Как в 1С начислить дополнительный отпуск

Дополнительный отпуск положен сотрудникам за вредные условия труда, ненормированный рабочий день, работу в районах Крайнего Севера и по другим основаниям. В программах 1С такой отпуск оформляется тем же документом «Отпуск», что и основной, но требует предварительной настройки вида отпуска и проверки права сотрудника на дополнительные дни.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) механизм полноценный: программа сама ведет остатки отпусков, рассчитывает средний заработок и формирует записку-расчет Т-60. В 1С:Бухгалтерии расчет отпускных доступен при небольшой численности и требует больше ручных операций. Ниже разобраны оба варианта с акцентом на ЗУП как основной инструмент расчетчика.

Какие бывают дополнительные отпуска и как они учитываются в 1С

По Трудовому кодексу дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются за вредные или опасные условия труда, особый характер работы, ненормированный рабочий день, работу в районах Крайнего Севера и приравненных местностях, а также в иных случаях, установленных законом или коллективным договором. Длительность каждого вида определяется законодательством, результатами спецоценки условий труда или локальными актами организации.

В 1С каждый вид дополнительного отпуска — это отдельный элемент справочника «Виды отпусков». Программа ведет по каждому виду накопленные дни, использованные дни и остаток. Это позволяет контролировать, сколько дней сотрудник заработал и сколько уже отгулял, без ручных таблиц в Excel.

Важно различать оплачиваемые дополнительные отпуска и отпуска без сохранения зарплаты: для последних используются другие виды отсутствий, и отпускные по ним не начисляются. В этой статье речь идет об оплачиваемых дополнительных отпусках.

Проверка и настройка вида дополнительного отпуска

Перед начислением убедитесь, что нужный вид отпуска есть в программе. Откройте «Настройка → Виды отпусков» (в ЗУП) и проверьте список: типовая поставка обычно содержит «Отпуск за вредные условия труда», «Отпуск за ненормированный рабочий день», «Северный отпуск» и другие предопределенные виды.

Если нужного вида нет, создайте его кнопкой «Создать»: укажите наименование, количество дней в год, признак оплачиваемого отпуска и при необходимости настройку списания остатков. Наименование формулируйте так, как оно должно выводиться в печатных формах и расчетных листках.

Для вида отпуска важен флажок «Отпуск является ежегодным» — он влияет на ведение остатков. Если остатки по этому виду вестись не должны (например, отпуск предоставляется разово), снимите соответствующую настройку, иначе программа продолжит накапливать дни.

Назначение права на дополнительный отпуск сотруднику

Чтобы программа накапливала дни дополнительного отпуска, право на него должно быть указано в кадровых данных. В ЗУП это делается в документе «Прием на работу» или «Кадровый перевод» на вкладке, где перечисляются ежегодные отпуска, либо через штатное расписание — в позиции указывается перечень отпусков, и он наследуется сотрудником.

Если право возникло в середине года (например, по результатам новой спецоценки условий труда), оформите «Кадровый перевод» или документ изменения условий труда и добавьте вид отпуска с даты возникновения права. Тогда накопление дней начнется с этой даты, а не с даты приема.

Проверить текущее право и остаток можно через справку «Остатки отпусков» из карточки сотрудника: раздел «Кадры → Сотрудники → открыть сотрудника → Оформить документ → Справки, справочники → Остатки отпусков» или через одноименный отчет в разделе «Кадры → Отчеты».

1. 1
   Откройте карточку сотрудника или документ приема/перевода
2. 2
   На вкладке с ежегодными отпусками добавьте нужный вид дополнительного отпуска
3. 3
   Укажите дату, с которой действует право
4. 4
   Проведите документ и проверьте остаток через справку «Остатки отпусков»

Оформление документа «Отпуск» с дополнительными днями

Основной документ — «Отпуск»: в ЗУП он находится в разделе «Кадры → Отпуска» или «Зарплата → Отпуска». Создайте новый документ, выберите сотрудника и месяц начисления.

Если сотрудник уходит одновременно в основной и дополнительный отпуск, оставьте установленным флажок основного отпуска с указанием периода, а дополнительные дни добавьте на вкладке «Дополнительные отпуска»: нажмите «Добавить», выберите вид отпуска и укажите даты начала и окончания. Программа объединит периоды и рассчитает оплату единым средним заработком.

Если предоставляется только дополнительный отпуск без основного, снимите флажок основного отпуска и заполните только вкладку дополнительных. Программа рассчитает отпускные по среднему заработку за расчетный период — обычно 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу отпуска.

