Другое · 10 мин
Как заполнить справку СТД-Р в 1С
Как сформировать и заполнить справку СТД-Р в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: где найти документ, какие данные проверить, как выдать на бумаге и в электронном виде.
СТД-Р — это справка о трудовой деятельности работника, которая заменила записи в бумажной трудовой книжке для сотрудников, перешедших на электронный документооборот. Её работодатель обязан выдать при увольнении, по запросу работника, а также при обращении в Пенсионный фонд для назначения пенсии. Форма утверждена приказом Минтруда, и заполнять её нужно строго по установленным правилам.
В типовых конфигурациях 1С (Зарплата и управление персоналом, Бухгалтерия предприятия с кадровым учётом) справка СТД-Р формируется автоматически на основе кадровых документов: приёмов на работу, переводов и увольнений. Задача пользователя — убедиться, что кадровые данные в базе корректны, правильно создать документ и проверить результат перед выдачей.
Ошибки в СТД-Р критичны: по этой справке ПФР подтверждает стаж, а новый работодатель проверяет историю трудоустройства. Неверная дата, пропущенный период или неправильное наименование должности приведут к отказу в приёме справки и необходимости переделывать документ.
Что должно быть в базе до формирования СТД-Р
Справка строится на данных кадрового учёта, поэтому первый шаг — проверка полноты информации о сотруднике. В базе должны быть корректно проведены все кадровые документы: приём на работу, кадровые переводы (смена должности, подразделения), переименования должности и увольнение. Если какой-то период оформлен не документом, а вручную или вовсе отсутствует, в справке появится разрыв.
Также проверьте карточку сотрудника: ФИО (включая смену фамилии с указанием основания), СНИЛС, дату рождения. СНИЛС — обязательный реквизит СТД-Р, без него справка недействительна. Если сотрудник менял фамилию в период работы, в программе должен быть зарегистрирован факт смены ФИО с указанием документа-основания — эта информация попадёт в справку.
Третий блок — реквизиты работодателя. Откройте карточку организации и убедитесь, что заполнены полное и сокращённое наименование, ИНН, КПП, ОГРН, адрес. Если организация переименовывалась, история переименований должна быть отражена в учёте, иначе в справке за ранние периоды будет указано неверное наименование.
Что проверить перед формированием
Все приёмы, переводы и увольнения проведены, периоды идут без разрывов
Есть периоды работы без документов или документы в статусе «черновик»
СНИЛС заполнен, смена фамилии зарегистрирована с основанием
Пустой СНИЛС или фамилия изменена простой правкой без документа-основания
Наименование, ИНН, ОГРН актуальны, переименования отражены
Организация переименована, но история изменений в базе не ведётся
Где найти СТД-Р в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом справка о трудовой деятельности создаётся несколькими способами. Основной путь: раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» или «Справки сотрудникам» → создать документ «Справка о трудовой деятельности (СТД-Р)». В новом документе выберите сотрудника — программа автоматически подтянет все кадровые события за период работы в вашей организации.
Второй способ — из документа увольнения. При оформлении увольнения в 1С:ЗУП предусмотрена возможность сформировать комплект документов, выдаваемых сотруднику в последний рабочий день, включая СТД-Р. Это удобно, потому что справка при увольнении обязательна, и формировать её отдельно не придётся.
После выбора сотрудника табличная часть заполнится строками: период работы, наименование должности, структурное подразделение, сведения о приказе (дата и номер кадрового документа). Не редактируйте эти строки вручную без необходимости — если данные неверны, исправляйте исходный кадровый документ и перезаполняйте справку.
- 1Откройте «Кадры» → «Справки сотрудникам» (или «Все кадровые документы»)
- 2Создайте документ «Справка о трудовой деятельности (СТД-Р)»
- 3Выберите сотрудника и при необходимости укажите период, за который нужна справка
- 4Проверьте автоматически заполненную табличную часть: периоды, должности, реквизиты приказов
- 5Проведите документ и сформируйте печатную форму
- 6Выдайте справку на бумаге с подписью и печатью либо направьте в электронном виде с УКЭП
Формирование СТД-Р в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии предприятия (редакции с кадровым учётом) справка доступна в разделе «Зарплата и кадры». Перейдите в журнал кадровых документов, создайте новый документ и выберите вид «Справка о трудовой деятельности (СТД-Р)». Логика заполнения та же: выбираете сотрудника, программа подбирает кадровые события из документов приёма, перевода и увольнения.
Учтите ограничение: в 1С:Бухгалтерии кадровый учёт ведётся в упрощённом виде. Если сотрудник работал в организации до начала учёта в этой базе, ранние периоды автоматически не попадут в справку. Их нужно ввести начальными кадровыми данными (документ «Начальная штатная расстановка» или аналогичный механизм ввода остатков) либо сформировать справку вручную по архивным данным.
Если в базе кадровые документы вообще не оформлялись (например, зарплата считалась, а приёмы не вводились), автоматическое заполнение даст пустую таблицу. В этом случае сначала проведите кадровые документы задним числом с корректными датами и номерами приказов, а затем формируйте справку.
