Другое · 12 мин
Как создать отпуск по беременности и родам в 1С
Как оформить отпуск по беременности и родам в 1С:ЗУП: документ «Больничный лист», расчёт пособия, страховой стаж, средний заработок и проверка результата.
Отпуск по беременности и родам в 1С:ЗУП оформляется документом «Больничный лист» с видом расчёта «Больничный по беременности и родам». Программа автоматически рассчитывает пособие исходя из среднего заработка сотрудницы за два предшествующих календарных года, проверяет страховой стаж и формирует данные для передачи в СФР (Социальный фонд России). Ошибки на этом этапе приводят к неверной сумме пособия и отказам фонда в зачёте выплаты.
Ниже разобран полный цикл работы: от проверки настроек до контроля начисления в расчётном листке. Инструкция ориентирована на 1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 3.1, — в других конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Комплексная автоматизация) логика аналогична, но расположение документов отличается.
Перед оформлением убедитесь, что у вас есть листок нетрудоспособности сотрудницы (бумажный или номер электронного больничного), а в программе корректно заполнены данные о заработке за расчётный период и страховом стаже.
Проверьте исходные данные перед оформлением
Качество расчёта пособия напрямую зависит от полноты данных в базе. Откройте карточку сотрудницы (раздел «Кадры — Сотрудники») и проверьте три блока: приём на работу, страховой стаж и заработок за расчётный период. Если сотрудница работает у вас меньше двух лет, а до этого трудилась у другого работодателя, сведения о заработке с прежнего места вводятся вручную на основании справки о доходах.
Справка о заработке с прежнего места работы вводится через документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» в разделе «Зарплата — См. также» или непосредственно из формы больничного по гиперссылке. Без этих данных программа посчитает пособие только из вашего заработка, и сумма окажется заниженной.
Страховой стаж влияет на пособие по беременности и родам только в одном случае: если стаж меньше шести месяцев, пособие ограничивается МРОТ. В остальных ситуациях пособие выплачивается в размере 100% среднего заработка независимо от стажа — это принципиальное отличие от обычного больничного.
Настроен ли обмен с СФР для автоматической загрузки
Введена ли входящая справка о заработке с прошлых мест работы
Заполнен ли стаж в карточке сотрудницы
Нет ли незакрытых отсутствий, пересекающихся с периодом отпуска
Создайте документ «Больничный лист»
Перейдите в раздел «Зарплата — Больничные листы» и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: организацию, дату документа, сотрудницу и номер листка нетрудоспособности. Если используется электронный больничный (ЭЛН), введите его номер — программа при настроенном обмене с СФР подтянет данные автоматически.
Ключевое поле — «Причина нетрудоспособности». Выберите значение «(05) Отпуск по беременности и родам». Именно этот код переключает документ в режим расчёта пособия по беременности: 100% среднего заработка, особый порядок учёта исключаемых периодов и отсутствие ограничения по стажу. Если ошибочно оставить код «(01) Заболевание», расчёт будет неверным.
Укажите период нетрудоспособности по данным листка: стандартный отпуск составляет 140 календарных дней (70 до родов и 70 после), при осложнённых родах или многоплодной беременности срок больше — программа не ограничивает длительность, ориентируйтесь на даты в листке. Поле «Дата начала работы» заполняется автоматически датой выхода сотрудницы после окончания отпуска.
- 1Откройте «Зарплата — Больничные листы», нажмите «Создать»
- 2Выберите организацию, сотрудницу, введите номер листка нетрудоспособности
- 3Установите причину нетрудоспособности «(05) Отпуск по беременности и родам»
- 4Укажите период освобождения от работы по листку
- 5Проверьте средний заработок и расчёт на закладке «Оплата»
- 6Проведите документ и сверьте сумму с расчётным листком
Проверьте расчёт среднего заработка и пособия
На закладке «Оплата» программа показывает среднедневной заработок и итоговую сумму пособия. Средний заработок считается как сумма дохода за два календарных года, предшествующих году начала отпуска, делённая на число календарных дней в этом периоде за вычетом исключаемых дней (периодов болезни, предыдущего отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком).
Расшифровку расчёта откройте по кнопке с изображением калькулятора рядом с полем среднего заработка. Здесь видно, какие суммы вошли в базу и какие дни исключены. Если база выглядит неполной, вернитесь к входящим справкам о заработке — документ можно пересчитать после их ввода.
Обратите внимание на ограничения: среднедневной заработок не может быть ниже рассчитанного из МРОТ и не может превышать предельную величину, определяемую из предельных баз по страховым взносам за расчётные годы. Программа применяет эти ограничения автоматически, но при ручной корректировке данных контроль ложится на вас.
Замена лет расчётного периода
Если в двух расчётных годах сотрудница находилась в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, она вправе подать заявление о замене одного или обоих лет на более ранние — при условии, что это увеличит пособие. Такая ситуация типична при переходе «из декрета в декрет».
В 1С:ЗУП замена лет выполняется в форме расчёта среднего заработка: откройте расшифровку по кнопке-калькулятору и в таблице годов выберите другие годы из доступных. Программа пересчитает среднедневной заработок. Основание — заявление сотрудницы, оно хранится в её личном деле вместе с листком нетрудоспособности.
Не меняйте годы без письменного заявления: при проверке фонд запросит обоснование, и без заявления выплату могут не принять к зачёту. Также проверьте, что замена действительно увеличивает пособие — сравните суммы до и после замены в том же окне расчёта.
