Другое · 11 мин
Как выгрузить сведения о трудовой деятельности в 1С
Как выгрузить сведения о трудовой деятельности в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: ЭФСС-1 (СЗВ-ТД), электронная трудовая книжка, выгрузка в XML и печать. Пошагово.
Сведения о трудовой деятельности — это данные о приёме, переводе, увольнении и переименовании организации, которые работодатель обязан передавать в Социальный фонд России (СФР, бывший ПФР). С отчётного периода, когда отчёт СЗВ-ТД вошёл в состав формы ЭФСС-1, большинство операций по выгрузке выполняется именно через эту форму. В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3) выгрузка делается штатными средствами: либо из журнала отчётов «1С-Отчётность», либо напрямую из документов кадрового учёта.
Задача возникает в нескольких сценариях: подготовка файла для отправки через оператора ЭДО, выгрузка XML для загрузки в личный кабинет СФР, выдача работнику выписки из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р), а также перенос данных между базами. В каждом случае состав действий отличается, и ошибка на этапе выгрузки приводит к отказу фонда в приёме отчёта или штрафу за несданные сведения.
Ниже разобраны рабочие способы выгрузки для типовых конфигураций, проверка файла перед отправкой, типовые ошибки и варианты действий, если штатный механизм не подходит.
Какие сведения и в каком виде выгружаются
Под «сведениями о трудовой деятельности» обычно понимают три разных объекта, и путать их нельзя:
- Отчётные сведения в СФР — подраздел 1.1 формы ЭФСС-1 (ранее самостоятельная форма СЗВ-ТД). Подаётся при приёме, переводе, увольнении, переименовании организации и подаче заявления работника о формате ведения трудовой книжки.
- Выписка работнику по форме СТД-Р — выдаётся при увольнении, по письменному заявлению работника и при увольнении после подачи заявления о продолжении бумажной книжки.
- Файл выгрузки для переноса данных — XML, который используется для загрузки в личный кабинет СФР, в другую программу или при миграции между базами 1С.
Сроки сдачи жёсткие: сведения о приёме и увольнении подаются не позднее следующего рабочего дня за днем издания приказа, остальные кадровые события — до 25-го числа месяца, следующего за отчётным. Поэтому выгрузка должна быть отработана заранее, а не в день дедлайна.
Подготовка: что проверить перед выгрузкой
Выгружаемый файл формируется автоматически из данных базы, поэтому качество выгрузки полностью зависит от заполненности учёта. Перед формированием файла проверьте:
- актуальность релиза конфигурации — формат ЭФСС-1 периодически меняется, и старая версия программы сформирует файл, который СФР не примет;
- заполненность регистрационных данных организации: ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР, код по ОКПО;
- личные данные работников: СНИЛС, ФИО, дата рождения — расхождения с базой фонда дают ошибку при приёме;
- наличие проведённых кадровых документов (приём, перевод, увольнение) за отчётный период;
- коды функций по классификатору для работников с досрочной пенсией, если такие есть.
Выгрузка ЭФСС-1 (СЗВ-ТД) через 1С-Отчётность
Основной и рекомендуемый путь — журнал «1С-Отчётность». Он доступен в 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 8 в разделе «Отчётность, справки» (в ЗУП) или «Отчёты» (в Бухгалтерии).
- 1Откройте «Отчётность, справки → 1С-Отчётность» и нажмите «Создать».
- 2Выберите форму «ЭФСС-1» и укажите отчётный период.
- 3Откройте подраздел 1.1 «Сведения о трудовой деятельности» и нажмите «Заполнить» — программа подтянет кадровые события за период.
- 4Проверьте список работников и мероприятий, при необходимости добавьте строки вручную.
- 5Нажмите «Проверить → Проверка в интернете» (или встроенную проверку) и устраните ошибки.
- 6Нажмите «Выгрузить» и укажите папку — программа сохранит XML-файл, имя которого содержит регномер и дату.
Если подключена отправка через 1С-Отчётность, отдельная выгрузка файла не обязательна: отчёт отправляется кнопкой «Отправить» напрямую в СФР. Выгрузка в файл нужна, когда отчёт сдаётся через стороннего оператора ЭДО (Контур, СБИС, Такском) или через личный кабинет страхователя на сайте СФР.
Обратите внимание: при выгрузке программа предложит выбрать каталог. Сохраняйте файлы в отдельную папку по периодам — имена файлов у разных пачек могут совпадать по структуре, и найти нужный файл позже будет сложно.
Выгрузка сведений из кадровых документов напрямую
В 1С:ЗУП есть альтернативный маршрут — через журнал «Кадры → Электронные трудовые книжки» (в некоторых релизах — «Отчётность, справки → СЗВ-ТД»). Здесь сведения формируются документом «Сведения о трудовой деятельности, ЭФСС-1» (ранее «СЗВ-ТД»), который можно создать сразу после проведения приказа о приёме или увольнении.
Такой способ удобен, когда кадровое событие разовое и ждать конца месяца нельзя — например, увольнение, по которому сведения нужно сдать на следующий рабочий день. Документ заполняется кнопкой «Заполнить» по выбранным сотрудникам, после проверки из него доступны те же действия: печать, выгрузка в XML, отправка.
