Как в 1С сделать ведомость на выплату зарплаты

Ведомость на выплату зарплаты — документ, которым в 1С фиксируется факт выплаты сотрудникам начисленных сумм: через кассу, на банковские карты по зарплатному проекту или на произвольные счета. Без проведённой ведомости программа не увидит выплату: останется долг перед работниками, не закроется НДФЛ к перечислению, а отчёты по зарплате покажут задолженность.

Механика похожа в 1С:ЗУП и в 1С:Бухгалтерии 8, но различается расположение документов и состав доступных видов ведомостей. Ниже разобраны оба случая, а также специфические сценарии: выплата аванса, зарплаты за месяц, отпускных и увольнение.

Перед созданием ведомости убедитесь, что зарплата начислена документами «Начисление зарплаты и взносов», взносы рассчитаны, а НДФЛ исчислен. Ведомость подбирает суммы к выплате именно из этих данных — при пустом начислении она заполнится нулями.

Виды ведомостей и как выбрать нужную

В 1С предусмотрено несколько видов ведомостей, и выбор зависит от способа выплаты, который принят в организации. В 1С:ЗУП это отдельные документы: «Ведомость в банк», «Ведомость на счета», «Ведомость через кассу», «Ведомость через раздатчика». В 1С:Бухгалтерии доступны ведомости в банк, на счета и в кассу.

«Ведомость в банк» используется при зарплатном проекте: программа формирует реестр на сотрудников, обслуживающихся в рамках договора с банком, с указанием лицевых счетов. «Ведомость на счета» подходит, когда сотрудники получают деньги на произвольные карты разных банков — для каждого указывается номер счёта. «Ведомость через кассу» оформляет выдачу наличных, а «через раздатчика» — выплату через доверенное лицо.

Сравнение видов ведомостей

Ведомость в банк

Зарплатный проект с одним банком. Формируется единый реестр, лицевые счета подставляются из проекта. Не подходит для карт других банков.

Ведомость на счета

Сотрудники получают деньги на свои карты любых банков. Нужно заранее внести номер счёта в карточку сотрудника или в документ.

Ведомость через кассу

Выплата наличными. После проведения формируется расходный кассовый ордер. Требует корректной кассовой дисциплины.

Ведомость через раздатчика

Деньги выдаёт доверенное лицо, а не кассир организации. Используется редко, в основном в ЗУП.

Способ выплаты по умолчанию задаётся в карточке организации, подразделения или сотрудника. Если большинство работников на зарплатном проекте, а часть получает деньги на личные карты, оформляются две ведомости разных видов за один период — это нормальная практика.

Подготовка: что проверить до создания ведомости

Главное условие — наличие проведённого начисления. Откройте отчёт «Расчётный листок» или «Задолженность по зарплате» и убедитесь, что за нужный месяц суммы начислены, удержания посчитаны, а долг перед сотрудниками сформирован. Если планируете выплачивать аванс, начисление за первую половину месяца тоже должно быть проведено (или в настройках выбран расчёт аванса фиксированной суммой).

Проверьте настройки учётной политики по зарплате: в ЗУП это раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика», где задаётся дата выплаты зарплаты и аванса. Эти даты подставляются в ведомости автоматически и влияют на срок перечисления НДФЛ.

Для ведомости в банк дополнительно проверьте, что в системе заведён зарплатный проект и у всех сотрудников заполнены лицевые счета. В ЗУП это делается в разделе «Выплаты» → «Зарплатные проекты». Сотрудника без лицевого счёта ведомость либо не подберёт, либо покажет с пустыми банковскими реквизитами.

Создание ведомости в 1С:ЗУП: пошагово

Откройте раздел «Выплаты» и выберите нужный журнал: «Ведомости в банк», «Ведомости на счета» или «Ведомости через кассу». Нажмите «Создать». Укажите организацию, месяц начисления (период, за который выплачивается), дату выплаты и способ выплаты — «Зарплата за месяц», «Аванс», «Отпуск» и т.д.

Нажмите кнопку «Заполнить». Программа подберёт всех сотрудников, которым положена выплата выбранного вида, рассчитает суммы к выплате за вычетом НДФЛ и других удержаний, а также отдельно покажет сумму НДФЛ к перечислению. Если сотруднику не хватает начисленного остатка, строка по нему не появится.

Проверьте табличную часть: суммы «К выплате», колонку НДФЛ, состав сотрудников. При необходимости отредактируйте отдельные строки вручную или используйте «Подбор» для добавления конкретного человека. После проверки нажмите «Провести и закрыть».

1. 1
   Раздел «Выплаты» → журнал нужного вида ведомостей → «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, месяц начисления, дату выплаты и способ выплаты
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и дождитесь подбора сотрудников и сумм
4. 4
   Сверьте суммы к выплате и НДФЛ с расчётными листками
5. 5
   Проведите документ и проверьте отсутствие долга в отчёте по задолженности

Выплата аванса

Для аванса в поле «Выплачивать» выберите «Аванс». Программа рассчитает сумму по настройке: процентом от оклада, фиксированной суммой или расчётом за первую половину месяца — в зависимости от того, что задано в настройках учёта зарплаты. НДФЛ с аванса в типовой конфигурации либо не исчисляется, либо исчисляется по правилам, соответствующим текущим требованиям законодательства — поведение зависит от релиза, проверьте колонку НДФЛ после заполнения.

