Как в 1С сформировать список сотрудников с адресами

Список сотрудников с адресами нужен для рассылки корреспонденции, оформления договоров, проверки персональных данных и подготовки отчётности. В конфигурациях 1С (ЗУП, Бухгалтерия предприятия, Управление нашей фирмой) эта задача решается несколькими способами: типовым кадровым отчётом, универсальным отчётом по справочнику «Сотрудники» или собственным отчётом на СКД.

Главная сложность — адрес в 1С хранится не в самой карточке сотрудника, а в регистре контактной информации, причём у физического лица может быть несколько адресов: регистрации, фактического проживания, почтовый. Поэтому простой список сотрудников «из коробки» адреса не показывает — их нужно вывести отдельной настройкой.

Перед формированием списка убедитесь, что адреса вообще заполнены в базе и введены по классификатору (ФИАС/КЛАДР), иначе в выгрузке будут пустые строки или текст в свободной форме, который сложно обработать.

Где в 1С хранятся адреса сотрудников

В типовых конфигурациях сотрудник и физическое лицо — разные объекты. Справочник «Сотрудники» содержит данные о трудовых отношениях (подразделение, должность, даты приёма и увольнения), а адреса, телефоны и документы привязаны к справочнику «Физические лица». Между ними установлена связь, поэтому отчёт по сотрудникам может подтягивать данные физлица.

Сами адреса хранятся в табличной части «Контактная информация» физического лица и физически — в регистре сведений «Контактная информация». Типичные виды адресов: «Адрес по прописке», «Адрес фактический», «Адрес для информирования» (точные названия зависят от конфигурации). Если адрес введён в свободной форме, без выбора из классификатора, он всё равно попадёт в отчёт, но как единая строка.

Способ 1: типовой кадровый отчёт в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом есть готовые отчёты, выводящие личные данные вместе с контактной информацией. Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» и найдите отчёт «Личные данные сотрудников» (в некоторых релизах — «Штатные сотрудники» или «Списки сотрудников» с настройкой полей).

Нажмите «Настройки» и на закладке «Поля» убедитесь, что выбраны: ФИО сотрудника, подразделение, должность и нужные виды адресов. При необходимости добавьте отбор: например, только работающие сотрудники или конкретное подразделение. После нажатия «Сформировать» получите таблицу, которую можно сохранить в Excel через «Файл» → «Сохранить копию» или кнопку сохранения табличного документа.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Личные данные сотрудников».
2. 2
   В настройках отметьте поля: ФИО, подразделение, адрес регистрации, адрес фактический.
3. 3
   Установите отбор по организации и статусу (работающие).
4. 4
   Сформируйте отчёт и проверьте заполненность колонок с адресами.
5. 5
   Сохраните результат в Excel или распечатайте.

Способ 2: универсальный отчёт

Универсальный отчёт подходит, когда типового отчёта нет или он не выводит нужные поля — например, в 1С:Бухгалтерии. Откройте «Отчёты» → «Универсальный отчёт», выберите объект «Справочник» → «Сотрудники» и укажите период (для списка на дату достаточно одной даты).

В настройках добавьте поля: наименование (ФИО), а через связанные объекты — поля физического лица и его контактной информации. В зависимости от версии платформы контактная информация доступна как «Физическое лицо → Контактная информация → Представление» с отбором по виду адреса. Если поля недоступны в конструкторе, проще перейти к способу с СКД.

Способ 3: произвольный отчёт на СКД

Если список нужен регулярно и в строгом виде, создайте отчёт на системе компоновки данных. В режиме «Ещё» → «Прочие отчёты» или через функциональность «Произвольные отчёты» (в ЗУП: «Отчётность, справки» → «Прочие отчёты») добавьте новый отчёт с запросом к справочникам «Сотрудники» и «Физические лица» с левым соединением к регистру контактной информации.

Запрос выбирает ФИО, подразделение, должность и представление адреса с условием на вид контактной информации. Левое соединение обязательно: иначе сотрудники без адреса просто пропадут из списка, и вы не заметите пробелов в данных. Сохраните вариант отчёта — в следующий раз список сформируется в два клика.

