Другое · 10 мин
Среднесписочная численность в 1С: где искать и как сформировать
Где взять среднесписочную численность в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: регламентированный отчёт, справки, типовые отчёты по штату, проверка расчёта и типичные ошибки.
Среднесписочная численность (ССЧ) — показатель, который требуется для отчётов в ФНС, статистику, расчёта льгот и подтверждения права на спецрежимы. В программах 1С этот показатель рассчитывается автоматически на основе кадровых данных: приёмов на работу, увольнений, переводов и графиков работы сотрудников. Главная задача пользователя — знать, в каком именно отчёте или справке искать готовое значение.
Место расположения показателя зависит от конфигурации. В 1С:ЗУП 3.1 среднесписочную численность можно получить несколькими способами: через регламентированный отчёт в ФНС, через кадровые отчёты по численности и через справки для сторонних организаций. В 1С:Бухгалтерии 8.3 показатель доступен в составе отчёта «Сведения о среднесписочной численности» и в некоторых типовых отчётах по зарплате.
Важно понимать: 1С считает ССЧ по методике Росстата — с учётом внешних совместителей отдельно, исключением сотрудниц в отпусках по беременности и уходу за ребёнком и пересчётом неполного рабочего времени пропорционально. Если кадровый учёт ведётся неполно или с ошибками, автоматический расчёт даст неверный результат, поэтому после получения цифры её нужно проверить.
Где найти ССЧ в 1С:ЗУП 3.1
Основной способ — типовой кадровый отчёт. Откройте раздел «Кадры», затем пункт «Кадровые отчёты» и выберите «Среднесписочная численность». В некоторых релизах отчёт называется «Численность и текучесть кадров» либо находится в подборке «Отчёты по штатной расстановке». Укажите период (обычно год или квартал) и нажмите «Сформировать».
Отчёт покажет среднесписочную численность за выбранный период с расшифровкой по месяцам. Если включена детализация, можно увидеть, какие сотрудники вошли в расчёт и как учтено неполное рабочее время. Это удобно для сверки с расчётом, сделанным вручную или в сторонней программе.
Второй путь — регламентированная отчётность. Откройте «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность», создайте новый отчёт и найдите форму «Сведения о среднесписочной численности» (сдаётся в составе РСВ с 2021 года — показатель попадает на титульный лист расчёта по страховым взносам). Программа заполнит поле автоматически по данным кадрового учёта.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты».
- 2Найдите отчёт «Среднесписочная численность» (или «Численность и текучесть кадров»).
- 3Задайте период расчёта и при необходимости отбор по организации или подразделению.
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговое значение и расшифровку по месяцам.
- 5Для сдачи в ФНС откройте 1С-Отчётность и проверьте автозаполнение показателя в РСВ.
Где взять ССЧ в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии 8.3 кадровый блок ограничен, но показатель среднесписочной численности там тоже формируется. Перейдите в раздел «Отчёты» → «Регламентированные отчёты», нажмите «Создать» и в списке форм найдите «Сведения о среднесписочной численности». При создании отчёта программа рассчитает значение по данным справочника сотрудников и кадровых документов.
Дополнительно среднесписочная численность может автоматически подставляться в отдельные декларации и расчёты — например, на титульный лист РСВ и в формы статистики. Если в бухгалтерии ведётся расчёт зарплаты, проверьте также отчёты раздела «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате»: в некоторых из них выводится списочная и среднесписочная численность за период.
Если в базе кадровые документы ведутся не в полном объёме (например, сотрудники заведены только для начисления зарплаты без дат приёма и увольнения), автоматический расчёт будет некорректным. В этом случае показатель придётся посчитать вручную и ввести в отчёт вручную — программа это позволяет, поле доступно для редактирования.
Как программа считает показатель
1С рассчитывает ССЧ по правилам, установленным указаниями Росстата. В расчёт включаются сотрудники, работающие по трудовым договорам, включая временных и сезонных. Списочная численность за каждый календарный день месяца суммируется и делится на число календарных дней, затем месячные значения складываются и делятся на количество месяцев в периоде.
Отдельно учитываются категории, которые не входят в среднесписочную численность или учитываются особо: внешние совместители считаются отдельным показателем, сотрудницы в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребёнком исключаются, работники на неполном рабочем времени пересчитываются пропорционально отработанным часам. Лица по договорам ГПХ в ССЧ не включаются вовсе.
Программа берёт данные из кадровых приказов и графиков работы. Поэтому точность расчёта напрямую зависит от того, насколько корректно оформлены приёмы, увольнения, отпуска и переводы на неполное время. Один неотражённый отпуск по уходу за ребёнком завысит показатель на целую единицу каждый месяц.
