Другое · 9 мин
Как в 1С составить график работы сотрудников
Как создать и настроить график работы сотрудников в 1С:ЗУП: виды графиков, заполнение шаблона, сменный режим, проверка нормы часов и типичные ошибки.
График работы в 1С — это не просто справочная информация, а основа для расчёта зарплаты, учёта рабочего времени и формирования табеля. От того, насколько корректно заполнен график, зависит норма часов сотрудника, оплата работы в выходные и праздники, а также корректность начислений при неполном рабочем времени.
Ниже разобран порядок создания графика в 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) — наиболее распространённой конфигурации для кадрового учёта. Большинство шагов применимы и к другим решениям на платформе 1С:Предприятие 8.3, где используется аналогичный механизм графиков работы сотрудников.
Где в 1С находится настройка графиков работы
В 1С:ЗУП 3.1 справочник графиков расположен в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Также на него можно выйти из раздела «Кадры» через одноимённую ссылку. Если пункта нет в меню, проверьте права пользователя и включённость функциональности учёта рабочего времени в настройках программы.
Перед созданием графика убедитесь, что в программе заполнен производственный календарь — именно из него график берёт сведения о праздничных днях и переносах выходных. Календарь обновляется автоматически через интернет-сервис 1С либо заполняется вручную в справочнике «Производственные календари».
Создание нового графика: основные параметры
Нажмите «Создать» в списке графиков и задайте наименование — оно должно быть понятным, например «Пятидневка 8 часов» или «Сутки через трое». Далее определите ключевые параметры:
- Способ заполнения — по дням недели (для пятидневки и шестидневки) или по циклам произвольной длины (для сменных графиков);
- Вид рабочего времени — обычно «Явка», при необходимости добавляются ночные часы;
- Учёт праздничных дней — флажок, влияющий на расчёт нормы и оплату;
- Неполное рабочее время — указывается, если график предполагает сокращённую неделю или день.
После заполнения шаблона нажмите «ОК» и запишите график. Программа автоматически построит календарь рабочего времени на текущий и следующий периоды. Если график редактируется после того, как он уже использовался, норму времени потребуется пересчитать — программа обычно предлагает это сделать автоматически.
Настройка стандартной пятидневки и шестидневки
Для классической пятидневки выберите способ заполнения «По дням недели» и установите: понедельник–пятница — по 8 часов явки, суббота и воскресенье — выходные. Флажок «Учитывать праздничные дни» оставьте включённым, чтобы норма часов уменьшалась на праздники и предпраздничные сокращённые дни.
Для шестидневной недели логика та же: рабочими отмечаются понедельник–суббота, воскресенье — выходной. Обратите внимание: суммарная продолжительность не должна превышать нормальную продолжительность рабочего времени, установленную трудовым законодательством, иначе возникнут вопросы при проверках и расчёте сверхурочных.
Если в пятницу день короче, чем в остальные дни, это отражается прямо в таблице шаблона — для каждого дня недели задаётся своё количество часов. Программа сама посчитает недельную и месячную норму.
Сменные и скользящие графики: сутки через трое, два через два
Для сменных режимов используется способ заполнения «По циклам произвольной длины». Задаётся длина цикла в днях и шаблон: например, для графика «сутки через трое» цикл равен 4 дням — первый день рабочий (с указанием часов), три следующих — выходные.
Для графика «два через два» по 12 часов цикл составляет 4 дня: два рабочих дня по 12 часов, два выходных. Если работа затрагивает ночное время, в шаблоне добавляется строка с видом времени «Ночные часы» — от этого зависит доплата за работу ночью.
Важный нюанс: для сменных графиков флажок учёта праздников влияет на расчёт нормы, но сама работа в праздничный день по такому графику оплачивается по особым правилам. Проверьте настройки видов начислений за работу в праздники, чтобы не получить двойную или, наоборот, заниженную оплату.
Сравнение вариантов заполнения
Подходит для пятидневки и шестидневки с фиксированными выходными. Простая настройка, но не работает для плавающих выходных.
