Как в 1С сделать выплату родственникам умершего сотрудника

Смерть сотрудника — основание прекращения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). Работодатель обязан выплатить не полученные работником суммы — заработную плату, компенсацию за неиспользованный отпуск и иные причитающиеся выплаты — членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего (ст. 141 ТК РФ). В 1С:ЗУП эта операция оформляется стандартными документами, но имеет особенности по налогам и получателю денег.

Ключевая сложность в том, что уволенному «в связи со смертью» сотруднику программа начисляет суммы на самого работника, а фактически деньги получает другой человек — родственник с заявлением и документами. Поэтому важно правильно оформить кадровое увольнение, начисление, ведомость на выплату и отражение в отчетности, чтобы не исказить персонифицированные данные и не удержать лишние налоги.

Какие документы нужны до начала работы в 1С

Прежде чем вносить данные в программу, бухгалтер или кадровик должен собрать пакет документов. Основание для прекращения трудового договора — свидетельство о смерти (или решение суда о признании гражданина умершим). Без этого документа увольнение регистрировать нельзя, даже если о смерти известно из других источников.

Для выплаты денег от члена семьи потребуется заявление о выдаче не полученных работником сумм, документ, удостоверяющий личность, и документ, подтверждающий родство или факт иждивения (свидетельство о браке, о рождении и т. п.). Выплатить суммы нужно в течение недельного срока со дня подачи работодателю соответствующих документов.

Проверьте также, нет ли у сотрудника непогашенных удержаний: авансов, займов, подотчетных сумм. Порядок их учета при выплате стоит согласовать с руководством и, при необходимости, с юристом, поскольку удержания из выплат умершего имеют законодательные ограничения.

Оформление прекращения трудового договора в 1С:ЗУП

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом создайте документ «Кадровый перевод» не нужно — используйте документ «Увольнение» (раздел «Кадры» — «Приемы, переводы, увольнения»). В поле «Основание увольнения» выберите пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ — прекращение трудового договора вследствие смерти работника.

Датой увольнения укажите дату смерти сотрудника, указанную в свидетельстве. Это важно: день смерти считается последним днем работы, даже если сотрудник фактически не работал в этот день. Приказ об увольнении при этом издается на основании свидетельства о смерти, а не заявления работника.

После проведения документа программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск, если у сотрудника остался остаток дней. Проверьте остаток отпуска в справке по сотруднику — при расхождениях скорректируйте остатки до увольнения, иначе компенсация будет рассчитана неверно.

1. 1
   Получите свидетельство о смерти и заявление родственника с подтверждающими документами
2. 2
   Создайте документ «Увольнение» с основанием п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, дата — день смерти
3. 3
   Проверьте начисленную компенсацию отпуска и остаток дней
4. 4
   Создайте «Начисление зарплаты и взносов» за месяц смерти — программа подтянет отработанное время
5. 5
   Сформируйте ведомость на выплату с указанием получателя-родственника
6. 6
   Проверьте отсутствие НДФЛ и взносов в учете умершего, сдайте корректную отчетность

Начисление зарплаты и компенсаций

Окончательный расчет включает заработную плату за отработанные дни месяца смерти, компенсацию за неиспользованный отпуск, а также иные причитающиеся суммы: премии, пособия, районные коэффициенты. Выходное пособие при увольнении по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ законом не предусмотрено, но может выплачиваться, если это установлено локальными актами организации.

Документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц смерти заполняется в обычном порядке: программа учтет отработанное время до даты увольнения. Если сотрудник находился на больничном, непогашенный больничный лист оплачивается по общим правилам — пособие по временной нетрудоспособности также выплачивается родственникам.

Отдельно стоит упомянуть пособие на погребение: если организация выплачивает его за счет средств СФР или по своей инициативе, оформляется оно отдельным начислением получателю, который фактически понес расходы на похороны, на основании справки о смерти.

НДФЛ и страховые взносы: что начислять, а что нет

Это самая частая точка ошибок. Суммы, начисленные умершему работнику, но выплачиваемые членам его семьи в порядке наследования, НДФЛ не облагаются — налоговая база умершего закрывается, а у получателей доход, облагаемый НДФЛ, в данном случае не возникает. В 1С:ЗУП при корректном оформлении увольнения программа не должна удерживать налог с этих сумм.

Страховые взносы на выплаты, начисленные после смерти работника, также не начисляются, поскольку трудовые отношения прекратились и застрахованным лицом работник уже не является. Проверьте в документе начисления, что взносы по умершему равны нулю.

Если программа все же рассчитала НДФЛ или взносы — чаще всего причина в неправильной дате увольнения или в том, что начисление проведено до кадрового документа. Перепроведите документы в правильной последовательности: сначала увольнение, затем начисления.

