Как устроить работника в 1С: приём сотрудника по шагам

Приём сотрудника в 1С — это не одна кнопка, а связанная цепочка: карточка физического лица, элемент справочника «Сотрудники», документ «Приём на работу» и при необходимости позиция штатного расписания. Если пропустить хотя бы одно звено, позже всплывут ошибки в расчёте зарплаты, отчётах по НДФЛ и кадровых формах.

Инструкция ниже ориентирована на 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — основную конфигурацию для кадрового учёта. В 1С:Бухгалтерии порядок похож, но часть возможностей урезана: нет полноценного штатного расписания и кадровых отчётов. Отличия разберём отдельно.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на кадровые документы, а в программе заполнены данные организации: ИНН, регистрация в налоговой, настройки учётной политики по зарплате. Без этого документ приёма либо не проведётся, либо создаст проблемы при сдаче отчётности.

Что подготовить до оформления приёма

Сначала соберите данные нового сотрудника: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адрес, телефон, реквизиты для перечисления зарплаты. Также понадобятся сведения об условиях труда: дата выхода, подразделение, должность, размер оклада или тарифа, график работы, вид занятости (основное место или совместительство).

Проверьте настройки программы. В ЗУП пройдите в раздел «Настройка» — «Реквизиты организации» и убедитесь, что заполнены регистрация в ИФНС и настройки учётной политики. Откройте «Настройка» — «Расчет зарплаты» и проверьте, какие начисления и удержания включены: если нужного вида начисления (например, премии или надбавки) нет в списке, добавьте его до оформления приёма.

Если в компании ведётся штатное расписание, убедитесь, что нужная позиция создана и на неё есть свободная ставка. Попытка принять сотрудника на закрытую или отсутствующую позицию при включённом контроле штатного расписания закончится ошибкой при проведении документа.

Создание физического лица и карточки сотрудника

В ЗУП персональные данные хранятся в справочнике «Физические лица» (раздел «Кадры» — «Физические лица»), а трудовые отношения — в справочнике «Сотрудники». Это разные объекты: одно физическое лицо может быть связано с несколькими сотрудниками, например при внутреннем совместительстве.

Проще всего начать с раздела «Кадры» — «Сотрудники» — «Создать». В форме укажите организацию и ФИО. Если физическое лицо уже есть в базе (например, человек работал раньше), программа предложит выбрать существующее — не создавайте дубликат, иначе налоговая карточка и стаж раздробятся на две записи.

Заполните вкладки карточки: личные данные (дата рождения, пол), документы удостоверения личности, ИНН и СНИЛС, адреса регистрации и проживания, контакты. На вкладке «Трудовая деятельность» при необходимости вносятся сведения о трудовой книжке и стаже — они нужны для расчёта больничных и отчётов.

Оформление документа «Приём на работу»

Основной документ — «Приём на работу»: раздел «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения» — «Создать» — «Приём на работу». В шапке укажите организацию, сотрудника и дату приёма. Именно с этой даты программа начнёт рассчитывать начисления и учитывать сотрудника в штате.

На вкладке «Главное» заполните подразделение, должность (или позицию штатного расписания), количество ставок, вид занятости и график работы. График выбирается из справочника «Графики работы сотрудников» — если подходящего нет, создайте его заранее в разделе «Настройка» — «Графики работы сотрудников».

На вкладке «Оплата труда» добавьте начисления: оклад по дням или по часам, тарифную ставку, постоянные надбавки и премии. Укажите способ отражения в бухучёте, если он отличается от настройки по умолчанию. Для срочного договора заполните срок окончания и основание — программа напомнит о завершении договора.

После заполнения нажмите «Провести». По кнопке «Печать» можно сформировать приказ о приёме по форме Т-1 или в произвольной форме, а также трудовой договор, если шаблон настроен.

1. 1
   Проверьте настройки организации, начислений и штатного расписания
2. 2
   Создайте физическое лицо и карточку сотрудника с ИНН и СНИЛС
3. 3
   Оформите документ «Приём на работу»: дата, подразделение, должность, график
4. 4
   Заполните вкладку «Оплата труда»: оклад, надбавки, способ отражения
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ Т-1
6. 6
   Проверьте сотрудника в расчётном листке и кадровых отчётах

Особые сценарии приёма

Внутреннее совместительство

Если сотрудник уже работает в организации и принимается ещё на одну должность, новое физическое лицо создавать не нужно. В справочнике «Сотрудники» создайте новый элемент, выбрав существующее физлицо, и укажите вид занятости «Внутреннее совместительство». Затем оформите отдельный документ «Приём на работу» для нового сотрудника — начисления и график задаются независимо от основного места.

Приём по внешнему совместительству

Для внешнего совместителя порядок стандартный, но в документе приёма укажите вид занятости «Внешнее совместительство» и, как правило, неполную ставку (0,5 или иную долю). Оклад в документе обычно указывается полный по позиции, а программа рассчитает оплату пропорционально ставке и отработанному времени — проверьте это в расчётном листке за первый месяц.

