Другое · 9 мин
Как в 1С сделать табель на одного сотрудника
Как сформировать табель учёта рабочего времени на одного сотрудника в 1С:ЗУП: документ «Табель», отбор по сотруднику, проверка данных, печать формы Т-13 и типичные ошибки.
Табель учёта рабочего времени на одного сотрудника чаще всего нужен в трёх ситуациях: для предоставления по запросу сотрудника или проверяющих, для расчёта зарплаты разовому работнику (например, единственному сотруднику ИП) и для разбора споров по фактически отработанному времени. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого есть штатный инструмент — документ «Табель» и отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)», оба умеют работать с отбором по конкретному человеку.
Принципиально важно понимать: в 1С табель — это не изолированный документ, а отражение данных, которые уже есть в системе. Если сотруднику введены график работы, приёмы, отпуска и больничные, табель сформируется автоматически. Если кадровый учёт не ведётся или ведётся частично, сначала придётся восстановить первичные данные — иначе табель будет пустым или неверным.
Ниже разобраны оба способа: формирование отчётом Т-13 с отбором по сотруднику и ввод отдельного документа «Табель», а также проверка корректности данных, ручные корректировки и типичные ошибки.
Что проверить до формирования табеля
Прежде чем формировать табель, убедитесь, что в программе есть базовые данные по сотруднику. Без них табель либо не заполнится, либо покажет неправильные часы. Минимальный набор: оформленный приём на работу (или трудовой договор), назначенный график работы сотрудника и актуальное кадровое состояние на период табеля.
Откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники), перейдите по ссылке «Оформить документ» или просмотрите историю кадровых переводов. Если приём на работу отсутствует, сначала создайте документ «Приём на работу» с указанием графика — только после этого система сможет рассчитать плановое и фактическое время.
Что проверить перед началом
Документ проведён, указана дата приёма и график
Сотрудник есть в справочнике, но кадровых документов нет
В графике проставлены рабочие дни и часы на нужный месяц
График пустой или не заполнен на период табеля
Отпуска и больничные проведены документами
Отсутствия отмечены только устно или в Excel
Способ 1: отчёт «Табель Т-13» с отбором по сотруднику
Это самый быстрый способ, когда нужен готовый печатный документ без ручных правок. Откройте раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Укажите период (обычно месяц или его половину) и организацию.
Чтобы ограничить отчёт одним человеком, нажмите «Настройки» (или кнопку расширенных настроек), перейдите на вкладку «Отбор», добавьте условие «Сотрудник» → «Равно» → выберите нужного человека из справочника. Нажмите «Сформировать». В результате вы получите табель только по этому сотруднику с расшифровкой по дням: явки, выходные, отпуска, больничные и другие виды времени с буквенными кодами.
- 1Откройте Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени (Т-13)
- 2Укажите период и организацию
- 3Откройте Настройки → Отбор, добавьте условие Сотрудник = нужный человек
- 4Нажмите Сформировать и проверьте заполнение по дням
- 5Распечатайте или сохраните в PDF через меню печати
Готовый отчёт можно распечатать на бумаге или сохранить в файл (PDF, Excel) через стандартную кнопку печати. Форма Т-13 соответствует унифицированному бланку, поэтому подходит для предоставления в проверяющие органы и для внутреннего архива.
Способ 2: документ «Табель» для ручного учёта
Документ «Табель» нужен, когда фактическое время отличается от графика и его требуется зафиксировать вручную: например, сотрудник работал по разрозненным договорам, учёт ведётся не по графику, а по факту, либо нужно скорректировать отдельные дни. Найдите документ в разделе «Зарплата» → «Табели» (в некоторых версиях — «Отсутствия и табели»).
Создайте новый документ, укажите организацию, подразделение и месяц. В табличную часть добавьте одного сотрудника кнопкой «Подбор» или «Добавить». Затем нажмите «Заполнить» — программа проставит время по графику и введённым отсутствиям. После этого можно вручную изменить отдельные дни: поставить код явки «Я» с часами, «В» для выходного, «ОТ» для отпуска и так далее.
