Другое · 9 мин
Как в 1С сформировать штатное расписание с фамилиями сотрудников
Как в 1С:ЗУП сформировать штатное расписание с фамилиями сотрудников: настройка отчёта, расшифровка по работникам, типовые формы Т-3 и альтернативные способы.
Штатное расписание в 1С:ЗУП по умолчанию строится по позициям: подразделение, должность, количество ставок и оклад. Фамилии конкретных сотрудников в типовую форму Т-3 не выводятся — так задумано методологически, ведь штатка описывает структуру, а не персональный состав. Тем не менее задача «показать, кто занимает каждую ставку» возникает у кадровиков регулярно: для проверки укомплектованности, подготовки к проверкам, сверки с руководителями подразделений.
Решить её можно несколькими способами: настроить расшифровку в типовом отчёте «Штатное расписание», воспользоваться отчётом «Штатная расстановка» (он изначально выводит сотрудников), либо собрать универсальный отчёт с нужными полями. Каждый вариант имеет свои условия применения и ограничения, которые зависят от того, ведётся ли в программе учёт по штатному расписанию и включён ли контроль соответствия.
Ниже разобраны конкретные шаги для 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1), а также вариант для конфигураций, где штатное расписание не ведётся. Отдельно описаны проверка результата, типичные ошибки и вопросы, которые чаще всего возникают у пользователей.
Проверьте, включён ли учёт по штатному расписанию
Все отчёты по штатке работают только при активной настройке учёта по штатному расписанию. Если её не включить, документы приёма на работу не будут привязываться к позициям, и отчёты по штатке окажутся пустыми или неполными.
Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» → «Кадровый учёт» (в некоторых версиях путь: «Настройка» → «Кадровый учёт»). Убедитесь, что установлен флажок «Ведётся штатное расписание». Дополнительные флажки «Используются разряды и категории», «Ведётся история изменений штатного расписания» и «Проверять соответствие штатному расписанию» влияют на детализацию и контроль, но не на сам вывод фамилий.
Если флажок снят, а кадровые документы уже введены, придётся создать штатное расписание задним числом и перепривязать сотрудников к позициям — это трудоёмкая операция. Без неё отчёты по штатке будут давать искажённую картину.
Способ 1: отчёт «Штатная расстановка» — самый быстрый путь
Отчёт «Штатная расстановка» изначально предназначен для вывода позиций штатного расписания вместе с сотрудниками, которые их занимают. Он доступен в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатная расстановка» (в некоторых релизах отчёт находится в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» или вызывается через поиск).
В отчёте по каждой позиции показываются подразделение, должность, количество ставок, оклад и фамилия сотрудника с занимаемой долей ставки. Вакантные позиции отображаются без фамилии — это удобно для контроля укомплектованности. Отчёт можно отфильтровать по организации, подразделению и дате.
- 1Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатная расстановка»
- 2Укажите период (дату), организацию и при необходимости подразделение
- 3Нажмите «Сформировать» и проверьте, что по каждой позиции выведены фамилии сотрудников
- 4При необходимости сохраните вариант отчёта через «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта»
Если отчёт пуст, проверьте две вещи: ведётся ли учёт по штатному расписанию и привязаны ли сотрудники к позициям в документах приёма на работу. Сотрудники, принятые до включения штатки, в расстановку не попадут автоматически.
Способ 2: форма Т-3 с фамилиями через настройку отчёта «Штатное расписание»
Типовой отчёт «Штатное расписание» (Кадры → Кадровые отчёты) формирует печатную форму, близкую к Т-3. Чтобы добавить фамилии, откройте «Ещё» → «Прочие настройки» (или кнопку «Настройки») и переключитесь в расширенный режим. На вкладке «Структура» добавьте группировку по полю «Сотрудник» либо на вкладке «Поля» (в простом режиме) поставьте флажок у поля «Сотрудник», если оно доступно в текущем варианте.
В ряде релизов поле «Сотрудник» в типовом варианте Т-3 отсутствует — тогда нужно переключиться на вариант отчёта «Штатное расписание (расшифровка)» или создать собственный вариант на базе схемы компоновки данных. Это уже задача для специалиста, знакомого с СКД: в запрос добавляется соединение с регистром кадровой истории сотрудников.
