Другое · 11 мин
Как в 1С сделать выгрузку по сотрудникам
Способы выгрузки данных по сотрудникам в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: отчёты, универсальная обработка, выгрузка в Excel и XML. Пошагово, с проверкой результата.
Выгрузка данных по сотрудникам — одна из самых частых задач в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерии. Она нужна для передачи сведений в банк на зарплатный проект, в ФСС и ПФР, для миграции данных между базами, для анализа кадровой информации в Excel или для загрузки в сторонние системы. В зависимости от цели используются разные механизмы: типовые отчёты, типовые выгрузки в регламентированные форматы, универсальные обработки и конвертация данных.
Главное — сначала определить, какие именно данные нужны (личные сведения, начисления, стаж, отсутствия) и в каком формате их должен получить адресат: Excel, XML по утверждённому формату, текстовый файл банка или файл обмена между базами 1С. От этого зависит выбор инструмента и объём настройки.
Ниже разобраны основные способы выгрузки по сотрудникам: от простого сохранения отчёта в Excel до универсальной выгрузки произвольных данных, а также проверка результата и типичные ошибки.
Определяем, какие данные и в каком формате нужны
Перед выгрузкой ответьте на два вопроса: что выгружаем и куда. Если нужен простой список сотрудников с табельными номерами, должностями и датами приёма — достаточно типового отчёта. Если требуются персональные данные с документами, адресами и ИНН — понадобится отчёт «Полные сведения о сотрудниках» или настройка варианта отчёта. Если данные передаются в банк, фонд или другую информационную систему — формат строго задан, и произвольную выгрузку в Excel адресат не примет.
Также уточните состав отбора: все сотрудники или только работающие, конкретное подразделение, определённый период. Неверный отбор — самая частая причина того, что в файле оказываются уволенные сотрудники или, наоборот, не хватает части данных.
Как выбрать способ выгрузки
Выгрузка списка сотрудников через типовой отчёт
В 1С:ЗУП откройте раздел «Кадры» — «Кадровые отчёты». Здесь доступны отчёты «Списки сотрудников по подразделениям», «Штатная расстановка», «Остатки отпусков» и другие. Для базовой выгрузки подойдёт «Списки сотрудников по подразделениям»: установите дату, при необходимости задайте отбор по организации и подразделению, нажмите «Сформировать».
Готовый табличный документ сохраняется через кнопку «Сохранить» (значок дискеты) или меню «Файл» — «Сохранить как». Выберите формат: лист Excel (.xlsx), табличный документ (.mxl), PDF или CSV. Формат Excel удобен для дальнейшей обработки, CSV — для загрузки в сторонние программы, которые не понимают xlsx.
В 1С:Бухгалтерии аналогичный путь: раздел «Зарплата и кадры» — «Отчёты по кадрам» или «Зарплата и кадры» — «Сотрудники» с выводом списка справочника, который тоже можно сохранить через «Ещё» — «Вывести список».
- 1Откройте «Кадры» — «Кадровые отчёты» — «Списки сотрудников по подразделениям».
- 2Установите дату и отбор по организации, сформируйте отчёт.
- 3Нажмите «Файл» — «Сохранить как» и выберите формат «Лист Excel (*.xlsx)».
- 4Откройте сохранённый файл и проверьте количество строк и наличие нужных колонок.
Выгрузка полных сведений по сотруднику
Когда нужны расширенные данные — паспорт, ИНН, СНИЛС, адрес, образование, семья — используйте отчёт «Полные сведения о сотрудниках» (в ЗУП: «Кадры» — «Кадровые отчёты» — «Полные сведения о сотрудниках»). Он выводит карточку по каждому сотруднику со всеми зарегистрированными сведениями.
Если каких-то полей не хватает, откройте «Ещё» — «Изменить вариант отчёта». Отчёт построен на СКД (системе компоновки данных), поэтому можно добавить дополнительные поля, изменить группировки и отборы без программирования. Например, добавить поле «Дата рождения» или отбор «Работающие на дату». Сохранённый вариант отчёта доступен для повторного использования.
Для выгрузки данных по одному сотруднику удобнее карточка: откройте элемент справочника «Сотрудники» и используйте печатную форму «Личная карточка (Т-2)» или «Листок учёта», а затем сохраните её в нужном формате.
Выгрузка данных для банков, фондов и налоговой
Для зарплатных проектов банков в ЗУП есть специальный механизм: раздел «Выплаты» — «Зарплатные проекты». После настройки обмена с конкретным банком программа формирует файл в формате этого банка: реестр на открытие лицевых счетов и реестр на зачисление зарплаты. Файл выгружается кнопкой «Выгрузить файл» из документа «Ведомость в банк» или из обмена с банками.
Для отчётности в ПФР, ФСС и ФНС выгрузка выполняется из раздела «Отчетность, справки» — «1С-Отчётность». Формы СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ЕФС-1, персонифицированные сведения о физлицах и расчёт по страховым взносам формируются и выгружаются в регламентированном XML-формате. Перед выгрузкой программа проверяет данные и показывает ошибки — их нужно исправить до отправки файла.
Не пытайтесь собирать такие файлы вручную через Excel: форматы строго регламентированы, и файл, собранный вручную, с высокой вероятностью не пройдёт форматно-логический контроль у получателя.
Выгрузка сотрудников для переноса в другую базу 1С
Для переноса данных между базами 1С (например, из ЗУП в Бухгалтерию или в новую базу ЗУП) используется обработка «Выгрузка и загрузка данных XML». Она находится в разделе «Администрирование» — «Обмен данными» либо подключается как внешняя обработка с диска ИТС. Обработка выгружает данные по правилам обмена в XML-файл, который затем загружается в базу-приёмник той же обработкой.