Выплата отпускных и при увольнении

Отпускные обычно выплачиваются отдельной ведомостью со способом выплаты «Отпуск», которая подбирает конкретного сотрудника по документу «Отпуск». Аналогично при увольнении: создаётся ведомость с выплатой «Увольнение», и программа подтягивает суммы из документа «Увольнение» или «Увольнение списком». Такие ведомости удобно создавать прямо из документа-основания кнопкой «Выплатить».

Создание ведомости в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии ведомости находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Зарплата» → «Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу», «Ведомости на счета»). Создайте документ, укажите организацию, месяц и дату выплаты, нажмите «Заполнить». Программа подберёт сотрудников с долгом по зарплате за указанный период.

Особенность Бухгалтерии: проведённая ведомость сама по себе не формирует бухгалтерскую выплату. Для списания денег дополнительно создаётся «Списание с расчётного счёта» (при перечислении в банк) или «Расходный кассовый ордер» (при выдаче наличных). В некоторых режимах эти документы создаются автоматически из ведомости по кнопке «Создать на основании».

Если ведётся зарплатный проект, реестр в банк выгружается из ведомости в файл обмена через кнопку «Выгрузить» или через обмен с клиент-банком. Формат файла настраивается в карточке зарплатного проекта.

Проверка результата после проведения

После проведения ведомости откройте отчёт «Задолженность по зарплате» (ЗУП) или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 (Бухгалтерия). Долг перед выплаченными сотрудниками должен обнулиться или уменьшиться ровно на выплаченную сумму. Если остаток не изменился — проверьте, совпадает ли месяц начисления в ведомости с периодом долга.

Второй контроль — НДФЛ. В ЗУП сформируйте отчёт «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» или проверьте документ «Уведомление об исчисленных суммах», если используете ЕНП. Ведомость регистрирует удержание налога на дату выплаты; сумма НДФЛ в ведомости должна совпадать с суммой, которую вы перечисляете в бюджет.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток долга по зарплате

Норма

Долг по выплаченным сотрудникам закрыт

Тревожный признак

Остаток не изменился или появился отрицательный долг

Сумма НДФЛ в ведомости

Норма

Совпадает с расчётом по расчётным листкам

Тревожный признак

НДФЛ нулевой при ненулевой выплате или больше удержанного

Состав сотрудников

Норма

Все, кому положена выплата, присутствуют

Тревожный признак

Кого-то нет — проверьте начисление и лицевой счёт

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — ведомость заполняется пустой. Причины: не проведено начисление за выбранный месяц, неверно указан месяц в шапке, долг уже закрыт другой ведомостью, либо способ выплаты сотрудника не совпадает с видом ведомости (например, у человека карта другого банка, а создаётся ведомость по зарплатному проекту).

Вторая типичная ситуация — сумма к выплате меньше ожидаемой. Обычно это означает, что часть суммы уже выплачена промежуточной ведомостью или поглощена удержаниями (алименты, займы). Расшифруйте сумму по сотруднику через расчётный листок.

Если ведомость проведена ошибочно, не удаляйте её сразу: сначала отмените проведение связанных документов (РКО, списание со счёта), затем распроведите ведомость, исправьте данные и проведите заново. При обмене с банком проверьте, не ушёл ли уже реестр, — отправленный реестр придётся отзывать через банк.

FAQ

Можно ли выплатить зарплату одним сотрудникам в банк, а другим через кассу за один месяц?

Да. Создайте две ведомости разных видов за один и тот же месяц начисления. Каждая подберёт своих сотрудников по способу выплаты, указанному в их карточках. Если способ у человека не задан, добавьте его в нужную ведомость кнопкой «Подбор».

Почему ведомость не заполняется, хотя зарплата начислена?

Проверьте три вещи: проведён ли документ начисления, совпадает ли месяц в шапке ведомости с месяцем начисления и не закрыт ли уже долг другой ведомостью. Также убедитесь, что вид ведомости соответствует способу выплаты сотрудника.

Как исправить ошибочно проведённую ведомость?

Сначала распроведите или удалите связанные платёжные документы (РКО, списание со счёта), затем отмените проведение ведомости, внесите исправления и проведите заново. Если реестр уже отправлен в банк, свяжитесь с банком до зачисления средств.

Нужно ли создавать ведомость для выплаты отпускных?

Да, факт выплаты отпускных тоже оформляется ведомостью — со способом выплаты «Отпуск». Удобнее всего создать её из документа «Отпуск» кнопкой выплаты: суммы и НДФЛ подставятся автоматически.

Чем ведомость отличается от расчётного листка?

Расчётный листок — отчёт, показывающий состав начислений и удержаний сотрудника; он ничего не регистрирует в учёте. Ведомость — учётный документ, который фиксирует факт выплаты, закрывает долг и регистрирует удержанный НДФЛ.

Можно ли выплатить зарплату частями?

Да. Создайте ведомость, отредактируйте сумму к выплате вручную в меньшую сторону и проведите. Оставшийся долг программа сохранит и предложит подобрать при создании следующей ведомости за тот же период.