Способ 3: универсальный отчёт и собственный вариант
Если штатное расписание в программе не ведётся, а список с фамилиями и должностями всё равно нужен, используйте отчёт «Списки сотрудников» или «Остатки отпусков»-подобные кадровые отчёты с группировкой по должностям. Проще всего — «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатные сотрудники»: он выводит работающих сотрудников с подразделениями, должностями и датами приёма.
В настройках этого отчёта можно добавить поля «Должность по штатному расписанию», «Количество ставок» и отсортировать по подразделениям — получится документ, функционально заменяющий штатку с фамилиями. Сохраните его как отдельный вариант, чтобы не настраивать повторно.
Сравнение способов
Готовый отчёт с фамилиями и вакансиями. Подходит для ежедневной работы, но печатная форма не соответствует Т-3
Даёт привычную форму с добавленными сотрудниками. Требует настройки СКД, в части релизов — доработки
Работает даже без ведения штатки, но не показывает вакантные ставки и утверждённые оклады по позициям
Проверка результата и контрольные точки
После формирования отчёта сверьте итоговые цифры с реальным состоянием. Количество занятых ставок в отчёте должно совпадать с числом работающих сотрудников с учётом совместителей и долей ставок. Совместители и сотрудники на 0,5 ставки часто становятся источником расхождений.
Проверьте вакансии: позиции, по которым нет сотрудников, должны отображаться как свободные. Если вакантная позиция показывается занятой, вероятно, уволенный сотрудник не проведён документом увольнения или кадровый перевод не оформлен.
Как проверить результат
Совпадает с количеством работающих с учётом долей ставок
Расхождение — ищите непроведённые приёмы или увольнения
Каждый сотрудник на своей позиции и в своём подразделении
Сотрудник висит на старой должности — не оформлен кадровый перевод
Свободные позиции показаны без фамилий
Вакансий нет вовсе — возможно, отбор скрывает пустые позиции
Типичные ошибки при работе со штаткой
Отдельная ошибка — попытка редактировать штатное расписание напрямую в справочнике позиций при включённой истории изменений. Изменения нужно вносить документами «Изменение штатного расписания» или «Утверждение штатного расписания», иначе отчёты на прошлые даты станут недостоверными.
Если отчёт нужен регулярно — например, ежемесячно для руководства — сохраните настроенный вариант и добавьте его в избранное. Это исключит повторную настройку отборов и группировок и убережёт от случайных изменений варианта другими пользователями.
Частые вопросы
Можно ли вывести фамилии в печатной форме Т-3 без доработки конфигурации?
В части релизов 1С:ЗУП 3.1 — да, через расширенные настройки отчёта с добавлением группировки «Сотрудник». Если поле недоступно в типовом варианте, потребуется создание собственного варианта отчёта на СКД либо использование отчёта «Штатная расстановка», который выводит фамилии штатно.
Почему в штатной расстановке нет части сотрудников?
Чаще всего эти сотрудники приняты документами, где не указана позиция штатного расписания, либо учёт по штатке был включён после их приёма. Откройте карточку сотрудника и проверьте кадровые документы: при необходимости создайте кадровый перевод с указанием позиции.
Как показать вакантные должности вместе с занятыми?
Используйте «Штатную расстановку» — она выводит все позиции, а вакантные показывает без фамилии. В настройках отбора убедитесь, что не установлен фильтр, скрывающий свободные ставки.
Что делать, если штатное расписание в программе не ведётся?
Сформируйте отчёт «Штатные сотрудники» с группировкой по подразделениям и должностям — он даст список с фамилиями без привязки к штатке. Учтите, что вакансии и утверждённые оклады по позициям в таком отчёте отсутствуют.
Отчёты на разные даты показывают разные цифры — это ошибка?
Нет, если включена история изменений штатного расписания: программа строит отчёт по состоянию на указанную дату. Различия между датами отражают реальные изменения позиций и кадровые движения.
Что важно запомнить
Фамилии сотрудников по позициям штатного расписания выводит отчёт «Штатная расстановка»; форму Т-3 с фамилиями можно получить настройкой отчёта «Штатное расписание». Условие корректной работы — включённый учёт по штатному расписанию и привязка сотрудников к позициям в кадровых документах.