Как в 1С сформировать список сотрудников с датами рождения

Задача получить список сотрудников с датами рождения возникает регулярно: кадровику нужно поздравить коллег, подготовить данные для страхования (ДМС), рассчитать стаж к юбилею или проверить корректность кадровых данных перед сдачей отчётности. В типовых конфигурациях 1С — Зарплата и управление персоналом (ЗУП), Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей — есть несколько способов получить такой список без программирования.

Основной инструмент — штатные кадровые отчёты с настройкой отборов и полей. Если их возможностей недостаточно, используют универсальный отчёт, консоль отчётов на СКД или простую обработку. Выбор зависит от того, какая конфигурация установлена, нужен ли разовый список или регулярный отчёт и какие дополнительные поля требуются (подразделение, должность, возраст).

Перед формированием списка убедитесь, что даты рождения вообще заполнены в карточках сотрудников: в реальных базах часть карточек физических лиц остаётся незаполненной, и отчёт покажет пустые строки. Ниже разобраны все рабочие способы — от самого быстрого до гибкого варианта с запросом.

Где в 1С хранятся даты рождения сотрудников

В типовых конфигурациях дата рождения — это реквизит справочника «Физические лица», а не справочника «Сотрудники». Один сотрудник может быть связан с одним физическим лицом, и именно из карточки физлица отчёты подтягивают дату рождения, пол и ФИО. Поэтому при поиске поля в настройках отчёта ищите ветку «Физическое лицо» или поле с названием «Дата рождения».

В ЗУП 3.1 карточка физического лица открывается из раздела «Кадры — Сотрудники» по ссылке из карточки сотрудника либо напрямую через справочник «Физические лица». Поле «Дата рождения» находится в основной форме карточки. В «1С:Бухгалтерии 8» аналогичная структура: справочники «Сотрудники» и «Физические лица» связаны между собой.

Это разделение важно понимать при проверке данных: если в отчёте дата рождения пустая, проблема не в отчёте, а в незаполненной карточке физлица. Исправлять нужно именно там, а не в карточке сотрудника.

Способ 1: типовой кадровый отчёт в ЗУП

Самый практичный вариант для ЗУП 3.1 — отчёт «Штатные сотрудники» (в некоторых релизах — «Сотрудники организаций» или «Списки сотрудников»). Откройте раздел «Кадры», группу «Отчёты, справки», найдите нужный отчёт. По умолчанию он выводит сотрудников с должностями и подразделениями.

Чтобы добавить дату рождения, нажмите «Настройки» (или «Ещё — Изменить вариант»), перейдите на вкладку «Поля» или «Структура» и добавьте поле «Дата рождения» из ветки «Сотрудник — Физическое лицо». После нажатия «Сформировать» отчёт покажет таблицу: ФИО, подразделение, должность, дата рождения.

Готовый отчёт сохраняется в Excel или печатную форму стандартной кнопкой «Сохранить» в табличном документе. Настройку можно сохранить как отдельный вариант отчёта («Ещё — Сохранить вариант отчёта»), чтобы в следующий раз формировать список в один клик.

1. 1
   Откройте «Кадры — Отчёты, справки — Штатные сотрудники»
2. 2
   Нажмите «Настройки» и добавьте поле «Дата рождения» из ветки «Физическое лицо»
3. 3
   При необходимости задайте отбор по организации или подразделению
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте результат
5. 5
   Сохраните вариант отчёта и выгрузите таблицу в Excel

Способ 2: универсальный отчёт по справочнику

Если типового отчёта с нужными полями нет (например, в «1С:Бухгалтерии» или старых конфигурациях), используйте «Универсальный отчёт». В бухгалтерских конфигурациях он находится в разделе «Отчёты — Универсальный отчёт» или «Операции — Универсальный отчёт».

В настройке выберите тип данных «Справочник», объект — «Физические лица» (или «Сотрудники»), период можно не задавать. В полях укажите «Наименование» (ФИО) и «Дата рождения». Для справочника «Сотрудники» дополнительно доступны «Организация» и «Подразделение», что удобно для фильтрации.

Универсальный отчёт работает медленнее специализированных и не всегда показывает уволенных корректно: справочник «Сотрудники» содержит и действующих, и уволенных. Чтобы получить только работающих, добавьте отбор по реквизиту «В архиве» (не в архиве) или сформируйте список через кадровый отчёт, где уволенные исключаются автоматически.

Способ 3: отбор и групповая обработка списка

Для разовой проверки данных удобен простой приём: откройте список справочника «Сотрудники» или «Физические лица», настройте отбор через «Ещё — Настроить список» и добавьте колонку «Дата рождения» через «Ещё — Изменить форму» (доступно при наличии прав). Выделенные строки можно вывести на печать стандартной командой «Вывести список» — получится простая таблица с выбранными колонками.

Этот способ не требует отчётов вообще и подходит, когда нужно быстро посмотреть данные по конкретному подразделению или проверить заполненность дат рождения. Ограничение: изменение формы списка требует прав настройки, а у обычного пользователя их может не быть.

Способ 4: запрос и консоль отчётов

Когда нужны нестандартные поля — возраст в годах, ближайшие юбилеи, дни рождения в текущем месяце, — используют запрос. В конфигураторе или через внешнюю обработку «Консоль запросов» пишется простой запрос к справочнику «Сотрудники» с соединением к «Физические лица».

ВЫБРАТЬ
	Сотрудники.Наименование КАК Сотрудник,
	Сотрудники.ФизическоеЛицо.ДатаРождения КАК ДатаРождения
ИЗ
	Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
ГДЕ
	НЕ Сотрудники.ВАрхиве
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
	ДатаРождения

Такой запрос легко расширить: добавить вычисляемое поле возраста, отбор по месяцу рождения (например, МЕСЯЦ(ДатаРождения) = &Месяц для списка именинников) или соединение с регистром кадровой истории для вывода подразделения на текущую дату. Работа с запросами требует прав разработчика или готовой консоли отчётов, подключённой администратором.

Проверка и исправление данных перед формированием

Чтобы список был полным, сначала проверьте заполненность дат рождения. Сформируйте универсальный отчёт по физическим лицам с отбором «Дата рождения не заполнена» — получите перечень карточек, которые нужно дополнить. В ЗУП также есть штатный отчёт «Нарушения и ошибки в персональных данных» (раздел «Отчёты, справки»), который показывает незаполненные персональные поля.

Исправляйте данные в карточке физического лица, а не сотрудника. Если человек оформлен в нескольких организациях, исправление в одном месте автоматически отразится везде — это ещё один аргумент в пользу правильного места редактирования.

Частые ошибки и ограничения

Наиболее распространённая проблема — дубли физических лиц, из-за которых один человек попадает в список дважды с разными или пустыми датами. В ЗУП есть штатная обработка поиска и объединения дублей (Администрирование — Обслуживание — Корректировка данных — Групповое изменение реквизитов либо «Поиск и удаление дублей»).

Вторая типичная ситуация — отчёт показывает уволенных. В кадровых отчётах проверьте период формирования и флаг «Включая уволенных», а в универсальном отчёте добавьте отбор по архивности. Третья ошибка — формирование списка по справочнику «Сотрудники» без учёта того, что в ЗУП сотрудник может быть связан с несколькими организациями, и список окажется шире ожидаемого.

FAQ