Как в 1С оформить внутреннего совместителя

Внутренний совместитель — это сотрудник, который уже работает в организации по основному месту и дополнительно выполняет другую работу в свободное от основной работы время по отдельному трудовому договору. В программах 1С (ЗУП 3.1, а также 1С:КАМИН и подобных решениях) такой сотрудник оформляется как отдельный объект: у одного физического лица заводится второй элемент справочника «Сотрудники» со своим видом занятости «Внутреннее совместительство».

Ключевой принцип: физическое лицо остаётся одним, а сотрудников становится два. Это важно для корректного расчёта НДФЛ (вычеты и доходы суммируются по физлицу), больничных и отчётности. Если ошибочно создать второе физлицо, программа будет считать налоги и взносы по каждому «дублю» отдельно, что приведёт к ошибкам в расчётах и отчётах.

Ниже разобран полный цикл: от проверки настроек и приёма на работу до начисления зарплаты, кадровых переводов, увольнения и типичных ошибок. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1, но логика применима и к другим конфигурациям на базе БСП.

Проверка настроек перед оформлением совместителя

Перед приёмом убедитесь, что в программе включена возможность учёта совместителей. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» либо «Настройка» → «Кадровый учёт» (в зависимости от релиза путь может отличаться) и проверьте, что функциональность совместительства не отключена. В свежих релизах ЗУП 3.1 внутренние совместители поддерживаются по умолчанию.

Также заранее подготовьте инфраструктуру: должность в штатном расписании (если ведётся штатка), график работы совместителя (например, «4 часа в день» или «0,5 ставки»), виды начислений. Если штатное расписание ведётся, позиция для совместителя должна существовать и иметь свободное количество ставок — иначе документ приёма не проведётся или выдаст предупреждение о превышении штата.

Приём внутреннего совместителя: пошагово

Основной документ — «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). Порядок заполнения:

1. 1
   Создайте документ «Приём на работу» и укажите организацию и дату приёма.
2. 2
   В поле «Сотрудник» введите ФИО — программа предложит существующее физлицо; выберите его, не создавая новое.
3. 3
   В поле «Вид занятости» укажите «Внутреннее совместительство».
4. 4
   Выберите подразделение, должность (позицию штатного расписания) и количество ставок, например 0,5.
5. 5
   На вкладке «Оплата труда» задайте график работы и начисления (оклад пропорционально ставке).
6. 6
   Проверьте условия договора на вкладке «Трудовой договор»: срок, характер работы, условия труда.
7. 7
   Проведите документ и при необходимости распечатайте приказ по форме Т-1.

После выбора физлица программа сама определит, что у человека уже есть основное место работы, и предложит вид занятости «Внутреннее совместительство». Если вместо этого подставляется «Основное место работы» — значит, выбрано другое физлицо (дубль) или у сотрудника нет действующего основного договора. Это повод остановиться и проверить справочник физических лиц.

На вкладке «Оплата труда» укажите график работы совместителя. Типичная практика — создать отдельный график сокращённой недели (например, 4 часа в день при 8-часовой норме) и привязать его к сотруднику. Если оставить полный график при 0,5 ставки, программа будет считать отработанное время по полной норме, и оклад рассчитается непропорционально ожиданиям.

График работы и оплата труда совместителя

Продолжительность работы совместителя по закону ограничена: как правило, не более половины нормы рабочего времени за учётный период. В 1С это ограничение не контролируется автоматически — ответственность за корректный график лежит на кадровике. Создайте график в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников», задайте расписание с меньшим количеством часов и проверьте итоговую норму времени за месяц.

Оплата чаще всего настраивается одним из двух способов: оклад по полной ставке с расчётом пропорционально отработанному времени (программа делит сама по графику) или оклад, сразу указанный за долю ставки. Первый вариант предпочтительнее: он прозрачнее при сравнении с основным местом и корректно работает при неполном месяце.

Сравнение вариантов оплаты

Оклад за полную ставку + свой график

Программа сама рассчитывает пропорцию по отработанному времени. Подходит в большинстве случаев, корректен при неполном месяце.

Оклад сразу за 0,5 ставки

Проще для понимания, но при отклонениях от графика (больничный, отпуск) пересчёт менее очевиден.

Часовая тарифная ставка

Подходит при нерегулярном графике и почасовой оплате; требует точного табеля.

Начисление зарплаты и НДФЛ по совместителю

Зарплата совместителю начисляется общим документом «Начисление зарплаты и взносов» — программа подбирает обоих сотрудников (основного и совместителя) и рассчитывает каждого по своему графику и начислениям. Отдельного документа для совместителя создавать не нужно. В расчётном листке физлица будут видны обе строки дохода.

