Как в 1С сделать сведения о трудовой деятельности

Сведения о трудовой деятельности работодатели передают в Социальный фонд России в составе отчёта ЭФС-1 (ранее — формы СЗВ-ТД). В конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Бухгалтерия» весь путь автоматизирован: кадровые документы фиксируют события (приём, перевод, увольнение), а отчёт собирается из них автоматически. Задача пользователя — правильно оформить документы, сформировать отчёт, проверить и отправить его в срок.

Нарушение сроков сдачи сведений влечёт штрафы как для организации, так и для должностных лиц, а по некоторым основаниям возможна и административная ответственность. Поэтому важно не только знать, где находится нужный документ, но и понимать логику: какие события подлежат передаче, в какие сроки и как проверить, что данные ушли корректно.

Ниже — практический порядок работы в 1С:ЗУП 3.1 (для 1С:Бухгалтерии 8 шаги аналогичны, отличается только расположение команд в меню). Перед началом убедитесь, что конфигурация обновлена до актуального релиза: формы отчётности и форматы обмена с фондом регулярно меняются.

Какие события подлежат передаче и в какие сроки

В сведения о трудовой деятельности включаются кадровые мероприятия: приём на работу, перевод на другую должность или в другое структурное подразделение, увольнение, запрет занимать должность, а также заявления работника о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажной или электронной). Каждое событие имеет свой код мероприятия в отчёте.

Сроки подачи различаются по видам событий. По общему правилу сведения сдаются не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме или увольнении. По переводам и заявлениям о способе ведения трудовой книжки — до 25-го числа месяца, следующего за месяцем события. Точные сроки закреплены законодательством и могут уточняться, поэтому сверяйте их с актуальными разъяснениями СФР.

Если кадровых событий в периоде не было, отчёт ЭФС-1 в части сведений о трудовой деятельности не сдаётся — нулевая форма не требуется. Но если в организации есть страхователи по другим разделам ЭФС-1, отчёт всё равно формируется в полном составе.

Подготовка: настройки и исходные данные

Перед формированием сведений проверьте базовые настройки. В разделе «Настройка» → «Организации» убедитесь, что заполнены регистрационные данные: ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР, код подчинённости. Ошибка в регистрационном номере — самая частая причина отказа при приёме отчёта.

В карточках сотрудников должны быть корректно заполнены персональные данные: СНИЛС, ФИО, дата рождения, ИНН (при наличии). Программа подсвечивает незаполненные поля при проверке, но лучше вычистить данные заранее — особенно после переноса из старых конфигураций, где часто встречаются дубли сотрудников и устаревшие документы удостоверения личности.

Также проверьте, что в учётной политике включён обмен электронными документами с контролирующими органами, если планируете отправку через 1С-Отчётность. Для подключения сервиса потребуется действующая подписка и настроенный сертификат электронной подписи.

Оформление кадровых документов как основы сведений

Сведения о трудовой деятельности в 1С не вводятся «вручную в отчёт» — они собираются из кадровых документов. Поэтому первый шаг всегда один: корректно оформить событие. Приём оформляется документом «Приём на работу», перевод — «Кадровый перевод», увольнение — «Увольнение» (или «Увольнение списком» для групповых операций).

В документе увольнения обратите внимание на поле «Основание увольнения» — статья Трудового кодекса выбирается из встроенного классификатора. Именно она попадёт в сведения, и формулировка должна совпадать с записью в трудовой книжке. Не вписывайте основание произвольным текстом.

Заявления сотрудников о способе ведения трудовой книжки регистрируются документом «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» (в подсистеме кадровых документов). Если сотрудник выбрал электронную трудовую, это событие тоже передаётся в фонд с соответствующим кодом.

1. 1
   Оформите кадровый документ (приём, перевод, увольнение) с корректной датой приказа.
2. 2
   Проверьте персональные данные сотрудника: СНИЛС, ФИО, ИНН.
3. 3
   Откройте «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» и создайте отчёт «ЭФС-1».
4. 4
   Нажмите «Заполнить» — программа подтянет непереданные кадровые события.
5. 5
   Выполните «Проверить» → «Проверка в интернете» или встроенный контроль.
6. 6
   Отправьте отчёт в СФР и дождитесь квитанции о приёме.

Формирование отчёта ЭФС-1 со сведениями о трудовой деятельности

Отчёт создаётся в разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность». Нажмите «Создать», в списке форм выберите «ЭФС-1» (в старых релизах может называться «СЗВ-ТД» — это та же подсистема сведений о трудовой деятельности). Укажите организацию и отчётный период.

После создания нажмите «Заполнить». Программа проанализирует кадровые документы за период и добавит в отчёт сотрудников с событиями, которые ещё не были переданы в фонд. Каждое событие отображается строкой с кодом мероприятия, датой и реквизитами приказа.

Если нужное событие не попало в отчёт, проверьте три вещи: проведён ли кадровый документ, не был ли этот документ уже отправлен ранее (программа хранит историю переданных мероприятий), не относится ли дата события к другому периоду. Ручное добавление строк возможно, но применяйте его только как исключение — ручные строки легко рассинхронизировать с учётом.

Отправка через 1С-Отчётность

При подключённом сервисе 1С-Отчётность отправка выполняется кнопкой «Отправить». Сначала пройдите проверку: «Проверить» → «Проверить в интернете» или встроенная проверка формата. Программа покажет ошибки (например, незаполненный СНИЛС) и предупреждения. Ошибки нужно исправить, предупреждения — проанализировать.