Как проверить и исправить данные в справке
Проверка начинается со сверки периодов. Откройте карточку сотрудника или отчёт по кадровым событиям и сравните: каждый период работы в справке должен соответствовать реальному приказу. Даты в СТД-Р должны совпадать с датами кадровых документов, а номера приказов — быть указаны в формате, принятом в вашей организации.
Обратите внимание на формулировки должностей. В справку попадает наименование из кадрового документа, поэтому если в штатном расписании должность названа сокращённо или с ошибкой, ошибка перейдёт в СТД-Р. Для периодов, когда сотрудник работал по совместительству или на условиях неполного времени, эти особенности в справке отражаются только если они зафиксированы в кадровых документах.
Если обнаружили разрыв или лишний период, действуйте так: найдите проблемный кадровый документ, исправьте или создайте недостающий (с реальными реквизитами приказа — выдумывать номера нельзя), затем в справке нажмите «Заполнить» повторно. После исправлений перепроверьте всю таблицу целиком, а не только изменённую строку.
Выдача справки: бумажная и электронная формы
Бумажная СТД-Р распечатывается из документа по кнопке «Печать». Справку подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо, при наличии печати ставится оттиск. При увольнении справка выдаётся в день увольнения вместе с другими документами; по заявлению работающего сотрудника — в срок, установленный законодательством (не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления).
Электронная СТД-Р формируется в виде файла установленного формата и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя. В 1С выгрузка доступна из документа справки при настроенной работе с электронной подписью. Без УКЭП электронный файл юридической силы не имеет — просто отправить PDF по почте недостаточно.
Работник вправе выбрать форму получения справки. Если он не указал предпочтение при увольнении, безопаснее выдать бумажный вариант: он не требует от работодателя инфраструктуры электронного документооборота с сотрудником и принимается всеми инстанциями без дополнительных условий.
Бумажная или электронная СТД-Р
Подходит всегда, подписывается руководителем, заверяется печатью при её наличии. Ограничение — нужна личная выдача или почтовая отправка
Подходит при наличии у работодателя квалифицированной подписи и согласия работника. Быстрая передача, но файл без УКЭП недействителен
Особые ситуации и ограничения
Если сотрудник запрашивает справку не за весь период, а за конкретный интервал (например, для подтверждения стажа по последнему месту работы), в документе можно ограничить период формирования. Однако при увольнении и для ПФР справка, как правило, нужна за весь период работы у данного работодателя — сокращать её по своей инициативе нельзя.
При реорганизации или переименовании организации справка должна отражать историю: за периоды до переименования указывается прежнее наименование с отметкой об изменении. В 1С это работает корректно только при ведении истории реквизитов организации. Если история не велась, сведения придётся формировать вручную на основании архивных приказов.
Отдельный случай — сотрудник, уволенный до введения электронных трудовых книжек, обращается за справкой позже. Формируйте СТД-Р в общем порядке по данным учёта; если кадровые документы того периода в текущей базе отсутствуют, восстанавливайте сведения по архиву и вводите их документами с реальными реквизитами приказов.
Частые вопросы по СТД-Р в 1С
Почему справка СТД-Р заполнилась пустой таблицей?
Чаще всего причина в том, что кадровые документы по сотруднику не проведены или не созданы вовсе. Проверьте наличие проведённых приёмов, переводов и увольнений в карточке сотрудника. Если учёт вёлся в другой базе, введите начальные кадровые данные, затем перезаполните справку.
Можно ли выдать СТД-Р работающему сотруднику?
Да, по письменному заявлению работника справка выдаётся не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. В справку включаются сведения о трудовой деятельности у вашей организации на дату формирования.
Что делать, если в справке неверное наименование организации за прошлые периоды?
Проверьте, ведётся ли в программе история переименований организации. Если нет — зафиксируйте переименование в учёте с указанием даты и основания, после чего перезаполните справку. Ручная правка наименования прямо в печатной форме недопустима.
Обязательно ли указывать номера приказов в СТД-Р?
Да, сведения о кадровых приказах (дата и номер) — обязательная часть формы. Если в кадровых документах 1С номера не заполнены, справка будет неполной. Заполните номера в документах в соответствии с реальными приказами организации.
Можно ли отправить СТД-Р сотруднику обычным PDF по электронной почте?
Нет, электронная справка действительна только при подписании усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя. Обычный скан или PDF без УКЭП юридической силы не имеет — в таком случае выдайте бумажный экземпляр.
Как оформить СТД-Р, если сотрудник работал по совместительству?
Справка формируется по тому же принципу: в 1С совместительство оформляется отдельным приёмом на работу, и его периоды попадут в справку отдельными строками с указанием должности и условий, зафиксированных в кадровых документах.
Что важно запомнить
СТД-Р в 1С заполняется автоматически из кадровых документов, поэтому качество справки полностью зависит от корректности кадрового учёта. Перед выдачей проверьте СНИЛС, смену ФИО, полноту периодов и реквизиты организации. Ошибки исправляйте в исходных приказах, а не в самой справке. Бумажный вариант подписывается руководителем, электронный — только УКЭП.