Другое · 11 мин
Как в 1С сделать табель по подразделениям
Как сформировать табель учёта рабочего времени по подразделениям в 1С:ЗУП и 1С:КА. Настройка отбора, типовые ошибки, проверка данных и печать формы Т-13.
Табель по подразделениям — стандартная задача в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP. Программа умеет формировать табель учёта рабочего времени (унифицированная форма Т-13 или собственный отчёт) с отбором по конкретному подразделению либо с группировкой по всем подразделениям сразу. От бухгалтера требуется правильно выбрать отчёт, задать период и настроить отбор.
Главное условие корректного табеля — актуальные кадровые данные: приёмы, переводы и увольнения должны быть проведены, графики работы сотрудников назначены, а отклонения (отпуска, больничные, командировки) зарегистрированы документами. Если эти данные не введены, табель сформируется, но будет содержать ошибки — и отбор по подразделению их не исправит.
Ниже разобраны варианты для типовых конфигураций, настройка отбора по подразделению, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых сотрудники «теряются» или попадают не в то подразделение.
Где находится табель в типовых конфигурациях
В 1С:ЗУП 3.1 отчёт о табеле расположен в разделе «Зарплата» → «Отчёты, справки» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Также доступен отчёт «Табель учёта рабочего времени» без привязки к унифицированной форме — он гибче настраивается. В 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP путь аналогичный: блок зарплаты и кадров, группа отчётов по учёту времени.
В старых конфигурациях (1С:ЗУП 2.5, 1С:УПП) табель вызывается из меню «Расчёт зарплаты» или «Кадровый учёт» → «Отчёты» → «Табель учёта рабочего времени». Логика отбора по подразделению там та же, отличается только интерфейс настройки.
Если отчёт не виден в интерфейсе, проверьте права пользователя: доступ к отчётам по зарплате ограничивается ролями. Пользователю с ролью только «Кадровик» часть зарплатных отчётов может быть недоступна.
Формирование табеля с отбором по одному подразделению
Откройте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Укажите период — обычно месяц, но можно выбрать первую или вторую половину месяца для авансового и итогового расчёта. Затем нажмите кнопку «Настройки» (или «Показать настройки») и перейдите на вкладку «Отбор».
Добавьте условие: поле «Подразделение», вид сравнения — «Равно» (или «В иерархии», если нужно включить вложенные подразделения), значение — нужное подразделение из справочника. Нажмите «Закрыть и сформировать» (или «Сформировать»). Отчёт построится только по сотрудникам выбранного подразделения.
Обратите внимание на режим сравнения: «Равно» берёт только сотрудников, числящихся непосредственно в указанном подразделении; «В иерархии» — сотрудников этого подразделения и всех дочерних. Если структура компании многоуровневая (управление → отдел → группа), выбор режима существенно влияет на состав списка.
- 1Откройте «Зарплата» → «Отчёты, справки» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»
- 2Укажите период формирования (месяц или его половину)
- 3Откройте «Настройки» и на вкладке «Отбор» добавьте условие по полю «Подразделение»
- 4Выберите вид сравнения: «Равно» или «В иерархии» для вложенных подразделений
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте состав сотрудников в отчёте
- 6При необходимости сохраните вариант настроек кнопкой «Сохранить вариант»
Табель сразу по всем подразделениям с группировкой
Если нужен один отчёт по всей организации, но с разбивкой по подразделениям, отбор не добавляйте. Вместо этого в настройках перейдите на вкладку «Структура» (или «Группировка») и добавьте группировку по полю «Подразделение» выше группировки «Сотрудник». Отчёт сформируется блоками: для каждого подразделения — свой список сотрудников с итогами по отработанному времени.
Такой вариант удобен, когда табели распечатываются для подписания руководителями подразделений: каждый блок начинается с новой страницы (при соответствующей настройке разрыва страниц в группировке) и содержит только «своих» сотрудников.
В форме Т-13 в шапке отчёта есть поле «Структурное подразделение» — при группировке по подразделениям оно заполняется автоматически для каждого блока. Если печатаете раздельные табели, проверьте, что это поле корректно выводится в каждом экземпляре.
Отбор или группировка — что выбрать
Подходит, когда нужен табель только одного отдела — для передачи руководителю или проверки. Ограничение: по каждому подразделению отчёт формируется отдельно.
Подходит для массовой печати табелей по всей компании одним действием. Ограничение: файл получается объёмным, при ошибке в данных пересматривать придётся весь отчёт.
Подходит, если табели по подразделениям нужны регулярно: один раз настроенные варианты вызываются из списка вариантов без повторной настройки.
Подготовка данных перед формированием табеля
Табель строится на основании кадровых документов и зарегистрированных отклонений. Перед формированием убедитесь, что в программе проведены все приёмы на работу, кадровые переводы между подразделениями и увольнения за период. Сотрудник попадёт в то подразделение, которое указано в его кадровых данных на соответствующую дату.
Проверьте назначенные графики работы: если сотруднику не назначен график, табель по нему может сформироваться пустым или с нулевыми значениями. График задаётся в приёме на работу или документом «Изменение графика работы списком сотрудников» (в ЗУП 3.1).