После отправки дождитесь статуса «Сдано» и квитанции о приёме. Промежуточные статусы («Отправлено», «Доставлено») не означают сдачу — отчёт может быть отклонён на этапе форматно-логического контроля. При отказе прочитайте протокол ошибок, исправьте данные и отправьте отчёт повторно.

Выгрузка в файл для отправки другими способами

Если обмен настроен через другого оператора или портал СФР, используйте «Выгрузить» — программа сформирует XML-файл в актуальном формате. Файл подписывается электронной подписью и загружается в личный кабинет страхователя на портале фонда. Сохраняйте квитанции о приёме — это подтверждение исполнения обязанности.

Способы отправки сведений

1С-Отчётность

Удобно: отправка, статусы и квитанции прямо в программе. Ограничение: требуется действующая подписка и настроенный сертификат.

Портал СФР

Бесплатно, файл выгружается из 1С и загружается вручную. Ограничение: нужно самостоятельно отслеживать результат приёма.

Оператор ЭДО

Подходит, если отчётность уже сдаётся через стороннего оператора. Ограничение: формат файла должен соответствовать требованиям оператора.

Проверка результата и исправление ошибок

После сдачи убедитесь, что сведения приняты без замечаний. В 1С это видно по статусу отчёта и квитанции; на портале СФР — по статусу в личном кабинете. Если по сотруднику пришло уведомление о несоответствии персональных данных, сверьте СНИЛС и ФИО с документами — чаще всего проблема в опечатке.

Если событие было передано с ошибкой (неверная дата, основание), его нельзя просто удалить — нужно сдать корректирующие сведения. В 1С для этого предусмотрен механизм отмены мероприятия: в отчёте ЭФС-1 добавляется строка с признаком отмены по ранее переданному событию, затем при необходимости передаётся корректное событие. Не пытайтесь исправить ситуацию повторной отправкой тех же данных — это создаст дубли в фонде.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус отчёта в 1С

Норма

«Сдано», есть квитанция о приёме

Тревожный признак

«Отправлено» долго висит или статус «Ошибка» — смотрите протокол

Состав сотрудников в отчёте

Норма

Все кадровые события периода присутствуют по одной строке

Тревожный признак

Событие отсутствует или продублировано

Персональные данные

Норма

СНИЛС и ФИО совпадают с документами сотрудника

Тревожный признак

Опечатки, пустой СНИЛС, устаревшая фамилия после её смены

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство проблем со сведениями о трудовой деятельности связано не с самим отчётом, а с исходными данными. Непроведённые кадровые документы, дубли сотрудников после переноса базы, приказы, оформленные «задним числом» отдельно от учётной системы — всё это приводит к расхождениям между учётом и отчётностью.

Отдельная группа ошибок — организационная. Назначьте ответственного за контроль сроков: при приёме и увольнении отчёт нужен практически сразу после приказа, и «сдам в конце месяца вместе со всем» здесь не работает. Удобно настроить в 1С напоминания о непереданных мероприятиях — программа показывает их в разделе отчётности.

Перед массовыми увольнениями или реорганизацией сделайте тестовую выгрузку отчёта и проверьте её встроенным контролем заранее. Так вы успеете исправить ошибки в данных до наступления срока сдачи, а не в день дедлайна.

FAQ: частые вопросы по сведениям о трудовой деятельности в 1С

Нужно ли сдавать сведения, если в месяце не было приёмов и увольнений?

Нет, если кадровых событий не было, сведения о трудовой деятельности не сдаются. Нулевая форма в этой части не предусмотрена. Но проверьте, нет ли заявлений сотрудников о выборе способа ведения трудовой книжки — они тоже являются отчётным событием.

Событие не попадает в отчёт при автозаполнении. Что делать?

Проверьте, проведён ли кадровый документ и не был ли он уже передан ранее — программа не включает повторно отправленные мероприятия. Также убедитесь, что дата события попадает в отчётный период. Если документ корректен, а строки нет, обновите конфигурацию — в старых релизах встречались ошибки заполнения.

Как исправить ошибку в уже отправленных сведениях?

Подайте корректирующие сведения: в отчёте ЭФС-1 добавьте строку с отменой ошибочного мероприятия (признак отмены), затем при необходимости передайте правильное событие. Просто отправить отчёт заново с исправленными данными нельзя — это создаст дубли в фонде.

Можно ли сдать сведения из 1С:Бухгалтерии, а не из ЗУП?

Да, в 1С:Бухгалтерии 8 есть кадровые документы и отчёт ЭФС-1, механика аналогична. Однако при полноценном кадровом учёте (переводы, совместительство, сложные увольнения) удобнее работать в 1С:ЗУП — там шире классификаторы и больше контролей.

Что делать, если отчёт отклонён из-за неверного регистрационного номера СФР?

Откройте карточку организации и сверьте регистрационный номер и код подчинённости с извещением из фонда. После исправления перезаполните отчёт и отправьте повторно. Если организация недавно перерегистрировалась, убедитесь, что используется актуальный номер.

Нужно ли передавать сведения по совместителям и работникам на ГПХ?

По внешним и внутренним совместителям сведения передаются в общем порядке — это трудовые отношения. По договорам ГПХ сведения о трудовой деятельности не сдаются, но такие лица могут попадать в другие разделы ЭФС-1 (например, страховые взносы).