сотрудников в таких отпусках и нужен точный расчёт с учётом исключаемых периодов, корректнее вести зарплатный учёт в 1С:ЗУП.

Где оформлять отпуск

1С:ЗУП 3.1

Полный цикл: документ, расчёт пособий, обмен с СФР, табель. Подходит всем, кто ведёт зарплату в программе

1С:Бухгалтерия 8

Только кадровый приказ и передача сведений в СФР. Подходит микробизнесу с 1–2 сотрудниками в отпуске по уходу

Внешний расчёт + ручной ввод

Крайний вариант при нестандартных ситуациях; высокий риск ошибки в среднем заработке и отчётности

Проверка результата после оформления

После проведения документа откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Начисления и удержания». Там должны появиться назначенные пособия с корректными периодами, а плановые начисления (оклад) — отсутствовать или быть прекращёнными с даты начала отпуска.

Сформируйте табель учёта рабочего времени (форму Т-13) за месяц начала отпуска: дни отпуска по уходу должны быть отмечены кодом «ОЖ». Затем сформируйте расчётный листок сотрудника за первый полный месяц отпуска — в нём должно быть только пособие (если оно выплачивается через работодателя) и никаких сумм по окладу.

Наконец, проверьте обмен с СФР: сведения о застрахованном лице и данные для назначения пособия должны быть отправлены и приняты без ошибок. Статус отправки виден в журнале обмена с фондом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника, начисления

Норма

Пособия назначены на верные периоды, оклад прекращён

Тревожный признак

Оклад продолжает действовать или пособий нет

Табель Т-13

Норма

Весь период отпуска отмечен кодом ОЖ

Тревожный признак

Пустые дни или код рабочего времени

Расчётный листок

Норма

Только пособие, без начислений по окладу

Тревожный признак

Есть оклад или пособие отсутствует

Обмен с СФР

Норма

Сведения отправлены и приняты

Тревожный признак

Ошибки приёма или сведения не отправлялись

Частые вопросы

Можно ли оформить отпуск по уходу на отца или бабушку в 1С?

Да. Документ «Отпуск по уходу за ребенком» создаётся на любого сотрудника, фактически ухаживающего за ребёнком. Ребёнок должен быть добавлен в карточку физического лица этого сотрудника на закладке «Семья». Потребуются справки с мест работы обоих родителей о том, что они отпуск не используют.

Что делать, если отпуск по уходу начался, а документ в 1С забыли создать?

Создайте документ текущей датой, но с фактической датой начала отпуска. Программа пересчитает начисления за прошлые периоды — возможно, потребуется отменить ранее проведённые документы «Начисление зарплаты» за эти месяцы и пересчитать их. Задержка с отправкой сведений в СФР может отсрочить выплату пособия сотруднику.

Почему пособие до 1,5 лет рассчиталось по минимуму?

Чаще всего причина в отсутствии данных о заработке за расчётный период: не введены входящие справки о заработке с прежних мест работы или сотрудник принят недавно, а данные о доходах не перенесены. Проверьте документы «Справка о заработке для расчета пособий (входящая)» и исключаемые периоды.

Нужно ли увольнять сотрудника, если он не вышел на работу после 3 лет?

Нет, автоматического увольнения закон не предусматривает. Если сотрудник не вышел и не оформил продление отсутствия, дни фиксируются в табеле как прогул или неявка по невыясненным причинам («НН») до выяснения обстоятельств. Дальнейшие действия — кадровая процедура, а не настройка программы.

Как оформить отпуск по уходу, если ребёнку исполнилось 1,5 года, а документ был создан только до этой даты?

Создайте новый документ «Отпуск по уходу за ребенком» на период с даты, следующей за исполнением 1,5 лет, по день исполнения 3 лет, назначив соответствующее пособие. Либо используйте документ «Изменение условий отпуска по уходу за ребенком» для продления исходного отпуска.