Другое · 10 мин
Как изменить штатное расписание в 1С ЗУП 8.3: пошаговая инструкция
Пошаговая инструкция по изменению штатного расписания в 1С ЗУП 8.3: документ изменения, индексация, увольнение позиций, проверка результата и типичные ошибки.
Штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3 — это не просто справочник, а полноценный учётный механизм, от которого зависят кадровые документы, начисления и отчёты. Поэтому изменять его нужно не прямым редактированием позиций, а специальными документами: только так сохраняется история изменений и корректно работают отчёты за прошлые периоды.
В этой инструкции разберём, как пошагово внести изменения в штатное расписание: добавить или закрыть позицию, изменить оклад и надбавки, провести индексацию и проверить результат. Материал ориентирован на типовую конфигурацию 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 с включённым ведением штатного расписания.
Подготовка: проверяем настройки и права
Перед началом работы убедитесь, что в программе включено ведение штатного расписания. Откройте раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания». Здесь должны быть установлены флажки ведения штатного расписания и, при необходимости, истории его изменений. Если история отключена, документы изменений будут недоступны, и программа позволит править позиции напрямую — это нежелательный режим для действующего учёта.
Также проверьте права пользователя: для создания и проведения документов изменения штатного расписания нужна роль кадровика или расчётчика с соответствующими правами. Если кнопка создания документа недоступна, обратитесь к администратору базы за назначением роли.
Полезно заранее определить дату вступления изменений в силу. Все правки привязываются к конкретной дате: с неё начнут действовать новые оклады и позиции, а кадровые документы раньше этой даты останутся на старых условиях.
Как внести изменения документом «Изменение штатного расписания»
Основной инструмент — документ «Изменение штатного расписания». Перейдите в раздел «Кадры» → «Штатное расписание» → «Изменения штатного расписания» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию и дату, с которой действуют изменения. Именно эта дата определяет момент переключения на новые условия.
В табличной части «Позиции» добавьте строки. По кнопке «Добавить» выберите существующую позицию, которую нужно скорректировать, или создайте новую. Для каждой строки доступны действия: изменить оклад и надбавки, изменить количество ставок, закрыть позицию или утвердить новую.
После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Программа запишет новое состояние позиций на указанную дату. Старые значения не удаляются — они сохраняются в истории, что позволяет формировать отчёты за любой прошлый период.
- 1Откройте Кадры → Штатное расписание → Изменения штатного расписания
- 2Создайте документ, укажите организацию и дату изменений
- 3Добавьте позиции: измените оклад, ставки или закройте ненужные
- 4Проверьте начисления и график работы по каждой строке
- 5Проведите документ и сформируйте отчёт «Штатное расписание» для контроля
Изменение окладов и надбавок по позиции
Чтобы изменить оклад, в строке документа выберите позицию и установите действие «Изменить». В полях начислений укажите новый размер оклада или тарифной ставки. Если по позиции действуют надбавки — например, за вредность или выслугу — скорректируйте их проценты или суммы в той же строке.
Обратите внимание: изменение штатного расписания само по себе не пересчитывает зарплату уже принятых сотрудников автоматически во всех случаях. Если плановые начисления сотрудников привязаны к позиции, программа предложит зарегистрировать изменение условий для работающих на этой позиции сотрудников. Проверьте, что после проведения документа у сотрудников появились актуальные плановые начисления — это можно увидеть в карточке сотрудника на вкладке «Начисления и удержания».
Если изменение оклада оформляется только для отдельного сотрудника, а не для всей позиции, используйте кадровый перевод или документ «Изменение оплаты труда» вместо правки штатного расписания. Путать эти механизмы — частая причина расхождений в расчётах.
Индексация: массовое повышение окладов
Когда оклады повышаются сразу по многим позициям, редактировать каждую строку вручную неудобно. В ЗУП 8.3 для этого предусмотрен механизм индексации. Создайте документ «Изменение штатного расписания», затем используйте команду «Изменить начисления» с коэффициентом индексации: программа умножит оклады выбранных позиций на заданный коэффициент.
Для одновременного повышения плановых начислений сотрудников применяется документ «Изменение плановых начислений» с включённым признаком индексации заработка. Этот коэффициент учитывается в дальнейшем при расчёте среднего заработка — например, для отпускных и командировочных. Если индексацию провести только в штатном расписании, а начисления сотрудников не скорректировать, возникнет разрыв между штаткой и фактической оплатой.
Чем изменять оплату
Подходит для изменения условий по позиции в целом: оклад, надбавки, количество ставок. Не переоформляет отдельных сотрудников.
