Как в 1С сформировать список сотрудников по подразделениям

Задача получить список сотрудников с разбивкой по подразделениям возникает регулярно: для проверки штатного расписания, подготовки данных к инвентаризации кадров, передачи сведений в службу безопасности или руководству. В типовых конфигурациях 1С (ЗУП, Бухгалтерия предприятия, Управление персоналом) такая выборка делается штатными средствами без доработок — через кадровые отчёты и настройку группировок.

Ключевой момент — понимать, какие данные система считает актуальными. Список формируется на основании кадровых документов (приёмы, переводы, увольнения), а не справочника «Сотрудники» напрямую. Поэтому корректность результата зависит от того, все ли движения персонала проведены документами и не осталось ли «висящих» сотрудников без оформленного перевода.

Ниже разобраны основные способы: штатный отчёт «Штатные сотрудники» (списки сотрудников) в ЗУП, универсальный отчёт, списочный состав в 1С:Бухгалтерии, а также вариант с консолью отчётов СКД для нестандартных требований. Отдельно рассмотрены проверка результата, типичные ошибки и ограничения каждого метода.

Что нужно проверить перед формированием списка

Прежде чем строить отчёт, убедитесь, что кадровый учёт в базе ведётся корректно. Все приёмы на работу, кадровые переводы и увольнения должны быть оформлены соответствующими документами и проведены. Если сотрудника перевели между подразделениями «устно», без документа «Кадровый перевод», в отчёте он останется в старом подразделении.

Второй момент — дата, на которую формируется список. Отчёт показывает состояние на конкретное число: сотрудники, уволенные до этой даты, не попадут в выборку, а принятые после — тоже. Если нужен список за период с движением (принятые и уволенные), используйте отчёты с параметром «Период» вместо «На дату».

Третья проверка — права доступа. Пользователю должны быть доступны кадровые отчёты и данные по нужным подразделениям. Если в базе настроено разграничение прав по организациям или подразделениям, часть сотрудников может не отображаться.

Способ 1: отчёт «Списки сотрудников по подразделениям» в 1С:ЗУП

Основной инструмент в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» — отчёт «Списки сотрудников по подразделениям» (в некоторых релизах — «Штатные сотрудники»). Откройте раздел Кадры → Кадровые отчёты и выберите нужный отчёт из списка.

В шапке отчёта укажите дату, на которую нужен список, и при необходимости задайте отбор по организации. По умолчанию отчёт группирует строки по подразделениям, внутри каждого подразделения выводятся сотрудники с должностями. Если группировка сбита, откройте Ещё → Изменить вариант отчёта и проверьте, что в структуре присутствует группировка «Подразделение».

Для выгрузки результата используйте кнопку сохранения в файл (Excel, PDF, табличный документ MXL). Перед выгрузкой полезно отключить вывод служебных колонок — например, табельных номеров, если они не нужны получателю списка.

1. 1
   Откройте Кадры → Кадровые отчёты → Списки сотрудников по подразделениям
2. 2
   Укажите дату, на которую формируется список, и при необходимости отбор по организации
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и проверьте группировку по подразделениям
4. 4
   При необходимости измените состав колонок через «Изменить вариант отчёта»
5. 5
   Сохраните результат в Excel или PDF через кнопку сохранения

Настройка отборов и колонок

Через расширенные настройки (Ещё → Изменить вариант отчёта → вкладка «Отбор») можно ограничить список: вывести только работающих, только совместителей, только конкретное подразделение с иерархией. Для иерархического отбора в условии выберите вид сравнения «В группе» — тогда в выборку попадут и дочерние подразделения.

На вкладке «Поля» добавьте нужные реквизиты: дату приёма, вид занятости, ставку. Учтите, что каждая дополнительная колонка увеличивает время формирования в больших базах, поэтому для списка на несколько тысяч сотрудников оставляйте только действительно нужные поля.

Способ 2: списочный состав в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии предприятия» кадровые отчёты скромнее, но базовая задача решается. Откройте раздел Зарплата и кадры → Отчёты по кадрам → Списочный состав (в зависимости от релиза название и расположение могут отличаться). Укажите организацию и дату, сформируйте отчёт.

Если штатного отчёта с группировкой по подразделениям в вашей версии нет, используйте справочник: откройте Зарплата и кадры → Сотрудники, в списке включите отображение колонки «Подразделение» через настройку списка (Ещё → Изменить форму) и отсортируйте по ней. Список можно вывести на печать или скопировать в таблицу.

Ограничение справочника в том, что он показывает всех сотрудников, включая уволенных. Чтобы отсечь их, установите отбор по полю с признаком увольнения или дате увольнения — в типовой форме списка это делается через «Ещё → Настроить список».

Способ 3: универсальный отчёт и консоль СКД

Когда штатные отчёты не дают нужной структуры, помогает «Универсальный отчёт» (в ЗУП: Отчёты, справки → Универсальный отчёт). Он строится по регистрам и справочникам напрямую. Для списка сотрудников по подразделениям выберите источник данных — регистр сведений «Кадровая история сотрудников» (срез последних на дату) и настройте группировку по полю «Подразделение».

Для совсем нестандартных задач — например, список сотрудников с руководителями подразделений в одной строке — используется консоль отчётов СКД или самописный отчёт на встроенном языке. Это уже зона ответственности разработчика: запрос к виртуальным таблицам регистров кадровых данных требует понимания структуры конфигурации.

Запрос = Новый Запрос("ВЫБРАТЬ | КадроваяИстория.Подразделение КАК Подразделение, | КадроваяИстория.Сотрудник КАК Сотрудник |ИЗ | РегистрСведений.КадроваяИсторияСотрудников.СрезПоследних(&Дата, ) КАК КадроваяИстория |ГДЕ | НЕ КадроваяИстория.ВидСобытия = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ВидыКадровыхСобытий.Увольнение) |УПОРЯДОЧИТЬ ПО | Подразделение, Сотрудник"); Запрос.УстановитьПараметр("Дата", ТекущаяДатаСеанса());

Проверка результата перед передачей списка

Сформированный список стоит сверить с контрольными цифрами. Простейший способ — сравнить общее количество сотрудников в отчёте с данными отчёта «Численность и текучесть кадров» или со штатным расписанием. Расхождения обычно означают непроведённые документы или неверную дату формирования.

Обратите внимание на сотрудников без подразделения — пустая группа в начале отчёта. Такое бывает, когда приём оформлен с ошибкой или подразделение позже пометили на удаление. Эти записи нужно исправить в документах, а не править вручную в выгруженном файле.

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — формирование списка «на сегодня», когда нужен список на другую дату, и наоборот. Вторая типичная ситуация: в отборе по подразделению выбран вид сравнения «Равно» вместо «В группе», из-за чего дочерние подразделения выпадают из выборки.

Ещё одно ограничение: внешние совместители и сотрудники по договорам ГПХ в разных отчётах учитываются по-разному. Перед передачей списка уточните у получателя, кого именно нужно включить — только основных работников или всех физических лиц, работающих в подразделении.

Частые вопросы