Для разовой задачи проще сформировать список сотрудников без адресов, выгрузить в Excel и подтянуть адреса второй выгрузкой по физлицам через ВПР. Для регулярной задачи потратьте время один раз на СКД-отчёт — это окупается уже после третьего-четвёртого формирования.

Проверка и подготовка адресов перед выгрузкой

Перед формированием списка полезно проверить, у всех ли сотрудников заполнены адреса. В ЗУП это видно в карточке физического лица на закладке «Адреса, телефоны»; массовую проверку удобно делать тем же отчётом — пустые ячейки в колонке адреса покажут проблемных сотрудников.

Если адреса вводились в разное время и по-разному, часть может быть в свободной форме. Для официальных целей (рассылка, отчётность) адрес лучше привести к классификатору: откройте карточку физлица, очистите поле и введите адрес заново через подбор из ФИАС — тогда он сохранится структурированно, с кодами региона и населённого пункта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк в списке

Норма

Совпадает с числом работающих сотрудников по штатному отчёту

Тревожный признак

Строк меньше — вероятно, в отчёте внутреннее соединение и потеряны сотрудники без адреса

Колонка адреса

Норма

Адреса заполнены, структурированы, без дублей сотрудников

Тревожный признак

Пустые ячейки, дубли строк, адреса в свободной форме

Отбор по статусу

Норма

Уволенные не попали в список (если не нужны)

Тревожный признак

В списке уволенные сотрудники — проверьте отбор

Частые ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — формировать список по справочнику «Физические лица» вместо «Сотрудники». В справочнике физлиц остаются уволенные, кандидаты и лица без трудовых отношений, поэтому список получается «раздутым». Всегда стройте выборку от сотрудников с отбором по статусу.

Вторая ошибка — забыть, что у сотрудника бывает несколько адресов, и вывести все подряд. В результате один человек дублируется в списке два-три раза. Решение — отбор по конкретному виду адреса или группировка по сотруднику.

Выбор способа под вашу задачу

Для разового списка в ЗУП достаточно типового кадрового отчёта — это самый быстрый путь. В Бухгалтерии и УНФ, где кадровые отчёты слабее, используйте универсальный отчёт. Для регулярной выгрузки в фиксированном формате (например, ежемесячная рассылка) настройте произвольный отчёт на СКД и сохраните вариант.

Сравнение вариантов

Типовой кадровый отчёт

Быстро и без настройки, но состав полей ограничен конфигурацией; подходит для ЗУП.

Универсальный отчёт

Гибче по полям, доступен в большинстве конфигураций; возможны дубли строк по видам адресов.

Отчёт на СКД

Полный контроль формата и сохранение варианта; требует навыка работы с запросом или помощи специалиста.

Частые вопросы

Почему в списке у части сотрудников пустые адреса?

Адрес просто не заполнен в карточке физического лица или введён у другого объекта (например, у сотрудника, а не у физлица). Откройте карточку физлица, перейдите на закладку с адресами и заполните нужный вид адреса, желательно через классификатор.

Как вывести только адрес фактического проживания?

В настройках отчёта добавьте отбор по полю «Вид» контактной информации и выберите вид «Адрес фактический» (точное название зависит от конфигурации). Тогда в список попадёт только этот адрес, и дублей по сотрудникам не будет.

Можно ли сформировать такой список в 1С:Бухгалтерии?

Да, через «Отчёты» → «Универсальный отчёт» по справочнику «Сотрудники» с добавлением полей контактной информации физического лица. Если нужных полей нет в конструкторе, используйте произвольный отчёт на СКД или выгрузите список сотрудников и список адресов физлиц в Excel и объедините их.

Как исключить уволенных сотрудников из списка?

Добавьте отбор по полю «Вид занятости»/«Статус» или используйте отчёт, который по умолчанию показывает только работающих (например, штатную расстановку). В универсальном отчёте проверьте наличие поля «Уволен» и поставьте отбор «Равно — Нет».

Что делать, если адрес введён текстом в свободной форме?

Такой адрес выгрузится как единая строка и может не подойти для официальных целей. Откройте карточку физлица, удалите старое значение и введите адрес заново через подбор из адресного классификатора — он сохранится структурированно.