Другое · 10 мин
Как создать отчет СЗВ-ТД при приеме на работу в 1С
Пошаговая инструкция по созданию отчета СЗВ-ТД при приеме сотрудника в 1С:ЗУП: оформление приема, формирование отчета, проверка и отправка в СФР.
СЗВ-ТД — это отчет о кадровых событиях, который работодатель обязан направить в Социальный фонд России (СФР) при приеме, переводе, увольнении и ряде других кадровых мероприятий. При приеме нового сотрудника отчет нужно сдать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме. В «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП) весь процесс автоматизирован: отчет формируется на основании кадрового документа, а кадровику остается проверить данные и отправить файл.
Ниже разобран полный цикл: от оформления приема на работу до контроля сдачи отчетности. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1 — наиболее распространенную конфигурацию для кадрового учета. В «1С:Бухгалтерии» механизм похож, но часть функций ограничена.
Когда нужно сдавать СЗВ-ТД и что проверить перед началом
СЗВ-ТД сдается при каждом кадровом событии: приеме, переводе, увольнении, переименовании организации, установлении или отмене запрета на совместительство, а также при подаче сотрудником заявления о формате ведения трудовой книжки. Срок — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. За нарушение сроков и непредставление сведений предусмотрены штрафы, поэтому кадровики обычно формируют отчет в день приказа.
Перед созданием отчета убедитесь, что выполнены три условия. Во-первых, конфигурация обновлена до актуального релиза — формат СЗВ-ТД периодически меняется, и старые версии формируют файл, который СФР не примет. Во-вторых, у организации подключена и настроена 1С-Отчетность (или другое средство обмена с фондом). В-третьих, в карточке сотрудника заполнены СНИЛС, ИНН (если есть), данные документа, удостоверяющего личность, и сведения о заявлении на электронную или бумажную трудовую книжку.
Шаг 1. Оформите прием на работу
Отчет СЗВ-ТД строится на данных кадрового документа, поэтому первым делом оформите прием. Откройте раздел «Кадры → Приемы, переводы, увольнения» и создайте документ «Прием на работу». Заполните дату приема, подразделение, должность, график работы и условия оплаты труда. Проверьте, что дата документа совпадает с датой приказа — именно от нее отсчитывается срок сдачи СЗВ-ТД.
При создании нового сотрудника программа откроет карточку физического лица. Аккуратно внесите ФИО, дату рождения, пол, СНИЛС и данные паспорта. Ошибка хотя бы в одной цифре СНИЛС приведет к отказу в приеме отчета или к тому, что сведения «повиснут» в фонде как неидентифицированные. После заполнения проведите документ.
Шаг 2. Укажите заявление о формате трудовой книжки
Для сотрудников, которые впервые устраиваются на работу или ранее подавали заявление о выборе формата трудовой книжки, это сведение должно попасть в отчет. В 1С:ЗУП заявление регистрируется кнопкой «Трудовая деятельность» в карточке сотрудника либо через раздел «Кадры → Электронные трудовые книжки → Заявления о предоставлении сведений».
Укажите способ ведения трудовой книжки: «Бумажная» или «Электронная» — и дату заявления. Если сотрудник принят впервые и заявления не подавал, в отчете для него ставится признак первичного трудоустройства, и программа обработает это автоматически. Пропуск этого шага — частая причина предупреждений при проверке отчета.
Шаг 3. Создайте отчет СЗВ-ТД
Перейдите в раздел «Отчетность, справки → 1С-Отчетность» либо сразу в «Отчетность, справки → ЭДО к СФР и ФНС». В списке форм выберите «СЗВ-ТД» и нажмите «Создать». Укажите организацию, отчетный период (месяц, в котором оформлен прием) и дату формирования.
Нажмите «Заполнить» — программа автоматически подберет все неотправленные кадровые события за период. Прием нового сотрудника появится в табличной части с видом события «Прием». Если сотрудник не попал в отчет, проверьте: проведен ли документ приема, не был ли он уже включен в ранее отправленный отчет, и та ли организация выбрана (актуально для баз с несколькими юрлицами).
- 1Оформите и проведите документ «Прием на работу» с корректной датой приказа
- 2Проверьте СНИЛС, ФИО и паспортные данные в карточке сотрудника
- 3Зарегистрируйте заявление о формате трудовой книжки, если оно есть
- 4Откройте «Отчетность, справки → ЭДО к СФР и ФНС → СЗВ-ТД» и создайте отчет
- 5Нажмите «Заполнить» и убедитесь, что событие «Прием» подтянулось
- 6Запустите проверку, исправьте ошибки и отправьте отчет через 1С-Отчетность
- 7Дождитесь квитанции о приеме от СФР и сохраните её
Шаг 4. Проверьте и отправьте отчет
Перед отправкой нажмите «Проверить → Проверка в интернете» или встроенную проверку программы. Контроль выявит пустые обязательные поля, некорректный формат СНИЛС, расхождения в датах события и приказа. Критические ошибки блокируют отправку, предупреждения — нет, но их стоит разобрать, чтобы не получить отказ от фонда.
