Как принять работника на работу в 1С

Приём нового сотрудника в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — это не одна кнопка, а последовательность: завести физическое лицо, создать документ «Приём на работу», указать подразделение, должность, график и оплату, а затем проверить, что данные попали в отчёты и расчёт зарплаты. Если пропустить хотя бы один шаг, сотрудник не попадёт в начисления или в штатную расстановку.

Инструкция ниже ориентирована на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 3.1 — самую распространённую версию для кадрового учёта. В 1С:Бухгалтерии 8 приём оформляется похоже, но с урезанным набором кадровых документов; отличия отмечены отдельно. Перед началом убедитесь, что у вас есть права кадровика или полные права, а в справочниках уже созданы организация, подразделения, должности и графики работы.

Принципиально важно понимать разницу между физическим лицом и сотрудником. Физлицо — это карточка человека со всеми персональными данными (ФИО, СНИЛС, ИНН, паспорт). Сотрудник — это связка физлица с конкретным местом работы и условиями труда. Один человек может быть оформлен как несколько сотрудников: основное место работы и внутреннее совместительство.

Подготовка: что должно быть настроено до приёма

Документ приёма ссылается на справочники, и если они пустые, оформить сотрудника корректно не получится. Проверьте наличие организации с заполненными реквизитами (ИНН, КПП, ОГРН), структуры подразделений, списка должностей и графиков работы сотрудников. График критичен: без него программа не сможет рассчитать норму времени и зарплату.

Также заранее соберите данные самого работника: ФИО полностью, дату рождения, СНИЛС, ИНН (при наличии), паспортные данные, адрес регистрации, сведения об образовании и воинском учёте. Если часть данных ввести позже, это не помешает провести приём, но затруднит формирование отчётности в ПФР и ФНС.

Создание физического лица

Откройте раздел «Кадры» → «Физические лица» и нажмите «Создать». Введите ФИО, дату рождения, пол. Затем по гиперссылкам в карточке заполните страховой номер (СНИЛС), ИНН, документ, удостоверяющий личность (обычно паспорт РФ: серия, номер, кем и когда выдан), адрес по регистрации и контактные данные.

Проверьте ФИО на опечатки до записи: именно эти данные уйдут в трудовой договор, приказ и отчётность. Если у человека менялась фамилия, историю смены ФИО вносят через соответствующую гиперссылку в карточке, чтобы старые документы оставались корректными.

После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Карточка физлица сохранится, но сотрудником человек пока не станет — для этого нужен кадровый документ.

Оформление документа «Приём на работу»

Перейдите в раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и нажмите «Создать» → «Приём на работу». Укажите организацию, дату приёма (с неё начнутся трудовые отношения и расчёт зарплаты) и выберите сотрудника: если физлицо уже создано, подберите его из списка; если нет — создайте прямо из документа кнопкой «Новый».

Заполните ключевые поля: подразделение, должность, количество ставок (1, 0,5 и т.д.), график работы. На вкладке «Оплата труда» укажите начисления: обычно это «Оплата по окладу» с суммой согласно трудовому договору. Если положены надбавки, премии или доплаты, добавьте их строками в таблицу начислений.

На вкладке «Трудовой договор» введите номер и дату договора, срок испытания (если установлен), условия приёма. Эти данные попадут в печатную форму приказа по форме Т-1 и в личную карточку Т-2. Проверьте всё ещё раз и нажмите «Провести и закрыть».

1. 1
   Проверьте, что созданы организация, подразделения, должности и график работы
2. 2
   Создайте физическое лицо: ФИО, СНИЛС, ИНН, паспорт, адрес
3. 3
   Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Приём на работу»
4. 4
   Укажите дату приёма, подразделение, должность, ставку и график
5. 5
   На вкладке «Оплата труда» задайте оклад и дополнительные начисления
6. 6
   Заполните данные трудового договора и проведите документ
7. 7
   Проверьте результат: штатная расстановка, приказ Т-1, пробный расчёт зарплаты

Приём по совместительству

Для внутреннего совместительства создаётся новый сотрудник на то же физлицо: в поле «Сотрудник» выберите «Новый сотрудник» и укажите существующее физическое лицо. Для внешнего совместителя физлицо обычно заводится впервые, а в документе важно корректно указать вид занятости — от этого зависят отчёты и ограничения по норме времени.

Приём в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 документ называется «Приём на работу» и находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы». Набор полей проще: нет развитых графиков и плановых начислений в том виде, что в ЗУП, поэтому для полноценного кадрового учёта рекомендуется именно ЗУП, а в бухгалтерию данные переносятся синхронизацией.

