Другое · 12 мин
Как в 1С сформировать список уволенных за период
Как в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии сформировать список уволенных сотрудников за период: готовые отчёты, отборы, универсальный отчёт и проверка результата.
Список уволенных сотрудников за период требуется кадровику и бухгалтеру регулярно: для сверки текучести кадров, подготовки статистической отчётности, анализа остатков отпусков, контроля окончательных расчётов и ответов на запросы руководства. В типовых конфигурациях 1С такая информация уже накоплена в кадровых документах, остаётся только правильно её извлечь.
Конкретный путь зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть готовые кадровые отчёты с отбором по событию «Увольнение». В 1С:Бухгалтерии кадровый учёт урезан, поэтому список получают через список сотрудников с отбором или через универсальный отчёт по документам увольнения. В обеих программах можно построить произвольную выборку через консоль отчётов СКД, если типовых средств не хватает.
Ниже разобраны основные способы: от простого отчёта в пару кликов до гибкой настройки с дополнительными колонками — датой приказа, основанием увольнения, подразделением и должностью. Отдельно показано, как проверить полноту списка и какие ошибки чаще всего искажают результат.
Что считается увольнением в данных 1С
Программа определяет уволенного сотрудника не по флагу в карточке, а по проведённому кадровому документу. В ЗУП это документ «Увольнение» или «Увольнение списком», в 1С:Бухгалтерии — документ «Увольнение» из раздела «Зарплата и кадры». Пока документ не проведён, сотрудник числится работающим, и в отчёты за период он не попадёт.
Следствие из этого важное: если кадровик оформил увольнение «задним числом» или забыл провести документ, отчёт покажет неполные данные. Перед формированием списка за закрытый период стоит убедиться, что все приказы об увольнении внесены и проведены. Это особенно критично на границах периода — в конце месяца, квартала и года.
Ещё один нюанс — совместители и сотрудники с несколькими местами работы. Увольнение оформляется по конкретному рабочему месту, поэтому один физический работник может попасть в список дважды, если уволен с основного места и с внутреннего совместительства разными приказами. Для статистики по людям такие строки придётся схлопывать вручную или группировать отчёт по физическому лицу.
Список уволенных в 1С:ЗУП через кадровые отчёты
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» основной путь — раздел «Кадры», подраздел «Кадровые отчёты». В зависимости от релиза там доступны отчёты «Кадровые изменения», «Сотрудники организаций», «Уволенные сотрудники» или аналогичные по составу. Наиболее универсален отчёт о кадровых изменениях: он показывает все события (приёмы, переводы, увольнения), и по нему легко отобрать только нужный тип события.
Порядок работы с отчётом «Кадровые изменения» следующий. Откройте отчёт, установите период формирования — даты начала и окончания. Затем через кнопку «Настройки» добавьте отбор: поле «Вид события» (или «Тип события») — «Равно» — «Увольнение». После нажатия «Сформировать» в таблице останутся только уволенные за указанный интервал с датами приказов и должностями.
Если в вашем релизе есть отдельный отчёт «Уволенные сотрудники», он уже содержит нужный отбор и достаточно задать период и организацию. В настройках можно добавить колонки: основание увольнения (статья ТК), подразделение, номер приказа. Это удобно для ответа на запрос руководства в готовом виде без ручной доработки в Excel.
- 1Откройте раздел «Кадры» — «Кадровые отчёты»
- 2Выберите отчёт «Кадровые изменения» или «Уволенные сотрудники»
- 3Установите период формирования и при необходимости организацию
- 4В настройках добавьте отбор по виду события «Увольнение»
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте состав колонок
- 6Выгрузите результат в Excel или сохраните как табличный документ
Как добавить основание и статью ТК
В настройках отчёта на закладке «Поля» или через расширенный режим настроек добавьте поле «Основание увольнения». В типовой ЗУП оно заполняется из документа увольнения, если кадровик указал статью и пункт ТК. Если колонка выходит пустой — проверьте заполнение самих документов: отчёт не додумывает данные, а показывает то, что внесено.
