Как в 1С сформировать списки сотрудников

Списки сотрудников в 1С нужны постоянно: для отчётности в фонды, проверок, внутренних приказов, сверки численности и подготовки данных для руководства. В зависимости от конфигурации (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление нашей фирмой) способы получения таких списков отличаются, но базовая логика одна — данные берутся из кадровых документов и регистров, а формируются штатными отчётами или универсальными инструментами.

Чаще всего задачу решают типовые отчёты «Списочный состав», «Штатная расстановка», «Сотрудники» и «Остатки отпусков» — они уже содержат готовые наборы полей и отборов. Если типового варианта не хватает, используют настройку отчёта через «Изменить вариант» или универсальный отчёт по справочнику «Сотрудники». Ниже разобраны конкретные пути для разных ситуаций.

Определите, какой именно список нужен

Под словами «список сотрудников» скрываются разные задачи, и от этого зависит инструмент. Приказ на отпуска, списочная численность для статистики, список для расчёта премии, список сотрудников подразделения с табельными номерами — всё это разные выборки с разными полями. Прежде чем открывать программу, сформулируйте: кто должен попасть в список (все, только работающие на дату, уволенные за период, совместители), какие колонки нужны (ФИО, должность, подразделение, дата приёма, ИНН, СНИЛС) и в каком виде нужен результат (печатная форма, Excel, данные для дальнейшей обработки).

Такая постановка сразу отсекает лишние варианты: для печатной формы достаточно типового отчёта, для произвольного набора колонок понадобится настройка отбора и полей, а для регулярно повторяющейся выгрузки имеет смысл сохранить вариант отчёта, чтобы не настраивать его заново.

Сформируйте список типовым отчётом в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом основной рабочий инструмент — отчёт «Списочный состав». Откройте раздел «Кадры», затем «Кадровые отчёты» и выберите нужный отчёт. Укажите дату или период, при необходимости задайте отбор по организации и подразделению, нажмите «Сформировать». Отчёт покажет работающих сотрудников с должностями, подразделениями и датами приёма.

Для смежных задач подходят другие типовые отчёты из того же раздела: «Штатная расстановка» — когда нужен список с привязкой к позициям штатного расписания, «Сотрудники» — для карточных данных, «Остатки отпусков» — для списка с днями отпуска, «Уволенные» — для выборки по увольнениям за период. Все они строятся по одному принципу: период, отбор, кнопка «Сформировать».

1. 1
   Откройте «Кадры → Кадровые отчёты → Списочный состав»
2. 2
   Укажите дату, на которую нужен список, или период
3. 3
   Задайте отбор по организации и подразделению, если нужна не вся компания
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте состав колонок
5. 5
   Сохраните результат в Excel через кнопку «Сохранить» или выведите на печать

Сформируйте список в 1С:Бухгалтерии и других конфигурациях

В 1С:Бухгалтерии кадровый блок скромнее, но базовые списки доступны. Перейдите в «Зарплата и кадры → Кадровые отчёты» — там есть «Список сотрудников», «Штатное расписание» и связанные отчёты. Отчёт «Список сотрудников» выводит работающих на дату с основными реквизитами: ФИО, должность, подразделение, дата приёма. Для задач бухгалтерии этого обычно достаточно.

В 1С:Управление нашей фирмой и 1С:ERP кадровые отчёты находятся в разделах «Персонал» или «Зарплата и персонал». Названия пунктов меню могут отличаться между версиями, поэтому надёжный способ найти нужный отчёт — ввести его название в строку поиска в правом верхнем углу окна программы.

Настройте отборы и состав колонок под свою задачу

Если типовой список не подходит по составу полей или условиям, используйте настройку варианта отчёта. В форме отчёта нажмите «Настройки» (или «Ещё → Изменить вариант»). На закладке «Отбор» добавьте условия: например, «Дата приёма больше или равна», «Подразделение в списке», «Вид занятости равно внутреннее совместительство». На закладке «Поля» отметьте нужные колонки: табельный номер, ИНН, СНИЛС, дата рождения, телефон.

Дополнительные сведения (например, номер банковской карты или размер оклада) могут не выводиться в типовой отчёт напрямую — тогда их добавляют через расширенные настройки структуры отчёта или выбирают другой отчёт, где эти данные есть. После настройки сохраните вариант под понятным именем через «Ещё → Сохранить вариант отчёта», чтобы коллеги могли пользоваться тем же списком.

Используйте универсальный отчёт и справочник «Сотрудники»

Когда нужен произвольный список — по реквизитам справочника, без привязки к типовой форме, — помогает «Универсальный отчёт» (в ЗУП: «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки», либо через поиск). Выберите объект «Справочник → Сотрудники», задайте период, отборы и поля. Это гибкий инструмент для разовых нестандартных выборок.

Простейший вариант для быстрой проверки — сам список справочника «Сотрудники»: откройте «Кадры → Сотрудники», настройте отбор по подразделению или статусу и выведите список на печать или в табличный документ через меню «Ещё». Для полноценной отчётности этот способ ограничен, но для оперативной сверки численности он самый быстрый.