Как проверить правильность расчёта
После формирования отчёта сверьте результат с фактической ситуацией. Откройте расшифровку по месяцам и сопоставьте со списком сотрудников: отчёт «Списочный состав» или «Штатная расстановка» в ЗУП покажет, кто числился в организации на каждую дату. Расхождения чаще всего возникают из-за непроведённых кадровых документов.
Обратите внимание на сотрудников с неполным рабочим временем: проверьте, что в приказе о приёме указана реальная доля ставки, а график работы соответствует фактическому. Также проверьте, оформлены ли отпуска по беременности и уходу за ребёнком документами, а не только отсутствиями в табеле — иначе программа не исключит этих сотрудниц из расчёта.
Контрольные точки
Значения идентичны, РСВ заполнен автоматически
В РСВ другое число — кадровые данные изменились после формирования отчёта
Исключены из расчёта, отпуск оформлен документом
Входят в ССЧ — отпуск не проведён в программе
Сотрудник учтён пропорционально ставке
Учтён как целая единица — проверьте график и долю ставки
Типичные ошибки и их причины
Самая частая проблема — уволенный сотрудник продолжает числиться в расчёте. Причина: приказ об увольнении создан, но не проведён, либо проведён задним числом после формирования отчёта. Второй типичный случай — внешний совместитель попадает в среднесписочную численность, хотя должен учитываться отдельно: проверьте вид занятости в карточке сотрудника.
Ещё одна ошибка — дубли физических лиц в справочнике. Если один человек заведён дважды, программа посчитает его как двух сотрудников. Перед формированием отчёта полезно запустить поиск дублей и объединить карточки. Также проверьте, что все подразделения и обособленные подразделения попали в отбор отчёта, если численность нужна по организации в целом.
Что делать, если автоматический расчёт недоступен
Если кадровый учёт в 1С ведётся неполностью или данные перенесены из другой программы частично, рассчитайте ССЧ вручную. Возьмите табели учёта рабочего времени, посчитайте списочную численность за каждый день месяца, исключите неучитываемые категории и разделите на число календарных дней. Для года сложите двенадцать месячных значений и разделите на двенадцать.
Полученное значение введите вручную в нужный отчёт — поле среднесписочной численности в РСВ и формах статистики доступно для редактирования. Однако ручной ввод — временное решение: при следующей отправке отчёта программа снова предложит автозаполнение, и расхождение всплывёт. Правильный путь — привести кадровые данные в порядок, чтобы автоматический расчёт совпадал с фактическим.
Как выбрать способ получения ССЧ
Частые вопросы
Почему в отчёте ССЧ дробное число, а не целое?
Это нормально: среднесписочная численность — среднее арифметическое, поэтому результат почти всегда дробный. В отчётах для ФНС показатель округляется до целых по общим правилам арифметики, программа делает это автоматически при заполнении РСВ.
Включаются ли внешние совместители в среднесписочную численность?
Нет, внешние совместители учитываются отдельным показателем и в ССЧ не входят. Внутренние совместители учитываются как одна единица по основному месту работы. Если совместитель ошибочно попал в расчёт, проверьте вид занятости в его карточке.
Где взять ССЧ, если зарплата считается в другой программе?
Рассчитайте показатель вручную по табелям учёта рабочего времени и кадровым приказам либо используйте отчёт в той программе, где ведётся кадровый учёт. В 1С в этом случае значение придётся вводить в отчёт вручную.
Почему ССЧ в отчёте не совпадает с количеством сотрудников в списке?
Списочный состав показывает число сотрудников на конкретную дату, а ССЧ — среднее за период с особыми правилами учёта. Уволенные в середине месяца, декретные отпуска и неполное рабочее время делают эти значения разными — это ожидаемо.
Нужно ли сдавать отдельный отчёт по среднесписочной численности?
Нет, отдельная форма отменена: показатель указывается на титульном листе расчёта по страховым взносам, который сдаётся ежеквартально. Форма «Сведения о среднесписочной численности» в 1С осталась как удобный инструмент для самостоятельного расчёта и проверки.
Что важно запомнить
Среднесписочная численность в 1С:ЗУП берётся из кадрового отчёта «Среднесписочная численность», в 1С:Бухгалтерии — из регламентированных отчётов и РСВ. Точность автоматического расчёта зависит от полноты кадровых данных: проведённых приказов, корректных графиков и оформленных отпусков. Перед сдачей отчётности сверьте показатель с расшифровкой и фактическим составом сотрудников.