Отправка выполняется кнопкой «Отправить» при подключенной 1С-Отчетности. Если обмен с СФР ведется через другой оператор или загрузку файла в личный кабинет, используйте «Выгрузить» — программа сформирует XML-файл установленного формата. После отправки статус отчета изменится на «Отправлено», а затем — «Принят» или «Не принят» по результатам контроля в фонде.
Как проверить результат
«Принят» или «Доставлен» с положительной квитанцией
«Ошибка» или «Не принят» — откройте протокол и исправьте указанные сведения
Вид события «Прием», дата совпадает с приказом
Сотрудника нет в списке или дата отличается от приказа
СНИЛС и ФИО совпадают с документами
Расхождения хотя бы в одном символе
Частые ошибки и как их исправить
Самая распространенная проблема — отчет отправлен, но фонд вернул отказ из-за неверного СНИЛС или ФИО. В этом случае исправьте данные в карточке физического лица, затем создайте корректирующий отчет: в 1С:ЗУП для этого предусмотрен механизм отмены и повторной подачи сведений по событию. Не редактируйте задним числом уже принятый отчет без отменяющей формы — это приведет к дублированию записей в электронной трудовой книжке.
Вторая типичная ситуация — событие не попадает в отчет. Причины: документ приема не проведен, дата приема относится к другому отчетному периоду, либо по сотруднику уже сдан отчет и программа считает событие закрытым. Проверьте журнал «СЗВ-ТД» за предыдущие месяцы и состояние документа приема.
Особые сценарии: ГПХ, совместители и обособленные подразделения
Прием по договору ГПХ
По договорам гражданско-правового характера СЗВ-ТД не сдается — эти отношения не отражаются в трудовой книжке. Вместо этого по исполнителям сдается отчет о страховых взносах по форме, предусмотренной для сведений о застрахованных лицах. Не включайте подрядчиков ГПХ в СЗВ-ТД: программа по умолчанию их не подтягивает, но при ручном добавлении фонд вернет ошибку.
Внешние совместители
По внешним совместителям СЗВ-ТД сдается только если сотрудник подал заявление о внесении сведений о совместительстве в электронную трудовую книжку. Без заявления отчет по такому приему не формируется. Внутренние совместители в отчет не включаются вовсе — это не отдельное кадровое событие для СФР.
Обособленные подразделения
СЗВ-ТД сдается головной организацией в целом по юридическому лицу, даже если сотрудник принят в обособленное подразделение. В 1С:ЗУП убедитесь, что в отчете выбрана именно организация-страхователь, а сведения о подразделении указаны в кадровом документе.
Проверка после сдачи и хранение квитанций
После того как отчет принят, сохраните квитанцию о приеме — она подтверждает исполнение обязанности страхователя при проверках. В 1С-Отчетности квитанции и протоколы хранятся в истории обмена, но рекомендуется периодически выгружать их в архив, особенно перед сменой программы или обновлением с потерей данных обмена.
Дополнительно полезно сверить состояние электронных трудовых книжек сотрудников через отчет «СЗВ-ТД (сведения)» или запрос выписки из СФР — так вы убедитесь, что событие приема корректно отразилось на стороне фонда. Расхождения проще исправить сразу, чем при увольнении сотрудника или камеральной проверке.
Что важно запомнить
СЗВ-ТД при приеме формируется в 1С:ЗУП автоматически на основании проведенного документа «Прием на работу». Главное — корректные персональные данные, зарегистрированное заявление о трудовой книжке и отправка не позднее следующего рабочего дня. После сдачи обязательно дождитесь положительной квитанции СФР.
Частые вопросы
Что делать, если сотрудник не попал в отчет СЗВ-ТД после заполнения?
Проверьте три вещи: проведен ли документ «Прием на работу», совпадает ли отчетный период с датой приема и не был ли этот сотрудник уже включен в ранее отправленный отчет. Также убедитесь, что выбрана правильная организация. Если все в порядке, обновите релиз конфигурации — в старых версиях встречались ошибки подбора событий.
Нужно ли сдавать СЗВ-ТД, если сотрудник принят и уволен в один день?
Да, сдаются оба события — и прием, и увольнение, каждое не позднее следующего рабочего дня после соответствующего приказа. Их можно включить в один отчет, если он формируется в тот же день.
Как исправить уже принятый отчет с ошибкой в данных сотрудника?
Сначала исправьте данные в карточке физического лица. Затем сформируйте отменяющий отчет по ошибочному событию и после его приема — новый отчет с корректными сведениями. В 1С:ЗУП для этого используется механизм отмены событий в журнале СЗВ-ТД.
Можно ли сдать СЗВ-ТД из 1С:Бухгалтерии, а не ЗУП?
Да, в «1С:Бухгалтерии» есть формирование СЗВ-ТД на основании кадровых документов. Однако функционал кадрового учета там ограничен: нет полноценного учета заявлений о трудовых книжках и части проверок. Для регулярной кадровой отчетности рекомендуется 1С:ЗУП.
Что будет, если не сдать СЗВ-ТД вовремя?
За непредставление сведений или нарушение срока предусмотрена административная ответственность — штраф для должностных лиц и организации. Кроме того, запись о приеме не появится в электронной трудовой книжке сотрудника, что создаст проблемы при его последующих трудоустройствах и проверках.