Как принимать сотрудников в 1С: пошаговое руководство

Приём сотрудника в 1С — это не просто заполнение карточки: от правильности оформления зависят начисление зарплаты, расчёт налогов и взносов, кадровая отчётность в ПФР и ФНС. Ошибка в дате приёма, подразделении или плановых начислениях всплывёт при первом же расчёте, и исправлять её задним числом сложнее, чем сделать всё правильно сразу.

Основной инструмент — документ «Приём на работу» в конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP. Логика везде одинаковая: сначала создаётся физическое лицо, затем оформляется кадровый документ, который регистрирует сотрудника в штатном расписании и назначает ему плановые начисления.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников до проверки первого начисления. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1, но применима и к смежным конфигурациям — названия пунктов меню могут немного отличаться.

Подготовка: что проверить до оформления приёма

До создания документа убедитесь, что в базе корректно заполнены базовые справочники. Во-первых, проверьте организацию: реквизиты ИНН, КПП, регистрационные данные для фондов должны быть актуальны — они попадут в отчётность по новому сотруднику. Во-вторых, убедитесь, что созданы подразделение и должность, на которые принимается работник.

Если в программе ведётся штатное расписание, позиция должна существовать и иметь свободное количество ставок на дату приёма. Попытка принять сотрудника на позицию, где все ставки заняты, приведёт либо к ошибке контроля, либо к превышению штата — в зависимости от настроек учётной политики.

Также заранее соберите данные сотрудника: ФИО, дату рождения, СНИЛС, ИНН (при наличии), паспортные данные, адрес регистрации, реквизиты для перечисления зарплаты. Вводить эти сведения придётся в карточку физического лица, и лучше делать это с документов, а не со слов.

Создание карточки физического лица

Физическое лицо и сотрудник в 1С — разные объекты. Физлицо хранит персональные данные (ФИО, СНИЛС, документы), а сотрудник — это трудовые отношения физлица с конкретной организацией. Один человек может быть сотрудником несколько раз: основное место работы, внутреннее совместительство, повторный приём после увольнения.

Создать физлицо можно из справочника «Физические лица» (раздел «Кадры») или прямо из документа приёма — программа предложит создать нового человека при вводе ФИО. Перед созданием используйте поиск: если человек уже работал в организации, дубли карточек приведут к раздвоению данных в отчётности, и объединять их потом трудоёмко.

В карточке физлица заполните: ФИО полностью, дату рождения, пол, СНИЛС и ИНН, документ удостоверяющий личность (серия, номер, кем и когда выдан), адреса регистрации и фактического проживания, контактные данные. СНИЛС проверяется программой по контрольной сумме — если программа ругается, перепроверьте номер по документу, а не подбирайте «похожий».

Оформление документа «Приём на работу»

Документ находится в разделе «Кадры» → «Приёмы на работу». Создайте новый документ и заполните его последовательно: организация, сотрудник (выбор физлица), дата приёма, подразделение, должность. Если ведётся штатное расписание, выбирайте позицию из него — программа подставит условия оплаты, заданные для позиции.

На вкладке с условиями труда укажите вид занятости (основное место работы или совместительство), количество ставок, график работы. График критически важен: от него зависит расчёт нормы времени и, соответственно, окладной оплаты. Если нужного графика нет, создайте его заранее в справочнике «Графики работы сотрудников».

1. 1
   Проверьте наличие подразделения, должности и позиции штатного расписания со свободной ставкой
2. 2
   Создайте или найдите физическое лицо, заполните персональные данные
3. 3
   Создайте документ «Приём на работу», укажите дату, подразделение, должность, вид занятости и график
4. 4
   Заполните плановые начисления и удержания, при необходимости — аванс и льготы
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 или внутренней форме
6. 6
   Проверьте результат отчётами и тестовым начислением

Плановые начисления и удержания

На вкладке «Оплата труда» укажите плановые начисления: оклад (по дням или по часам), постоянные надбавки, премии с фиксированным размером. Размер начисления подставляется из штатного расписания, но его можно скорректировать для конкретного сотрудника — например, при персональной надбавке.

Если предусмотрены постоянные удержания (например, алименты по исполнительному листу), они оформляются отдельными документами, а не в приёме. В самом документе приёма обычно задают только порядок выплаты аванса: фиксированной суммой или процентом от тарифа.

Особые случаи: совместительство и испытательный срок

Внутреннее совместительство оформляется отдельным документом «Приём на работу» для того же физлица, но с видом занятости «Внутреннее совместительство». Создаётся новый сотрудник — это нормально, зарплата по каждому сотруднику считается отдельно, а НДФЛ и взносы программа сведёт по физлицу.

