Другое · 12 мин
Как в 1С сделать выплату уволенному сотруднику
Как в 1С ЗУП рассчитать и выплатить уволенному сотруднику зарплату, компенсацию отпуска и выходное пособие. Документы, проводки, НДФЛ, сроки и типичные ошибки.
Окончательный расчёт при увольнении — одна из самых контролируемых операций зарплатного учёта: по закону все причитающиеся суммы нужно выдать в день увольнения, а за задержку работодателю грозит компенсация за каждый день просрочки и штраф. В 1С:ЗУП (и в комплексных конфигурациях вроде 1С:ERP или КА) вся цепочка автоматизирована: от приказа на увольнение до ведомости и расходного кассового ордера. Задача бухгалтера — правильно выбрать документы, проверить состав начислений и не пропустить удержания.
Ниже разобран рабочий порядок действий для типовой 1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакции 3.1: кадровое увольнение, начисление компенсации отпуска и выходного пособия, формирование ведомости, выплата и отражение в учёте. Отдельно показаны варианты для тех, кто ведёт зарплату в 1С:Бухгалтерии 8, где механизм проще, но требует больше ручных действий.
Что должно быть начислено при увольнении
Перед тем как нажимать кнопки в программе, сверьте состав выплат. В стандартную ситуацию входят: зарплата за отработанные дни месяца увольнения, компенсация за неиспользованный отпуск (включая дополнительные отпуска), премии и надбавки, предусмотренные положением об оплате труда. Выходное пособие положено не всем — оно обязательно при сокращении штата, ликвидации организации и в ряде других случаев, а также может быть предусмотрено трудовым или коллективным договором.
Из начисленной суммы удерживается НДФЛ, а при наличии исполнительных документов — алименты и другие удержания. Компенсация отпуска облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме. Выходное пособие в пределах установленного лимита (в общем случае — трёхкратный средний месячный заработок) НДФЛ и взносами не облагается, сверх лимита — облагается. Программа применяет эти правила автоматически, если виды расчёта настроены корректно.
Оформление увольнения в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение». Укажите сотрудника, дату увольнения и основание (статью ТК). Если увольняется несколько человек, удобнее использовать документ «Увольнение списком». После заполнения шапки программа сама рассчитает остаток отпуска и предложит начислить компенсацию либо удержать за использованный авансом отпуск, если остаток отрицательный.
На вкладке начислений проверьте, что подтянулись оклад за отработанные дни, компенсация отпуска и, при необходимости, выходное пособие. Пособие добавляется вручную: нажмите «Добавить» и выберите вид расчета «Выходное пособие», укажите количество дней или месяцев. Средний заработок программа посчитает сама, но его стоит открыть по ссылке и сверить расчётный период — особенно если сотрудник недавно принят или был в длительных отсутствиях.
Обратите внимание на поле «Дата выплаты» в документе увольнения. По умолчанию оно может подставиться как дата плановой зарплаты — это ошибка. Дата выплаты должна совпадать с датой увольнения, иначе нарушатся сроки по ТК и собьётся отчёт 6-НДФЛ, где дата фактического получения дохода критична.
Проверка начислений и удержаний
После заполнения документа сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»). В нём должны сойтись три вещи: начислено (оклад, компенсация, пособие), удержано (НДФЛ, алименты, долги) и итог к выплате. Если сотрудник получал аванс, он уже учтён как ранее выплаченное, и программа покажет остаток.
Проверьте НДФЛ по кнопке с суммой налога в документе: при увольнении налог считается нарастающим итогом с начала года с зачётом ранее удержанного. Если сотруднику положены вычеты на детей, а они не применились, проверьте, действует ли заявление на вычет и не превышен ли лимит дохода.