Как выбрать действие
Проведение документа и отражение в учёте
После проверки нажмите «Провести». Документ сформирует начисление пособия, зарегистрирует отсутствие сотрудницы на весь период отпуска и отразит данные в учёте рабочего времени: в табеле дни отпуска по беременности и родам будут отмечены соответствующим кодом.
На время отпуска прекращается начисление оклада и других регулярных выплат — программа делает это автоматически через механизм вытеснения. Если в расчётном листке за месяц начала отпуска видны одновременно оклад за полный месяц и пособие, проверьте, не заведено ли отдельное отсутствие вручную, которое конфликтует с больничным.
Для передачи сведений в СФР используется обмен электронными документами: при прямых выплатах работодатель передаёт в фонд сведения о застрахованном лице и реестр по больничному. В 1С:ЗУП эти документы формируются из раздела «Отчетность, справки — 1С-Отчетность» или автоматически при настроенном обмене ЭЛН.
Как проверить результат
Начислено пособие по беременности и родам, НДФЛ не удержан
С пособия удержан налог или начислен оклад за весь период
Дни отпуска отмечены кодом отсутствия по беременности и родам
Период пустой или стоит другой вид отсутствия
Соответствует доходам за расчётные годы с учётом исключаемых дней
Занижен из-за отсутствующей справки о заработке
Соответствует дню после окончания листка
Дата не заполнена или не совпадает с листком
Частые ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — неверная причина нетрудоспособности. Код «(01)» вместо «(05)» приводит к расчёту пособия с учётом процента по стажу, удержанию НДФЛ и неверным данным для СФР. Признак проблемы: в расчётном листке пособие меньше ожидаемого и с него удержан налог. Исправляется изменением кода в документе и перепроведением.
Вторая типичная ситуация — заниженное пособие из-за неполных данных о заработке. Если сотрудница принесла справку с прошлого места работы уже после выплаты, создайте документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)», затем в больничном выполните пересчёт: программа доначислит разницу отдельной суммой.
Третья ошибка — ручное редактирование суммы пособия в документе. Ручная правка отключает автоматический контроль ограничений и приводит к расхождениям с данными фонда. Если сумма кажется неверной, ищите причину в исходных данных, а не правьте итог.
Оформление в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 документ также называется «Больничный лист» и находится в разделе «Зарплата и кадры — Все начисления» или «Зарплата и кадры — Больничные листы». Логика идентична: выбирается сотрудница, указывается причина нетрудоспособности «Отпуск по беременности и родам», вводятся даты и номер листка.
Отличие в том, что функциональность расчёта зависит от настроек учётной политики и полноты кадрового учёта: в простых конфигурациях средний заработок за прошлые периоды может потребоваться ввести вручную. Убедитесь, что в базе есть начисления за расчётные годы, либо внесите суммы в форму расчёта среднего заработка напрямую.
Что важно запомнить
Отпуск по беременности и родам оформляется больничным листом с кодом причины (05), пособие считается в размере 100% среднего заработка за два предыдущих года и не облагается НДФЛ. Перед проведением проверьте заработок, справки с прошлых мест работы и расшифровку расчёта — это исключает доначисления и споры с фондом.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить отпуск по беременности и родам, если сотрудница продолжает работать?
Отпуск предоставляется на основании листка нетрудоспособности с даты, указанной в нём. Если сотрудница обратилась за отпуском позже даты начала листка, пособие назначается в любом случае за весь период, но одновременное получение зарплаты и пособия за одни и те же дни недопустимо. В 1С период отсутствия фиксируется больничным, и начисление оклада на эти дни прекращается автоматически.
Как оформить продление больничного при осложнённых родах?
Роддом выдаёт дополнительный листок нетрудоспособности как продолжение первичного. В 1С:ЗУП создайте новый документ «Больничный лист», в поле «Является продолжением листка нетрудоспособности» установите флаг и выберите первичный документ — тогда средний заработок возьмётся из исходного расчёта, а не пересчитается заново.
Что делать, если пособие уже выплачено, а сотрудница принесла справку о заработке?
Введите документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)», затем откройте больничный и нажмите «Исправить» или выполните перерасчёт через документ «Перерасчёт страховых пособий» в зависимости от релиза. Программа доначислит разницу, которую нужно выплатить с ближайшей зарплатой и передать обновлённые сведения в фонд.
Облагается ли пособие по беременности и родам НДФЛ и взносами?
Нет. Это государственное пособие освобождено от НДФЛ и страховых взносов. В 1С вид расчёта «Больничный по беременности и родам» изначально настроен с нужными кодами дохода. Если в расчётном листке появился налог — проверьте, что в документе выбрана причина нетрудоспособности с кодом (05), а не обычное заболевание.
Как посчитать пособие внешнему совместителю?
Если сотрудница в расчётных годах работала у тех же работодателей, пособие назначается по каждому месту работы — оформите больничный в вашей базе по её листку с отметкой о совместительстве. Если места работы менялись, пособие назначается по одному из последних мест работы по выбору сотрудницы, и тогда от неё нужны справки о заработке и справка о том, что по другим местам пособие не назначалось.
Где посмотреть, какие дни исключены из расчёта среднего заработка?
Откройте в больничном форму расчёта среднего заработка по кнопке с изображением калькулятора. В таблице по годам отображаются суммы дохода и количество исключаемых календарных дней — это периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам и по уходу за ребёнком, зарегистрированные в базе. Если исключённых дней не хватает, проверьте, проведены ли соответствующие документы прошлых периодов.