Другое · 11 мин
Как установить доплату в 1С Бухгалтерия
Как установить доплату сотруднику в 1С Бухгалтерия 8.3: создание вида начисления, назначение в кадровом документе, проверка расчёта и типичные ошибки.
Доплата в 1С Бухгалтерия — это постоянное или разовое начисление сверх оклада: за совмещение должностей, расширение зон обслуживания, работу в ночное время, вредные условия труда и т.п. Чтобы программа автоматически рассчитывала доплату каждый месяц, нужно создать соответствующий вид начисления и назначить его сотруднику в плановом порядке — через приём на работу, кадровый перевод или документ изменения оплаты.
Механика зависит от того, как ведётся учёт зарплаты: непосредственно в 1С Бухгалтерии 8.3 (функциональность «Зарплата и кадры») или в 1С:ЗУП с последующей синхронизацией. Ниже рассмотрен основной сценарий — работа в самой Бухгалтерии, а также указано, что делать, если расчёт ведётся в ЗУП.
Перед настройкой проверьте, что в программе включён учёт заработной платы: раздел «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройка зарплаты». Без этого разделы кадровых документов и начислений будут недоступны.
Что понадобится перед настройкой
Убедитесь, что у вас есть права на раздел «Зарплата и кадры» и на изменение настроек учёта. В типовой конфигурации это роли кадровика-расчётчика или полные права. Если разделы скрыты, попросите администратора включить функциональность зарплаты и выдать доступ.
Определите характер доплаты, потому что от этого зависят настройки вида начисления:
- Постоянная доплата (за совмещение, за стаж, за вредность) — назначается в плановом порядке и начисляется ежемесячно автоматически.
- Разовая доплата — вводится документом «Начисление зарплаты» вручную в конкретном месяце.
- Доплата в процентах или фиксированной суммой — определяет формулу расчёта вида начисления.
Также заранее решите, как доплата должна облагаться НДФЛ и страховыми взносами и на какой счёт затрат относиться. Ошибки в этих настройках — самая частая причина проблем при отчётности.
Шаг 1. Создайте вид начисления для доплаты
Откройте «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → в блоке «Расчёт зарплаты» перейдите по ссылке «Начисления». Нажмите «Создать». Заполните карточку начисления:
- Наименование — например, «Доплата за совмещение должностей». Название должно быть понятным, оно попадёт в расчётные листки.
- Код — программа подставит автоматически, можно оставить.
- НДФЛ — для большинства доплат к оплате труда указывается код дохода 2000 (оплата труда). Уточните код по характеру выплаты.
- Страховые взносы — обычно «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами».
- Налог на прибыль — как правило, п. 1 ст. 255 НК РФ (начисления по должностным окладам и доплаты, предусмотренные трудовым договором) — выберите пункт, соответствующий вашей доплате.
- Способ отражения в бухучёте — счёт затрат (20, 25, 26, 44 и т.д.) или «Как задано для сотрудника».
Если типовые способы расчёта не покрывают вашу ситуацию, проверьте доступные шаблоны начислений: в Бухгалтерии набор формул ограничен по сравнению с ЗУП, и сложные процентные доплаты от нескольких баз иногда приходится считать вручную и вводить суммой.
Шаг 2. Назначьте доплату сотруднику
Чтобы доплата начислялась автоматически каждый месяц, её нужно назначить в плановом порядке. Есть несколько способов в зависимости от ситуации.
Доплата при приёме на работу
Если доплата положена новому сотруднику сразу, откройте «Зарплата и кадры» → «Приёмы на работу», создайте или откройте документ приёма. В табличной части «Начисления» добавьте строку: выберите созданный вид начисления и укажите размер — сумму или процент. После проведения документа доплата станет плановой.
Доплата действующему сотруднику через кадровый перевод
Если сотрудник уже работает, используйте «Зарплата и кадры» → «Кадровые переводы». Создайте документ, выберите сотрудника, установите дату, с которой действует доплата. В таблице начислений добавьте строку с видом доплаты и её размером, не удаляя существующий оклад. Проведите документ.
- 1Создайте вид начисления: Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Начисления → Создать
- 2Заполните НДФЛ, взносы, статью затрат и способ отражения в бухучёте
- 3Назначьте доплату: кадровый перевод или изменение оплаты труда с датой начала действия
- 4Сформируйте «Начисление зарплаты» за месяц и проверьте, что доплата рассчиталась
- 5Проверьте расчётный листок сотрудника и проводки документа
Разовая доплата без назначения в плановом порядке
Если доплата выплачивается один раз (например, за замещение отсутствующего коллеги в конкретном месяце), назначать её кадровым документом не нужно. Добавьте её вручную в документе «Начисление зарплаты»: откройте строку сотрудника, добавьте начисление, укажите сумму. В следующих месяцах программа её не повторит.
Сравнение вариантов назначения
Подходит для постоянных доплат: начисляется автоматически каждый месяц до отмены. Требует отдельного документа для прекращения.
Доплата назначается сразу новому сотруднику вместе с окладом, действует с даты приёма.
Для разовых выплат в конкретном месяце. Не создаёт планового начисления, каждый раз требует ручного ввода.