Список уволенных в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии кадровые отчёты скромнее, но задача решается двумя рабочими способами. Первый — через список сотрудников: раздел «Зарплата и кадры» — «Сотрудники». В форме списка включите отбор (кнопка «Ещё» — «Настроить список») по полю «Дата увольнения» с видом сравнения «В диапазоне» и укажите границы периода. Полученный список можно вывести на печать или скопировать в таблицу.
Второй способ — универсальный отчёт. Откройте «Отчёты» — «Универсальный отчёт», выберите тип объекта «Документы», объект — «Увольнение», установите период. В настройках добавьте нужные реквизиты: сотрудник, подразделение, дата увольнения. Этот вариант гибче: можно вывести именно те поля, которые требуются, и сохранить настройку для повторного использования.
Ограничение обоих способов — в бухгалтерской конфигурации нет детальной аналитики по основаниям увольнения и статьям ТК, если она не велась дополнительно. Для полноценной кадровой статистики корректнее работать в ЗУП, а бухгалтерию использовать только для сверки численности.
Способы получить список уволенных
Самый быстрый путь: готовый отбор, нужные колонки, группировки. Подходит для регулярного использования.
Доступен и в Бухгалтерии, и в ЗУП. Прост, но колонки ограничены составом формы списка.
Гибкий выбор полей и периода. Требует аккуратной настройки и показывает документы, а не людей.
Максимальная гибкость, любые поля и связи. Требует навыков настройки СКД или участия специалиста.
Произвольный отчёт через СКД для нестандартных выборок
Когда типовых отчётов не хватает — например, нужен список уволенных с остатком неиспользованных дней отпуска, суммой компенсации и статьёй увольнения в одной таблице — применяют отчёт на системе компоновки данных. В ЗУП можно взять за основу типовой отчёт и доработать его набором полей, либо построить запрос по регистру «Кадровая история сотрудников» и документам увольнения.
Для пользователя без навыков разработки доступен компромисс: расширенные настройки типового отчёта. Кнопка «Настройки» — «Расширенные» открывает полноценный конструктор СКД, где можно менять группировки, ресурсы и отборы без изменения конфигурации. Настройку сохраняют как вариант отчёта, чтобы не повторять работу каждый месяц.
Если требуется выборка, которую СКД типового отчёта не покрывает (например, сравнение с расчётными листками или данными другой базы), задачу передают специалисту по 1С. Самостоятельно менять запросы в конфигураторе без опыта не стоит: ошибка в запросе может дать правдоподобно выглядящие, но неверные цифры, которые уйдут в управленческую отчётность.
Проверка полноты и корректности списка
После формирования список стоит сверить с независимым источником. Простейший контроль — количество проведённых документов «Увольнение» за тот же период: откройте журнал документов, установите отбор по периоду и сравните число строк с количеством строк в отчёте. Совпадение — хороший признак полноты.
Второй контроль — границы периода. Проверьте, попали ли в список сотрудники, уволенные в первый и последний день интервала: ошибки с датами (например, период «по 31.03» без учёта времени) чаще всего отсекают именно крайние дни. В типовых отчётах период включает границы, но при ручной настройке отбора вид сравнения должен быть «Больше или равно» и «Меньше или равно».
Третий контроль — дубли. Отсортируйте список по фамилии: повторяющиеся фамилии могут быть как легитимными (совместительство, повторный приём и увольнение внутри периода), так и признаком задвоения карточек сотрудников. Задвоённые карточки — отдельная проблема базы, её решают объединением дублей, а не ручной правкой отчёта.
Как проверить результат
Количества совпадают
Отчёт меньше журнала — есть непроведённые или не попавшие в отбор документы
Сотрудники с датами первого и последнего дня присутствуют в списке
Крайние даты отсутствуют — неверно заданы границы отбора
Повтор объясняется совместительством или повторным приёмом
Дубли карточек одного человека без кадровых оснований
Сформировано по нужной организации или по всем, если требуется свод
Отбор по организации срезал часть данных
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая причина «пустого» или неполного списка — непроведённые документы увольнения. Отчёты строятся по проведённым данным, черновики в выборку не попадают. Вторая причина — лишний отбор по подразделению или организации, оставшийся от прошлого использования отчёта: программа запоминает настройки, и пользователь не замечает, что смотрит срез по одному отделу.
