Другое · 11 мин
Как в 1С сформировать список работающих сотрудников
Как сформировать список работающих сотрудников в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: штатная расстановка, отчёты, отборы, проверка результата и типичные ошибки.
Задача получить актуальный список работающих сотрудников возникает регулярно: для отчётности, справок по месту требования, сверки численности, подготовки приказов. В программах 1С это решается несколькими способами — от готовых типовых отчётов до универсального отчёта по справочнику и запроса в консоли. Выбор зависит от конфигурации (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:КА, 1С:ERP) и от того, что именно считать «работающими»: только основные сотрудники, совместители, сотрудники в отпуске по уходу за ребёнком.
Важно понимать разницу между справочником «Сотрудники» и фактически работающими людьми. В справочнике хранятся все, кто когда-либо был оформлен, включая уволенных. Поэтому простой вывод справочника без отбора даст завышенную численность. Корректный список строится по кадровым данным: приёмам на работу, увольнениям и кадровым переводам.
Ниже разобраны основные способы для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0, порядок настройки отборов, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых список получается неверным.
Что считать работающим сотрудником и от чего это зависит
Прежде чем строить список, определите критерии. «Работающие» обычно означает сотрудников, у которых на заданную дату есть действующие трудовые отношения: оформлен приём и нет увольнения. Но есть нюансы: сотрудники в декретном отпуске и отпуске по уходу за ребёнком формально работающие, хотя и отсутствуют; внешние совместители могут понадобиться в одном отчёте и мешать в другом.
В 1С:ЗУП состояние сотрудника определяется документами: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение». Если кадровые документы не проведены или проведены задним числом с ошибками, любой отчёт покажет искажённые данные. Поэтому перед формированием списка убедитесь, что кадровый учёт ведётся корректно.
Также учтите дату формирования. Список «на сегодня» и список «на первое число месяца» могут отличаться: увольнение, оформленное завтрашним числом, ещё не исключает сотрудника из работающих. Всегда фиксируйте дату, на которую строится список, особенно если он нужен для официальной справки.
Список работающих в 1С:ЗУП через кадровые отчёты
Основной инструмент в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 — кадровые отчёты. Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты». Здесь доступны «Штатная расстановка», «Список сотрудников», «Остатки отпусков» и другие. Для задачи подойдут первые два.
Отчёт «Штатная расстановка» показывает занятые и вакантные позиции штатного расписания на дату. Отчёт «Список сотрудников» (или «Справка о сотрудниках» в некоторых релизах) выводит перечень сотрудников с реквизитами: табельный номер, подразделение, должность, дата приёма. Установите дату отчёта, при необходимости откройте «Настройки» и добавьте отбор по организации, подразделению или виду занятости.
Чтобы исключить уволенных, проверьте настройки: в типовых отчётах по умолчанию показываются только работающие на указанную дату. Если в настройках включён вывод уволенных за период, отключите этот вариант или установите отбор «Дата увольнения не заполнена / позже даты отчёта».
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Список сотрудников»
- 2Установите дату, на которую нужен список
- 3В «Настройках» добавьте отбор по организации и при необходимости по подразделению
- 4Проверьте, что уволенные не выводятся (настройка варианта отчёта)
- 5Нажмите «Сформировать» и сохраните результат в Excel или PDF при необходимости
Список сотрудников в 1С:Бухгалтерии 3.0
В 1С:Бухгалтерии кадровый блок проще, чем в ЗУП, но базовая задача решается. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» или сразу отчёт: «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → «Список сотрудников». Отчёт покажет сотрудников с датами приёма и увольнения.
Если типового отчёта недостаточно, используйте «Универсальный отчёт» (раздел «Отчёты» → «Универсальный отчёт»). Выберите справочник «Сотрудники», добавьте в настройках поля «Подразделение», «Дата приёма», «Дата увольнения» и установите отбор: «Дата увольнения равно пустой дате» — это исключит уволенных. Учтите: в бухгалтерской конфигурации дата увольнения хранится как реквизит, и отбор работает напрямую по справочнику.
Ещё один быстрый вариант — список справочника «Сотрудники» с настройкой отбора. Откройте справочник, в меню «Ещё» выберите «Настроить список» и добавьте отбор по признаку увольнения. Это удобно для оперативного просмотра, но для официального документа лучше использовать отчёт с печатной формой.
Сравнение способов
Быстро, есть печатная форма и группировки. Ограничение: состав полей фиксирован настройками варианта
Гибкий: любые реквизиты и отборы. Ограничение: требует ручной настройки и понимания структуры данных
Самый быстрый для просмотра. Ограничение: нет печатной формы и итогов
Максимальная гибкость для сложных условий. Ограничение: нужны права и навыки языка запросов 1С
Гибкая настройка отборов и полей
В отчётах на СКД (системе компоновки данных), к которым относятся почти все отчёты ЗУП и универсальный отчёт, настройка выполняется через кнопку «Настройки». На вкладке «Отбор» добавьте условия: организация, подразделение (с видом сравнения «В группе» для включения вложенных), должность, вид занятости.
На вкладке «Поля» выберите, что выводить: ФИО, табельный номер, дату приёма, подразделение, должность. Для списка по требованию госорганов часто нужны СНИЛС и ИНН — они доступны в полях отчёта через данные физического лица. На вкладке «Группировка» задайте иерархию, например «Организация → Подразделение → Сотрудник».
