Как в 1С сформировать табель учёта рабочего времени за месяц

Табель учёта рабочего времени — итоговый документ кадрового учёта, на основании которого рассчитывается зарплата, оплачиваются отпуска и больничные, подтверждается соблюдение норм рабочего времени. В программах 1С табель не заполняется вручную построчно: он формируется автоматически на основе графиков работы сотрудников и введённых за месяц кадровых документов — отпусков, больничных, командировок, прогулов.

Поэтому главная задача пользователя — не «нарисовать» табель, а правильно подготовить данные и сформировать печатную форму (унифицированную Т-13 или аналогичный отчёт). Если за месяц все отсутствия и переработки внесены документами, табель собирается за пару минут. Если документы внесены частично или с ошибками, табель покажет неверные данные, и зарплата посчитается неправильно.

Ниже разобран порядок действий в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ЗУП) — основной конфигурации для учёта рабочего времени, а также особенности формирования табеля в «1С:Бухгалтерии 8».

Что нужно проверить перед формированием табеля

Табель в 1С строится из двух источников: графика работы сотрудника и документов-отклонений. Если какой-то из источников не заполнен, отчёт сформируется, но данные будут недостоверными.

Проверьте следующее:

• у всех сотрудников назначен актуальный график работы (в приёме на работу или кадровом переводе);
• графики заполнены на нужный месяц — в ЗУП графики заполняются автоматически по шаблону, но после изменения расписания заполнение надо обновить;
• все отпуска, больничные, командировки, отгулы, прогулы и работа сверхурочно за месяц введены документами и проведены;
• производственный календарь актуален — от него зависят нормы часов и переносы праздничных дней.

Отдельно проверьте сотрудников, принятых или уволенных в середине месяца: для них табель должен показывать время только с даты приёма или по дату увольнения. Если сотрудник отображается в табеле за дни до приёма — вероятнее всего, документ приёма проведён с ошибкой или кадровый перевод не оформлен.

Как сформировать табель Т-13 в 1С:ЗУП

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.1 табель формируется как отчёт. Порядок действий:

1. Откройте раздел «Зарплата» → «Отчёты, справки по зарплате» (в некоторых настройках интерфейса — «Кадры» → «Кадровые отчёты»).
2. Найдите отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)».
3. Укажите период — нужный месяц, и организацию (и подразделение, если табель нужен по отдельному подразделению).
4. Нажмите «Сформировать».

Отчёт выводится в виде унифицированной формы Т-13: по каждому сотруднику показаны явки и отсутствия по дням месяца с буквенными и цифровыми кодами (Я, В, ОТ, Б, К и т. д.), итоги отработанных дней и часов за первую и вторую половины месяца и за месяц в целом.

Сформированный табель можно распечатать или сохранить в файл через стандартные команды печати формы. Подписывает табель ответственное лицо и руководитель подразделения — реквизиты подписантов настраиваются в карточке организации.

1. 1
   Внесите и проведите все кадровые документы за месяц: отпуска, больничные, командировки, отсутствия
2. 2
   Проверьте заполнение графиков работы сотрудников
3. 3
   Откройте «Зарплата → Отчёты, справки по зарплате → Табель учёта рабочего времени (Т-13)»
4. 4
   Установите месяц, организацию и при необходимости подразделение
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и сверьте итоги с ожидаемыми данными
6. 6
   Распечатайте или сохраните табель, подпишите у ответственных лиц

Как сформировать табель в 1С:Бухгалтерии 8

В «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0 кадровый учёт ограничен, но табель сформировать можно. Путь: раздел «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → «Табель учёта рабочего времени». Укажите месяц и организацию, нажмите «Сформировать».

Важное ограничение: если в бухгалтерии ведётся только упрощённый кадровый учёт, табель строится по графику работы и введённым документам начислений (отпуск, больничный). Отсутствия, не оформленные документами, в табель не попадут — сотрудник будет показан как полностью отработавший месяц.

Если в организации часто бывают отгулы, прогулы, сверхурочная работа или сменные графики, возможностей Бухгалтерии недостаточно — корректный табель в таких условиях ведётся в ЗУП.

Где формировать табель

1С:ЗУП 8

Полноценный учёт рабочего времени: сменные графики, все виды отсутствий, сверхурочные, индивидуальные и сводные табели. Подходит любым организациям.

1С:Бухгалтерия 8

Подходит для небольших компаний с пятидневкой и редкими отклонениями. Ограничение: сложные графики и неучтённые документами отсутствия искажают табель.

Документ «Табель» в ЗУП

Нужен, когда фактическое время отличается от графика и документов — например, при подённом учёте по явкам. Вводится вручную перед расчётом зарплаты.

Если фактические данные отличаются от графика: документ «Табель»

Стандартный отчёт Т-13 собирает данные из графиков и документов-отклонений. Но в некоторых организациях время учитывается по факту явки — например, на объектах с пропускным режимом или при почасовой оплате. Для таких случаев в ЗУП есть документ «Табель» (раздел «Зарплата» → «Учёт времени» → «Табели»).