Для сменных графиков: 2/2, сутки/трое, неделя через неделю. Требует точного расчёта длины цикла и даты отсчёта.
Разовая корректировка на месяц через документ «Индивидуальный график». Не заменяет основной график, а переопределяет его на конкретный период.
Назначение графика сотруднику
Сам по себе созданный график ни на что не влияет — его нужно связать с сотрудником. Это делается кадровыми документами: при приёме на работу график указывается в документе «Приём на работу», при смене режима — в «Кадровом переводе» или специальном документе изменения графика (в зависимости от версии конфигурации).
Распространённая ошибка — изменить сам график в справочнике, когда нужно перевести на него конкретного человека. Изменение справочника пересчитает норму для всех сотрудников, которым этот график назначен. Если режим меняется только у одного работника, создайте новый график и переведите его кадровым документом.
- 1Обновите производственный календарь на нужный период
- 2Создайте график в справочнике «Графики работы сотрудников» и заполните шаблон
- 3Сверьте рассчитанную норму часов с производственным календарём
- 4Назначьте график сотруднику через приём на работу или кадровый перевод
- 5Проверьте табель учёта рабочего времени за первый месяц после назначения
Проверка результата и типичные ошибки
После настройки откройте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» за любой месяц и сравните норму часов с данными производственного календаря. Для пятидневки норма должна совпадать с общероссийской, для сменных графиков — соответствовать суммированному учёту за выбранный учётный период.
Как проверить результат
Совпадает с производственным календарём или расчётом по учётному периоду
Норма завышена или занижена, не учтены праздники
Рабочие и выходные дни совпадают с шаблоном графика
Выходные смещены, явки проставлены в дни отдыха
Оклад начисляется пропорционально отработанной норме
Программа считает неполный месяц при полностью отработанном времени
Если после изменений расчёт зарплаты ведёт себя странно, первым делом проверьте, не осталось ли у сотрудника старого назначения графика в середине месяца: программа учитывает историю изменений, и два графика в одном периоде дают дробную норму.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли задать разные графики для одного сотрудника в разные месяцы?
Да. Кадровыми документами график можно менять с любой даты, программа хранит историю назначений. Для разовой корректировки на конкретный месяц без смены основного режима используйте документ «Индивидуальный график».
Как настроить график для неполного рабочего времени?
В параметрах графика установите признак неполного рабочего времени и укажите, относительно какого полного графика считается норма. Тогда программа корректно рассчитает пропорцию оклада и сравнение фактических часов с нормой.
Почему норма часов в графике не совпадает с производственным календарём?
Чаще всего не обновлён производственный календарь, снят флажок учёта праздничных дней или график настроен как сменный — тогда норма считается по учётному периоду суммированного учёта, а не по календарю пятидневки.
Нужно ли создавать новый график на каждый год?
Нет. График в 1С бессрочный: шаблон цикла продолжается автоматически, а праздники и переносы подтягиваются из производственного календаря. Достаточно вовремя обновлять календарь на следующий год.
Как учесть работу в ночное время при сменном графике?
В шаблоне графика добавьте отдельную строку с видом времени «Ночные часы» и укажите количество часов, попадающих в ночной интервал. Тогда при расчёте зарплаты программа начислит установленную доплату за ночную работу.
Что делать, если график уже назначен, а шаблон оказался неверным?
Исправьте шаблон в справочнике и согласитесь на пересчёт нормы времени, затем перепроверьте табели и при необходимости пересчитайте начисления за затронутые месяцы. Если ошибка затронула уже выплаченную зарплату, оформляйте корректировки документами перерасчёта, а не ручным редактированием.
Что важно запомнить
График работы создаётся в справочнике «Графики работы сотрудников», заполняется по дням недели или по циклу, назначается кадровым документом и обязательно сверяется с производственным календарём. Перед массовыми изменениями делайте копию базы, после настройки — проверяйте табель Т-13.