Сохраните настроенный вариант отчёта под понятным именем («Работающие на дату — для справок»), чтобы не настраивать заново. Варианты сохраняются через «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта» и доступны всем пользователям с соответствующими правами.
Если список нужен регулярно в одном и том же виде, сохраните вариант отчёта и добавьте его в избранное. Это исключает ошибки при повторной настройке отборов и гарантирует, что разные сотрудники кадровой службы формируют одинаковый по составу документ.
Проверка корректности списка
Сформированный список стоит сверить с независимым источником. Самый простой контроль — сопоставить количество строк со сведениями о среднесписочной численности или с количеством сотрудников, по которым начислена зарплата за последний месяц. Расхождение в 1–2 человека обычно объясняется вновь принятыми или уволенными в текущем периоде.
Проверьте крайние случаи: сотрудник, принятый сегодня, должен попасть в список; уволенный вчера — не должен. Найдите в списке заведомо уволенного сотрудника: если он присутствует, значит, отбор настроен неверно или документ увольнения не проведён.
Как проверить результат
Совпадает с данными кадрового учёта с точностью до движений текущего месяца
Расхождение без объяснимых причин — проверьте отборы и дату отчёта
Уволенные до даты отчёта отсутствуют
Уволенные в списке — документ увольнения не проведён или отбор не настроен
Принятые на дату отчёта включены
Новые отсутствуют — приём не проведён или дата отчёта раньше приёма
Каждый человек встречается по числу реально занимаемых мест
Один человек повторяется без оснований — возможен дубль в справочнике физических лиц
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — вывод справочника «Сотрудники» целиком без отбора. В него попадают все, кто когда-либо работал, и список оказывается завышенным. Вторая ошибка — неверная дата отчёта: список «на период» в некоторых отчётах включает всех, кто работал хотя бы один день в периоде, что для справки о текущей численности не подходит.
Третья проблема — дубли физических лиц. Если при приёме создали новое физлицо вместо выбора существующего, один человек может числиться дважды. Перед формированием важных списков выполните поиск дублей через «Администрирование» → «Обслуживание» → «Поиск и удаление дублей».
Ограничение типовых отчётов: они опираются на проведённые кадровые документы. Если учёт ведётся «бумажно», а в программе документы вводятся с опозданием, список будет отставать от реальности. Для точной справки сначала актуализируйте кадровые документы.
Альтернативы: консоль запросов и внешние отчёты
Для нестандартных условий — например, «работающие совместители, принятые за последний квартал, с выводом ставки» — удобна консоль запросов. Она позволяет обратиться к регистру сведений «Кадровая история сотрудников» (в ЗУП) и построить произвольную выборку. Этот способ требует прав разработчика и знания структуры метаданных, поэтому подходит администраторам и программистам.
Пример логики запроса для ЗУП: выбрать из регистра сведений кадровой истории последние события по каждому сотруднику на дату и оставить только виды событий «Приём» и «Перевод», исключив «Увольнение». Точные имена регистров и полей зависят от релиза конфигурации — сверяйтесь с деревом метаданных в конфигураторе.
Если стандартных возможностей не хватает постоянно, имеет смысл заказать или разработать внешний отчёт с нужными полями и кнопкой «Сформировать на дату». Это разовая доработка, которая избавляет кадровиков от ручной настройки отборов.
Как выбрать способ
Что важно запомнить
Список работающих строится по кадровым данным на конкретную дату, а не по справочнику целиком. Используйте типовые кадровые отчёты с отборами, проверяйте результат по контрольным точкам и устраняйте дубли и непроведённые документы до формирования официального списка.
Частые вопросы
Почему в список попали уволенные сотрудники?
Проверьте три вещи: дату формирования отчёта, проведён ли документ «Увольнение», и настройку варианта отчёта — некоторые варианты специально выводят уволенных за период. Установите отбор, исключающий сотрудников с датой увольнения раньше даты отчёта.
Как вывести список только по одному подразделению с учётом вложенных?
В настройках отчёта добавьте отбор по полю «Подразделение» и выберите вид сравнения «В группе из списка» или «В иерархии» — тогда в выборку попадут сотрудники самого подразделения и всех вложенных в него.
Нужно ли включать сотрудниц в декрете в список работающих?
Да, трудовые отношения с ними не прекращены, поэтому для справок о численности они включаются. Если требуется список фактически работающих, добавьте отбор по отсутствию длительного отсутствия — такая возможность есть в отчётах 1С:ЗУП.
Можно ли выгрузить список в Excel?
Да. После формирования отчёта используйте «Файл» → «Сохранить» или кнопку сохранения табличного документа и выберите формат XLSX. Структура строк и группировок сохранится, дальше таблицу можно фильтровать и печатать.
Один человек отображается в списке дважды. Что делать?
Скорее всего, для него создано два элемента справочника «Физические лица» или два сотрудника. Выполните поиск дублей через «Администрирование» → «Поиск и удаление дублей», объедините записи и перепроведите кадровые документы. После этого список сформируется корректно.
Как сформировать список на прошлую дату?
Установите в отчёте нужную дату — кадровые отчёты 1С строятся по истории документов, поэтому покажут состояние на любой прошедший день, если документы того периода не изменялись задним числом. Если данные за прошлый период редактировались, список может отличаться от ранее выданной справки.