Срочный трудовой договор и испытательный срок

При срочном договоре на вкладке «Главное» включите признак срочного договора, укажите дату окончания и основание. Испытательный срок задаётся там же отдельным полем — он попадёт в приказ и будет виден в кадровых отчётах, что помогает не пропустить дату принятия решения по сотруднику.

Если сотрудник принят в середине месяца, не правьте расчёт вручную: при корректно указанной дате приёма ЗУП сам рассчитает оклад пропорционально отработанным дням по графику. Ручные правки в документе «Начисление зарплаты и взносов» потом сложно отследить.

Приём сотрудника в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии кадровый блок проще. Откройте раздел «Зарплата и кадры» — «Кадровые документы» — «Создать» — «Приём на работу». Укажите сотрудника (при необходимости создайте новое физлицо прямо из документа), дату приёма, подразделение, должность, оклад и график работы.

Ограничения: в типовой Бухгалтерии нет полноценного штатного расписания с контролем ставок, нет расширенных кадровых отчётов и части кадровых документов (например, переводов по сложным схемам). Для небольшой компании этого достаточно, но если сотрудников много или нужен строгий кадровый учёт, корректнее вести кадры в ЗУП с синхронизацией в бухгалтерию.

Где оформлять приём

1С:ЗУП

Полный кадровый учёт: штатное расписание, приказы, отчёты, совместительство, отпуска и больничные. Подходит при любом штате

1С:Бухгалтерия

Упрощённый приём и расчёт зарплаты для небольших компаний. Нет контроля штатного расписания и части кадровых форм

Проверка результата после приёма

После проведения документа убедитесь, что всё оформлено корректно. Откройте карточку сотрудника — в ней должна отображаться текущая должность, подразделение и дата приёма. Сформируйте расчётный листок за первый месяц работы: начисление должно соответствовать окладу, ставке и фактически отработанному времени.

Проверьте кадровые отчёты: «Штатная расстановка» (в ЗУП) должна показывать сотрудника на своей позиции, списочный состав — увеличиться на единицу. Если ведётся воинский учёт или нужны сведения в фонды, убедитесь, что личные данные заполнены полностью — незаполненные поля программа подсвечивает в списке сотрудников.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок за первый месяц

Норма

Начисление соответствует окладу, ставке и отработанным дням

Тревожный признак

Сумма за полный месяц при приёме в середине или пустой листок

Карточка сотрудника

Норма

Заполнены ИНН, СНИЛС, документ, дата приёма, должность

Тревожный признак

Пустые обязательные поля, дубли физлица

Штатная расстановка

Норма

Сотрудник занимает свою ставку, свободные ставки пересчитаны

Тревожный признак

Превышение штата или сотрудник без позиции

Типичные проблемы и как их решить

Документ не проводится с ошибкой по штатному расписанию — значит, позиция закрыта, не утверждена на дату приёма или ставки заняты. Проверьте документ «Утверждение штатного расписания» и свободные ставки, при необходимости оформите изменение штатного расписания.

Сотрудник принят, но не попадает в начисление зарплаты. Частые причины: дата приёма позже расчётного месяца, не заполнены начисления на вкладке «Оплата труда», либо сотрудник оформлен в другую организацию базы. Проверьте организацию в документе приёма и в документе начисления — они должны совпадать.

Неверно рассчитывается оклад за неполный месяц — почти всегда дело в графике работы. Откройте график сотрудника и проверьте, что он заполнен на нужный период и соответствует реальному режиму (пятидневка, сменный и т.д.).

Частые вопросы

Можно ли оформить приём задним числом?

Технически документ можно провести прошлой датой, но если за этот период уже рассчитана зарплата или сдана отчётность, потребуется перерасчёт и корректирующие отчёты. Перед таким оформлением сделайте резервную копию и оцените последствия для учёта.

Чем отличается физическое лицо от сотрудника в 1С?

Физическое лицо — это персональные данные человека (ФИО, ИНН, СНИЛС, документы). Сотрудник — это трудовые отношения физлица с конкретной организацией. Одно физлицо может иметь несколько записей сотрудника: основное место и совместительство.

Что делать, если сотрудник раньше уже работал в компании?

Не создавайте новое физическое лицо — выберите существующее при создании сотрудника. Затем оформите новый документ «Приём на работу». Так сохранятся непрерывные персональные данные для налоговой и фондов.

Обязательно ли вести штатное расписание в 1С?

Нет, в настройках учётной политики ЗУП штатное расписание можно отключить — тогда приём оформляется без привязки к позиции. Но при включённом штатном расписании программа контролирует ставки и соответствие окладов, что снижает число ошибок.

Как оформить сотрудника на 0,5 ставки?

В документе «Приём на работу» укажите количество ставок 0,5 и корректный график (например, сокращённая неделя или неполный день). Оклад обычно указывается полный по позиции — программа сама рассчитает оплату пропорционально ставке и отработанному времени.

Почему сотрудник принят, но не попадает в отчёт 6-НДФЛ?

В отчёт по НДФЛ сотрудник попадает только после налогооблагаемых выплат. Если зарплата ещё не начислялась, сотрудника в отчёте не будет — это норма. Если же выплаты были, проверьте ИНН и дату приёма в карточке.