Оформление выплаты родственнику

Выплата оформляется ведомостью — в кассу или на банковский счет получателя. В документе ведомости сумма подтягивается по сотруднику, но получателем фактически выступает родственник. Рекомендуется оформить выплату на банковский счет, указанный в заявлении, либо выдать наличными под расписку с копиями документов.

В самой программе получатель денег не заменяет сотрудника в ведомости — все суммы остаются привязанными к умершему работнику. Реквизиты родственника фиксируются в заявлении и платежных документах. При выплате через банк по реестру уточните в своей версии 1С возможность указания стороннего получателя; при ограничениях типовой функциональности выплату безопаснее провести через кассу.

Если родственников несколько и они договорились о распределении, суммы можно выплатить каждому по отдельным заявлениям. При отсутствии согласия между претендентами безопаснее депонировать сумму до урегулирования.

Отражение в отчетности

В расчете 6-НДФЛ выплаты умершему, не облагаемые налогом, не отражаются как доход, облагаемый НДФЛ. Если программа включила их в отчет — ищите ошибку в настройках вида начисления или в последовательности проведения документов.

В персонифицированных сведениях и РСВ по умершему сотруднику отражаются данные только за период до даты смерти. СФР также нужно уведомить о прекращении трудовых отношений — в ЗУП это оформляется соответствующим кадровым отчетом в установленные сроки.

После всех операций сформируйте расчетный листок сотрудника и сверьтесь: сумма начислено = сумма выплачено, НДФЛ и взносы по строкам после даты смерти отсутствуют, задолженность по сотруднику закрыта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ «Увольнение»

Норма

Основание п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, дата = день смерти

Тревожный признак

Другое основание или дата позже смерти

Начисления месяца смерти

Норма

НДФЛ и взносы по умершему равны нулю

Тревожный признак

Программа удержала налог или начислила взносы

Ведомость на выплату

Норма

Сумма совпадает с задолженностью, есть заявление получателя

Тревожный признак

Выплата без заявления или сумма расходится с расчетом

Задолженность по сотруднику

Норма

После выплаты долг закрыт полностью

Тревожный признак

Остаток в отчете по зарплате

Особые ситуации

Сотрудник умер в отпуске или на больничном

Если смерть наступила во время отпуска, отпускные уже выплачены и перерасчет обычно не требуется — увольнение оформляется датой смерти. При незакрытом больничном пособие начисляется за дни нетрудоспособности до даты смерти и выплачивается родственникам в общем порядке.

Никто не обратился за выплатой

Если в течение установленного срока никто из членов семьи не обратился, невостребованные суммы включаются в состав наследства. Организации следует депонировать задолженность и хранить документы до обращения наследников или нотариуса.

Материальная помощь семье

Материальная помощь в связи со смертью работника оформляется отдельным начислением на получателя (в ЗУП — через документы разовых начислений или через учет внешних лиц, в зависимости от настройки). Такая помощь членам семьи НДФЛ не облагается, но должна быть оформлена приказом руководителя.

Частые вопросы

Кто имеет право получить зарплату умершего сотрудника?

Члены семьи умершего, совместно с ним проживавшие, а также нетрудоспособные лица, находившиеся на его иждивении, независимо от совместного проживания. Право подтверждается заявлением и документами о родстве или иждивении. Если обратившихся нет, суммы переходят в состав наследства.

Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации отпуска умершего?

Нет. Суммы, причитавшиеся работнику при жизни и выплачиваемые родственникам, НДФЛ не облагаются. Если программа удержала налог, проверьте дату увольнения и последовательность проведения документов, затем исправьте учет.

Каким документом в 1С:ЗУП оформить выплату?

Ведомостью в кассу или ведомостью в банк — сумма подтянется по умершему сотруднику. Получатель-родственник фиксируется в заявлении и платежных документах; при выплате через банк убедитесь, что ваша версия программы позволяет указать стороннего получателя.

Что делать, если за выплатой обратились несколько родственников?

Если между ними есть согласие, выплатите каждому по отдельному заявлению в согласованных долях. При споре деньги не выдавайте — депонируйте сумму или передайте на депозит нотариуса до разрешения спора, чтобы избежать повторной выплаты.

Облагается ли страховыми взносами пособие на погребение?

Пособие на погребение, выплачиваемое в рамках обязательного социального страхования, взносами не облагается. Материальная помощь организации семье умершего также не облагается взносами при корректном оформлении приказа и начисления.

Какая дата увольнения указывается, если смерть наступила в выходной?

Датой прекращения трудового договора всегда является день смерти, указанный в свидетельстве, независимо от того, рабочий это день или выходной. Приказ издается на основании свидетельства о смерти.