Подходит для индексации и массового повышения оплаты сотрудникам с учётом коэффициента для среднего заработка.
Подходит для точечного изменения условий конкретному сотруднику без правки штатного расписания.
Добавление новой и закрытие ненужной позиции
Новая позиция создаётся прямо в документе изменения: добавьте строку, укажите подразделение, должность, количество ставок, график работы и состав начислений. После проведения документа позиция станет доступна для приёма на работу с указанной даты. Принять сотрудника раньше этой даты на новую позицию не получится — программа выдаст предупреждение.
Закрытие позиции выполняется тем же документом с действием «Закрыть позицию». Перед закрытием убедитесь, что на позиции нет работающих сотрудников: их нужно предварительно перевести или уволить. Если на закрываемой позиции числятся сотрудники, программа либо откажется проводить документ, либо создаст проблему в кадровом учёте — зависит от настроек контроля.
Закрытая позиция не удаляется из базы: она остаётся в истории и при необходимости может быть открыта снова новым документом изменения. Это удобно при сезонных колебаниях численности.
Проверка результата и отчёты
После проведения документа сформируйте отчёт «Штатное расписание» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты») на дату изменений. Сверьте: новые оклады отражены, закрытые позиции не показываются как действующие, количество ставок соответствует приказу. Отчёт «Штатная расстановка» покажет, какие сотрудники занимают позиции и есть ли вакансии.
Дополнительно проверьте карточки нескольких сотрудников, затронутых изменениями: плановые начисления должны соответствовать новым условиям с нужной даты. Если изменение касалось окладов, сделайте пробный расчёт зарплаты за будущий период на копии базы или внимательно проверьте начисления при следующем расчёте.
Как проверить результат
Новые оклады и позиции отражены, закрытые позиции отсутствуют
Показываются старые значения или лишние позиции — документ не проведён или дата неверна
Новые плановые начисления действуют с даты изменения
Остались старые начисления — не оформлено изменение для сотрудников
Начисления соответствуют новым окладам
Суммы посчитаны по-старому — проверьте дату документа и привязку начислений к позиции
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — редактирование позиции напрямую из справочника «Штатное расписание» вместо документа изменения. При этом теряется дата начала действия новых условий, отчёты за прошлые периоды перестают быть достоверными, а история изменений искажается. Прямое редактирование допустимо только для исправления явных опечаток в наименованиях, не влияющих на учёт.
Вторая ошибка — неверная дата документа. Если указать дату позже фактической, часть периода будет рассчитана по старым окладам; если раньше — потребуется пересчёт уже начисленной зарплаты. Также не стоит проводить несколько документов изменения одной позиции на одну дату: последний проведённый перезапишет состояние, что приводит к путанице.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить штатное расписание задним числом?
Технически документ можно провести прошлой датой, но если за этот период уже рассчитана зарплата, потребуется её пересчёт. Перед таким изменением оцените объём перерасчётов и сделайте резервную копию базы. В регламентированном учёте изменения задним числом обычно оформляют отдельным приказом.
Почему после изменения оклада в штатке зарплата сотрудника не поменялась?
Изменение штатного расписания меняет условия позиции, но плановые начисления конкретного сотрудника обновляются отдельно — через документ изменения плановых начислений или кадровый перевод. Проверьте карточку сотрудника: если там старый оклад, оформите изменение начислений с той же даты.
Как посмотреть, каким было штатное расписание на прошлую дату?
Сформируйте отчёт «Штатное расписание», указав в настройках нужную дату. Если история изменений велась документами, отчёт покажет состояние позиций и оклады именно на тот момент. Если история не велась, доступно только текущее состояние.
Чем отличается закрытие позиции от уменьшения количества ставок?
Уменьшение ставок сокращает число единиц по позиции, но сама позиция остаётся действующей. Закрытие полностью выводит позицию из штатного расписания с указанной даты — на неё больше нельзя никого принять. Выбор зависит от того, сохраняется ли должность в структуре организации.
Нужно ли утверждать штатное расписание заново после каждого изменения?
В программе каждое изменение оформляется отдельным документом со своей датой, переутверждать всё расписание не требуется. Для печатной формы приказа об изменении используйте печать из документа изменения или сформируйте актуальную версию отчёта «Штатное расписание».
Что важно запомнить
Все правки штатного расписания в 1С ЗУП 8.3 выполняйте документом «Изменение штатного расписания» с корректной датой. Для массового повышения окладов используйте индексацию через изменение плановых начислений. После проведения сверяйте результат отчётами и проверяйте начисления сотрудников. Прямое редактирование позиций — только для исправления опечаток.