Для регулярного обмена между ЗУП и Бухгалтерией правильнее настроить синхронизацию данных: «Администрирование» — «Синхронизация данных». Там задаётся состав передаваемых данных (сотрудники, подразделения, ведомости, отражение зарплаты в учёте) и расписание обмена. Это исключает ручные выгрузки и расхождения между базами.
Перед переносом обязательно сделайте резервную копию обеих баз. Загрузка данных — операция, которая может изменить или задвоить существующие элементы справочников, если правила сопоставления настроены неверно.
При первом переносе сотрудников в новую базу чаще всего задваиваются физические лица из-за различий в написании ФИО или дат рождения. Перед загрузкой сверьте ключевые поля в обеих базах и после загрузки проверьте количество физлиц — оно не должно вырасти сверх ожидаемого.
Универсальная выгрузка произвольных данных
Если типовые отчёты не дают нужного набора полей, есть два пути. Первый — универсальный отчёт («Отчёты» — «Универсальный отчёт» в Бухгалтерии и ЗУП): выберите тип объекта «Справочник» — «Сотрудники» или «Физические лица», укажите нужные реквизиты в настройках, сформируйте и сохраните в Excel. Это быстрый способ получить произвольную «плоскую» таблицу.
Второй путь — обработка «Универсальный подбор и обработка объектов» с диска ИТС или выгрузка через консоль запросов. Эти инструменты требуют прав администратора и базового понимания структуры данных, поэтому подходят опытным пользователям и разработчикам.
Для интеграции со сторонними системами (HR-платформы, СКУД, CRM) часто настраивают выгрузку по расписанию через регламентные задания или через HTTP-сервисы. Такая настройка выполняется разработчиком и тестируется на копии базы.
Сравнение способов выгрузки
Быстро и без программирования; подходит для списков и аналитики. Ограничение — только те поля, что есть в варианте отчёта.
Единственный вариант для банков и фондов; формат задан получателем. Ограничение — нельзя менять состав данных произвольно.
Для переноса между базами 1С с сохранением ссылок. Ограничение — требует совместимых правил обмена и резервной копии.
Произвольный состав полей по справочникам и регистрам. Ограничение — нужны навыки настройки и понимание структуры данных.
Проверка результата и типичные ошибки
После выгрузки всегда проверяйте файл до его передачи. Откройте Excel-файл и сверьте количество строк с количеством сотрудников по отбору в программе. Проверьте, что в файле нет уволенных (если они не нужны), что ФИО и даты отображаются корректно, а числовые поля не превратились в текст с ошибками.
Для регламентированных XML-файлов используйте встроенную проверку 1С и проверочные программы получателя (например, CheckXML для ПФР-форм). Для банковских реестров сверьте итоговую сумму реестра с суммой ведомости.
Как проверить результат выгрузки
Совпадает с количеством сотрудников по отчёту с тем же отбором
Строк больше или меньше — проверьте отбор и дату
Соответствует требованиям получателя (XLSX, XML, CSV по формату банка)
Файл в MXL или «сырой» XML вместо формата банка
СНИЛС, ИНН, даты рождения заполнены и проходят проверку
Пустые поля или ошибки форматно-логического контроля
Итог реестра равен сумме ведомости
Расхождение — проверьте отменённые и сторнированные выплаты
Частые вопросы
Можно ли выгрузить сотрудников в Excel без прав администратора?
Да, если у вас есть доступ к кадровым отчётам. Сохранение сформированного отчёта в Excel — стандартная операция, доступная обычному пользователю. Права администратора нужны только для универсальных обработок, выгрузки XML и настройки синхронизации.
Почему в выгрузку попали уволенные сотрудники?
Скорее всего, в отчёте не установлен отбор «Работающие» или дата отчёта раньше даты увольнения. Откройте настройки варианта отчёта и добавьте отбор по условию работы, либо используйте отчёт «Списки сотрудников» с отбором по статусу.
Как выгрузить данные только по одному подразделению?
В шапке отчёта или в настройках варианта добавьте отбор «Подразделение равно» с нужным значением. В штатной расстановке и списках сотрудников такой отбор доступен по умолчанию на форме отчёта.
Чем отличается выгрузка физических лиц от выгрузки сотрудников?
Справочник «Физические лица» хранит персональные данные человека, а «Сотрудники» — его трудовые отношения с организацией. У одного физлица может быть несколько сотрудников (основное место и совместительство). Для кадровых выгрузок обычно нужны сотрудники, для персональных данных — физлица.
Можно ли настроить автоматическую выгрузку по расписанию?
Да, но это задача для разработчика: создаётся регламентное задание, которое формирует файл и сохраняет его в указанный каталог или отправляет по заданному каналу. Типовые отчёты сами по расписанию не выгружаются.
Файл банка не принимается, хотя сформирован в 1С. Что делать?
Проверьте, что в параметрах зарплатного проекта выбран правильный формат обмена именно вашего банка и версии формата. Обновите конфигурацию — форматы банков периодически меняются, и поддержка новых версий добавляется в обновлениях ЗУП.
Что важно запомнить
Для списков и аналитики достаточно типового отчёта с сохранением в Excel, для банков и фондов — только регламентированные выгрузки, для переноса между базами — обмен XML с резервной копией. Всегда проверяйте отбор, количество строк и формат файла до передачи, а файлы с персональными данными пересылайте только по защищённым каналам.