Другое · 10 мин
Как сделать возврат заработной платы в 1С
Как оформить возврат заработной платы в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: излишне выплаченные суммы, удержания, документы, проводки, НДФЛ и страховые взносы.
Возврат заработной платы в 1С требуется, когда сотруднику по ошибке перечислили лишнюю сумму, выплатили аванс за неотработанное время или нужно вернуть деньги при увольнении за отпуск, использованный авансом. Порядок действий зависит от причины возврата: счётная ошибка, неотработанный аванс или добровольный возврат сотрудником оформляются по-разному, и от этого зависят проводки, НДФЛ и страховые взносы.
Важно понимать юридическую границу: удержать излишне выплаченную зарплату из последующих начислений работодатель вправе только в строго ограниченных случаях по ст. 137 ТК РФ — при счётной ошибке, неотработанном авансе, неизрасходованном подотчётном авансе или отпуске, предоставленном авансом. Если сотрудник не согласен, а основания под удержание не подпадают, деньги можно вернуть только добровольно или через суд.
Ниже разобраны рабочие сценарии для 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) и 1С:Бухгалтерия 8. Названия документов могут немного отличаться в зависимости от релиза, но логика учёта одинакова.
Определите причину возврата — от неё зависит схема учёта
Прежде чем создавать документы, классифицируйте ситуацию. От этого зависит, можно ли удерживать сумму из зарплаты, какие проводки формировать и нужно ли корректировать налоги.
Типовые ситуации: техническая ошибка при перечислении (банк вернул платёж или деньги ушли на неверные реквизиты), счётная ошибка при расчёте (двойное начисление, неверный оклад), неотработанный аванс при увольнении, отпускные за неотработанные дни отпуска, а также добровольный возврат сотрудником суммы, которую удержать по закону нельзя.
Как выбрать действие
Сторнирование начисления, если ошибка обнаружена сразу
Если излишняя сумма начислена в текущем расчётном периоде и зарплата ещё не выплачена, достаточно исправить исходный документ: «Начисление зарплаты и взносов», «Премия» или «Отпуск». Программа автоматически пересчитает НДФЛ и взносы при следующем расчёте.
Если период уже закрыт и по нему сдана отчётность, прямое редактирование прошлого документа нежелательно — используйте документ «Сторнирование начислений» (раздел «Зарплата»). Он создаёт отрицательное начисление текущей датой, корректирует НДФЛ и взносы и попадает в уточнённые расчёты.
При сторнировании проверьте, что сумма НДФЛ также отсторнирована. Излишне удержанный налог либо засчитывается при следующих выплатах, либо возвращается сотруднику через документ «Возврат НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы»).
Удержание излишне выплаченной зарплаты из следующих выплат
Когда деньги уже перечислены сотруднику, а вернуть их разрешено по ст. 137 ТК РФ, оформите удержание. В ЗУП 3.1 для этого предназначены документы «Удержание прочее» (разовое) или назначение постоянного удержания через «Постоянные удержания» в разделе «Зарплата».
Порядок действий: создайте вид удержания в справочнике «Удержания» (например, «Возврат излишне выплаченной зарплаты»), затем введите документ удержания с указанием сотрудника, суммы и периода. При расчёте зарплаты сумма попадёт в расчётный листок и уменьшит выплату.
Помните об ограничении: общий размер удержаний при каждой выплате, как правило, не может превышать 20% суммы, причитающейся сотруднику (ст. 138 ТК РФ). Если долг больше, удержание растянется на несколько месяцев — настройте удержание «вводится ежемесячно до полного погашения».
Возврат при увольнении: аванс и отпуск, использованный авансом
При увольнении сотрудника, отгулявшего отпуск авансом, в документе «Увольнение» ЗУП автоматически рассчитывает удержание за неотработанные дни отпуска. Проверьте, что в документе на вкладке «Удержания» сумма заполнена, а вид расчёта — «Удержание за неотработанный отпуск».
Если сотрудник увольняется, не отработав выданный аванс, сумма неотработанного аванса удерживается при окончательном расчёте. Убедитесь, что в настройках учётной политики аванс рассчитывается корректно и задолженность видна в отчёте «Задолженность по зарплате».
Ограничение: если суммы окончательного расчёта не хватает для покрытия долга, остаток взыскивается только добровольно или через суд. Принудительно удерживать больше причитающегося расчёта нельзя.
Добровольный возврат денег сотрудником
Если удержать сумму по закону нельзя (например, зарплата выплачена из-за сбоя, но сотрудник отработал период), сотрудник может вернуть деньги добровольно — в кассу или на расчётный счёт. Это самый безопасный путь, когда основания для удержания отсутствуют.
В 1С:Бухгалтерии возврат в кассу оформляется документом «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат задолженности сотрудником» (проводка Дт 50 Кт 73.03 или 70 — в зависимости от того, как отражена задолженность). Возврат на расчётный счёт — документом «Поступление на расчетный счет» с аналогичным видом операции.