Проверка результата после проведения

Первый признак корректного приёма — сотрудник появился в штатной расстановке («Кадры» → «Штатная расстановка») на указанной должности с нужной ставкой. Второй — из документа печатается приказ по форме Т-1 с верными датой, окладом и реквизитами договора.

Затем выполните пробный расчёт: создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма и убедитесь, что сотрудник подтягивается в табличную часть, а сумма рассчитывается пропорционально отработанным дням. Если сотрудник не появляется в начислении — почти всегда причина в незаполненном графике работы или неверной дате приёма.

Контрольные точки

Как проверить результат

Штатная расстановка

Норма

Сотрудник виден на должности с нужной ставкой и датой приёма

Тревожный признак

Строки нет или дата неверна — проверьте проведение документа

Начисление зарплаты

Норма

Сотрудник попадает в расчёт, сумма пропорциональна отработанным дням

Тревожный признак

Сотрудник не подтягивается — проверьте график работы и дату приёма

Приказ Т-1

Норма

Печатная форма содержит верные ФИО, оклад, дату и номер договора

Тревожный признак

Пустые поля — не заполнена вкладка «Трудовой договор»

Типичные ошибки при приёме

Самая частая проблема — дубли физических лиц. Кадровик не нашёл человека поиском и создал новую карточку, из-за чего СНИЛС и ИНН оказываются у двух записей, а отчётность рассыпается с ошибками. Перед созданием всегда ищите по СНИЛС и ФИО по всей базе.

Вторая группа ошибок — неверные условия в документе: перепутанная дата приёма, не тот график, оклад без учёта ставки (программа при 0,5 ставки и полном окладе в поле может посчитать иначе, чем ожидал кадровик, в зависимости от настроек начисления). Всегда сверяйте печатную форму приказа с бумажным трудовым договором.

Ограничения и когда нужна помощь специалиста

Если приём оформляется задним числом в закрытом периоде (после сдачи отчётности или расчёта зарплаты), простое проведение документа может вызвать перерасчёты и расхождения с уже сданными формами. В этом случае действуйте осторожно: сделайте копию базы, согласуйте исправления с бухгалтерией и при необходимости оформляйте корректирующие документы, а не редактируйте прошлый период напрямую.

Сложные случаи — перевод из другой организации группы, приём сразу на несколько ставок, работники с особыми условиями труда — лучше оформлять вместе со специалистом по 1С или опытным расчётчиком, поскольку ошибки влияют на страховые взносы и персонифицированную отчётность.

Частые вопросы

Можно ли оформить приём, если у работника нет ИНН?

Да, ИНН не является обязательным полем для проведения приёма. Документ проведётся и без него, но для отчётности в налоговую ИНН желательно внести позже, когда работник его предоставит. СНИЛС, наоборот, критичен — без него не сформировать персонифицированную отчётность.

Что делать, если сотрудник не появляется в документе «Начисление зарплаты»?

Проверьте три вещи: проведён ли документ приёма, указан ли в нём график работы и не позже ли дата приёма, чем расчётный месяц. Также убедитесь, что организация и подразделение в приёме совпадают с теми, по которым формируется начисление.

Как оформить приём на 0,5 ставки?

В поле «Количество ставок» укажите 0,5. Оклад в документе обычно вводится как полный оклад по должности, а программа рассчитает оплату пропорционально ставке — но поведение зависит от настроек начисления, поэтому сверьте результат с приказом и трудовым договором.

Можно ли изменить данные приёма после его проведения?

Если период ещё открыт и зарплата не рассчитана, документ можно перепровести с исправлениями. Если расчёты уже выполнены, корректнее использовать документы «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда», чтобы сохранилась история изменений условий труда.

Чем приём в 1С:ЗУП отличается от приёма в 1С:Бухгалтерии?

В ЗУП доступны полноценные графики работы, плановые начисления, штатное расписание и вся кадровая отчётность. В Бухгалтерии кадровый блок упрощён: он подходит для небольших компаний с простым учётом, но для полноценного кадрового делопроизводства и расчёта зарплаты предназначен ЗУП.

Нужно ли заводить новое физлицо для внутреннего совместителя?

Нет. Физическое лицо остаётся тем же — создаётся новый сотрудник, привязанный к существующей карточке физлица. Так сохраняется единая история человека по СНИЛС и корректно формируется отчётность.