Шаг 3. Проверьте расчёт доплаты
Сформируйте документ «Начисление зарплаты» за месяц, в котором доплата начала действовать: «Зарплата и кадры» → «Начисления зарплаты» → «Создать» → «Заполнить». Программа должна рассчитать сотруднику и оклад, и доплату пропорционально отработанному времени, если вид начисления настроен как зависящий от времени.
Проверьте результат несколькими способами:
- Откройте расчётный листок сотрудника («Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок») — доплата должна отображаться отдельной строкой.
- Посмотрите проводки документа начисления (кнопка «Дт/Кт»): сумма доплаты должна попасть на заданный счёт затрат с корреспонденцией со счётом 70.
- Сверьте сумму НДФЛ: она должна удерживаться и с доплаты, если вид начисления настроен как облагаемый.
Как проверить результат
Доплата рассчитана автоматически с верной суммой
Строки нет или сумма нулевая — не назначено плановое начисление
Доплата видна отдельной строкой за нужный месяц
Доплата отсутствует или дублируется
Дт счёта затрат — Кт 70 на сумму доплаты
Проводок нет или счёт затрат неверный — ошибка в способе отражения
Налог и взносы учитывают сумму доплаты
Доплата не попала в базу — проверьте настройки вида начисления
Если зарплата считается в 1С:ЗУП
Многие организации ведут расчёт зарплаты в 1С:Зарплата и управление персоналом, а в Бухгалтерию переносят только итоговые данные для проводок. В этом случае доплату настраивают в ЗУП: создают начисление в «Настройка» → «Начисления», затем назначают документом «Кадровый перевод», «Изменение оплаты труда» или «Изменение плановых начислений».
После синхронизации в Бухгалтерию попадёт документ «Отражение зарплаты в бухучёте», где доплата будет учтена в общей сумме начислений по сотруднику и счетам затрат. Редактировать сам вид начисления в Бухгалтерии при такой схеме не нужно.
Как выбрать действие
Типичные ошибки и ограничения
Чаще всего проблемы возникают не при создании начисления, а при его назначении и отмене. Учтите следующие моменты.
Доплата не рассчитывается. Причины: кадровый документ не проведён, дата начала действия позже расчётного месяца, сотрудник переведён другим документом, который «затёр» начисление. Откройте карточку сотрудника и проверьте историю изменения начислений.
Доплата продолжает начисляться после отмены. Плановое начисление прекращается только кадровым документом (переводом или изменением оплаты) с датой окончания. Просто удалить строку из «Начисления зарплаты» недостаточно — в следующем месяце программа рассчитает её снова.
Задним числом. Если доплату вводят за прошлый период, по которому уже сдана отчётность, потребуется перерасчёт НДФЛ и взносов и, возможно, уточнённые декларации. Перед такими действиями сделайте резервную копию базы и оцените влияние на отчётность.
Часто задаваемые вопросы
Как установить доплату в процентах от оклада?
При создании вида начисления выберите способ расчёта, зависящий от оклада (например, процент от оплаты по окладу), а при назначении сотруднику укажите процент. Если в вашей редакции Бухгалтерии подходящего шаблона нет, рассчитайте сумму вручную и назначьте доплату фиксированной суммой, пересматривая её при изменении оклада.
Как отменить доплату сотруднику?
Создайте кадровой перевод или документ изменения оплаты труда с даты прекращения доплаты и удалите (или обнулите) строку с этим начислением, оставив остальные начисления без изменений. Проверьте, что в месяце отмены доплата не рассчиталась или рассчиталась пропорционально дням действия.
Почему доплата не попадает в начисление зарплаты?
Проверьте: проведён ли кадровый документ, назначающий доплату; не позже ли его дата расчётного месяца; не был ли сотрудник переведён другим документом, отменившим начисление. Также убедитесь, что вид начисления активен и не помечен на удаление.
Нужно ли создавать отдельный вид начисления для каждой доплаты?
Да, для каждого основания (совмещение, вредность, ночные) лучше создать отдельный вид начисления: у них могут различаться коды НДФЛ, обложение взносами, статьи затрат и счета учёта. Один универсальный вид «Доплата» затруднит отчётность и анализ.
Как отразить доплату на другом счёте затрат, чем оклад?
В карточке вида начисления укажите собственный способ отражения в бухучёте с нужным счётом (например, 25 или 44 вместо 26). Тогда в документе начисления зарплаты доплата сформирует проводки отдельно от оклада.
Можно ли назначить доплату сразу нескольким сотрудникам?
В типовой Бухгалтерии кадровые документы оформляются по каждому сотруднику отдельно, поэтому при большом штате назначение займёт время. Если такие операции регулярны, рассмотрите ведение расчёта в 1С:ЗУП, где доступны списочные документы изменения плановых начислений.
Что важно запомнить
Постоянная доплата в 1С Бухгалтерия настраивается в два шага: создание вида начисления с корректными настройками НДФЛ, взносов и счёта затрат, затем назначение сотруднику кадровым документом. Разовые доплаты вводятся вручную в начислении зарплаты. Отменяется доплата только кадровым документом, а изменения задним числом требуют пересчёта и осторожности с отчётностью.