Все неявки должны быть оформлены документами: «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Прогул, отсутствие» и т.д. Если отсутствие не зарегистрировано документом, в табеле эти дни отразятся как рабочие по графику либо как неявки по невыясненной причине (код НН) — в зависимости от настроек учёта времени.
Проверка результата и типичные ошибки
После формирования сверьте состав сотрудников с ожидаемым: количество человек в табеле должно совпадать со списочным составом подразделения (его можно проверить отчётом «Штатные сотрудники» или «Списки сотрудников»). Убедитесь, что уволенные в прошлых периодах в табель не попали, а переведённые в середине месяца отражены корректно.
Сверьте итоговые показатели: сумма отработанных дней и часов по сотруднику не должна превышать норму времени по его графику за период. Для контроля удобно сформировать рядом отчёт «Анализ неявок» или «Остатки отпусков» — расхождения укажут на непроведённые документы.
Учёт совместителей и совмещающих
Внутренние совместители отображаются в табеле отдельной строкой по каждому месту работы — сотрудник может появиться в табелях двух разных подразделений, если основное место и совместительство оформлены в разных отделах. Это нормально: время учитывается по каждой позиции независимо.
Если подразделения нет в списке отбора
Проверьте, что подразделение существует в справочнике «Подразделения» и не помечено на удаление. В ЗУП 3.1 также убедитесь, что у подразделения корректно настроена связь с организацией — отбор работает в рамках выбранной в шапке отчёта организации.
Как проверить результат
Совпадает со списочным составом подразделения на даты периода
Лишние или отсутствующие сотрудники — проверьте кадровые документы и режим отбора
Все дни заполнены: Я/В по графику, отклонения закрыты документами (ОТ, Б, К и т.д.)
Код НН или пустые ячейки — есть незарегистрированные отсутствия
Отработанные часы не превышают норму по графику сотрудника
Превышение нормы или нулевые итоги у работавшего сотрудника
Указано выбранное подразделение, при группировке — корректное в каждом блоке
Пустое или чужое подразделение — ошибка настройки отчёта
Печать и сохранение настроек
Сформированный табель выводится на печать стандартной кнопкой «Печать» или сохраняется в файл (PDF, Excel) через «Файл» → «Сохранить копию». Форма Т-13 содержит строки для подписей ответственного лица и руководителя подразделения — при группировке по подразделениям каждый блок печатается со своей подписной частью.
Чтобы не настраивать отбор каждый месяц, сохраните вариант отчёта: в настройках нажмите «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта», дайте понятное имя (например, «Табель — Отдел продаж»). Далее вариант вызывается из списка вариантов отчёта одним щелчком. При смене периода настройки отбора сохранятся.
Что важно запомнить
Табель по подразделениям формируется отчётом «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» с отбором по полю «Подразделение» или группировкой по подразделениям. Качество табеля определяется полнотой кадровых данных, графиков и документов отклонений. Перед подписанием сверьте состав сотрудников и коды дней, а настроенный вариант сохраните для регулярного использования.
Частые вопросы
Можно ли сформировать табель сразу по нескольким выбранным подразделениям?
Да. В отборе по полю «Подразделение» выберите вид сравнения «В списке» и укажите несколько подразделений. Отчёт включит сотрудников всех перечисленных подразделений. Если нужна разбивка по ним, дополнительно добавьте группировку по подразделению.
Почему уволенный сотрудник попадает в табель за месяц увольнения?
Это корректно: табель формируется за период, и сотрудник отображается за дни, когда он ещё работал. После даты увольнения строки по нему не заполняются. Если уволенный в прошлом месяце появляется в текущем табеле — проверьте дату и проведённость документа увольнения.
Как быть, если в компании не ведутся документы отклонений, а табель нужен?
Можно использовать документ «Табель» (в ЗУП 3.1 — «Данные для расчёта зарплаты» с соответствующим шаблоном или документ «Табель учёта рабочего времени» при включённой настройке), где время вводится вручную. Но без документов отклонений расчёт отпускных и больничных будет некорректным — такой режим подходит только для простых схем учёта.
Чем отличаются формы Т-12 и Т-13 в 1С?
Т-13 — упрощённая форма только с учётом явок и неявок. Т-12 дополнительно содержит раздел для расчёта оплаты. В типовых конфигурациях основной отчёт построен по форме Т-13; Т-12 при необходимости реализуется через изменённые варианты отчёта или внешние печатные формы.
Почему табель формируется пустым, хотя сотрудники в подразделении есть?
Чаще всего причины три: у сотрудников не назначен график работы, кадровые документы не проведены, либо в шапке отчёта выбрана не та организация. Проверьте эти пункты по порядку. Также убедитесь, что период отчёта соответствует периоду работы сотрудников.
Можно ли отправлять табели по подразделениям автоматически, по расписанию?
В типовой поставке механизма рассылки табелей по подразделениям нет. В конфигурациях на управляемых формах можно использовать «Рассылку отчётов» (раздел «Администрирование»), настроив отдельную рассылку для каждого сохранённого варианта табеля. Получатели и периодичность задаются в настройках рассылки.