После заполнения периодов нажмите кнопку расчета (или расчет выполнится автоматически при проведении, если это настроено). На закладке «Начислено (подробно)» проверьте сумму отпускных, НДФЛ и взносы. По кнопке печати доступна записка-расчет по форме Т-60 и приказ по форме Т-6.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество дней в документе

Норма

Совпадает с заявлением и остатком по виду отпуска

Тревожный признак

Дней больше, чем накоплено, или период не совпадает с приказом

Средний заработок

Норма

Соответствует справке о среднем заработке из документа

Тревожный признак

Сумма заметно занижена — проверьте, все ли месяцы расчетного периода закрыты

Остаток после проведения

Норма

Уменьшился на количество использованных дней

Тревожный признак

Остаток не изменился — вид отпуска не ведет остатки или документ не проведен

Начисление дополнительного отпуска в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 расчет отпускных доступен, если в настройках параметров учета включено ведение кадрового учета и расчета зарплаты в программе (обычно при численности до 60 сотрудников). Документ называется «Отпуск» и находится в разделе «Зарплата и кадры → Отпуска».

Порядок действий схож: создайте документ, выберите сотрудника, укажите период. Для дополнительного отпуска вид отпуска выбирается из справочника; если нужного нет, создайте его в настройках. После проведения программа сформирует проводки по начислению отпускных, НДФЛ и взносов.

Ограничение бухгалтерской конфигурации — отсутствие полноценного учета остатков отпусков и гибких настроек стажа. Если в организации много сотрудников с разными видами дополнительных отпусков, корректнее вести расчет в ЗУП, а в бухгалтерию передавать сводные данные через синхронизацию.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП

Полный учет остатков, автоматический средний заработок, Т-60, стажи. Подходит при любой численности и сложных графиках

1С:Бухгалтерия

Простое начисление отпускных без детального учета остатков. Подходит для небольших организаций с типовыми ситуациями

Синхронизация ЗУП + Бухгалтерия

Расчет в ЗУП, проводки в бухгалтерии. Оптимально для средних и крупных организаций

Компенсация за неиспользованный дополнительный отпуск

Часть дополнительного отпуска, превышающая установленные законом минимумы, по письменному заявлению сотрудника может быть заменена денежной компенсацией — кроме отпуска за вредные условия труда в пределах минимальной продолжительности и отпусков беременным и несовершеннолетним. При увольнении компенсация выплачивается за все неиспользованные дни.

В ЗУП компенсация при увольнении рассчитывается автоматически в документе «Увольнение»: программа определит остатки по всем видам отпусков и начислит компенсацию. Компенсацию без увольнения оформите документом «Компенсация отпуска» (раздел «Зарплата»), указав виды отпусков и количество компенсируемых дней.

Типичные ошибки при начислении дополнительного отпуска

Чаще всего проблемы возникают не в момент проведения документа, а из-за некорректной первоначальной настройки. Программа рассчитает то, что ей указали, поэтому ошибки в видах отпусков и правах сотрудников напрямую переносятся в отпускные и остатки.

Если ошибка обнаружена после проведения, не редактируйте проведенный документ в закрытом периоде. Используйте механизм сторнирования: в ЗУП документ «Сторнирование начислений» или отмену отпуска, затем оформите корректный документ текущей датой.

FAQ

Можно ли предоставить дополнительный отпуск авансом, если дни еще не накоплены?

Технически документ «Отпуск» позволяет указать любое количество дней, и программа лишь покажет отрицательный остаток. Правомерность такого предоставления определяется трудовым законодательством и согласованием с работодателем: например, отпуск за ненормированный рабочий день часто предоставляется авансом, а «вредный» отпуск — пропорционально отработанному во вредных условиях времени.

Почему в документе «Отпуск» недоступен нужный вид дополнительного отпуска?

Проверьте три причины: вид отпуска не создан или помечен на удаление в справочнике «Виды отпусков»; для вида снят признак оплачиваемого отпуска; в настройках расчета зарплаты отключен учет отпусков. После исправления настроек переоткройте документ.

Как посмотреть, сколько дней дополнительного отпуска накоплено у сотрудника?

В ЗУП откройте карточку сотрудника и сформируйте справку «Остатки отпусков» либо используйте отчет «Остатки отпусков» в разделе «Кадры → Отчеты». Отчет показывает заработанные и использованные дни по каждому виду отпуска на выбранную дату.

Облагается ли оплата дополнительного отпуска НДФЛ и взносами?

Да, оплата дополнительного отпуска облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке, как и оплата основного отпуска. Программа рассчитывает налоги автоматически при проведении документа; отдельных льгот для дополнительных отпусков не предусмотрено.

Что делать, если после проведения отпуска остаток стал отрицательным?

Отрицательный остаток означает, что предоставлено больше дней, чем накоплено. Проверьте дату назначения права на отпуск и корректность периода в документе. Если дни предоставлены авансом осознанно — зафиксируйте это в приказе; если это ошибка — сторнируйте документ и оформите заново с правильным количеством дней.

Нужно ли создавать отдельное начисление для оплаты дополнительного отпуска?

В типовой ЗУП отдельное начисление создавать не требуется: документ «Отпуск» сам формирует строку оплаты по каждому виду отпуска. Свое начисление понадобится только для нестандартных схем оплаты, отличающихся от расчета по среднему заработку.