В ЗУП 3.1 для регистрации погашения долга используется документ «Операция учета задолженности» либо возврат отражается в бухучёте, а в кадровой части фиксируется заявлением сотрудника. Обязательно возьмите письменное заявление о добровольном возврате — оно защитит компанию при проверке.
- 1Получите письменное заявление сотрудника о возврате излишне выплаченной суммы
- 2Определите, на каком счёте числится задолженность (70 или 73.03) по отчёту «Задолженность по зарплате» или оборотно-сальдовой ведомости
- 3Оформите ПКО «Возврат задолженности сотрудником» или «Поступление на расчетный счет» на сумму возврата
- 4Проверьте закрытие задолженности по сотруднику в ОСВ по счёту 70/73
- 5Скорректируйте НДФЛ и взносы уточнёнными расчётами, если возврат связан со сторнированием начисления
Корректировка НДФЛ и страховых взносов
Любой возврат, связанный со сторнированием начисления, влияет на налоговую базу. НДФЛ пересчитывается автоматически при сторнировании, но излишне удержанный и перечисленный налог нужно вернуть или зачесть: в ЗУП для этого есть документ «Возврат НДФЛ».
По страховым взносам при уменьшении базы за прошлый период подаётся уточнённый расчёт (РСВ) за период, в котором была ошибка. Если сторнирование отражено текущей датой, программа сама сформирует корректирующие данные при подготовке отчётности.
Если возврат оформлен без сторнирования начисления (добровольный возврат денег), налоговая база не меняется — сотрудник фактически получил доход, налоги с него уплачены, а возврат денег идёт как расчёты по задолженности. Это принципиальная разница двух схем.
Проверка результата и контроль задолженности
После оформления возврата проверьте три вещи: задолженность по сотруднику закрыта, расчётный листок не содержит отрицательных сумм к выплате, налоговые регистры соответствуют поданной отчётности.
Используйте отчёты «Задолженность по зарплате» (ЗУП) и оборотно-сальдовую ведомость по счетам 70 и 73 (Бухгалтерия). Остаток по сотруднику после возврата должен быть нулевым либо равным остатку долга, который ещё удерживается.
Как проверить результат
Сальдо нулевое или равно остатку планового удержания
Дебетовое сальдо «висит», хотя деньги возвращены
Удержание отражено отдельной строкой, сумма к выплате неотрицательная
Отрицательная выплата или удержание не попало в расчёт
Сторно уменьшило исчисленный и удержанный налог
Налог не пересчитан, образовалась излишне удержанная сумма
Что важно запомнить
Сначала определите природу возврата: ошибка до выплаты исправляется исходным документом, счётная ошибка после выплаты — сторнированием и удержанием с согласия, добровольный возврат — ПКО или поступлением на счёт. Следите за лимитом удержаний, корректируйте НДФЛ и взносы, проверяйте закрытие задолженности по отчётам.
Частые вопросы
Можно ли удержать излишне выплаченную зарплату без согласия сотрудника?
Только в случаях из ст. 137 ТК РФ: счётная ошибка, неотработанный аванс, неизрасходованный подотчётный аванс, отпуск авансом при увольнении. Во всех остальных ситуациях нужно письменное согласие или судебное решение.
Чем отличается сторнирование от удержания?
Сторнирование отменяет само начисление и пересчитывает НДФЛ и взносы — применяется, когда начисление было ошибочным. Удержание уменьшает сумму к выплате, но начисление и налоги остаются — применяется, когда начисление правомерно, а деньги возвращаются как задолженность.
Как оформить возврат, если сотрудник уже уволился?
Удерживать не из чего, поэтому оформляется добровольный возврат: заявление бывшего сотрудника и поступление денег в кассу или на счёт. В 1С проводится ПКО или «Поступление на расчетный счет» с видом операции по расчётам с сотрудником. При отказе — только суд.
Нужно ли подавать уточнённый РСВ при возврате зарплаты?
Да, если возврат связан со сторнированием начисления за прошлый отчётный период — база по взносам уменьшилась, и расчёт нужно скорректировать. Если оформлен только добровольный возврат денег без изменения начислений, уточнёнка не требуется.
Что делать с излишне удержанным НДФЛ после сторнирования?
Сумму засчитывают в счёт предстоящих платежей по налогу либо возвращают сотруднику по его заявлению через документ «Возврат НДФЛ» в ЗУП с перечислением денег на счёт сотрудника.
Какой счёт использовать для возврата: 70 или 73?
Если переплата отражена как задолженность по зарплате — счёт 70. Если сумма переведена на расчёты по прочим операциям с персоналом (например, при оформлении долга) — 73.03. Ориентируйтесь на то, где фактически числится сальдо по оборотно-сальдовой ведомости.