Третья типичная ситуация — путаница между датой документа и датой увольнения. В период формирования отчёт отбирает по дате события, а пользователь ориентируется на дату внесения приказа. Если приказ оформлен в следующем месяце задним числом, сотрудник попадёт в отчёт за месяц фактического увольнения — это правильно, но вызывает вопросы при сверке с бумажным журналом.
Ограничение типовых решений — переносы данных. Если база ведётся не с начала деятельности компании и исторические увольнения не перенесены, список за давние периоды будет заведомо неполным. В этом случае отчёт показывает только то, что есть в базе, и полноту подтверждают архивными данными прежней программы.
Выгрузка и дальнейшее использование списка
Сформированный отчёт сохраняется как табличный документ: кнопка «Сохранить» или «Ещё» — «Сохранить в файл» позволяет выгрузить результат в Excel (MXL, XLSX) или PDF. Для передачи руководству удобен Excel: там список дополнительно фильтруют, считают текучесть и строят сводные по подразделениям.
Если список нужен регулярно — например, ежемесячно для отчёта по текучести — сохраните настройки отчёта как отдельный вариант. В ЗУП варианты отчётов доступны прямо в панели кадровых отчётов, и следующий раз потребуется только поменять период. Это исключает и случайные ошибки в отборах, и лишнюю ручную работу.
Для автоматической рассылки списка в ЗУП настраивают рассылку отчётов по расписанию (раздел «Администрирование» — «Рассылка отчётов» при включённой функциональности). Получатели будут получать актуальный список уволенных на почту без участия кадровика. Перед включением рассылки протестируйте её на себе, чтобы убедиться в корректности периода и состава колонок.
Что важно запомнить
Список уволенных за период формируется по проведённым документам увольнения: в ЗУП — кадровым отчётом с отбором по виду события, в Бухгалтерии — отбором в списке сотрудников или универсальным отчётом. Перед использованием сверьте число строк с журналом документов, проверьте границы периода и дубли карточек.
Частые вопросы
Почему в отчёте нет сотрудника, который точно уволен в этом периоде?
Чаще всего документ «Увольнение» не проведён или в нём указана другая дата увольнения. Откройте журнал кадровых документов, найдите приказ и проверьте статус проведения и дату. Также проверьте, не срезает ли сотрудника отбор по организации или подразделению в настройках отчёта.
Как получить список уволенных по конкретной статье ТК?
В ЗУП откройте кадровый отчёт с отбором по увольнениям и в расширенных настройках добавьте дополнительный отбор по полю «Основание увольнения» или выведите его группировкой. Условие: основание должно быть заполнено в самих документах увольнения, иначе группировка покажет пустые значения.
Можно ли сформировать список по всем организациям сразу?
Да, если в базе ведётся учёт по нескольким организациям. Уберите отбор по организации в настройках отчёта или выберите вариант «по всем организациям» — состав возможностей зависит от релиза. В выгрузке добавьте колонку «Организация», чтобы строки можно было различать.
Сотрудник уволен и принят повторно внутри одного периода — как он отразится?
Он попадёт в список уволенных, поскольку документ увольнения проведён внутри периода, независимо от последующего приёма. Для анализа текучести такие случаи выделяют отдельно: сгруппируйте список по физическому лицу и проверьте повторные события.
Как выгрузить список в Excel с нужными колонками?
Сначала в настройках отчёта оставьте только требуемые поля, затем сформируйте отчёт и сохраните его через «Ещё» — «Сохранить в файл» в формате XLSX. Лишние служебные строки шапки при необходимости удаляются уже в Excel.
Данные за прошлые годы в отчёте неполные — что делать?
Проверьте, переносились ли исторические кадровые данные при переходе на текущую базу. Если перенос выполнялся только остатками, старые увольнения в программе отсутствуют, и список за те периоды формируется из архива прежней системы. Достоверность текущего периода это не затрагивает.