Как проверить результат
Совпадает с отчётом «Остатки отпусков» на дату увольнения
Расходится — есть непроведённые отпуска или ошибки в кадровых данных
Равна дате увольнения
Стоит дата плановой зарплаты — нарушение сроков и искажение 6-НДФЛ
Компенсация обложена полностью, пособие — только сверх лимита
Пособие обложено целиком — неверный код дохода в виде расчёта
Формирование ведомости и выплата денег
После проведения документа «Увольнение» перейдите в раздел «Выплаты» и создайте ведомость нужного типа: «Ведомость в банк» (если зарплата перечисляется на карту), «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика». Нажмите «Заполнить» — программа подберёт долги перед сотрудниками на указанную дату выплаты. Если уволенный один, можно создать ведомость прямо из документа увольнения по ссылке «Выплатить».
Проверьте в ведомости поле «Дата выплаты» и «Способ выплаты». Для уволенных часто используют отдельную ведомость, чтобы не смешивать с основной зарплатой, — так проще контролировать сроки и формировать платёжные документы. После проведения ведомости долг перед сотрудником закрывается, что видно в отчёте «Задолженность по зарплате».
Если выплата идёт через кассу, на основании ведомости формируется расходный кассовый ордер — в ЗУП при обмене с 1С:Бухгалтерией ведомость выгружается туда, и РКО создаёт уже бухгалтер. При перечислении на карту формируется реестр в банк по зарплатному проекту либо платёжное поручение, если у сотрудника счёт вне зарплатного проекта.
- 1Создайте документ «Увольнение»: сотрудник, дата, основание
- 2Проверьте автоматически рассчитанные начисления: оклад, компенсация отпуска, при необходимости добавьте выходное пособие
- 3Установите дату выплаты равной дате увольнения
- 4Сверьте расчётный листок и НДФЛ, проведите документ
- 5Создайте ведомость (в банк или в кассу) и заполните её по кнопке «Заполнить»
- 6Проведите ведомость, сформируйте РКО или реестр в банк
- 7Проверьте отсутствие долга в отчёте «Задолженность по зарплате»
Если зарплата ведётся в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии нет полноценного расчёта среднего заработка и остатков отпусков, поэтому часть работы выполняется вручную. Увольнение оформляется кадровым документом «Увольнение» (раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы»), но он только фиксирует факт увольнения и не начисляет суммы.
Начисления вводятся документом «Начисление зарплаты» за месяц увольнения: программа рассчитает оклад пропорционально отработанным дням, а компенсацию отпуска нужно добавить вручную — выделите сотрудника, нажмите «Начислить» и выберите «Компенсация отпуска при увольнении», указав сумму, рассчитанную отдельно (например, в калькуляторе или по данным прошлых отпусков). Средний дневной заработок и остаток дней отпуска придётся посчитать самостоятельно.
Выплата оформляется ведомостью (банковской или кассовой) с последующим РКО или платёжным поручением. Проводки по начислению (Дт 20/25/26/44 — Кт 70), НДФЛ (Дт 70 — Кт 68.01) и выплате (Дт 70 — Кт 50/51) формируются автоматически при проведении документов.
Сравнение вариантов
Полный автоматический расчёт: остатки отпусков, средний заработок, пособия, корректный 6-НДФЛ. Подходит при любом количестве сотрудников; требует актуальных обновлений и корректно ведённого кадрового учёта
Подходит для микробизнеса с редкими увольнениями. Компенсацию и средний заработок считаете вручную, повышается риск арифметической ошибки
Расчёт ведётся в ЗУП, проводки и выплаты отражаются в Бухгалтерии через синхронизацию. Оптимально для средних и крупных компаний, но требует настроенного обмена и контроля переноса ведомостей
Отражение в учёте и отчётности
После выплаты проверьте, как операция попала в регламентированную отчётность. В расчёте 6-НДФЛ зарплата и компенсация при увольнении отражаются с датой фактического получения дохода — последним рабочим днём сотрудника, а срок перечисления налога — не позднее следующего рабочего дня после выплаты. Если дата выплаты в ведомости отличается от даты увольнения, отчёт сформируется с искажениями.