Испытательный срок в типовом документе отдельным полем не фиксируется — его указывают в трудовом договоре и при необходимости в комментарии или дополнительных сведениях. Дату окончания испытания полезно занести в напоминания или контролировать через договор, чтобы вовремя оформить результат испытания.

Печать приказа и регистрация трудового договора

После проведения документа доступна печать приказа о приёме по унифицированной форме Т-1 или по форме, принятой в организации. Проверьте перед печатью, что в приказ попали правильные данные: должность, подразделение, оклад, характер работы. Если что-то не заполнено, вернитесь в документ — пустые строки в приказе означают незаполненные поля в учёте.

Сам трудовой договор в 1С обычно не формируется автоматически — его готовят по шаблону организации. Однако данные договора (номер, дата) стоит зафиксировать в карточке сотрудника или в дополнительных сведениях, чтобы кадровая история была полной.

Проверка результата после проведения

После проведения документа убедитесь, что приём отразился корректно. Откройте отчёт «Штатное расписание» или «Сотрудники организации» — новый сотрудник должен отображаться в нужном подразделении с правильной датой приёма и занятой ставкой.

Второй контроль — расчётный: создайте черновик документа «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма и проверьте, что сотрудник подбирается в список, а начисление рассчитывается пропорционально отработанным дням с даты приёма. Если сотрудник не попадает в начисление — чаще всего не заполнен график работы или дата приёма позже периода расчёта.

Третья проверка — отчётность: сотрудник должен попасть в сведения для СФР (форма ЕФС-1, подраздел о приёме) в установленный срок. Убедитесь, что в карточке заполнены СНИЛС и данные документа — без них отчёт не сформируется или будет отклонён.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в отчёте по штатному расписанию

Норма

Отображается в подразделении, ставка занята, дата приёма верна

Тревожный признак

Сотрудника нет или позиция показывает превышение штата

Тестовое начисление зарплаты

Норма

Сотрудник подбирается, сумма считается пропорционально дням с даты приёма

Тревожный признак

Сотрудник не попадает в документ или сумма равна нулю

Данные для отчётности

Норма

СНИЛС, документ, адрес заполнены, ЕФС-1 формируется без ошибок

Тревожный признак

Программа сообщает о незаполненных обязательных данных

Типичные ошибки при приёме сотрудников

Самая частая ошибка — дублирование физических лиц. Кадровик не нашёл человека в справочнике из-за опечатки в фамилии и создал нового. Итог: два СНИЛС-носителя в отчётности, раздвоённые налоги. Всегда ищите по СНИЛС или ИНН, а не только по ФИО.

Вторая группа ошибок — неверные условия оплаты: оклад введён вручную и не совпадает со штатным расписанием, не указан график работы, забыта надбавка. Такие ошибки обнаруживаются только при расчёте зарплаты, когда исправлять уже дороже. Третья типичная проблема — приём на дату до создания позиции штатного расписания: программа либо блокирует документ, либо создаёт расхождение в учёте.

Частые вопросы

Можно ли принять сотрудника, если штатное расписание не ведётся?

Да. Если в настройках кадрового учёта штатное расписание отключено, документ приёма позволяет указать должность и оклад вручную, без привязки к позиции. Это упрощает работу небольшим организациям, но убирает контроль ставок и историю изменений условий по штатке.

Как оформить повторный приём ранее уволенного сотрудника?

Найдите существующее физическое лицо по СНИЛС и создайте новый документ «Приём на работу» — будет создан новый сотрудник, привязанный к тому же человеку. Создавать новое физлицо не нужно: это приведёт к дублю в отчётности.

Сотрудник принят, но не попадает в начисление зарплаты. Что проверить?

Чаще всего не заполнен график работы в документе приёма или дата приёма позже расчётного периода. Также проверьте, что документ проведён, а в плановых начислениях указан хотя бы один вид расчёта (оклад, тариф).

Нужно ли заводить отдельный документ на аванс?

Нет. Способ выплаты аванса (фиксированная сумма или процент от тарифа) задаётся прямо в документе приёма на вкладке оплаты труда. Позже его можно изменить документом «Изменение аванса» или кадровым переводом.

Как исправить ошибочную дату приёма, если документ уже проведён?

Если период открыт и отчётность не сдана — исправьте дату в документе и перепроведите его. Если по сотруднику уже сданы сведения в фонды, потребуется отмена документа с подачей корректирующих форм. Ручная правка регистров без документа недопустима — она ломает целостность учёта.

Чем приём отличается от кадрового перевода?

Приём создаёт новые трудовые отношения: новый сотрудник, новая запись в кадровой истории. Перевод изменяет условия работы уже принятого сотрудника — подразделение, должность, оплату — без разрыва трудовых отношений. Оформлять перевод документом приёма нельзя: это создаст лишнего сотрудника и исказит расчёты.