Порядок работы с документом:

1. Создайте документ «Табель», укажите месяц и подразделение.
2. Заполните табличную часть по кнопке «Заполнить» — программа подставит сотрудников и время по графикам с учётом документов.
3. Скорректируйте вручную дни и часы, где факт отличается от плана.
4. Проведите документ до расчёта зарплаты.

Проведённый документ «Табель» имеет приоритет: при расчёте зарплаты программа использует данные из него, а не из графика. Поэтому вводить его нужно аккуратно — ошибка в документе напрямую изменит начисления.

Проверка сформированного табеля

Перед подписанием и передачей табеля в расчёт зарплаты сверьте его с первичными данными. Основные контрольные точки:

• количество отработанных дней и часов по сотруднику соответствует его графику за вычетом отсутствий;
• все больничные и отпуска отражены правильными кодами (Б, ОТ, ОД и др.) и на правильные даты;
• выходные и праздничные дни помечены кодом «В» и не входят в отработанное время;
• уволенные сотрудники показаны только до даты увольнения, принятые — с даты приёма;
• сумма часов по табелю сходится с данными, которые видит расчётчик в документе «Начисление зарплаты и взносов».

Для перекрёстной проверки удобно сформировать отчёт «Анализ отсутствий» или «Остатки отпусков» и сверить периоды отсутствий с кодами в табеле. Расхождение почти всегда означает непроведённый или отменённый документ.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итог отработанных часов сотрудника на пятидневке

Норма

Соответствует норме по производственному календарю за вычетом отсутствий

Тревожный признак

Норма без вычета отпуска или больничного — документ не проведён

Дни отпуска в табеле

Норма

Отмечены кодом ОТ (или ОД) на точные даты из приказа

Тревожный признак

Дни отпуска показаны как явка «Я» — отпуск не введён или проведён другим месяцем

Уволенный сотрудник

Норма

В табеле только дни до даты увольнения

Тревожный признак

Табель заполнен до конца месяца — проверьте документ увольнения

Совпадение с расчётом зарплаты

Норма

Часы в табеле равны часам в «Начислении зарплаты и взносов»

Тревожный признак

Расхождение — есть непроведённые документы или ручные правки

Типичные ошибки и как их исправить

Большинство проблем с табелем сводится к состоянию исходных данных, а не к самому отчёту.

Табель пустой или без части сотрудников. Причины: не выбрана организация, сотрудники приняты в другую организацию, либо отбор по подразделению отсекает часть людей. Проверьте отборы отчёта и карточки сотрудников.

Отпуск или больничный не отражён. Документ создан, но не проведён, либо проведён другим периодом. Откройте журнал документов, проверьте статус проведения и месяц начисления. После исправления пересформируйте табель.

Неверные часы при сменном графике. График не заполнен на нужный месяц или изменён после расчёта. Откройте график работы, заполните его и проверьте, что дата изменения графика у сотрудника в кадровых документах корректна.

Двойной учёт времени. Если введён документ «Табель» и при этом отсутствия оформлены ошибочно, время может задваиваться или обнуляться. Определите единый источник данных: либо документы-отклонения, либо табель с ручной корректировкой.

Частые вопросы

Можно ли сформировать табель за месяц по одному подразделению или сотруднику?

Да. В шапке отчёта «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» задайте отбор по подразделению, а при необходимости — по конкретному сотруднику через настройки отбора. Это удобно, когда табели подписывают руководители разных подразделений.

Почему в табеле сотрудник показан как отработавший полный месяц, хотя был на больничном?

Чаще всего больничный лист создан, но не проведён, либо проведён другим месяцем начисления. Откройте журнал «Больничные листы», проверьте статус документа и даты. После проведения документа пересформируйте отчёт — код «Б» появится на нужных датах.

Чем документ «Табель» отличается от отчёта Т-13?

Отчёт Т-13 — это печатная форма, которая только отображает данные из графиков и документов и ничего не изменяет в учёте. Документ «Табель» — учётный документ: его данные используются при расчёте зарплаты и имеют приоритет над графиком. Отчёт можно формировать сколько угодно раз, документ влияет на начисления.

Нужно ли формировать табель, если зарплата считается автоматически?

Для расчёта зарплаты в 1С табель как печатная форма не обязателен — программа берёт время из графиков и документов. Но табель нужен как первичный документ учёта рабочего времени для кадрового учёта, проверок и обоснования начислений, поэтому его формируют и подписывают ежемесячно.

Как исправить ошибку в табеле за прошлый месяц?

Печатную форму за закрытый период править не нужно — исправляется источник данных. Введите или откорректируйте документ (отпуск, больничный, отсутствие) в том периоде, к которому он относится, пересчитайте зарплату при необходимости и сформируйте табель заново. Если период закрыт для редактирования, потребуется временно снять запрет изменения данных — это должен делать ответственный пользователь с пониманием последствий.

Можно ли выгрузить табель в Excel?

Да. Сформированный отчёт сохраняется через стандартную команду «Файл → Сохранить» (или кнопку сохранения табличного документа) в форматы MXL, Excel, PDF. Учтите: правки в выгруженном файле не изменят данные в программе — для корректировки учёта правьте документы в 1С.