Сравнение вариантов
Подходит для регламентной сдачи за период и массовых выгрузок. Автоматически собирает все события, поддерживает проверку и отправку. Требует актуальных форм отчётности.
Подходит для срочной сдачи по конкретному событию (приём, увольнение). Быстрее, но легко пропустить событие, если документов много.
Подходит, если отчётность уже сдаётся через Контур, СБИС и т.п. Файл выгружается из 1С и загружается в сервис. Минус — двойной контроль формата и ручной перенос.
Выгрузка выписки СТД-Р для работника
При увольнении работодатель обязан выдать работнику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р за период работы у этого работодателя. В 1С:ЗУП печатная форма формируется прямо из документа «Увольнение»: кнопка «Печать → СТД-Р». Также выписка доступна из журнала «Кадры → Электронные трудовые книжки» по команде создания соответствующего документа.
По письменному заявлению работника сведения выдаются в течение трёх рабочих дней. Если работник выбрал электронный формат, выписку можно передать файлом PDF с подписью или на бумаге — оба варианта законны, формат определяется заявлением работника.
Проверка выгруженного файла
Перед загрузкой файла в сервис СФР или передачей оператору убедитесь, что он корректен. Минимальный набор проверок:
Как проверить результат
Файл с расширением .xml, имя содержит регномер СФР и дату формирования
Файл в формате .zip без вложений, .txt или с изменённым вручную именем
Протокол проверки без ошибок (предупреждения допустимы, но изучите их)
Ошибки по СНИЛС, датам мероприятий, кодам функций
Все кадровые события периода присутствуют, количество строк совпадает с журналом кадровых документов
Отсутствуют недавние приёмы или увольнения — документ не проведён или не попал в период
Файл принят, статус «загружено» или «принято в обработку»
Ошибка форматно-логического контроля на этапе загрузки
Дополнительно файл можно проверить бесплатными программами проверки от СФР или встроенной проверкой вашего оператора ЭДО до отправки. Это дешевле, чем получить отказ и сдавать корректировку с риском пропустить срок.
Если штатной выгрузки нет: альтернативы и ограничения
В старых конфигурациях (1С:ЗУП 2.5, 1С:УПП 1.3) механизм ЭФСС-1 может отсутствовать или не обновляться. Варианты действий в этом случае:
- обновить конфигурацию до поддерживаемого релиза — основной и самый надёжный путь;
- сформировать сведения в бесплатной программе от СФР или в личном кабинете страхователя, перенеся данные из 1С вручную или через промежуточный файл;
- использовать внешнюю обработку выгрузки от проверенного разработчика — только после проверки на тестовой копии базы.
Как выбрать действие
Перенос сведений между базами 1С (например, при переходе с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1) выполняется штатной обработкой миграции данных, а не выгрузкой отчётов: отчётные XML не предназначены для загрузки обратно в учётную систему.
Что важно запомнить
Сведения о трудовой деятельности выгружаются из 1С через форму ЭФСС-1 (подраздел 1.1) в 1С-Отчётности или через документы журнала «Электронные трудовые книжки». Перед выгрузкой проверьте релиз, реквизиты организации и СНИЛС работников; после — протокол проверки и состав сведений. Работнику при увольнении выдаётся печатная форма СТД-Р. XML-файл нельзя править вручную — только перезаполнение из базы.
Частые вопросы
Можно ли выгрузить сведения сразу в Excel или Word?
Штатной выгрузки ЭФСС-1 в Excel нет — формат сдачи строго XML. Табличную часть отчёта можно скопировать в таблицу для внутренней сверки, а печатная форма СТД-Р сохраняется в PDF или выводится на печать. Для аналитики по кадровым событиям используйте отчёты «Штатное расписание», «Кадровые приказы» и универсальный отчёт по регистрам.
Что делать, если при выгрузке программа пишет «нет данных для выгрузки»?
Чаще всего причина в том, что кадровые документы не проведены, относятся к другому периоду или отчёт заполнен по другой организации в многофирменной базе. Проверьте отбор по организации, даты мероприятий и статус проведения приказов, затем перезаполните отчёт кнопкой «Заполнить».
Нужно ли выгружать сведения, если кадровых событий не было?
Нет. Подраздел 1.1 ЭФСС-1 сдаётся только при наличии кадровых мероприятий в периоде. Нулевая форма не подаётся. Исключение — другие разделы ЭФСС-1, у которых собственные правила сдачи.
Как выгрузить сведения по уволенному сотруднику за прошлые периоды?
Сформируйте ЭФСС-1 за нужный прошлый период или создайте документ сведений с ручным добавлением сотрудника. Если сведения за тот период уже сдавались, подаётся корректирующая или отменяющая форма с соответствующим признаком в строке мероприятия.
Примет ли СФР файл, выгруженный из демоверсии или старого релиза 1С?
Фонд принимает файлы, соответствующие действующему формату, независимо от программы, в которой они созданы. Но старый релиз 1С формирует файл по устаревшей версии формата, и такой файл будет отклонён. Перед сдачей обновите конфигурацию и формы регламентированной отчётности.
Можно ли выгрузить сведения сразу для нескольких организаций?
Выгрузка формируется отдельно по каждой организации, так как у каждой свой регистрационный номер в СФР. В 1С-Отчётности можно последовательно создать и выгрузить отчёты по всем организациям из одного журнала, переключая организацию в шапке формы.