Взносы с компенсации отпуска попадают в расчёт по страховым взносам за период увольнения. Выходное пособие в пределах лимита в базу по взносам не включается. Также не забудьте подать сведения о страховом стаже и кадровые отчёты по уволенному в установленные сроки — в ЗУП для этого есть готовые формы в разделе «Отчётность, справки».
При синхронизации ЗУП с Бухгалтерией убедитесь, что документ «Отражение зарплаты в бухучёте» за месяц увольнения перенёсся и создал проводки. Типовая проблема — незаполненные способы отражения для новых видов расчёта (например, для выходного пособия), из-за чего суммы зависают без проводок.
Особые ситуации при выплате
Если сотрудник увольняется в отпуске с последующим увольнением, расчёт производится в последний рабочий день перед отпуском, а отпускные выплачиваются отдельно — за три дня до начала отпуска. В ЗУП это оформляется документом «Отпуск» с включённым признаком увольнения, после которого создаётся документ «Увольнение».
Если сотрудник отсутствовал в день увольнения (болезнь, прогул) и не получил расчёт, суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления требования. В программе ведомость создаётся на фактическую дату выплаты — это законно и корректно отразится в отчётности.
Отдельный случай — увольнение с задолженностью сотрудника перед организацией (невозвращённый аванс, материальный ущерб). Удержать из окончательного расчёта можно ограниченную долю, и программа контролирует это только по алиментам и исполнительным листам; удержания в счёт долгов перед работодателем вводятся вручную документом «Удержание прочих операций» или в самом увольнении.
Частые вопросы
Можно ли выплатить расчёт уволенному позже дня увольнения, если он не явился?
Да. Если сотрудник в день увольнения не работал или не получил деньги, работодатель обязан выплатить расчёт не позднее следующего дня после того, как уволенный предъявил требование. В 1С ведомость оформляется фактической датой выплаты — это корректно и для 6-НДФЛ.
Почему в документе «Увольнение» не рассчитывается компенсация отпуска?
Чаще всего причина в непроведённых кадровых документах: отпусках, больничных, отсутствиях. Сформируйте отчёт «Остатки отпусков» — если он пустой или неверный, проверьте, что все документы прошлых периодов проведены, а в настройках учёта отпусков нет пропусков. Иногда помогает перепроведение кадровых документов сотрудника.
Как начислить выходное пособие, если его нет в списке начислений?
Создайте новый вид расчёта: раздел «Настройка» → «Начисления» → «Создать». Укажите назначение «Выходное пособие», код дохода для НДФЛ — с обложением только сверх необлагаемого лимита, по взносам — аналогично. После этого начисление станет доступно в документе «Увольнение» и будет правильно попадать в отчётность.
Нужно ли удерживать алименты с компенсации отпуска при увольнении?
Да, компенсация за неиспользованный отпуск входит в перечень доходов, с которых удерживаются алименты на несовершеннолетних детей. В ЗУП удержание рассчитается автоматически, если у сотрудника введён действующий исполнительный лист. После увольнения не забудьте уведомить взыскателя и пристава о расторжении договора.
Что делать, если выплатили расчёт, а потом обнаружили ошибку в сумме?
Если сумма занижена — начислите доплату документом «Разовое начисление» или исправлением увольнения и выплатите её отдельной ведомостью как можно скорее, с компенсацией за задержку. Если переплатили — вернуть излишне выплаченное можно только добровольно через согласие бывшего сотрудника или через суд; удержать задним числом нельзя. В учёте переплата отражается как дебиторская задолженность.
Что важно запомнить
Выплата уволенному в 1С строится по цепочке: документ «Увольнение» с автоматическим расчётом → проверка начислений, НДФЛ и даты выплаты → ведомость → РКО или реестр в банк → контроль закрытия задолженности. Ключевые точки риска — дата выплаты, равная дате увольнения, корректное обложение выходного пособия и актуальность остатков отпусков.