Если список нужен регулярно и с особыми требованиями (особая печатная форма, группировки, итоги), рационально заказать доработку внешнего отчёта у специалиста по 1С — это устраняет ручную сборку и риск ошибок при копировании данных.

Сравнение способов

Типовой кадровый отчёт

Подходит для стандартных списков: численность, штатная расстановка, отпуска. Ограничение — фиксированный набор полей в базовом варианте.

Настройка варианта отчёта

Подходит, когда нужны свои отборы и колонки на базе типового отчёта. Требует понимания структуры данных, вариант можно сохранить.

Универсальный отчёт

Подходит для разовых произвольных выборок по справочнику. Неудобен для сложных печатных форм и требует аккуратности с периодами.

Список справочника «Сотрудники»

Быстрый способ сверить состав без отчётов. Не даёт вычисляемых показателей вроде среднесписочной численности.

Проверьте корректность списка перед использованием

Сформированный список стоит сверить до передачи дальше: расхождения в численности — частая причина вопросов при проверках. Сопоставьте количество строк в списке с данными отчёта «Численность и текучесть кадров» или со штатной расстановкой. Проверьте, не попали ли в список уволенные сотрудники (это признак неверно указанной даты) и не потерялись ли принятые недавно работники (признак непроведённых кадровых документов).

Отдельно проверьте совместителей и работников по договорам ГПХ: в разных отчётах они учитываются по-разному, и это типовой источник расхождений при сверке с расчётами в фонды. Если список готовится для официальной отчётности, уточните в методических материалах соответствующего органа, кого именно включать.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк в списке

Норма

Совпадает с данными отчёта о численности на ту же дату

Тревожный признак

Расхождение без объяснимой причины — проверьте дату и отборы

Уволенные сотрудники

Норма

В списке на дату отсутствуют

Тревожный признак

Уволенные присутствуют — дата отчёта раньше даты увольнения или документ не проведён

Новые сотрудники

Норма

Принятые до даты отчёта присутствуют

Тревожный признак

Отсутствуют — проверьте проведение приказа о приёме

Совместители и ГПХ

Норма

Учтены в соответствии с задачей списка

Тревожный признак

Попали в список, хотя по условиям задачи не должны

Выгрузите список в Excel и типичные ошибки

Любой сформированный отчёт сохраняется в табличный документ: кнопка «Сохранить» в панели отчёта или «Файл → Сохранить как» с выбором формата Excel (xlsx) или mxl. В Excel список удобно фильтровать, дополнять и передавать. Для печати используйте «Файл → Печать» с предварительным просмотром, чтобы убедиться, что колонки не обрезаны.

Чаще всего пользователи получают неверный список из-за простых причин: не та дата отчёта, лишний отбор, оставшийся от прошлой настройки, непроведённые кадровые документы или отсутствие прав на просмотр части данных. Если результат выглядит странно, сначала сбросьте настройки отчёта к стандартным («Ещё → Установить стандартные настройки») и сформируйте заново.

Частые вопросы

Как получить список сотрудников с табельными номерами?

Табельный номер есть в типовых кадровых отчётах, но может быть скрыт. Откройте настройки отчёта, на закладке «Поля» отметьте «Табельный номер» и сформируйте заново. В универсальном отчёте по справочнику «Сотрудники» поле «Код» соответствует табельному номеру.

Почему в списке нет недавно принятого сотрудника?

Наиболее вероятные причины: документ «Приём на работу» не проведён, дата отчёта раньше даты приёма или действует отбор по подразделению, в которое сотрудник ещё не переведён. Проверьте журнал кадровых документов и сбросьте настройки отчёта к стандартным.

Как сформировать список только уволенных за период?

В 1С:ЗУП используйте отчёт «Уволенные» из раздела кадровых отчётов, указав период увольнения. Альтернатива — отчёт «Списочный состав» с отбором по дате увольнения в расширенных настройках.

Чем списочный состав отличается от среднесписочной численности?

Списочный состав — это перечень работников на конкретную дату. Среднесписочная численность — расчётный показатель за период с учётом дней работы и особых правил включения отдельных категорий. Для неё в ЗУП есть отдельный отчёт «Численность и текучесть кадров».

Можно ли автоматически отправлять список по расписанию?

Да, если сохранить настроенный вариант отчёта и настроить рассылку отчётов (в ЗУП — «Администрирование → Рассылки отчётов»). Список будет формироваться и отправляться на указанные адреса по расписанию без участия пользователя. Для работы рассылки требуется настроенная учётная запись почты в программе.

Как выгрузить список сотрудников вместе с контактными телефонами?

Телефоны хранятся как контактная информация. В настройках варианта кадрового отчёта добавьте поля контактной информации через расширенную настройку структуры, либо используйте универсальный отчёт по справочнику «Сотрудники» с выводом контактных данных. Учитывайте, что доступ к персональным данным ограничивается правами.