НДФЛ считается по физическому лицу суммарно: доходы по основному месту и совместительству складываются, стандартные вычеты применяются один раз (у того работодателя, где сотрудник их заявил — при внутреннем совместительстве это та же организация). Страховые взносы также начисляются на совокупные выплаты физлица с учётом предельной базы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок физлица

Норма

Видны оба сотрудника, НДФЛ рассчитан с суммарного дохода, вычет применён один раз

Тревожный признак

НДФЛ посчитан по каждому месту отдельно с двойным вычетом

Справочник сотрудников

Норма

Одно физлицо, два сотрудника с разными видами занятости

Тревожный признак

Два одинаковых физлица в справочнике

Табель учёта рабочего времени

Норма

По совместителю норма часов соответствует сокращённому графику

Тревожный признак

Норма равна полной ставке — график не назначен

Отчёт 6-НДФЛ / ЕФС-1

Норма

Физлицо фигурирует один раз с суммарными данными

Тревожный признак

Дубли физлица или расхождения с расчётом

Отпуск, больничный и кадровые документы совместителя

Отпуск совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. В 1С документ «Отпуск» создаётся отдельно для каждого сотрудника: сначала по основному месту, затем по совместительству, с теми же датами. Остатки отпусков программа ведёт по каждому сотруднику раздельно.

Больничный лист оформляется на физическое лицо. В документе «Больничный лист» укажите основного сотрудника, а на закладке оплаты проверьте, как программа учитывает заработок по совместительству: пособие по внутреннему совместительству рассчитывается с учётом заработка по обоим местам работы в данной организации. Если больничный электронный (ЭЛН), данные подтянутся из ФСС/СФР по физлицу.

Кадровый перевод, изменение оклада и увольнение совместителя выполняются стандартными документами («Кадровый перевод», «Увольнение») применительно именно к сотруднику-совместителю. Увольнение с должности совместителя не затрагивает основное место работы — и наоборот.

Типичные ошибки и как их избежать

Если ошибка уже допущена и обнаружена после расчёта зарплаты, не исправляйте документы «задним числом» без анализа последствий: перепроведение приёмов и начислений может изменить уже сданную отчётность. Безопасный порядок — сначала сделать копию базы, затем исправить кадровые документы, пересчитать зарплату и взносы за затронутые периоды и подать уточнённые расчёты, если отчётность уже сдана.

Удобный контрольный приём: раз в квартал формируйте отчёт «Список сотрудников» с группировкой по физическим лицам. Если у одного физлица больше двух активных сотрудников или наоборот — совместитель есть, а физлицо дублируется, это сразу видно в отчёте и можно исправить до сдачи отчётности.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить внутреннее совместительство на ту же должность, что и основная?

Да, законодательство не запрещает совместительство по той же должности, если работа выполняется в свободное от основной работы время. В 1С потребуется отдельная позиция штатного расписания (или свободная ставка по той же позиции) и отдельный график работы.

Чем внутреннее совместительство отличается от совмещения должностей в 1С?

Совмещение — это дополнительная работа в течение основного рабочего дня без отдельного договора; в 1С оно оформляется документом «Совмещение должностей» (доплата) без создания нового сотрудника. Совместительство — отдельный трудовой договор, отдельный сотрудник и отдельный график.

Как начислить премию только по совместительству?

В документе «Премия» выберите именно сотрудника-совместителя (не физлицо в целом). Начисление попадёт только на его договор совместительства и обложится налогами в общем порядке по физлицу.

Можно ли перевести совместителя на основное место работы?

Да. Стандартный сценарий: уволить сотрудника с основного места (если оно было у другого договора) и оформить кадровый перевод совместителя с изменением вида занятости на «Основное место работы», либо уволить совместителя и принять заново. Порядок зависит от кадровой ситуации и принятой в организации практики.

Почему в 6-НДФЛ доход совместителя попал дважды?

Чаще всего причина — дубль физического лица: сотрудник-совместитель привязан к другому элементу справочника физлиц. Проверьте ИНН и ФИО в обеих карточках, объедините дубли штатной обработкой и пересформируйте отчёт.

Нужен ли совместителю отдельный табель?

Табель в 1С формируется по каждому сотруднику автоматически по его графику. В унифицированной форме Т-13 совместитель выводится отдельной строкой со своим табельным номером — специально ничего настраивать не нужно, достаточно правильно назначенного графика.