Какие коды использовать
В табеле применяются стандартные обозначения видов времени: «Я» — явка (работа в дневное время), «Н» — ночные часы, «В» — выходной, «ОТ» — ежегодный отпуск, «Б» — больничный, «К» — командировка, «НН» — неявка по невыясненным причинам. При вводе вручную выбирайте вид времени из списка — программа сама подставит буквенный код, не нужно помнить обозначения наизусть.
Проверка корректности заполнения
После формирования табеля сверьте три вещи: общее количество отработанных дней и часов за месяц, правильность отражения отсутствий и совпадение с первичными документами. Если сотрудник был в отпуске, но в табеле стоит явка — значит, документ «Отпуск» не проведён или проведён на другой период.
Для перекрёстной проверки удобно использовать отчёт «Анализ отсутствий» или «Унифицированная форма Т-13» в сравнении с расчётным листком сотрудника. Количество оплаченных дней в расчётном листке должно совпадать с количеством рабочих дней по табелю.
Ограничения и особые ситуации
Если сотрудник работал неполный месяц (принят или уволен в середине периода), табель корректно покажет только период действия трудового договора — при условии, что приём и увольнение оформлены документами. Дни до приёма и после увольнения останутся пустыми, и это нормально.
Для внешних совместителей табель формируется отдельно по каждому месту работы: в отборе отчёта выбирайте конкретного сотрудника (физлицо может быть представлено в справочнике несколькими записями «Сотрудник»). Если нужен сводный табель по физлицу — это нестандартная задача, штатная Т-13 так не работает.
Как выбрать способ
Риски при исправлении закрытых периодов
Самая опасная ситуация — правка табеля за месяц, по которому уже рассчитана и выплачена зарплата и сдана отчётность. Изменение документа «Табель» в закрытом периоде приведёт к расхождению с расчётными ведомостями, страховыми взносами и формой 6-НДФЛ.
Безопасный порядок такой: сделайте архивную копию информационной базы, проверьте, какие документы зависят от исправляемого табеля (начисление зарплаты, ведомости), и только после этого вносите изменения. При сомнениях корректнее оформить перерасчёт в текущем месяце.
Частые вопросы
Можно ли сделать табель, если кадровый учёт в 1С не вёлся?
Технически да: создайте приём на работу задним числом, назначьте график, заполните график на нужный месяц и сформируйте Т-13. Но помните, что задним числом восстановленные данные могут не совпадать с реальностью — для официальных целей табель должен отражать фактическое время.
Почему табель по сотруднику формируется пустым?
Чаще всего причина в незаполненном графике работы на нужный период или в отсутствии проведённого приёма на работу. Откройте график (Настройка → Графики работы сотрудников) и нажмите «Заполнить» на нужный год, затем переформируйте отчёт.
Как вывести табель не за месяц, а за произвольный период?
В отчёте Т-13 период можно задать произвольно — например, с 10 по 25 число. Документ «Табель», напротив, вводится только на целый месяц или его половину, поэтому для нестандартных периодов используйте именно отчёт.
Нужен ли отдельный документ «Табель», если сотрудник один?
Нет, если фактическое время совпадает с графиком. Зарплата корректно рассчитается по графику и документам отсутствий, а печатный табель вы получите отчётом Т-13. Документ нужен только для ручной фиксации отклонений.
Как отразить в табеле работу в выходной день?
Оформите документ «Работа в выходные и праздничные дни» (раздел Зарплата или Кадры) — тогда в табеле появится код «РВ» с часами, а при расчёте зарплаты начислится повышенная оплата. Ручная правка табеля без этого документа не создаст начисление.
Что важно запомнить
Табель на одного сотрудника в 1С:ЗУП быстрее всего сделать отчётом Т-13 с отбором по сотруднику; документ «Табель» нужен только для ручной фиксации отклонений от графика. Перед формированием проверьте приём на работу, заполненность графика и введённые отсутствия, а правки закрытых периодов делайте только после резервной копии.